En teoría, el tiempo libre remunerado (PTO) es bastante sencillo. Tienes una política sobre el número de días que la gente tiene derecho a despegar, y todo el mundo la sigue.
Sin embargo, a medida que su equipo se expande por todo el mundo, las cosas se complican. Los distintos países tienen actitudes (y leyes) diferentes en relación con el tiempo libre.
Algunos países son más partidarios de un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, y tienen políticas de PTO obligatorias por ley que los empresarios deben seguir. Otros países tienen menos requisitos o dejan que los empresarios decidan cuánto tiempo libre ofrecen.
Gestionar una política de PTO a través de múltiples zonas horarias y culturas, al tiempo que se cumplen los diferentes requisitos legales, puede abrumar rápidamente a los equipos de recursos humanos que no tienen experiencia específica en la elaboración de una política global de PTO.
Comprender las necesidades de un equipo global
La PTO comienza a complicarse cuando se trabaja con un equipo global. No necesariamente se puede tener una póliza general que cubra a todos, porque las necesidades de beneficios de los empleados van a ser diferentes, tanto cultural como legalmente.
Al más alto nivel, cada país tiene diferentes días festivos culturales y festivos que deben ser reconocidos y respetados. Tendrás que hacer una lista completa de todos los días festivos obligatorios (tanto religiosos como públicos) de cada país y asegurarte de que se enumeran claramente, para que todos sepan cuándo los empleados de áreas específicas no estarán disponibles.
Además de eso, está el hecho de que existen diferentes requisitos legales para el PTO en cada país, y pueden variar bastante según el lugar del mundo en el que se encuentren sus empleados. Esto incluye políticas relacionadas con los días de enfermedad, la licencia parental, los días de vacaciones e incluso el tiempo de duelo.
Por ejemplo, en Francia, los empleados tienen derecho a un mínimo de 25 días de PTO al año, incluyendo hasta 90 días de baja por enfermedad. En Alemania, los empleados tienen derecho a 20 días de PTO, con baja por enfermedad ilimitada.
En Estados Unidos, sin embargo, no existe un mandato formal para el PTO o la baja por enfermedad. Corresponde al empleador determinar cómo debe ser el PTO para sus empleados, y eso incluye también las políticas de vacaciones.
El resultado es que los empleados de algunos países se sienten más cómodos tomándose tiempo libre que otros, por lo que es importante elaborar una política que haga que su equipo global sienta que tiene las mismas oportunidades para tomarse un tiempo libre.
Incorporar los matices culturales y las normas locales a su política también es esencial para elaborar una política de PTO que cumpla las normas y sea culturalmente sensible.
Por ejemplo, las vacaciones prolongadas son habituales y esperadas en los países escandinavos. Sin embargo, en EE.UU., los empleados suelen dudar a la hora de tomarse vacaciones prolongadas debido a la cultura del lugar de trabajo.
El resultado es que los empleados de algunos países se sienten más cómodos tomándose tiempo libre que los de otros, por lo que es importante elaborar una política que haga que su equipo global sienta que tiene las mismas oportunidades para tomarse tiempo libre.
Desarrollo de una política integral de PTO
Para empezar a diseñar una política de PTO, examine primero cómo quiere que sea a escala global. Quiere ceñirse a los mínimos legales o prefiere algo que cree unas condiciones más equitativas?
Lo ideal es crear una cultura de empresa que conceda gran importancia al bienestar de los empleados y en la que todos se sientan cómodos tomándose el tiempo libre que necesiten para relajarse y mantener su salud.
Primero, crea una lista de todos los tipos de PTO que ofrecerás a los empleados. Esto incluye políticas con respecto a los tipos de licencia como:
- Tiempo de vacaciones
- Baja
- Licencia parental, tanto de maternidad como de paternidad
- Días personales
- Jornadas de salud mental
- Licencia por duelo
- Festivos
- Festividades religiosas
Los tipos específicos de PTO que debe ofrecer dependerán del país, así que sea minucioso al crear la lista inicial.
La mayoría de los países tienen leyes obligatorias sobre el PTO, por lo que, como mínimo, tendrás que proporcionar la cantidad requerida por las regulaciones de cada país para cumplir con la normativa.
Tendrá que crear políticas específicas para países que, como Estados Unidos, no tienen leyes que regulen la PTO.
Elementos clave de una política de PTO
Una política de PTO debe describir claramente las normas, procesos y expectativas en torno al tiempo fuera del trabajo. La base de una política de PTO eficaz incluye los siguientes elementos:
- Requisitos: Defina quién tiene derecho a PTO (empleados a tiempo completo, a tiempo parcial, temporales, etc.) y cuándo comienza el derecho.
- Método de acumulación: Explique cómo se devenga el PTO, ya sea a través de las horas trabajadas, la antigüedad en la empresa o por adelantado anualmente.
- Tipos de permisos cubiertos: Aclare si la política cubre las vacaciones, el tiempo personal, los días de enfermedad o si existe un único banco de PTO.
- Procedimientos de solicitud: Detalla cómo deben solicitar los empleados el tiempo libre, con cuánto tiempo de antelación y el proceso de aprobación.
- Traspaso y caducidad: Especifique si el PTO no utilizado puede transferirse al año siguiente o si debe utilizarse dentro de un plazo específico.
- Política de pago: Indique si el PTO no utilizado se paga en caso de despido y en qué condiciones.
- Fechas de restricción: Incluya cualquier periodo en el que el PTO pueda estar limitado debido a necesidades empresariales.
- Coordinación con otros permisos: Explica cómo interactúa el PTO con permisos como la FMLA, el permiso parental o las vacaciones.
- Responsabilidades del director y de RR.HH: Definir quién supervisa el cumplimiento de la política y la gestión de excepciones o disputas.
Cómo comunicar su política global de PTO
Comunicar eficazmente su política de PTO garantiza que los empleados entiendan sus beneficios, se sientan autorizados a tomarse tiempo libre y sigan los procedimientos correctos. Una comunicación clara y coherente también ayuda a evitar la confusión, las desigualdades y la mala gestión del tiempo libre.
He aquí algunos consejos para garantizar que su política global de PTO sea clara y transparente:
- Incluya los detalles del PTO en el manual del empleado: Asegúrese de que la política es clara y se actualiza periódicamente.
- Hable del PTO durante la incorporación: Presente la política a los nuevos empleados como parte del proceso de incorporación para establecer las expectativas desde el principio.
- Utilice un lenguaje sencillo y sin jerga: Evite el lenguaje corporativo y explique cómo se acumula el PTO, cómo solicitarlo y cualquier limitación en términos claros y sencillos.
- Organice sesiones informativas o de preguntas y respuestas: Ofrezca a los empleados la oportunidad de hacer preguntas y obtener aclaraciones sobre la política de PTO.
- Formar a los directivos sobre la política: Asegúrate de que los supervisores entienden los detalles para poder apoyar a sus equipos.
- Destaque las actualizaciones o cambios: Notifique puntualmente a los empleados los cambios en la política de PTO y explíqueles cómo les afectarán.
- Haga que la política sea fácil de encontrar: Además del manual del empleado, mantén la política de PTO accesible en plataformas de uso común como el portal de RRHH o la wiki interna.
- Proporcione ejemplos de la vida real: Utilice ejemplos reales (por ejemplo, solicitar media jornada o disfrutar de un permiso prolongado) para demostrar cómo se aplica la política.
- Mantenga a los empleados informados de su saldo de PTO: Proporcione actualizaciones periódicas o asegúrese de que los trabajadores tienen acceso a datos precisos sobre su saldo de vacaciones a través de su herramienta de seguimiento del PTO.
- Fomente una cultura de uso del PTO: Refuerce la importancia de tomarse tiempo libre a través de modelos de liderazgo y recordatorios periódicos para reducir el estigma o el miedo a utilizar el PTO.
Crear un cronograma de cobertura
Un componente clave del éxito de una política global de PTO es garantizar que el trabajo se sigue haciendo cuando la gente está fuera de la oficina.
Para ello, fomente la formación cruzada, de modo que los empleados con aptitudes similares puedan cubrir las tareas urgentes de las que normalmente se encargaría un empleado en excedencia.
Del mismo modo, tener equipos distribuidos geográficamente puede ayudar a evitar cuellos de botella. Por ejemplo, si todo su departamento de contabilidad se encuentra en un mismo país, todos estarán de vacaciones simultáneamente por fiestas nacionales. Si esto ocurre a final de mes o durante la elaboración de informes trimestrales, puede tener dificultades para cumplir plazos concretos.
Intenta tener en cuenta los días libres programados y las vacaciones a la hora de planificar los plazos importantes. No puedes evitar las solicitudes de última hora, las ausencias inesperadas o los días de baja por enfermedad, pero puedes crear un calendario lo más optimizado posible para que todo siga su curso.
Como siempre, una comunicación clara en torno a las expectativas de carga de trabajo es muy útil, tanto para la empresa como para los empleados. Cuanto más se comuniquen todos, menos probable será que la productividad se vea afectada cuando alguien tome el PTO.
¿Debería ofrecer PTO ilimitado a los equipos internacionales?
Ofrecer tiempo libre remunerado ilimitado es una ventaja común en el mundo de la tecnología y nivela el terreno de juego dando a todos la misma cantidad de tiempo libre, pero puede que no funcione para todas las empresas.
Antes de implementar una política de PTO ilimitado, considere los pros y los contras.
Pros
- Crea un mejor equilibrio para su equipo. Si los empleados de algunos países tienen mucho más tiempo libre que los de otros debido a las leyes específicas de cada país, esto puede crear resentimiento entre los empleados que no tienen las mismas políticas que rigen su tiempo libre. Puede eliminar estos problemas creando una política general que conceda a todos tiempo libre ilimitado.
- Hacer un seguimiento y gestionar el tiempo libre se vuelve más fácil porque, bueno, no es necesario que lo hagas.
- El PTO ilimitado es un gran atractivo para atraer y retener a los mejores talentos. Atrae a los candidatos que dan prioridad a la flexibilidad a la hora de sopesar las ofertas de trabajo y ayuda a retener a los empleados que valoran la libertad de tomarse tiempo libre sin preocuparse por un límite.
- Los empleados no tienen que preocuparse por quedarse sin tiempo libre si están enfermos o necesitan un día libre por su salud mental. Pueden dar prioridad a su salud y bienestar tomándose el tiempo que necesiten y volviendo al trabajo descansados y listos para ser productivos.
- Genera confianza. Los empleados aprecian saber que pueden tomarse tiempo libre cuando quieran, y su empresa confía en que no abusarán del sistema.
- Los empleados son más productivos porque se toman el tiempo libre que necesitan para evitar el agotamiento.
Contras
- Algunas personas pueden abusar del sistema.
- A otros puede preocuparles que se tomen demasiado tiempo libre y, como resultado, se lo toman menos. Esto puede deberse a las diferencias culturales en torno al tiempo libre. Por ejemplo, los europeos pueden sentirse más cómodos tomándose tiempo libre que sus homólogos estadounidenses.
- Puede ser confuso. Aunque parezca obvio, no todo el mundo entiende cómo funciona el PTO ilimitado, y pueden dudar en solicitar tiempo libre por ello.
Cómo abordar la equidad en las políticas de PTO ilimitado
El PTO ilimitado puede conducir inadvertidamente a disparidades, ya que algunos empleados se toman un tiempo libre mínimo y otros se toman bastante.
Aquí tienes algunas ideas que te ayudarán a mitigarlo:
- Implantar un mínimo de horas de descanso obligatorias para garantizar que todos los empleados descansan lo suficiente.
- Revisar periódicamente el uso del PTO en todas las regiones para identificar disparidades en el PTO en función de la función, el departamento, la antigüedad o la demografía.
- Anime a todos los empleados a que se tomen vacaciones con regularidad y deje claro que en todos los niveles de la organización se apoya la toma de PTO.
- Preparar a los directivos para reconocer el agotamiento y fomentar el tiempo libre de forma equitativa.
- Considere la posibilidad de hacer un paro anual en toda la empresa para promover periodos de descanso colectivos para todo su personal.
- Reconozca que no todas las funciones permiten la misma flexibilidad de PTO y encuentre soluciones para ofrecer oportunidades de descanso comparables, como proporcionar cobertura de turnos o días de salud mental.
- Controle los posibles sesgos comprobando que el hecho de tomar más o menos PTO no influye injustamente en las evaluaciones o en las oportunidades de ascenso.
Cumplimiento de la PTO y consideraciones legales
Ya hemos hablado un poco de esto, pero cuando se tiene una plantilla global hay que asegurarse de que se cumplen los requisitos legales para el PTO en cada país.
Aunque tenga una política de PTO ilimitado, necesita directrices específicas para cada país en el que tenga empleados.
Puede ser algo sencillo. Por ejemplo, en EE.UU. no hay obligaciones legales en materia de PTO y en Suiza hay un mínimo de 20 días de vacaciones anuales (además de la normativa sobre bajas por enfermedad y permisos parentales).
Pero a veces no es tan sencillo como podría parecer en un principio. Canadá es un excelente ejemplo de ello. Existen directrices federales sobre el PTO, pero a veces los detalles dependen de la provincia en la que viva el empleado. Los días festivos pueden variar, al igual que el número de días por enfermedad a los que se tiene derecho.
Debido a la complicada naturaleza del PTO y a la importancia de cumplir la legislación laboral local, es mejor trabajar con un experto a la hora de ampliar la contratación a un nuevo país.
Trabajar con un empleador de registro (EOR) puede ayudarle a reducir la cantidad de trabajo por su parte, al tiempo que garantiza el cumplimiento de todas las leyes y normativas en los países en los que su empresa no tiene presencia física.
Gestione fácilmente su política global de PTO
Definir una política de PTO para un solo país puede ser un reto en sí mismo. Cuando esa política debe aplicarse a los empleados de todo el mundo, rápidamente se vuelve mucho más compleja.
Asociarse con un EOR como RemoFirst para gestionar las vacaciones de los empleados de acuerdo con la normativa reduce las posibilidades de que se produzca un error en el PTO, ya que está trabajando con expertos que conocen las leyes específicas de cada país.
Si se está expandiendo y quiere asegurarse de que sus empleados reciben el PTO al que tienen derecho, hablemos. Tenemos experiencia en más de 185 países y podemos ayudar a garantizar que no se pase por alto ningún detalle importante.
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