El trabajo a distancia facilita más que nunca la contratación de los mejores talentos de todo el mundo. Sin embargo, contratar a alguien de otro país también conlleva obstáculos legales, logísticos y de cumplimiento.
Tendrás que examinar cuidadosamente a los candidatos para asegurarte de que tienen la experiencia adecuada, al tiempo que mantienes la seguridad de tu equipo y te mantienes en el lado correcto de la legislación laboral local.
Comprobar primero los antecedentes ofrece tranquilidad, sobre todo cuando la contratación es transfronteriza.
Cada país tiene sus propias leyes en materia de comprobación de antecedentes, por lo que es importante dedicar tiempo a familiarizarse con las normas, restricciones y expectativas en torno a los derechos de privacidad en el país en el que se va a contratar.
Principales conclusiones:
- Las comprobaciones internacionales de antecedentes protegen a su empresa del fraude, los problemas legales y los costosos conflictos de contratación.
- Las leyes de investigación de antecedentes difieren de un país a otro, por lo que debe adaptar su proceso de investigación a los requisitos legales y culturales de cada región.
- Los empresarios deben dar prioridad únicamente a las comprobaciones relevantes para el puesto y obtener siempre el consentimiento informado del candidato.
Por qué es importante comprobar los antecedentes internacionales
El Global Benchmark Report 2025 de HireRight descubrió que casi nueve de cada diez empresas de todo el mundo comprueban los antecedentes penales de sus nuevos empleados y tres de cada cinco realizan comprobaciones de identidad como parte de la selección previa a la contratación.
Formar el equipo adecuado hace que su empresa tenga más éxito y sea más competitiva.
Una mala contratación, por el contrario, puede crear un ambiente de trabajo tóxico, dañar la reputación de su empresa y suponerle un coste de entre el 50% y el 200% del salario anual del empleado, según la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM).
Una comprobación internacional de antecedentes verifica que está contratando a un candidato cualificado con la experiencia, la formación y el historial limpio que aparecen en su solicitud. En muchos sectores regulados, como el financiero y el sanitario, es necesario comprobar los antecedentes para cumplir los requisitos de conformidad.
Por muy bueno que sea el CV del candidato, es importante no saltarse este paso, ya que nunca se sabe lo que se puede descubrir.
Por ejemplo, el informe de HireRight también reveló que más de tres cuartas partes de las empresas mundiales han encontrado discrepancias entre los candidatos durante el proceso de selección en los últimos 12 meses, y el 13% afirmó haber descubierto al menos una discrepancia por cada cinco candidatos de media.
Comprobar los antecedentes no significa que desconfíe de los empleados, sino que es minucioso y se preocupa por encontrar a los mejores candidatos para su equipo.
Siga estas 10 mejores prácticas para la investigación de antecedentes transfronterizos para proteger su empresa, evitar dolores de cabeza legales y asegurarse de que sabe exactamente quién se unirá a su equipo.
1. Investigar las leyes específicas de cada país
Cada país tiene sus propias leyes y normativas que pueden limitar o incluso prohibir determinados tipos de comprobaciones de antecedentes. Contratar a nivel internacional significa navegar por estas leyes locales y normas culturales.
- Unión Europea: Las directrices del GDPR exigen que las comprobaciones de antecedentes tengan una base jurídica y obligan a que los datos sean adecuados, pertinentes y limitados a lo estrictamente necesario. Los candidatos deben ser informados de qué datos se recopilan y cómo se utilizan, y esos datos deben ser seguros, confidenciales y conservarse solo durante un breve periodo de tiempo.
- Alemania: La Ley Federal de Protección de Datos (BDSG) complementa el RGPD y restringe el tratamiento de datos a las comprobaciones necesarias y pertinentes para el puesto. La ley exige a los empleadores que obtengan el consentimiento del candidato, protejan y procesen los datos legalmente, estandaricen las políticas de selección y limiten las comprobaciones a los puestos en los que la confianza y la seguridad son fundamentales.
- India: Las comprobaciones de antecedentes son habituales y legales, pero deben cumplir la Ley de Protección de Datos Personales Digitales y la Ley de Tecnología de la Información. Los empleadores deben recibir el consentimiento del candidato, proteger los datos confidenciales y recopilar únicamente datos relevantes para el puesto.
- Brasil: Las comprobaciones de antecedentes son habituales y deben cumplir la Ley General de Protección de Datos (LGPD). Los requisitos incluyen obtener el consentimiento por escrito, evitar prácticas discriminatorias y limitar las consultas a los datos relevantes para el puesto.
- Canadá: La comprobación de antecedentes se rige por leyes federales que protegen la privacidad y el consentimiento. Las comprobaciones de crédito suelen reservarse para funciones con responsabilidades financieras, y el uso de números de la seguridad social (SIN) está muy restringido.
- Francia: Las comprobaciones de antecedentes deben ser pertinentes y específicas sólo para las cualificaciones, experiencias y referencias del candidato necesarias para el puesto. Los controles de antecedentes penales se limitan a determinadas funciones y responsabilidades, como trabajar con información sensible.
Los empresarios deben cumplir los requisitos de protección de datos, incluidos los límites de almacenamiento de datos, y adherirse a la Ley de AI de la UE.
Hay que tener en cuenta que la normativa y las expectativas cambian con el tiempo, por lo que siempre hay que comprobar si los requisitos están actualizados.
2. Elija el tipo adecuado de comprobación de antecedentes
No se trata de desenterrar toda la información que exista sobre un candidato, sino sólo la que sea relevante. Centra tus comprobaciones de antecedentes en los hechos directamente relacionados con el puesto y las responsabilidades.
Dependiendo del puesto y de las leyes locales, puedes considerar una combinación de:
- Antecedentes penales: Examina los antecedentes penales de una persona para identificar cualquier condena pasada o cargo pendiente; a menudo está limitado por el cargo.
- Verificación de la formación y las credenciales: Asegura que el candidato tiene la educación, credenciales o habilidades requeridas para el rol.
- Verificación del empleo: Confirma los antecedentes laborales, la antigüedad y las responsabilidades.
- Comprobación de referencias: Recoge las opiniones de anteriores supervisores o miembros del equipo sobre el rendimiento laboral de un candidato.
- Comprobaciones de crédito: Revisa el historial crediticio de los candidatos, incluidas las posibles quiebras; suele limitarse a puestos relacionados con las finanzas o el riesgo.
- Derecho al trabajo o verificación de identidad: Confirma que la identidad de un candidato coincide con los registros del gobierno y que está autorizado a trabajar en ese país.
3. Tenga en cuenta la legislación sobre privacidad y protección de datos
Las comprobaciones de antecedentes a escala mundial exigen manejar información personal muy delicada. Las empresas deben cumplir leyes de protección de datos estrictas y cambiantes que difieren en cada país.
Como mencionamos anteriormente, muchos países siguen el GDPR o tienen marcos legales que son muy similares, lo que exige a los empleadores:
- Revele qué datos se recogen, por qué y cómo se utilizarán.
- Obtener el consentimiento informado.
- Almacena los datos de forma segura.
- Limitar el acceso a los datos a las partes autorizadas.
- Permita que los candidatos corrijan o rebatan sus conclusiones.
El incumplimiento de la legislación sobre protección de datos puede acarrear sanciones legales, daños a la reputación y costosas multas.
Proteja sus empresas asociándose con servicios de detección experimentados en la navegación por marcos de privacidad globales y revise periódicamente sus prácticas de protección de datos para asegurarse de que sigue cumpliendo la normativa.
4. Sea transparente con los candidatos
El proceso de contratación ya es estresante, y la mención de una comprobación de antecedentes puede aumentar la ansiedad del candidato.
Tranquilice a los candidatos diciéndoles por adelantado que tiene intención de comprobar sus antecedentes. Una comunicación sincera le ayudará a ganarse la confianza de los candidatos y a que a nadie le pille desprevenido.
Explíqueselo a los posibles contratados:
- En qué consiste la verificación de antecedentes
- Por qué es necesario
- Cómo se utilizarán los datos
- Quién más verá los resultados
- Cómo influye en su decisión
Esta conversación puede parecer incómoda, pero permite a los candidatos hacer preguntas o explicar cualquier discrepancia antes de que se descubra durante la revisión.
5. Obtenga un consentimiento claro e informado
Muchos países, como la India, exigen a los empresarios que obtengan el consentimiento informado de los candidatos antes de comprobar sus antecedentes.
Los empresarios deben mantener una conversación sincera sobre las expectativas para que ambas partes estén de acuerdo.
A continuación, obtenga el consentimiento por escrito para proteger su empresa en caso de una futura auditoría o litigio.
6. Centrarse en la información relevante para el puesto
Muchos países exigen legalmente que los datos recopilados durante la comprobación de antecedentes sean proporcionales a la función.
Se trata de una buena práctica para cualquier empleador: recopilar únicamente la información que sea directamente relevante para el puesto.
Por ejemplo:
- Es necesario un control de antecedentes penales si el candidato va a trabajar con niños.
- Una verificación de crédito es esencial para los candidatos de contabilidad o servicios financieros.
- La verificación de la formación es útil para cubrir un puesto de ingeniero o académico.
Recuerde que a su empresa le cuesta dinero comprobar los antecedentes. Asegúrese de que confía en su mejor candidato, ya que no tiene sentido gastar tiempo y dinero investigando a alguien a quien quizá no acabe contratando.
7. Sea coherente y documente el proceso
Cree un lugar de trabajo libre de prejuicios y discriminación aplicando el mismo proceso de comprobación de antecedentes a todos los candidatos que solicitan puestos similares, independientemente del lugar de contratación (sin dejar de cumplir las leyes locales aplicables).
Documente su planteamiento para reducir el riesgo de demandas legales o acusaciones de discriminación.
La coherencia protege a su empresa frente a auditorías o reclamaciones y le permite evaluar a los candidatos entre sí sin prejuicios.
8. Buscar fuentes locales de verificación
Cuando realice comprobaciones de antecedentes internacionales, busque fuentes de verificación locales para añadir otra capa de garantía a su proceso de contratación.
Las fuentes específicas de cada país, como bases de datos gubernamentales, organismos de concesión de licencias o instituciones educativas, pueden confirmar que la información es exacta y reducir el riesgo de registros incompletos o fraudulentos.
Tenga en cuenta que la verificación local puede aumentar el plazo de comprobación de antecedentes.
9. Supervisar las contrataciones a distancia a largo plazo con revisiones periódicas
Considere la posibilidad de volver a examinar periódicamente a las personas contratadas a distancia a largo plazo para identificar cambios en los antecedentes penales, la situación legal o la idoneidad para trabajar a lo largo del tiempo.
La supervisión proactiva refuerza su posición en materia de cumplimiento, garantiza el cumplimiento de los requisitos actualizados y mantiene la integridad de la plantilla a lo largo del tiempo.
Documente y comunique una política clara de reevaluación, ya sea anualmente o durante las renovaciones de contrato, especialmente para funciones con acceso o riesgo elevados.
10. Asociarse con un profesional
Las comprobaciones de antecedentes internacionales son complejas, largas y arriesgadas. Cada país tiene sus propias leyes y normativas, y los errores pueden costarle candidatos, reputación y costes legales.
Evite el estrés y las molestias de las comprobaciones de antecedentes asociándose con un profesional como RemoFirst, que conoce los entresijos de la contratación global y el cumplimiento de la normativa.
Como Empleador de Registro (EOR) RemoFirst ofrece servicios internacionales de verificación de antecedentes con RemoCheck.
RemoCheck simplifica la comprobación de antecedentes internacionales:
- Detección localizada y conforme en más de 185 países
- Comprobación de antecedentes penales (cuando esté permitido), educación, antecedentes laborales, referencias, historial financiero y verificación de identidad
- Gestión de todos los requisitos legales, incluidos el consentimiento y la protección de datos
Con RemoCheck, puede reducir el riesgo, acelerar la contratación y cumplir la normativa sin tener que navegar por las normativas de cada país por su cuenta.
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