Como una de las 15 economías más grandes del mundo y la segunda más grande de América Latina, México es una opción atractiva para las empresas que buscan contratar contratistas independientes en la región LATAM.
México ofrece trabajadores altamente cualificados y rentables y una gran proximidad a Estados Unidos. Esta combinación atrae especialmente a las empresas estadounidenses que buscan talento cualificado en una zona horaria similar.
Sin embargo, es importante conocer la legislación laboral local, los impuestos y las normas de cumplimiento antes de contratar a un contratista independiente mexicano. De lo contrario, podrías terminar enfrentándote a dolores de cabeza legales o financieros.
Principales conclusiones:
- México tiene requisitos legales específicos para contratar y pagar a contratistas independientes, incluyendo cómo deben ser clasificados.
- Clasificar erróneamente a los trabajadores puede exponer a las empresas a riesgos legales y financieros en virtud de la legislación laboral mexicana.
- Los empresarios deben respetar las normas locales de facturación, impuestos y pagos para garantizar que los contratistas cobren de forma correcta y conforme a la normativa.
Comprender la definición legal de contratista independiente en México
En México, los contratistas independientes, conocidos como "prestadores de servicios profesionales", son trabajadores autónomos que prestan servicios sin estar bajo el control o supervisión directa de la empresa que los contrata.
Los contratistas independientes son autónomos y pueden trabajar según sus propias condiciones para cumplir sus expectativas y obligaciones. Ellos:
- Establecer su horario de trabajo
- Gestionar su trabajo, sin supervisión directa
- Utilizar sus propias herramientas, equipos y recursos
- Puede trabajar con varios clientes al mismo tiempo
La empresa contratante no tiene control sobre cómo se realiza el trabajo, no proporciona un salario regular ni ofrece prestaciones (como asistencia sanitaria).
La relación comercial entre el contratista y el empresario se rige por un contrato mercantil en virtud del Código Civil o el Código de Comercio, y no por la legislación laboral local.
¿A quién se aplica la Ley Federal del Trabajo?
Por el contrario, los empleados están protegidos por la Ley Federal del Trabajo (LFT), el principal marco jurídico del país que rige las relaciones laborales.
En virtud de la LFT, los empresarios deben:
- Cumplir estrictamente la normativa sobre jornada laboral máxima.
- Proporcionar días de descanso/enfermedad obligatorios y vacaciones pagadas.
- Ofrezca primas de vacaciones o de fin de año.
- Retener y pagar el Impuesto Sobre la Renta (ISR) y otros impuestos sobre la nómina por cuenta del trabajador.
Estas protecciones no se extienden a los contratistas independientes. Sin embargo, si más adelante se determina que una persona que contrataste como contratista debería clasificarse técnicamente como empleado, podría acarrear multas, litigios legales y pagos obligatorios de impuestos y prestaciones atrasados.
Por eso es fundamental clasificar correctamente a los trabajadores.
Riesgos y sanciones por clasificación errónea de trabajadores en México
La clasificación errónea de trabajadores es uno de los mayores riesgos de cumplimiento al contratar contratistas en México, especialmente después de las leyes de reforma de subcontratación aprobadas en 2021, que endurecieron las regulaciones en torno a quién puede ser considerado legalmente un contratista independiente.
Como resultado de la postura más estricta del país en materia de subcontratación y empleo transfronterizo, ahora las empresas sólo pueden subcontratar servicios especializados, no actividades empresariales básicas.
Las empresas que prestan servicios de subcontratación deben inscribirse en el Ministerio de Trabajo y Bienestar Social para obtener un registro de proveedor de servicios especializados (REPSE), que otorga una mayor supervisión legal y control sobre las relaciones con los contratistas.
Si clasifica a un trabajador como contratista, pero lo trata como empleado (por ejemplo, definiendo su horario o dándole equipo propiedad de la empresa), podría enfrentar riesgos de clasificación errónea de trabajadores y sanciones en México. Esto se debe a que el gobierno quiere asegurarse de que los trabajadores reciban la protección a la que tienen derecho legalmente.
Las empresas se enfrentan a acciones legales o multas de hasta millones de pesos mexicanos (MXN) por clasificar erróneamente a los trabajadores y también pueden sufrir sanciones penales y penas por fraude fiscal.
Si las autoridades laborales mexicanas reclasifican a su trabajador como empleado, es posible que tenga que pagar retroactivamente los salarios y prestaciones atrasados, incluidas las cotizaciones a la Seguridad Social, la paga de vacaciones, las primas y otras prestaciones protegidas.
La clasificación errónea también puede dar lugar al estatus de establecimiento permanente, lo que conlleva mayores obligaciones fiscales y requisitos reglamentarios.
Cómo pagar a los contratistas en México
En México, los contratistas independientes están obligados a emitir facturas digitales oficiales, llamadas CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet), por sus servicios.
Las facturas deben generarse a través del sistema de facturación electrónica aprobado por el gobierno mexicano e incluir información detallada como la identificación fiscal (RFC) del contratista, una descripción del servicio, las condiciones de pago y el impuesto al valor agregado (IVA) aplicable.
Los contratistas también deben estar registrados ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para emitir CFDI válidos. Sin una facturación adecuada, tanto el contratista como la empresa contratante podrían enfrentarse a problemas de cumplimiento o sanciones.
Los contratistas deben seguir las normas de facturación electrónica (CFDI 4.0), que:
- Define los formatos de las facturas y otros requisitos (clave de firma electrónica, identificador único universal, etc.)
- Exige que las empresas obtengan un certificado digital de un proveedor de certificación autorizado (PAC)
- Exige que la autoridad fiscal mexicana certifique digitalmente cada factura
El incumplimiento de los estrictos requisitos de facturación de México puede dar lugar a retrasos en los pagos a los contratistas.
Cómo elegir el método de pago adecuado para sus contratistas mexicanos
Una vez que reciba una factura, tiene múltiples opciones para pagar a los contratistas independientes en México.
Las empresas pueden abrir una cuenta bancaria local, pagar mediante una transferencia bancaria internacional (SWIFT), crear una plataforma de pago a contratistas o utilizar un servicio de pago global para asegurarse tipos de cambio más competitivos.
Las plataformas digitales, como PayPal o Wise, pueden simplificar el proceso de pago a los contratistas mexicanos y proporcionar un rastro de papel digital claro, pero pueden incurrir en cargos adicionales.
Desde los tipos de cambio fluctuantes hasta las comisiones bancarias y los retrasos en las transferencias, es esencial sopesar el coste total y la fiabilidad de cada método de pago y la salud financiera, las preferencias y los recursos de su empresa para decidir qué método de pago se adapta mejor a sus necesidades.
Cumplimiento de las obligaciones fiscales y de información en México
Si trabaja con contratistas independientes en México, deberá estar al tanto de algunas normas fiscales y de información.
Los contratistas son responsables de gestionar sus propios impuestos, pero en muchos casos, se espera que su empresa retenga una parte de su pago -por lo general alrededor del 10%- y la envíe a la autoridad fiscal de México.
También tendrá que asegurarse de que el contratista emite un CFDI por cada pago. Estas facturas deben tener el formato y los informes adecuados para cumplir la normativa.
Omitir estos pasos puede acarrear multas o incluso levantar sospechas de clasificación errónea, por lo que merece la pena hacerlo bien desde el principio.
Mitigar el riesgo con contratos claros y exhaustivos
La reforma de 2021, que estipula que las empresas sólo pueden subcontratar servicios especializados, también reforzó las normas para los contratos de trabajo de contratistas independientes.
Los contratos deben constar por escrito y describir los servicios especializados que prestará el contratista. Deben ser claros y exhaustivos, y definir:
- Ámbito de trabajo y responsabilidades
- Condiciones de pago
- Plazos, calendarios e hitos
- Cláusulas de rescisión y métodos de resolución de litigios
- Cláusulas sobre propiedad intelectual/confidencialidad/no competencia
- Una relación laboral clara, autónoma y de contratista independiente
Proteja su empresa estructurando los contratos para establecer claramente los límites y hacer hincapié en la independencia y autonomía de los contratistas en su relación laboral con su empresa.
Los contratos también garantizan que usted y el autónomo están de acuerdo y ofrecen un acuerdo detallado al que remitirse en caso de que surjan disputas legales.
Considere la posibilidad de pedir ayuda a expertos jurídicos y laborales
Contratar a un contratista en México, o en cualquier país extranjero, puede ser abrumador si nunca lo has hecho antes.
Debe enfrentarse a complejas leyes laborales, obligaciones fiscales, diferentes divisas, requisitos contractuales y mucho más.
Es mucho lo que está en juego si nos equivocamos: honorarios de abogados, sanciones fiscales, daños a la reputación, rotación de contratistas e importantes atrasos salariales.
Para cumplir la normativa y evitar errores costosos, tenga en cuenta lo siguiente:
- Trabajar con profesionales jurídicos o fiscales locales, que conozcan las normas de clasificación de contratistas, las normas de facturación y la legislación laboral de México.
- Asociarse con un empleador de registro (EOR), como RemoFirst, para gestionar contratos, pagos y requisitos de cumplimiento en su nombre.
Trabajar con socios de confianza le proporciona tranquilidad, reduce el riesgo legal y le permite centrarse en hacer crecer su negocio, no en intentar dominar los entresijos legales de la legislación laboral de otro país.
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