Contratar contratistas en otros países parece sencillo a primera vista. Se obtiene acceso a profesionales con habilidades especializadas y no es necesario tomar decisiones de contratación a largo plazo de inmediato.
Entonces llega la realidad. Cada país tiene sus propias reglas. Los contratos son diferentes. Las expectativas fiscales cambian. Las facturas se acumulan. De repente, pagar a personas en otros países no es tan sencillo como hacer clic en «enviar». Cuantos más contratistas se incorporan, más fácil es que se pase algo por alto.
Ahí es donde entra en juego el software de gestión global de contratistas. Estas plataformas combinan la incorporación, los contratos, los pagos y el cumplimiento normativo en un solo lugar, lo que evita a los empresarios la molestia de tener que manejar múltiples herramientas, hojas de cálculo y soluciones alternativas complicadas para sistemas ad hoc.
Principales conclusiones:
- Clasificar erróneamente a los contratistas o infringir las leyes laborales locales puede dar lugar a multas, impuestos atrasados y disputas legales.
- Las plataformas de gestión de contratistas pueden generar contratos que cumplan con la normativa, admitir pagos en moneda local y simplificar el cumplimiento normativo.
- Estas herramientas de software minimizan la carga operativa de las empresas en crecimiento al reducir la posibilidad de que se produzcan errores.
Errores comunes que cometen las empresas al gestionar contratistas globales
Antes de analizar soluciones de software específicas, conviene comprender algunos de los problemas a los que se enfrentan las empresas al contratar autónomos internacionales.
- Clasificación errónea de los contratistas: Si un contratista desempeña funciones más propias de un empleado, como trabajar en horario fijo, utilizar equipos de la empresa o firmar un contrato a largo plazo, las autoridades locales pueden reclasificarlo como tal. En ese caso, su empresa podría tener que pagar impuestos atrasados, prestaciones y sanciones.
- Ignorar las normas fiscales y laborales locales: Las leyes sobre contratistas varían según el país. Algunas exigen contratos escritos en el idioma local, mientras que otras imponen requisitos obligatorios de facturación. No cumplir con las leyes laborales específicas de cada país puede ser un error muy costoso.
- Subestimar la complejidad de los pagos: Pagar a los contratistas en varias divisas implica tipos de cambio y comisiones por transferencia. También hay que tener en cuenta el tiempo que tardan los pagos en cruzar las fronteras. Un pago que parece sencillo desde su punto de vista puede llegar tarde a la cuenta bancaria del contratista, por un importe menor, o ambas cosas.
- Depender de procesos manuales: Las hojas de cálculo y los hilos de correo electrónico pueden funcionar cuando se tiene un número reducido de contratistas. Sin embargo, el seguimiento manual de contratos, facturas y pagos puede complicarse rápidamente. Además, aumenta la posibilidad de que se produzcan errores.
El software de gestión de contratistas puede ayudarle a evitar estos errores comunes al centralizar el cumplimiento normativo, los contratos y los pagos.
Estas son algunas de las mejores opciones a tener en cuenta.
RemoFirst
Precio: 25 $ por contratista/mes
RemoFirst es una plataforma global para contratistas y empleadores oficiales (EOR). Las empresas pueden gestionar y pagar a contratistas en más de 150 países y 110 divisas a través de un único panel de control.
La plataforma se encarga de la incorporación, los contratos localizados y el procesamiento de pagos en la moneda local del contratista. Los contratos se adaptan a los requisitos de cada país, lo que ayuda a reducir el riesgo de clasificación errónea. RemoFirst también ofrece una versión gratuita para las empresas que desean gestionar contratistas sin procesar pagos a través de la plataforma.
La plataforma cuenta actualmente con integraciones mínimas, por lo que puede que no sea la solución adecuada para empresas que necesitan conectarse a una pila tecnológica de recursos humanos o finanzas más amplia. Sin embargo, RemoFirst es una buena opción para startups y equipos en expansión que necesitan una forma asequible y sencilla de pagar a contratistas en varios países.
Multiplicador
Precio: A partir de 40 $ por contratista/mes.
Multiplier comenzó ofreciendo únicamente servicios de EOR, pero desde entonces ha añadido capacidades para contratistas. La plataforma admite la gestión de contratistas en más de 150 países y más de 120 divisas. También se puede pagar a los contratistas en criptomonedas.
Como software internacional para contratistas, Multiplier genera contratos y puede gestionar la facturación, el seguimiento de gastos y el control del tiempo. También incluye una herramienta de evaluación de contratación cuando se incorpora a un contratista para reducir el riesgo de clasificación errónea.
Multiplier es especialmente potente en Asia-Pacífico, por lo que vale la pena tenerlo en cuenta si vas a contratar a mucha gente en esa región. Sin embargo, algunos usuarios se han quejado de la falta de opciones de personalización y de los retrasos en recibir respuestas del equipo de atención al cliente.
Ostra
Precio: 29 $ por contratista/mes
Oyster es una plataforma global de empleo creada para equipos distribuidos. Además de los servicios de empleador oficial, Oyster ofrece gestión de contratistas en más de 180 países con pagos en más de 120 divisas.
Oyster gestiona contratos, facturas, gastos y control de horarios desde un único panel de control. También incluye protección contra clasificaciones erróneas de hasta 50 000 dólares estadounidenses por reclamación.
Oyster facilita la conversión de contratistas en empleados a tiempo completo, por lo que es una buena opción para las empresas que buscan esa flexibilidad. Está diseñado para equipos que pueden ser nuevos en la contratación de empleados y contratistas a nivel mundial, por lo que los equipos con necesidades más complejas pueden encontrar que no tiene todas las funciones que necesitan.
Papaya Global
Precio: 35 $ por contratista/mes o 3000 $ al año para un número ilimitado de contratistas.
La plataforma Papaya Global automatiza gran parte del trabajo manual de la gestión de contratistas. Los contratistas pueden registrarse por sí mismos a través de un portal y enviar facturas directamente en el sistema. Papaya también ofrece una opción de pago por uso a partir de 2,50 dólares estadounidenses por transacción para las empresas que solo necesitan enviar pagos.
Papaya Global procesa los pagos a través de J.P. Morgan Chase y Citibank, y el 95 % de los pagos se abonan el mismo día. La plataforma admite 180 países y más de 130 divisas. Los contratistas pueden elegir su divisa preferida y usted decide quién cubre los gastos de cambio de divisas.
Papaya Global es una buena opción para empresas medianas y grandes con un gran volumen de contratistas que necesitan un software robusto para el pago de contratistas. Los equipos más pequeños o aquellos con necesidades más sencillas pueden encontrar la plataforma demasiado compleja.
Plano
Precio: 39 $ por contratista/mes
Plane (antes Pilot) se centra en la simplicidad. La plataforma te permite pagar a contratistas internacionales en más de 70 países y más de 130 divisas locales. Puedes elegir pagar a los contratistas en su divisa local o en dólares estadounidenses.
La plataforma gestiona contratos, incorporaciones, gestión de gastos y formularios fiscales para empresas estadounidenses (W-8BEN, W-9, 1099). La plataforma incluye un sistema de información de recursos humanos (HRIS) que se puede utilizar para la gestión de contratistas.
Plane es una buena opción para las empresas con sede en EE. UU., ya que incluye formularios fiscales estadounidenses. Sin embargo, las empresas que contratan a contratistas fuera de EE. UU. pueden necesitar una herramienta con funciones más sólidas y compatibilidad con otros países.
Remoto
Precio: A partir de 29 $ por contratista/mes.
Remote es una plataforma de recursos humanos que ofrece servicios de gestión de contratistas. Las empresas pueden incorporar, gestionar y pagar a contratistas internacionales en más de 180 países.
La plataforma centraliza los contratos, las facturas, los gastos y los pagos. Remote puede crear contratos localizados y gestionar los pagos en las monedas locales de los contratistas.
Para las empresas que desean protección adicional, Contractor Management Plus cuesta 99 dólares al mes por contratista e incluye protección contra clasificaciones erróneas y cobertura de indemnización de hasta 100 000 dólares. Remote también ofrece servicios de contratista registrado.
Remote es una buena opción para equipos que desean flujos de trabajo sencillos para contratistas, con contratos localizados y aprobaciones de facturas. Algunas funciones avanzadas y complementos requieren actualizar a planes de nivel superior, lo que puede aumentar los costes.
Rippling
Precios: Rippling no publica precios específicos para contratistas.
Rippling combina herramientas de recursos humanos, TI y finanzas en una única plataforma. La gestión de contratistas es una parte de un sistema más amplio que incluye nóminas, prestaciones y gestión de dispositivos.
La plataforma presta apoyo a contratistas en más de 185 países con pagos en más de 50 divisas. Rippling se encarga de la incorporación, la creación de contratos conformes, la facturación y los pagos. La plataforma utiliza una estructura modular, por lo que solo se paga por lo que se necesita, pero los costes pueden aumentar rápidamente a medida que se añaden servicios. Es necesario ponerse en contacto con el departamento de ventas para obtener un presupuesto.
Rippling funciona bien para empresas medianas que desean gestionar a sus empleados y contratistas en el mismo sistema, especialmente aquellas que ya utilizan Rippling para recursos humanos o TI. Los equipos más pequeños pueden encontrar la plataforma más compleja y costosa de lo que necesitan.
Lano
Precio: a partir de 19 € por contratista/mes.
Lano, con sede en Berlín, ofrece la gestión de contratistas como una opción independiente, lo que puede ser una buena opción si no estás listo para comprometerte con una configuración completa de EOR o nómina.
El módulo para contratistas cubre más de 170 países con pagos en 28 divisas. Obtienes plantillas de contratos localizadas, cumplimiento normativo global para contratistas y opciones para realizar pagos masivos con un solo clic. Los contratistas también tienen acceso a una herramienta de facturación gratuita y a un monedero digital por su parte.
Lano es especialmente eficaz para equipos que se están expandiendo en Europa. Algunos usuarios señalan que la interfaz tiene una curva de aprendizaje, por lo que es probable que se necesite un poco más de tiempo para familiarizarse con ella.
Cómo elegir la solución adecuada para la gestión de contratistas globales
Las plataformas de gestión de contratistas que hemos analizado varían en cuanto a precios y funcionalidades. Antes de decidirte por una, es conveniente que tengas claro qué es lo que realmente importa para tu negocio, de modo que obtengas las funciones que necesitas y no pagues de más por aquellas que no necesitas.
Empiece por pensar en la ubicación de sus contratistas, cuántos emplea actualmente y cuántos prevé contratar en el futuro. Por ejemplo, algunas plataformas son más adecuadas para pagos a contratistas globales de gran volumen, mientras que otras están diseñadas para equipos más pequeños.
A continuación, se incluyen algunas preguntas que debe plantearse al evaluar las opciones de gestión de contratistas:
- ¿Se puede pagar a los contratistas internacionales en su moneda local?
- ¿Existen restricciones para determinados países?
- ¿La plataforma genera contratos localizados y que cumplen con la legislación?
- ¿Cómo ayuda la plataforma a proteger su propiedad intelectual?
- ¿Qué incluye la tarifa por contratista?
- ¿Existen costes ocultos por procesar pagos o servicios adicionales?
La plataforma adecuada para tu empresa depende de dónde contrates, de la rapidez con la que crezcas y del nivel de asistencia en materia de cumplimiento normativo que necesites.
Gestione y pague a sus contratistas internacionales con RemoFirst
RemoFirst ofrece una de las soluciones de gestión de contratistas más asequibles del mercado. Los precios comienzan en 25 dólares estadounidenses por contratista al mes, sin cargos ocultos. Nos encargamos de los contratos localizados, la incorporación y los pagos en monedas locales en más de 150 países.
Si sus necesidades aumentan, RemoFirst también ofrece servicios EOR en más de 185 países, además de asistencia para la obtención de visados, verificación de antecedentes y seguros médicos internacionales localizados a través de RemoHealth.
Para las empresas emergentes y en expansión que desean cumplir con la normativa sin complicaciones, RemoFirst simplifica las cosas.
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