Cómo crear un plan global de mejora del rendimiento

Planes de mejora del rendimiento (PIP): a nadie le gusta escribirlos, y a nadie le gusta estar en uno. Pero si gestiona un equipo, especialmente uno distribuido por todo el mundo, son absolutamente esenciales. Sin un proceso transparente y bien documentado para abordar el bajo rendimiento, corre el riesgo de confundir las expectativas, dañar la moral y exponer a su empresa al riesgo de incumplimiento.

Un PIP sólido no consiste en marcar casillas o sentar las bases para el despido. Es una herramienta estructurada y colaborativa que ayuda a los empleados con bajo rendimiento a volver al buen camino y a los directivos a dirigir con claridad, coherencia y equidad. Cuando tu equipo se extiende a través de zonas horarias, fronteras y culturas, merece la pena contar con un proceso sólido.

Principales conclusiones:

• Un PIP bien elaborado transforma las vagas preocupaciones sobre el rendimiento de los empleados en objetivos específicos y cuantificables, con plazos y sistemas de apoyo claros.
• La intervención temprana a través de comentarios informales suele evitar la necesidad de PIP formales, pero saber cuándo escalar es crucial tanto para el éxito de los empleados como para el cumplimiento de la legislación.
• Los equipos internacionales necesitan PIP que tengan en cuenta las diferencias culturales, la legislación laboral local y los distintos estilos de comunicación entre regiones.

¿Cuándo debe utilizarse un Plan de Mejora del Rendimiento (PIP)?

Cuando un empleado incumple sistemáticamente los plazos de entrega, incumple las normas de calidad o muestra pautas de asistencia deficientes, puede que haya llegado el momento de crear un plan de mejora del rendimiento. Estos documentos formales ayudan a los empleados a corregir el rumbo antes de que determinados problemas de rendimiento se vuelvan insalvables.

Ayudar a los empleados a mejorar sus deficiencias de rendimiento suele costar mucho menos que contratar a nuevos empleados. Más allá del aspecto financiero, invertir en los empleados actuales genera confianza, demuestra su compromiso con su éxito y preserva el conocimiento institucional. Cuando los empleados ven que sus compañeros reciben ayuda real -objetivos claros, formación y revisiones periódicas- durante las malas rachas, envían una poderosa señal social y aumentan la retención. También confían más en que la empresa les apoyará, lo que, según los estudios, hace que sea un 69% menos probable que busquen un nuevo trabajo. 

Antes de lanzarse a un PIP

No es necesario poner en marcha un PIP formal a la primera señal de problemas. Considera primero estas medidas menos formales:

• Conversaciones personales: Programe reuniones periódicas para hablar de sus preocupaciones y expectativas. A veces, los empleados no son conscientes de que su rendimiento no cumple los estándares.
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• Sesiones informales de feedback: Proporcione comentarios constructivos durante las reuniones periódicas o las revisiones del rendimiento. Documente estas conversaciones en correos electrónicos de seguimiento.
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• Formación o recursos adicionales: Los problemas de rendimiento suelen deberse a lagunas en las competencias o a procesos poco claros, más que a un esfuerzo insuficiente.
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• Reevaluación de la carga de trabajo: Asegurarse de que las responsabilidades del empleado se ajustan a su función y capacidad.

Sin embargo, si estos métodos no han producido mejoras después de un plazo razonable (normalmente de 30 a 60 días), o si los problemas de rendimiento afectan gravemente a la productividad del equipo o a las relaciones con los clientes, es hora de poner en marcha un proceso formal de PIP.

Consideraciones jurídicas para equipos internacionales

En muchos países, los empresarios deben documentar los esfuerzos de mejora del rendimiento y adoptar medidas específicas antes de proceder al despido. Por ejemplo:

• Unión Europea: Muchos Estados miembros no confirmarán un despido por bajo rendimiento a menos que primero avises al empleado y luego pongas en marcha un plan de mejora documentado.
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• Brasil: Para dictaminar un despido procedente, los tribunales brasileños buscan un rastro documental que demuestre una disciplina progresiva: una advertencia verbal que lleve a una advertencia escrita que dé lugar a una suspensión seguida de un despido.
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• India: Un despido basado en el rendimiento será anulado si el empresario no puede demostrar que el trabajador recibió información clara y una oportunidad real de mejorar. 

Una forma de garantizar el cumplimiento de las leyes laborales locales que rigen los PIP y los despidos es trabajar con un empleador de registro como RemoFirst.

Qué incluir en un PIP global

La creación de un PIP eficaz requiere una cuidadosa atención a los detalles y sensibilidad cultural. Estos son los componentes esenciales que debe incluir todo PIP:

Identificación clara de los problemas de rendimiento

Comience por documentar los comportamientos o resultados específicos y observables que deben mejorarse. Evite afirmaciones vagas como "mala actitud" o "falta de compromiso". En su lugar, utilice ejemplos concretos:

• "Presentó con retraso cuatro de los seis informes semanales del mes pasado".
• "La satisfacción del cliente alcanzó una media del 72%, frente a un objetivo del 85%".
• "Perdí tres llamadas de clientes sin previo aviso en las últimas dos semanas".

En el caso de equipos internacionales, asegúrate de que tus ejemplos tienen en cuenta las diferencias horarias y los estilos de comunicación culturales. Lo que parece una falta de capacidad de respuesta puede ser en realidad un empleado que trabaja en un horario diferente para adaptarse a las necesidades del equipo.

Objetivos de mejora SMART

Transforme cada problema de rendimiento en un objetivo SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Este marco de fijación de objetivos aporta claridad a través de métricas claras utilizadas para medir el éxito y elimina la ambigüedad:

• Específico: "Responder a todas las consultas de los clientes en 24 horas laborables".
• Mensurable: "Alcanzar una tasa de respuesta a tiempo del 90%".
• Realizable: Tenga en cuenta la carga de trabajo y las capacidades actuales del empleado.
• Pertinente: Asegúrese de que los objetivos se ajustan a las responsabilidades del puesto y a los objetivos de la empresa.
• Con plazos: "Demostrar un rendimiento constante en los próximos 30 días".

Cuando fije objetivos para empleados internacionales, tenga en cuenta los días festivos locales, los horarios de trabajo estándar y cualquier problema de infraestructura que pueda afectar al rendimiento.

Calendario e hitos definidos

Establezca un calendario claro de mejora, que suele oscilar entre 30 y 90 días, en función de la gravedad de los problemas y la normativa local. Divida este periodo en puntos de control:

• Semana 1: Comprobaciones diarias para garantizar la comprensión y proporcionar apoyo inmediato.
• Semana 2-3: Reuniones dos veces por semana para evaluar los progresos del empleado y ajustar las estrategias.
• Semana 4+: Revisiones semanales con documentación formal de los progresos

Incluye fechas concretas para todos los hitos, teniendo en cuenta las diferentes zonas horarias a la hora de programar reuniones con empleados remotos.

Consecuencias y próximos pasos

Aunque el objetivo es mejorar, los empleados deben comprender las posibles consecuencias si no se cumplen las expectativas. Sea transparente pero comprensivo:

"Si no se alcanzan los objetivos de rendimiento para [fecha], es posible que tengamos que considerar la reasignación a una función diferente, requisitos de formación adicionales o, en casos graves, el despido."

Asegúrese de que las consecuencias se ajustan a la legislación laboral local. Algunos países exigen medidas adicionales, como advertencias por escrito o consultas con el sindicato antes del despido.

Recursos de apoyo y tutoría

Un PIP no es un castigo: es una hoja de ruta hacia el éxito. Incluye mecanismos de apoyo específicos:

• Oportunidades de formación: Establezca enlaces a cursos en línea pertinentes, programe sesiones de observación o proporcione acceso a recursos para el desarrollo de habilidades.
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• Tutoría: Asigne a un colega de alto rendimiento para que le proporcione orientación y las mejores prácticas.
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• Comentarios periódicos: Programa reuniones individuales para hablar de los progresos, los retos y los ajustes.
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• Herramientas y recursos: Asegúrese de que los empleados tienen acceso a cualquier software o equipo que necesiten para tener éxito.

Considere acuerdos de tutoría adaptados a las zonas horarias y materiales de formación culturalmente apropiados para los equipos internacionales.

Documentación y firmas

Incluye secciones para:

• Acuse de recibo del PIP por parte del trabajador
• Acuerdo para trabajar en pos de los objetivos fijados
• Comprensión de las posibles consecuencias
• Firmas del empleado, del directivo y del representante de RRHH
• Fecha de aplicación

Algunos países exigen PIP en el idioma local o con un formato específico. Compruebe siempre los requisitos locales antes de finalizar la documentación.

Otras consideraciones al crear un PIP

Hacerlo colaborativo

Plantee el PIP como una oportunidad de crecimiento y no como una medida disciplinaria. Durante la reunión inicial:

• Pedir a los empleados que autoevalúen sus retos de rendimiento
• Sugerir estrategias de mejora
• Debatir qué tipo de apoyo sería más útil
• Colaborar en el establecimiento de plazos realistas

Los empleados que participan en la creación de su PIP suelen sentirse más implicados en la consecución del éxito. Pueden sugerir soluciones innovadoras que usted no había considerado, como ajustar su horario para evitar distracciones o asociarse con un colega para rendir cuentas.

Sensibilidad cultural en los PIP globales

Las distintas culturas perciben de manera diferente la retroalimentación y la gestión del rendimiento:

• Las culturas de contexto elevado (Japón, Corea del Sur) pueden requerir una comunicación más indirecta.
• Las culturas directas (Alemania, Países Bajos) suelen preferir la información directa.
• Las culturas colectivas (América Latina, algunas regiones asiáticas) podrían beneficiarse de estrategias de mejora basadas en el trabajo en equipo.

Adapte su estilo de comunicación al tiempo que mantiene unas expectativas y unas normas de documentación claras.

Centrarse en los comportamientos, no en la personalidad

Los comentarios deben ser objetivos y estar relacionados con el trabajo. En lugar de "Tienes que ser más proactivo", prueba con "Actualiza semanalmente los proyectos sin que te lo pidan". Este enfoque reduce la actitud defensiva y proporciona elementos de acción claros.

Controles y ajustes periódicos

Los PIP no son documentos de los que puedas olvidarte. Programe revisiones periódicas para:

• Celebrar los progresos y las pequeñas victorias
• Identificar nuevos obstáculos
• Ajustar los objetivos si cambian las circunstancias
• Proporcionar retroalimentación constructiva continua

Documente todas las reuniones y actualizaciones de los avances para mantener un registro claro del proceso de mejora.

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