En teoría, el tiempo libre remunerado (PTO) es bastante sencillo. Tienes una política sobre el número de días que la gente tiene derecho a despegar, y todo el mundo la sigue.
Sin embargo, a medida que su equipo se expande globalmente, las cosas se vuelven más complejas. Los diferentes países tienen diferentes actitudes hacia el tiempo libre. Algunos son más partidarios de un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal y tienen políticas de PTO legalmente obligatorias que los empleadores deben seguir. Otros países tienen menos requisitos o dejan que los empleadores decidan lo que es justo.
Gestionar todo esto a través de múltiples zonas horarias y culturas, al mismo tiempo que se trata de varios sistemas legales, puede abrumar rápidamente a los equipos de recursos humanos que no tienen experiencia específica en la elaboración de una política global de PTO. Esta guía está diseñada para ayudarte a comprender mejor lo que se necesita para crear y administrar una política justa (y legal) para tu equipo distribuido.
Comprender las necesidades de un equipo global
La PTO comienza a complicarse cuando se trabaja con un equipo global. No necesariamente se puede tener una póliza general que cubra a todos, porque las necesidades de beneficios de los empleados van a ser diferentes, tanto cultural como legalmente.
Al más alto nivel, cada país tiene diferentes días festivos culturales y festivos que deben ser reconocidos y respetados. Tendrás que hacer una lista completa de todos los días festivos obligatorios (tanto religiosos como públicos) de cada país y asegurarte de que se enumeran claramente, para que todos sepan cuándo los empleados de áreas específicas no estarán disponibles.
Además de eso, está el hecho de que existen diferentes requisitos legales para el PTO en cada país, y pueden variar bastante según el lugar del mundo en el que se encuentren sus empleados. Esto incluye políticas relacionadas con los días de enfermedad, la licencia parental, los días de vacaciones e incluso el tiempo de duelo.
Por ejemplo, en Francia, los empleados tienen derecho a un mínimo de 25 días de PTO al año, incluidos hasta 90 días de baja por enfermedad. En Alemania, los empleados tienen derecho a 20 días de PTO, con licencia por enfermedad ilimitada. En los Estados Unidos, sin embargo, no existe un mandato formal para el PTO o la licencia por enfermedad. Depende del empleador determinar cómo es el PTO para sus empleados, y eso también incluye las políticas de vacaciones.
El resultado es que los empleados de algunos países se sienten más cómodos tomándose tiempo libre que otros, por lo que es importante elaborar una política que haga que su equipo global sienta que tiene las mismas oportunidades para tomarse un tiempo libre.
Desarrollo de una política integral de PTO
Para iniciar el proceso de diseño de una política de PTO, primero debe examinar cómo desea que se vea a escala global. ¿Quieres ceñirte a los mínimos legales o quieres algo que cree un campo de juego más igualitario? Lo ideal es crear una cultura empresarial que valore mucho el bienestar de los empleados y en la que todos se sientan cómodos tomándose el tiempo libre que necesitan para relajarse y mantener su salud.
Primero, crea una lista de todos los tipos de PTO que ofrecerás a los empleados. Esto incluye políticas con respecto a los tipos de licencia como:
- Tiempo de vacaciones
- Baja
- Licencia parental, tanto de maternidad como de paternidad
- Días personales
- Jornadas de salud mental
- Licencia por duelo
- Festivos
- Festividades religiosas
Los tipos específicos de PTO que debe ofrecer dependerán del país, así que sea minucioso al crear la lista inicial.
La mayoría de los países tienen requisitos obligatorios de PTO, por lo que deberá ofrecer la cantidad requerida por las leyes de cada país específico, como mínimo. Otros países, nuevamente, como los EE. UU., no tienen leyes obligatorias de PTO, por lo que deberá crear políticas específicas para cualquier empleado en los EE. UU. o cualquier otro país sin regulaciones específicas de PTO.
Una vez que hayas resuelto estos detalles, crea directrices claras y fáciles de entender para cada país, y añádelas al manual del empleado. Incluya información sobre:
- Cómo enviar solicitudes de tiempo libre
- El proceso de aprobación, incluido quién puede aprobar una solicitud de PTO
- Donde los empleados pueden ver la cantidad de tiempo libre disponible, incluidos los días festivos
- Políticas de reinversión, acumulación, transferencia de PTO no utilizada y pago
Comunicación y Transparencia
Es importante ser muy claro cuando comunique sus políticas de PTO a sus empleados. Trate de evitar el lenguaje de recursos humanos tanto como sea posible, porque si las políticas no están claramente explicadas, podría tener problemas.
Por ejemplo, algunos miembros del equipo pueden pensar que tienen más tiempo libre disponible del que realmente tienen, mientras que otros pueden evitar tomarse tiempo libre porque no tienen claras las políticas. También podría encontrar problemas relacionados con la falta de conocimiento sobre los días festivos en cada país. Por ejemplo, si un equipo de un país crea plazos o programa reuniones para los días en que es feriado nacional para sus compañeros de equipo, puede crear presión sobre esos empleados para que trabajen ese día. Una comunicación clara sobre los horarios de PTO del equipo puede ayudar a evitar este tipo de problemas.
Si sus políticas cambian por cualquier motivo, debe informar a sus empleados lo antes posible. Las personas construyen sus planes en torno a sus políticas y los cambios pueden afectar potencialmente la capacidad de alguien para tomar vacaciones o tomarse un tiempo libre cuando está enfermo, algo que desea evitar a toda costa.
Crear un cronograma de cobertura
Un componente clave de una política de PTO exitosa es garantizar que el trabajo se siga haciendo cuando las personas están fuera de la oficina. Puede hacer esto fomentando la capacitación cruzada para que los empleados con conjuntos de habilidades similares puedan cubrir cualquier tarea urgente que normalmente sería manejada por un empleado fuera de PTO.
Del mismo modo, tener equipos distribuidos geográficamente puede ayudar a evitar cuellos de botella. Por ejemplo, si todo su departamento de contabilidad se encuentra en un país, todos estarán libres al mismo tiempo por días festivos nacionales. Si esto ocurre durante los informes trimestrales o de fin de mes, es posible que tenga dificultades para cumplir con ciertos plazos.
Trate de tener en cuenta el PTO programado y los días festivos cuando planifique en torno a plazos importantes. No puede evitar las solicitudes de última hora, las ausencias inesperadas o los días de enfermedad, pero puede crear un horario lo más optimizado posible para mantener las cosas en movimiento.
Como siempre, una comunicación clara en torno a las expectativas de carga de trabajo es muy útil, tanto para la empresa como para los empleados. Cuanto más se comuniquen todos, menos probable será que la productividad se vea afectada cuando alguien tome el PTO.
PTO ilimitado para equipos internacionales
Ofrecer tiempo libre remunerado ilimitado puede parecer la opción ideal a la hora de crear políticas de vacaciones globales, ya que nivela el campo de juego al dar a todos la misma cantidad de tiempo libre, pero puede que no funcione para todas las empresas.
Antes de implementar una política de PTO ilimitado, considere los pros y los contras.
Pros
- Crea un mejor equilibrio para tu equipo. Si los empleados de algunos países tienen mucho más PTO que otros debido a las leyes específicas de cada país, puede crear resentimiento para los empleados que no tienen las mismas políticas que rigen su PTO. Elimina estos problemas mediante la creación de una política general que brinda a todos tiempo libre ilimitado.
- Hacer un seguimiento y gestionar el tiempo libre se vuelve más fácil porque, bueno, no es necesario que lo hagas.
- La PTO ilimitada es una poderosa herramienta de atracción y retención. Ayudará a atraer a los mejores talentos, ya que este beneficio es una consideración importante para muchos al evaluar el paquete de beneficios de un empleador potencial. También servirá para retener a los empleados que no quieren volver a los días de descanso limitados.
- Los empleados no tienen que preocuparse por quedarse sin tiempo libre si están enfermos o necesitan un día libre para su salud mental. Pueden poner su salud y bienestar en primer lugar tomándose el tiempo que necesiten.
- Genera confianza. Los empleados aprecian saber que pueden tomarse un tiempo libre cuando lo deseen y que su empleador confía en que no abusarán del sistema.
- Puede atraer talento de alto nivel que valore su equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
- Los empleados son más productivos porque se toman el tiempo libre que necesitan para evitar el agotamiento.
Contras
- Algunas personas pueden abusar del sistema.
- Otros podrían preocuparse de que se están tomando demasiado tiempo libre y, como resultado, terminan tomándose menos tiempo libre. Esto puede suceder como resultado de las diferencias culturales que rodean al PTO. Por ejemplo, los europeos pueden sentirse más cómodos tomándose un tiempo libre que sus homólogos estadounidenses.
- Puede ser confuso. Aunque parezca obvio, no todo el mundo entiende cómo funciona el PTO ilimitado, y pueden dudar en solicitar tiempo libre por ello.
Cumplimiento de la PTO y consideraciones legales
Ya hemos hablado un poco de esto, pero cuando se tiene una plantilla global, hay que garantizar el cumplimiento de los requisitos legales de PTO en cada país. Incluso si tiene una política de PTO ilimitado, debe tener pautas específicas para cada país donde tenga empleados.
Esto puede ser algo sencillo, como el hecho de que EE. UU. no tiene mandatos legales para el PTO o que Suiza tiene un mínimo de 20 días de vacaciones anuales (además de regulaciones sobre licencias por enfermedad y paternidad). Pero a veces no es tan sencillo como podría parecer en un principio. Canadá es un gran ejemplo de ello. Existen pautas federales en torno al PTO, sin embargo, los detalles a veces pueden depender de la provincia en la que vive el empleado. Los días festivos pueden variar, al igual que el número de días de enfermedad a los que tiene derecho una persona.
Debido a la naturaleza complicada del PTO y la importancia de cumplir con las leyes laborales locales, es mejor trabajar con un experto al expandir su contratación a un nuevo país. Trabajar con un empleador registrado (EOR, por sus siglas en inglés) puede ayudar a reducir la cantidad de trabajo por su parte, al tiempo que garantiza que cumpla con todas las leyes y contratos en países donde su empresa no tiene presencia física.
Conclusión
Definir una política de PTO para un solo país puede ser un desafío en sí mismo. Cuando esa política debe aplicarse a los empleados de todo el mundo, rápidamente se vuelve mucho más compleja. Asociarse con una plataforma global de empleo (Employer of Record) para gestionar a los empleados internacionales reduce las posibilidades de que se produzca un error en la PTO, ya que está trabajando con expertos que conocen las leyes específicas de cada país.
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