Volver a la oficina o no volver a la oficina, ésa es la cuestión (retomando ligeramente a Shakespeare).
La directora de Recursos Humanos de Spotify, Katarina Berg, resumió bastante bien el argumento en contra de las políticas obligatorias de reincorporación al puesto de trabajo (RTO): "No puedes dedicar mucho tiempo a contratar adultos y luego tratarlos como niños". Boom.
Aun así, aunque más de dos tercios de los directivos afirman que confían por igual en sus empleados remotos y presenciales, las cuentas no salen, ya que las políticas de RTO en el lugar de trabajo se han duplicado prácticamente en el último año.
En una noticia que probablemente no sorprenda a nadie, los empleados no están muy entusiasmados con esta evolución, lo que abre la puerta a las empresas que buscan miembros cualificados en equipos remotos de todo el mundo.
Si su empresa está preparada para ampliar su plantilla global remota o aventurarse más allá de las fronteras por primera vez, hay varias formas de agilizar el proceso de contratación y gestión remota.
Principales conclusiones:
- La contratación global ofrece acceso a diversos profesionales y un posible ahorro de costes, pero es importante tener cuidado a la hora de formar el equipo.
- Cumplir la legislación laboral local al contratar en el extranjero es fundamental para evitar problemas de conformidad.
- Un empleador de registro puede simplificar el proceso asumiendo la supervisión diaria del cumplimiento de la normativa por parte del personal a distancia.
Cómo contratar y gestionar eficazmente un equipo internacional
Compensar equitativamente a los equipos distribuidos
Una de las ventajas de la contratación global es el acceso a profesionales de países con un coste de vida inferior al de la sede de la empresa, lo que ofrece la oportunidad de optimizar los costes salariales.
Sin embargo, no debe plantearse la contratación global como una mera forma de reducir gastos.
Para atraer y retener a personas cualificadas de todo el mundo -como vendedores, ingenieros de software y representantes de ventas-, debe ofrecer un salario y un paquete de prestaciones competitivos para esa región, especialmente a medida que se recrudece la batalla por los mejores talentos mundiales.
Garantizar la paridad de prestaciones
Ofrecer un paquete de prestaciones competitivo puede desempeñar un papel crucial a la hora de atraer y retener al personal, pero las leyes que rigen las prestaciones de los empleados difieren significativamente en todo el mundo.
Por ejemplo, mientras que algunos países obligan a tener cobertura sanitaria o tiempo libre remunerado, otros -como Estados Unidos - tienen requisitos menos estrictos.
Esta disparidad puede plantear problemas a las empresas con una plantilla distribuida geográficamente. ¿Cómo garantizar un acceso equitativo a prestaciones esenciales como la asistencia sanitaria, independientemente del lugar de residencia de los empleados? ¿Cómo diseñar políticas de permisos que cumplan los requisitos legales y sigan siendo justas y competitivas en todo el mundo?
Para ello es necesario conocer la normativa local y las normas culturales, así como comprometerse a prestar un apoyo coherente a todos los empleados, independientemente de su ubicación.
Estructurar el proceso de incorporación
La incorporación de nuevos empleados es una parte esencial de la creación de su equipo, especialmente cuando los empleados están dispersos por continentes.
Llevar a cabo un buen proceso de incorporación es fundamental para crear equipo, sobre todo teniendo en cuenta que, según algunos estudios, una quinta parte de la rotación de personal se produce en los 45 días siguientes al inicio de un nuevo trabajo.
Un proceso de incorporación bien estructurado puede ayudar a los empleados remotos:
- Sentirse acogido y valorado: Una comunicación clara y un enfoque personalizado pueden ayudar a salvar la distancia y crear un sentimiento de pertenencia.
- Comprender sus funciones y responsabilidades: La información detallada sobre las funciones y los equipos de trabajo ayuda a los trabajadores a distancia a comprender sus responsabilidades y cómo encajan en la estructura general de la empresa.
- Navegar por los sistemas y procesos de la empresa: El acceso a las herramientas, el software y los materiales de formación necesarios desde el primer día facilita que los empleados se familiaricen rápidamente con los sistemas que necesitan para realizar su trabajo.
- Conectar con los compañeros y establecer relaciones: Las presentaciones virtuales y las actividades de creación de equipos pueden ayudar a los empleados remotos a sentirse conectados e integrados en la cultura de la empresa.
Invertir en la experiencia de incorporación facilita que los trabajadores remotos tengan éxito y se sientan bienvenidos desde el primer momento.
Normalizar el trabajo asíncrono
Crear un equipo global significa gestionar flujos de trabajo en diferentes zonas horarias y horarios.
Aunque estos horarios asíncronos pueden favorecer la flexibilidad y aumentar el número de horas que su equipo está disponible para los clientes, también presentan algunos obstáculos potenciales, como:
- Programar reuniones: Encontrar un horario que funcione para todos puede ser como resolver un complejo rompecabezas, sobre todo con equipos grandes repartidos por varios países.
- Gestión de proyectos: La coordinación de tareas y plazos en diferentes zonas horarias requiere una comunicación clara para garantizar que todos los miembros del equipo se mantienen en el buen camino.
- Construir relaciones: Cultivar la cultura de su empresa puede ser difícil cuando las interacciones espontáneas y las conversaciones casuales son limitadas.
- Retrasos en la comunicación: Esperar respuestas puede crear cuellos de botella y ralentizar el progreso, lo que requiere una comunicación proactiva y flujos de trabajo eficientes.
Superar estos retos requiere un cambio de mentalidad y el compromiso de adoptar la comunicación asíncrona como norma para su empresa.
Construir una cultura empresarial sólida
Tanto si su equipo es totalmente remoto como si es una mezcla de empleados presenciales, híbridos y remotos, es crucial garantizar que todos se sientan conectados, comprometidos y valorados.
- Dé prioridad a la comunicación y la colaboración: Fomente la comunicación periódica a través de diversos canales, como la mensajería instantánea o las videoconferencias.
- Promueva el equilibrio entre trabajo y vida privada: Anime a los empleados a establecer límites entre su vida laboral y personal y ofrézcales horarios flexibles siempre que sea posible.
- Reconozca y celebre los logros: Reconozca los logros individuales y de equipo con celebraciones virtuales para demostrar a sus empleados remotos que sus contribuciones son valoradas.
- Invierta en actividades virtuales de creación de equipos: Desde juegos en línea y pausas virtuales para el café hasta concursos de trivial en equipo, existen innumerables formas de fomentar la camaradería y la conexión entre los miembros de equipos remotos.
Al crear una cultura que valore la conexión, la comunicación y el bienestar, puede crear un equipo remoto fuerte y próspero que se sienta como una verdadera comunidad, independientemente de su ubicación.
Retos de la contratación legal de empleados internacionales
Como ya hemos dicho, la decisión de contratar globalmente permite a su empresa recurrir a grupos de talentos más amplios.
Dependiendo de su sector, también puede ampliar potencialmente su oferta. Pero estas ventajas también conllevan obstáculos.
Cumplimiento de la legislación laboral regional
La ampliación transfronteriza de la plantilla añade un nuevo nivel de complejidad: el cumplimiento de la legislación laboral local.
Esto se debe a que cada país tiene su propia normativa, que abarca desde el salario mínimo y las horas de trabajo hasta las prestaciones obligatorias, como las vacaciones y la baja por enfermedad.
Algunos países también han promulgado leyes estrictas de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ) de Europa. El GDPR regula estrictamente el modo en que se recopilan, almacenan y procesan los datos de los empleados, lo que exige una atención especial para garantizar su cumplimiento.
El incumplimiento de las leyes y normativas laborales locales puede acarrear cuantiosas multas y complicaciones legales.
Cumplimiento de la legislación fiscal local
Además de la legislación laboral, cada país en el que se contrata tiene una normativa fiscal única, con distintos tipos impositivos, deducciones y requisitos de declaración.
Estar al tanto de estas normas en constante cambio y garantizar la exactitud de las retenciones e informes fiscales para los empleados de todo el mundo puede convertirse rápidamente en un atolladero logístico. El incumplimiento puede acarrear importantes sanciones económicas y dañar la reputación de la empresa.
Gestión global de nóminas
Gestionar las nóminas de una plantilla internacional exige hacer malabarismos con las normativas y divisas locales. Es un proceso complejo que va mucho más allá del simple cálculo de salarios y la emisión de nóminas.
Debe garantizar la puntualidad y exactitud de los pagos a los empleados, independientemente de su ubicación. Esto puede plantear problemas potenciales debido a las diferencias en los sistemas bancarios, la fluctuación de los tipos de cambio, los días festivos y los plazos de procesamiento de los pagos.
Sin un sistema racionalizado y la orientación de expertos, la nómina global puede convertirse rápidamente en una importante carga administrativa, que consume tiempo y recursos valiosos. Los errores y retrasos pueden provocar la frustración de los empleados, problemas de cumplimiento y sanciones económicas.
Mitigar los riesgos de clasificación errónea
La clasificación errónea se produce cuando un trabajador que legalmente debería considerarse empleado es clasificado erróneamente por un empresario como contratista independiente.
Este error aparentemente simple puede tener importantes consecuencias jurídicas y financieras. ¿Por qué?
Los criterios para determinar la clasificación de los trabajadores varían de un país a otro. Lo que podría considerarse una relación de contratista independiente en un país podría considerarse fácilmente como empleo en otro.
La clasificación errónea también puede privar a los trabajadores de derechos y protecciones que les corresponden por ley, como el salario mínimo, el pago de horas extraordinarias, las prestaciones de la seguridad social y el seguro de desempleo.
En última instancia, la clasificación errónea le expone a usted y a su empresa a cuantiosas multas, impuestos atrasados, batallas legales y daños a su reputación.
Evitar el establecimiento permanente
Ampliar su equipo global puede conducir inadvertidamente a un riesgo oculto: el establecimiento permanente (EP).
Cuando se considera que una empresa tiene una presencia imponible en un país, aunque no tenga una oficina física o una entidad registrada, se habla de establecimiento permanente. Esto puede ocurrir cuando las empresas emplean personal a distancia en otro país durante un periodo prolongado, o si realizan allí actividades empresariales sustanciales.
Si su empresa no tiene entidad jurídica en ese país, las autoridades fiscales pueden considerar que la presencia de sus empleados o sus actividades empresariales crean un establecimiento permanente.
Las consecuencias de desencadenar una EP pueden ser graves. Usted puede estar sujeto a:
- Impuesto de sociedades: Podría estar sujeto a impuestos sobre los beneficios atribuidos a cualquier actividad empresarial local.
- Retenciones fiscales: Es posible que tenga que retener impuestos sobre los pagos realizados a sus empleados en ese país.
- IVA: Puede que tenga que registrarse y pagar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) por los bienes o servicios prestados en ese país.
Simplificar el proceso de contratación global a distancia
La racionalización del proceso de contratación de un equipo internacional remoto comienza con la elaboración de una estrategia coherente para cada paso, desde la presupuestación hasta la contratación, la incorporación y el cumplimiento.
Otra forma de allanar el camino es asociarse con un empleador registrado (EOR ).
Contratar un equipo global con un empleador registrado
Ampliar su equipo más allá de las fronteras puede parecer como navegar por un campo minado de complejidades legales, obstáculos de RRHH y cargas administrativas. Un EOR puede simplificar su expansión global:
- Incorporación optimizada: Los EOR se encargan de todos los detalles de contratación necesarios, como la creación de contratos de trabajo y el envío de equipos, garantizando una experiencia de incorporación fluida y eficiente para sus nuevos empleados.
- Riesgos legales mitigados: Los EOR son expertos en legislación laboral local, lo que garantiza que su empresa siga cumpliendo la normativa sobre salario mínimo, jornada laboral, prestaciones y protección de datos.
- Nómina simplificada y cumplimiento fiscal: Los EOR gestionan las nóminas globales, garantizando retenciones fiscales precisas, cotizaciones a la seguridad social y pagos conformes en varias divisas.
- Administración de beneficios: Los EOR pueden ayudarle a diseñar y aplicar paquetes de prestaciones competitivos que cumplan los requisitos locales y las expectativas de los empleados, incluido el seguro médico.
- Elimine los riesgos de clasificación errónea: Los EOR garantizan que los trabajadores estén debidamente clasificados como empleados o contratistas, protegiendo a su empresa de las repercusiones legales y financieras asociadas a la clasificación errónea.
Con un EOR a su lado, puede acceder con confianza a la reserva mundial de talentos de forma fácil y legal.
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