Al planificar una expansión mundial, muchas empresas se preocupan por los costes asociados a la manutención de los empleados que trabajan en el extranjero. Qué ocurre cuando se tiene un equipo internacional y se quieren establecer prestaciones para él?
Las prestaciones y la retribución no sólo garantizan que los empleados reciban una remuneración justa por su trabajo, sino que también son fundamentales para atraer y retener a los mejores talentos. Establecer beneficios y compensaciones para los empleados internacionales puede ser complicado y llevar mucho tiempo, sobre todo si no se tiene experiencia directa en trabajar con personas de otros países (y divisas).
Afortunadamente, existen recursos y soluciones que pueden ayudarle a que este proceso sea lo más fluido posible. En este artículo, analizamos las mejores formas de establecer prestaciones y compensaciones internacionales para sus empleados.
Aspectos que deben tenerse en cuenta al gestionar las prestaciones y la retribución internacionales
Es importante que las empresas gestionen las prestaciones y la retribución internacionales de la forma que mejor se adapte a las necesidades de sus empleados y, al mismo tiempo, les ayude a cumplir sus objetivos empresariales. Sin embargo, cuando se trata de ajustar su plan de compensación para trabajadores internacionales puede ser más complicado que simplemente añadir unos cuantos países a su lista de ubicaciones. Tendrá que tener en cuenta:
1. Legislación fiscal específica de cada país.
Los empresarios con empleados en todo el mundo deben conocer la legislación fiscal de cada país en el que tengan empleados, especialmente si operan a escala transfronteriza. Esto incluye las retenciones fiscales y otras obligaciones que puedan derivarse de la situación laboral.
Por ejemplo, algunos países tienen tratados de doble imposición con otros, lo que permite que los ingresos de un empleado se graven una sola vez. Sin embargo, algunos países no tienen estos tratados o no los ofrecen a determinadas categorías de trabajadores.
2. Tipos de cambio.
Cuando se gestiona a empleados que trabajan en distintos países, hay que tener en cuenta cómo afectan los tipos de cambio a su retribución. En algunos casos, su empresa puede tener una política que establezca que todos los empleados recibirán su paga en la moneda de su país de origen, independientemente de dónde trabajen. En otros casos, puede pagarles en la moneda local del lugar donde viven y trabajan. Si opta por pagar a los empleados en moneda extranjera, asegúrese de que entienden lo que se les paga, para que no parezca que se les está quitando dinero.
3. Beneficios específicos de cada cultura.
Cuando contrate en el extranjero, tendrá que saber qué prestaciones son habituales en el país que piensa contratar y cómo se integran en la cultura local. Por ejemplo, si trabajas en un país donde la mayoría de la gente tiene acceso a una asistencia sanitaria asequible a través del gobierno o de sus empresas, ofrecer un plan de salud caro puede no ser una buena idea. La falta de un equipo local de RR.HH. para los empleados internacionales significa que depende de usted comprender estos retos y gestionarlos en consecuencia.
4. Cumplimiento internacional de las nóminas.
El cumplimiento de las nóminas internacionales puede ser una tarea difícil: tiene que asegurarse de que sus empleados internacionales cobran a tiempo y en su totalidad y de que se les retiene el impuesto correcto, lo que se complicará cuantos más países contrate. También tiene que asegurarse de que cumple las leyes y normativas laborales locales, al tiempo que satisface las expectativas de los empleados de todo el mundo.
Errores comunes en la gestión de beneficios e indemnizaciones internacionales
Una de las cosas más importantes que puede hacer como empresario es gestionar eficazmente los programas de prestaciones e indemnizaciones de sus empleados. Pero, ¿cómo hacerlo cuando se trabaja con varios países? No existe una solución única para todos los casos, pero he aquí cinco errores comunes que las empresas pueden cometer al gestionar las prestaciones internacionales:
1. No aplicar una estrategia global.
Si quiere que su empresa tenga éxito a nivel internacional, necesita una estrategia global que tenga en cuenta las diferencias culturales y las expectativas de los empleados de todo el mundo. Por ejemplo, algunos países exigen que los empleados trabajen muchas horas y viajen con frecuencia, y otros tienen políticas de baja por maternidad muy generosas.
Para apoyar realmente a sus empleados internacionales, debe comprender sus necesidades específicas y adaptar sus prestaciones en consecuencia. Esto significa abordar cuestiones como la comunicación intercultural y desarrollar políticas que satisfagan las necesidades de todos los empleados, independientemente de su lugar de residencia (por ejemplo, bajas por maternidad y paternidad). Así se asegurará de satisfacer sus expectativas y les ayudará a sentirse más vinculados a la cultura de su empresa.
2. 2. No hacer un seguimiento de la satisfacción de los empleados con los paquetes de prestaciones.
Aunque ofrecer prestaciones atractivas es importante, lo es más que los empleados sientan que están recibiendo lo que necesitan de su empresa. Cuando se trata de empleados internacionales, esto puede ser especialmente difícil porque hay muchas variables en juego: las diferencias culturales, la legislación laboral y las barreras lingüísticas son solo algunos de los factores que pueden influir en el grado de satisfacción de un empleado con su paquete de prestaciones.
Al hacer un seguimiento de la satisfacción de los empleados en varios países, obtendrá una mejor imagen de lo bien que funcionan sus ofertas actuales para personas de diversos orígenes y culturas. Aunque existen herramientas que le ayudarán a determinar si el paquete de prestaciones de su empresa es competitivo, no hay nada como preguntar directamente a los empleados cuál es su situación.
3. No comunicarse con empleados de otros países.
La comunicación es clave para cualquier empresa. Cuando se trata de gestionar las prestaciones internacionales, es importante que tenga canales de comunicación claros con sus empleados para poder entender con precisión sus necesidades. Además, si alguna vez surgen problemas con algo relacionado con las nóminas, tus empleados internacionales esperarán tener un punto de contacto claro que pueda ayudarles a cobrar a tiempo.
4. 4. Clasificación errónea de los trabajadores.
Si un empleado trabaja en un país pero vive en otro, puede ser difícil determinar si debe clasificarse como empleado local o extranjero y, por tanto, recibir prestaciones diferentes. Esto es importante cuando se trata de planes fiscales y de jubilación, ya que esas normas varían según el país. Tendrá que considerar si un empleado debe ser pagado por hora o asalariado, porque eso podría afectar a cómo clasificarlo a efectos de nómina. Más información sobre las sanciones y multas asociadas a la clasificación errónea de empleados.
5. No disponer de las herramientas adecuadas para apoyar a sus empleados internacionales.
Debe asegurarse de contar con todas las herramientas necesarias para gestionar las diferentes necesidades de su plantilla global. Querrá herramientas que le permitan comprender mejor lo que funciona mejor para cada grupo de empleados en función de sus ubicaciones y circunstancias únicas. El acceso a un portal en línea, una línea de ayuda 24/7 y documentos traducidos pueden ser de gran ayuda.
Cómo establecer una estructura internacional de prestaciones y retribuciones para sus empleados
Un buen punto de partida para las empresas que quieren crecer internacionalmente es establecer un plan de compensación y beneficios que atraiga a los mejores talentos de todo el mundo. Pero, ¿cómo hacerlo?
1. Estudiar la legislación y la cultura de los países de destino.
Si se está expandiendo a un mercado extranjero, es importante estudiar las leyes y costumbres de ese país para poder tomar las mejores decisiones sobre prestaciones y salario. Dado que en otros países se adoptan enfoques diferentes en relación con las prestaciones a los empleados, es importante plantearse estas preguntas antes de ofrecer a un empleado internacional su paquete estándar de prestaciones. Al hacer esta investigación por adelantado, puede evitar sorpresas más adelante en el proceso.
¿Tienen un sistema nacional de seguro de enfermedad? En caso afirmativo, ¿qué cubre? ¿Durante cuánto tiempo disfrutan los trabajadores de un permiso retribuido después de tener hijos? ¿Se exige un número mínimo de días de vacaciones pagadas al año? ¿Cuántos días por enfermedad tienen los empleados al año? ¿Existen leyes que regulen el pago de las horas extraordinarias y las horas de trabajo? ¿Cuál es el salario mínimo? ¿Cuánto cuesta vivir cómodamente en ese país (alquiler, comida, transporte y otros gastos)?
2. Eduque a su equipo.
Si nadie de su equipo de RR.HH. tiene experiencia en la gestión de beneficios y compensaciones internacionales, ahora es el momento de formarle para que pueda llevar a cabo esta tarea con eficacia. Necesitarán información actualizada sobre cómo establecer los beneficios en cada país objetivo, incluido cuánto costarán y cómo los gravará el gobierno de cada país.
Además, su equipo de RR.HH. debe conocer los entresijos de la retribución internacional para poder ayudarle a tomar las decisiones correctas a la hora de contratar nuevos empleados o negociar con los actuales. También deben ser capaces de explicar las políticas a los nuevos empleados o a los que se trasladan a otro país (desde dentro de su organización).
3. Establecer un presupuesto claro para prestaciones e indemnizaciones.
Una vez completadas estas tareas, es hora de establecer un presupuesto para los costes de prestaciones e indemnizaciones, incluidos los impuestos que puedan gravar estos gastos en los distintos gobiernos del mundo.
Una vez que haya desarrollado algunas directrices generales, es hora de analizar más detenidamente cada país en el que opera su empresa y determinar cuánto dinero se necesitará cada mes o trimestre para pagar los salarios y las prestaciones de los empleados. Los salarios de sus empleados deben ser competitivos con los de otras empresas del mismo sector, y también con los de otras empresas de su propio país.
4. Asegúrese de definir todos los términos que se utilizarán en sus contratos.
La mejor manera de asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo en lo que significa su paquete de prestaciones y retribuciones es definir los términos clave en los contratos, tanto en la sede central como en el extranjero, lo que incluye aspectos como las vacaciones, los días de baja por enfermedad y el pago de horas extraordinarias.
Sea transparente con sus empleados para que sepan exactamente lo que se espera de ellos en todo momento. Así evitarás confusiones o malentendidos más adelante, cuando llegue el momento de las revisiones o los ajustes salariales basados en el rendimiento u otros factores.
5. Realice la tarea usted mismo o contrate a un experto para que lo haga por usted.
Determine de qué tipo de infraestructura dispone para gestionar las prestaciones y la retribución. En algunos casos, puede tener sentido que usted mismo se encargue de esta tarea; en otros, será mejor contratar a un experto que pueda ayudarle a navegar por las complejidades de la gestión internacional de nóminas.
Si decide gestionarlo usted mismo, asegúrese de que comprende claramente cómo está organizada su empresa y cómo se agrupan sus empleados. También debe comprender cómo se aplican las leyes laborales de los distintos países a las operaciones de su organización, para poder garantizar el cumplimiento de toda la normativa aplicable.
Empleador de registro (EOR): Una solución completa
Un EOR (Employer of Record) es responsable de proporcionar servicios de nóminas, administración de prestaciones y otros apoyos de RRHH a sus empleados que trabajan en otro país.
Un buen EOR cubrirá:
- Seguro médico para sus empleados en todo el mundo
- Dotación de equipos para contrataciones internacionales
- Gestión de fondos propios, primas y otros beneficios financieros en función de la legislación local
- Asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, para responder a preguntas sobre visados, incorporación o nóminas.
- Cuadros de mando y análisis para que pueda visualizar cómo se distribuye su equipo
Además, un proveedor de EOR debe encargarse de todo el papeleo y garantizar un cumplimiento a prueba de balas de la legislación local, para que no tengas que preocuparte por multas (o, en algunos casos, incluso penas de cárcel).
RemoFirst es un Employer of Record (EOR) que opera en más de 150 países y gestiona empleados y contratistas para empresas Fortune 500 de todo el mundo.
Resumen
Una de las cosas más importantes que hacen las empresas que consiguen expandirse globalmente es gestionar eficazmente sus programas de beneficios y compensación. Aunque hay maneras de hacerlo manualmente usted mismo, la opción más sencilla y segura es asociarse con el Employer of Record (EOR) adecuado, que puede ayudarle a explorar opciones, decidir una estrategia e implementarla sin problemas para que tanto los empleadores como los empleados estén contentos con los resultados. Solicite una demostración de RemoFirst hoy mismo y empiece a emplear a su talento global mañana mismo.
