A la hora de contratar trabajadores a distancia hay muchos factores en juego, como asegurarse de que disponen del equipo adecuado para trabajar con eficacia.
Los trabajadores a distancia no sólo necesitan las herramientas adecuadas para realizar su trabajo con eficacia, sino que también les hace más productivos. De hecho, el 80% de los empleados remotos podría aumentar su productividad en un 25% con el equipo adecuado.
Sin embargo, gestionar la distribución de los equipos de trabajo en distintos lugares -especialmente a escala internacional- puede resultar complicado.
Principales conclusiones:
- Los empleados que trabajan desde casa no siempre tienen una configuración ergonómica adecuada, lo que puede contribuir al dolor e incluso a la discapacidad.
- Hay varios factores a tener en cuenta a la hora de decidir si enviar equipos de oficina a los trabajadores remotos o permitirles que compren lo que necesitan.
- Asociarse con un proveedor de gestión de evaluaciones informáticas puede simplificar la adquisición, implantación y mantenimiento de hardware y software para trabajadores remotos.
Lo primero es lo primero: La importancia de la ergonomía
El setenta por ciento de los empleados de todo el mundo trabajan ahora a distancia al menos parte de la semana, según un estudio realizado en 2024 por la Organización Internacional del Trabajo. Y muchos de ellos no trabajan con una configuración ergonómica adecuada.
Sólo el 10% de los trabajadores a distancia afirman que su empresa les proporciona mobiliario de oficina de apoyo, como sillas de oficina ajustables. Y muchos trabajadores remotos ni siquiera se sientan en sillas mientras realizan sus tareas, ya que según una encuesta el 45% afirma trabajar habitualmente desde el sofá y el 38% desde la cama.
La falta de un entorno de trabajo ergonómico adecuado puede provocar trastornos musculoesqueléticos, especialmente del cuello y la espalda, que pueden dar lugar a dolores persistentes e incluso discapacidad. De hecho, un estudio en el que participaron 2.000 trabajadores de escritorio descubrió que el 59% de ellos se encorvan sobre sus dispositivos de trabajo, lo que provoca molestias y dolor.
Los trabajadores a distancia con una configuración ergonómica en casa son más eficientes y productivos, y las prácticas ergonómicas eficaces también pueden reducir los costes de indemnización de los trabajadores.
Proporcionar a los empleados remotos mobiliario ergonómico -o un estipendio para que compren el suyo propio- no sólo favorece su salud, sino que también aumenta la productividad y beneficia a la cuenta de resultados de la empresa.
Proporcionar equipos de trabajo a distancia a los empleados
A continuación se explica cómo las empresas pueden garantizar que los trabajadores a distancia dispongan del equipo necesario para realizar su trabajo.
Envío de equipos directamente desde la empresa
Muchas empresas optan por comprar y enviar portátiles, ordenadores de sobremesa, monitores y otras herramientas necesarias directamente a sus empleados remotos. Este enfoque tiene varias ventajas, entre ellas:
- Garantizar la coherencia del hardware: Por ejemplo, si todos los empleados trabajan desde un Mac, es más fácil enviar determinados tipos de archivos y prestar asistencia informática.
- Mejora de la seguridad: Los dispositivos pueden preconfigurarse con los protocolos de seguridad y el software antivirus necesario, lo que garantiza el cumplimiento de las normas de la empresa o del sector y minimiza el riesgo de filtración de datos.
- Reducción de costes: Las empresas pueden optar a deducciones fiscales cuando proporcionan equipos relacionados con la empresa a sus empleados.
- Mejora del bienestar de los empleados: Proporcionar a los trabajadores remotos el equipo necesario demuestra la inversión de una empresa en su plantilla, lo que puede aumentar la moral y la satisfacción laboral.
Sin embargo, el envío de equipos proporcionados por la empresa a los trabajadores a distancia tiene sus inconvenientes:
- Retos logísticos: El envío internacional de equipos puede ser complejo porque implica coordinar la entrega, el mantenimiento y la eventual devolución de los bienes de la empresa en todo el mundo.
- Costes financieros: Adquirir y enviar equipos puede resultar caro, sobre todo si tienes una plantilla global numerosa.
Estipendio o reembolso por la instalación de la oficina en casa del empleado
Ofrecer un estipendio a los empleados para que amueblen su oficina en casa les permite elegir el mobiliario y las herramientas que mejor se adapten a sus necesidades.
A la hora de asignar los fondos, es esencial proporcionar directrices claras sobre los tipos de herramientas y equipos que pueden adquirirse, que pueden variar en función de su función. Por ejemplo:
- Ordenador de sobremesa o portátil
- Escritorio de pie
- Monitor(es)
- Teclado
- Soporte para portátil
- Silla ergonómica
- Ratón
- Disco duro externo o almacenamiento en la nube
- Auriculares con supresión de ruido
- Impresora
- Cámara web
- Micrófono
- Auriculares
- Protector contra sobretensiones
- Suscripciones a programas informáticos, por ejemplo para una VPN
- Servicio de conexión a Internet, amplificadores de señal, routers o dispositivos WiFi portátiles
- Teléfono móvil
- Servicio VoIP
- Otro material de oficina (cuadernos, bolígrafos, sobres, grapadora, etc.)
Otro enfoque consiste en ofrecer el reembolso del equipamiento. En este caso, los trabajadores compran por adelantado el equipo que necesitan y presentan los recibos para recibir la compensación. Al igual que en el caso de los estipendios, es esencial fijar un límite claro de reembolso y definir qué artículos se pueden cubrir.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que, aunque los estipendios y los reembolsos dan flexibilidad a los trabajadores, a veces esto puede dar lugar a incoherencias en el hardware y el software y puede requerir apoyo informático adicional.
Trabajar con proveedores de gestión de activos informáticos
Otra opción a considerar es subcontratar sus necesidades de equipamiento a una empresa de gestión de activos. Estos proveedores de TI agilizan la adquisición, despliegue y mantenimiento de hardware y software esenciales, garantizando que los empleados remotos tengan lo que necesitan.
Además de suministrar, actualizar y mantener los equipos, muchas empresas de gestión de activos informáticos ofrecen otros servicios, como la supervisión de la red y la gestión de parches, que son cruciales para las operaciones remotas.
Recurrir a una empresa de gestión de activos es una forma eficaz de garantizar que los empleados remotos reciban equipos estandarizados, seguros y actualizados.
Implemente una política de "traiga su propio dispositivo
Algunas empresas permiten a los empleados remotos utilizar sus dispositivos personales para trabajar, lo que se conoce como política BYOD (Bring Your Own Device).
Se trata sin duda de un enfoque rentable. Un estudio de Cisco reveló que permitir a los empleados utilizar sus portátiles, tabletas, smartphones y otros dispositivos personales puede suponer un ahorro anual de hasta 350 dólares por empleado.
Sin embargo, uno de los inconvenientes más significativos de una política BYOD es el riesgo de seguridad que conlleva. Aunque el 82 % de las empresas permiten las políticas BYOD en cierta medida, admiten que les preocupan los posibles problemas con la información sensible, como:
- Fugas de datos
- Empleados que descargan aplicaciones no seguras
- Acceso no autorizado a datos y sistemas de la empresa
Sin políticas de seguridad estrictas -como el uso obligatorio de VPN, la exigencia de autenticación multifactor y el cifrado de terminales-, los datos confidenciales de la empresa podrían quedar expuestos a los piratas informáticos.
Otros retos que plantea una política BYOD son el soporte informático y el cumplimiento de las normativas. Los equipos informáticos pueden tener dificultades para ofrecer un soporte y una resolución de problemas coherentes cuando los empleados utilizan dispositivos con diferentes sistemas operativos y versiones de software.
Además, puede ser más difícil hacer cumplir la normativa (GDPR o HIPAA, por ejemplo) cuando los empleados utilizan dispositivos personales, ya que las empresas pueden tener un control limitado sobre cómo se almacenan y transmiten los datos.
Además, mientras que algunos empleados pueden sentirse más cómodos trabajando desde sus propios dispositivos, otros afirman que el uso de sus equipos personales para trabajar difumina los límites entre la vida laboral y personal.
Asóciese con una empresa de gestión global de equipos
Gestionar la logística de los equipos para una plantilla internacional puede ser complejo, especialmente cuando los empleados están repartidos por varios países con distintas normativas de importación, consideraciones fiscales y problemas de envío.
Garantizar que los trabajadores remotos reciban las herramientas que necesitan, manteniendo al mismo tiempo la seguridad y el cumplimiento de la normativa, requiere un enfoque bien estructurado. Una forma de agilizar este proceso es asociarse con un Empleador de Registro (EOR ).
Además de gestionar los recursos humanos, las nóminas globales y el cumplimiento de la normativa para los equipos remotos internacionales, muchos EOR también supervisan la incorporación de los empleados, incluida la adquisición, distribución y mantenimiento de los equipos esenciales. Pueden coordinar la compra y el envío de portátiles, monitores y otras herramientas necesarias, al tiempo que garantizan el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal local.
Además, los EOR pueden facilitar la devolución segura de los equipos entregados por la empresa durante la salida de los empleados. Pueden gestionar la recuperación de los dispositivos, los protocolos de seguridad de los datos e incluso su reacondicionamiento o redistribución, ayudando a las empresas a minimizar los costes y reducir los quebraderos de cabeza logísticos.
Aprovechando la experiencia de un EOR, las empresas pueden racionalizar la gestión global de los equipos, garantizando que los empleados estén bien equipados y manteniendo al mismo tiempo la eficacia operativa y el cumplimiento de las normas.
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