El número de trabajadores a distancia en todo el mundo no ha dejado de aumentar en los últimos años, y las empresas han adoptado este cambio por las numerosas ventajas que ofrece tanto a empresarios como a empleados.
Sin embargo, la gestión de un equipo remoto conlleva sus propios retos. Sin las estrategias adecuadas, las empresas pueden tener problemas con las barreras de comunicación, el compromiso de los empleados, el mantenimiento de una cultura empresarial sólida, etc.
Por ello, en esta guía exploraremos algunos consejos y mejores prácticas para gestionar eficazmente equipos remotos. Pero antes, echemos un vistazo a las ventajas de los equipos remotos globales, así como a algunas de las dificultades de su gestión.
Ventajas de los equipos remotos globales
Ya hemos mencionado algunas de las ventajas del trabajo a distancia, pero contratar a un equipo internacional de trabajadores remotos tiene muchos más beneficios.
- Puede contratar a los mejores talentos de todo el mundo, puesto que ya no está limitado por las fronteras.
- Es atractivo para los empleados que quieren un horario flexible y un trabajo que les permita trabajar desde cualquier lugar.
- Aumenta la productividad.
- Ahorra dinero: hasta 10.600 dólares por empleado, según un estudio.
- Reduce los síntomas de estrés de los trabajadores y disminuye el número de bajas por enfermedad.
Retos de la gestión de equipos remotos globales
Está claro que trabajar con un equipo internacional de empleados a distancia tiene muchas cosas buenas, pero trabajar fuera de un entorno de oficina tradicional también tiene sus retos, entre ellos los siguientes:
- Barreras de comunicación: Gestionar un equipo disperso conlleva una gran cantidad de problemas potenciales, como la programación de reuniones a través de varias zonas horarias y los malentendidos debidos a la comunicación asíncrona o a las diferencias culturales.
- Equilibrio entre trabajo y vida privada: Cuando el trabajo se realiza desde casa, es fácil que se difuminen las líneas entre la vida laboral y la personal, lo que puede afectar negativamente al compromiso de los empleados y contribuir al agotamiento.
- Seguridad de los datos: El riesgo de violación de datos y de acceso no autorizado aumenta cuando los trabajadores están distribuidos por todo el mundo, especialmente si utilizan dispositivos personales o redes no seguras.
- Cumplimiento en los distintos países: Las leyes laborales y fiscales varían de un país a otro, y la normativa local cambia a medida que se aprueba nueva legislación.
- Nóminas y prestaciones: La gestión de las nóminas y las prestaciones en varios países -con leyes, impuestos y prestaciones que varían de un país a otro- puede ser compleja.
10 consejos que le ayudarán a gestionar equipos globales remotos
Ahora que ya sabes a qué te enfrentas, vamos a analizar algunas estrategias eficaces que harán que la gestión de un equipo disperso internacionalmente sea pan comido.
1. Desarrollar un proceso de incorporación estructurado.
Un proceso de incorporación meditado y bien planificado ayuda a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos y les prepara para el éxito.
He aquí algunas cosas que puede plantearse hacer:
- Proporcione documentación clara en la que se indique qué deben hacer los empleados, ya sea rellenar determinados formularios o completar un curso en línea.
- Proporcióneles acceso a la base de conocimientos de la empresa, a la documentación de ayuda del producto y a cualquier otro dato útil.
- Considere la posibilidad de utilizar documentos "vivos" (aquellos que actualiza periódicamente con la información más reciente) para que cada procedimiento documentado se actualice constantemente en función de las necesidades cambiantes de su empresa. Permita que los empleados aporten ideas impactantes a estos documentos para mejorar el proceso.
- Asigne mentores o compañeros de incorporación para ayudar a los nuevos empleados con cualquier pregunta.
- Programe revisiones periódicas para asegurarse de que los nuevos empleados se integran sin problemas en el equipo.
2. Establezca expectativas claras.
Establecer directrices transparentes en relación con las horas de trabajo, los protocolos de comunicación, los plazos de los flujos de trabajo y las métricas de rendimiento.
Unas expectativas claras ayudan a evitar malentendidos y garantizan que todos los miembros del equipo estén alineados con los objetivos de la organización.
3. Proporcione las herramientas adecuadas.
Equipar a su equipo con una pila tecnológica útil es esencial para una comunicación y productividad fluidas. Aquí tienes algunos ejemplos:
- Slack o Microsoft Teams para mensajería
- Telar para grabar vídeos
- Asana, Confluence o Trello para la gestión de proyectos
- Zoom para videollamadas
- Google Drive para la colaboración en documentos
Consulte algunas de nuestras herramientas favoritas para equipos remotos.
4. Establecer pautas de comunicación asíncrona.
Dependiendo de dónde se encuentren sus empleados, puede resultar imposible reunir a todos en la misma reunión, por lo que es importante contar con procesos de comunicación claros.
Esto puede implicar dar instrucciones a los empleados para que mantengan todas las comunicaciones en los canales adecuados de Slack o animarles a grabar vídeos cuando expliquen tareas complicadas.
He aquí otros consejos para garantizar una comunicación fluida y eficaz:
- Dé prioridad a las videollamadas para fomentar las interacciones cara a cara, además de las tradicionales aplicaciones de correo electrónico y mensajería.
- Establezca plazos claros para tareas como responder correos electrónicos (por ejemplo, 24 horas para correos electrónicos internos).
- Proporcione a los empleados las mejores prácticas de comunicación, como especificar cuándo empieza un plazo de 24 horas y evitar términos vagos como "pronto" y "rápidamente".
- Destaque la importancia de la comunicación excesiva para garantizar que las personas entienden las tareas y pueden lograr los resultados deseados.
- Anime a los empleados a hacer preguntas y a hablar con sus jefes si un proceso de comunicación no les funciona.
5. Tenga en cuenta los distintos husos horarios.
De vez en cuando, es posible que tenga que hacer una llamada a toda la empresa, por lo que es importante programar las reuniones a horas convenientes para todos, si es posible.
Puedes utilizar una herramienta como World Time Buddy para encontrar solapamientos en la disponibilidad, y rotar las horas de las reuniones cuando sea posible para adaptarlas equitativamente a las distintas zonas horarias.
Echa un vistazo a estos otros consejos para trabajar eficazmente en distintos husos horarios.
6. Centrarse en la producción.
Micromanejar la carga de trabajo de los empleados e insistir en que rindan cuentas de cada minuto del día demuestra desconfianza en su equipo.
En lugar de centrarse en las horas trabajadas, haga hincapié en los resultados y las métricas de rendimiento, y establezca objetivos claros e indicadores clave de rendimiento para medir el éxito.
Un enfoque orientado a los resultados como éste permite a los miembros del equipo trabajar en los momentos en que son más productivos, al tiempo que mantienen la responsabilidad.
7. Fomentar la conciliación de la vida laboral y familiar.
El trabajo a distancia puede desdibujar la línea que separa la vida personal de la profesional, sobre todo cuando se tienen empleados dispersos por todo el mundo que, ocasionalmente, pueden tener reuniones fuera del horario laboral normal.
Anime a los empleados a definir su propio horario de trabajo, a tomarse descansos regulares y a establecer límites entre el trabajo y el tiempo personal para evitar el agotamiento.
8. Organizar actividades virtuales de creación de equipos.
Crear una cultura de equipo cohesionada a distancia y mantener alto el compromiso de los empleados puede ser difícil.
Una forma de combatirlo es participar en ejercicios de creación de equipos virtuales para reforzar las relaciones, mejorar la colaboración y reducir los sentimientos de aislamiento entre los miembros del equipo.
Estas actividades pueden adoptar la forma de juegos en línea, juegos para romper el hielo, salas de escape virtuales, trivialidades, almuerzos y charlas, sesiones de bienestar, etc. Echa un vistazo a otras grandes ideas para el compromiso de los empleados.
9. Dedica tiempo al aprendizaje informal.
"Hemos descubierto que una de las cosas que más se pierden cuando se trabaja a distancia son esos momentos en los que los miembros del equipo charlan sobre lo que están haciendo", afirma Paul Sharpe, Consejero Delegado de Easy Business App, una empresa de trabajo a distancia con sede en Australia.
"La cantidad de aprendizaje que se produce en esos momentos no programados puede ser enorme y realmente ayuda a que los miembros del equipo se sientan más conectados. Animamos a la gente a "pasarse" por otros canales de Slack, y siempre dejamos espacio al principio y al final de las reuniones para "salirse del tema". Además del vínculo personal que esto fomenta, hay una sorprendente cantidad de conversaciones entre equipos que aportan nuevas perspectivas y nuevas ideas para resolver los problemas del trabajo.
10. Reconocer y recompensar las contribuciones de los empleados.
A veces, los empleados remotos pueden sentirse desconectados de sus compañeros y de la cultura de la empresa, o como si trabajaran en un silo.
Puedes ayudar a que la gente se sienta más conectada y motivada reconociendo periódicamente sus logros a través de menciones en los canales de la empresa, publicaciones etiquetadas en LinkedIn o programas más formales de reconocimiento de los empleados.
Gestionar equipos remotos como un profesional
Poner en práctica estos consejos y buenas prácticas de gestión le ayudará a crear un próspero entorno de trabajo remoto global en el que los empleados estén satisfechos y sean productivos.
Sin embargo, como se discutió anteriormente, la gestión de equipos remotos en varios países viene con un conjunto único de desafíos, tales como el cumplimiento, la nómina, y las leyes laborales - sólo para nombrar unos pocos. Aquí es donde trabajar con un Employer of Record (EOR) como RemoFirst puede ser muy valioso.
Asociarse con RemoFirst - un EOR que permite a las empresas contratar trabajadores en más de 185 países - le permite centrarse en gestionar eficazmente su equipo remoto mientras nosotros nos encargamos de las tareas legales y administrativas.
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