Ya ha visto los datos: el trabajo remoto aumenta la productividad, amplía las reservas de talento y reduce los gastos generales. Ahora, está listo para llevar a su organización más allá de los acuerdos híbridos básicos hacia un verdadero modelo de trabajo remoto.
Sin embargo, como cualquier cambio organizativo significativo, esta transición requiere una planificación cuidadosa y una visión ejecutiva.
Principales conclusiones:
- El éxito de la transición "Remote First" exige reestructurar los procesos organizativos y la pila tecnológica.
- Construir una cultura de trabajo a distancia inclusiva exige esfuerzos intencionados de creación de equipos.
- Unas políticas claras en torno a la comunicación y la colaboración son esenciales para mantener la excelencia operativa en un entorno distribuido.
Remoto primero vs. Totalmente remoto
Antes de entrar de lleno en el proceso de transición, es fundamental entender qué significa realmente "primero a distancia" y en qué se diferencia de ser totalmente remoto.
Una empresa "remote-first" prioriza el trabajo a distancia como modo de funcionamiento por defecto, pero puede seguir manteniendo oficinas físicas para quienes prefieran trabajar en persona. Por el contrario, una empresa totalmente remota opera sin oficinas físicas, exigiendo a todos los empleados que trabajen a distancia.
En un modelo remote-first, su empresa:
- Diseña todos los procesos y sistemas teniendo como usuarios principales a los trabajadores a distancia
- Igualdad de acceso a las oportunidades y a la información, con independencia de su ubicación.
- Mantiene espacios físicos opcionales para colaboración, reuniones con clientes o empleados que prefieren un entorno de oficina.
- Documenta todas las discusiones y decisiones importantes para mantener alineados a los equipos distribuidos.
- Considera el trabajo en la oficina como un complemento y no como una sustitución del trabajo a distancia.
Este enfoque equilibrado ofrece lo mejor de ambos mundos: la flexibilidad y el acceso global al talento del trabajo a distancia, combinados con la opción de la colaboración cara a cara cuando añade valor.
Para muchas organizaciones, el trabajo a distancia es una opción más práctica que el trabajo totalmente a distancia, sobre todo si se tienen en cuenta las relaciones con los clientes, los requisitos específicos de las funciones o las preferencias locales en materia de talento.
Aquí tienes una tabla comparativa de remote-first frente a otros modelos de trabajo.
¿Está preparado para empezar a trabajar a distancia?
Ser una empresa "remote-first" es algo más que dejar que la gente trabaje desde casa. Requiere un replanteamiento de la mentalidad, los flujos de trabajo y las políticas.
He aquí algunas consideraciones a tener en cuenta antes de decidirse por la vía remota:
Conseguir la participación de los líderes
La implicación de los directivos no es negociable. Su equipo directivo debe apoyar la iniciativa y defender activamente la cultura del trabajo a distancia. Los directivos deben comprender las ventajas y los retos del trabajo a distancia y comunicar claramente su apoyo a toda la organización.
Crear un plan de transición
Un plan de transición detallado describe cómo cambiará su empresa a un modelo "Remote First". Este plan debe incluir:
- Calendario de la transición
- Estrategia de comunicación durante y después de la transición
- Marco de herramientas y tecnologías necesarias para el trabajo a distancia
- Formación para directivos y empleados
- Principales cambios políticos
Desarrollar una política de "Remote-first
Una política de "remote-first" establece las expectativas sobre cómo deben trabajar y colaborar los empleados en este nuevo entorno. Elementos clave que deben incluirse:
- Horarios de trabajo y expectativas de disponibilidad
- Directrices para reuniones virtuales
- Normas de comunicación (síncrona frente a asíncrona)
- Requisitos de instalación del despacho en casa, incluidos estipendios y reembolsos por el despacho en casa.
- Requisitos y protocolos de ciberseguridad
- Límites geográficos de contratación (debido a posibles implicaciones fiscales)
¿Necesita inspiración para establecer políticas a distancia que funcionen? Aquí tienes algunas que te resultarán útiles:
Pasos para la transición a un entorno de trabajo en el que prima lo remoto
El éxito de la transición a una empresa que da prioridad a las comunicaciones a distancia exige cambios meditados en las herramientas, las prácticas de comunicación y la cultura de la empresa.
Utilice las herramientas adecuadas
La espina dorsal de una organización "remote-first" es una pila tecnológica adaptada a las necesidades remotas.
Mike Chappell, director general y cofundador de FormsPal, afirma que su empresa realizó la transición al trabajo a distancia antes de la pandemia, y que la elección de las herramientas adecuadas desempeñó un papel importante.
"En primer lugar, nos centramos en crear canales de comunicación claros en todo nuestro equipo", dice Chappell. "Técnicamente no era difícil, pero no todo el mundo estaba acostumbrado a dar actualizaciones a través de Slack y compartirlas con todos los miembros del equipo que participaban en un proyecto concreto. También empezamos a utilizar las herramientas de gestión de proyectos de forma más activa y no como almacenamiento en la nube de hojas y documentos, como había sido antes. Y para asegurarnos de que todo el mundo pudiera utilizar todas las funciones, hemos creado guías para nuestras herramientas y aplicaciones más utilizadas."
Invierte en herramientas que faciliten una colaboración fluida, como:
- Plataformas de videoconferencia para interacciones cara a cara (por ejemplo, Zoom, Microsoft Teams)
- Aplicaciones de mensajería en equipo para comunicaciones rápidas y conversaciones virtuales (por ejemplo, Slack).
- Software de gestión de proyectos para el seguimiento y la coordinación del trabajo en distintas zonas horarias (por ejemplo, Trello, Asana).
- Herramientas para compartir documentos y colaborar en tiempo real (por ejemplo, Google Docs)
- Sistemas de gestión del conocimiento para mantener la memoria institucional (por ejemplo, Notion).
Crear una cultura de "lo remoto primero
La creación de una cultura en un entorno remoto requiere un esfuerzo intencionado y enfoques creativos. Centrarse en:
- Actividades periódicas de creación de equipos virtuales que se adaptan a las distintas zonas horarias.
- Crear oportunidades para interacciones informales a través de charlas de café virtuales o canales basados en intereses (por ejemplo, #mascotas).
- Reconocer y celebrar los logros del equipo de forma visible e inclusiva.
Como parte de la estrategia "Remote First" (pero no totalmente remota), considere la posibilidad de organizar reuniones trimestrales o semestrales en persona para reforzar los lazos del equipo y reunirlo periódicamente.
Elaboración de políticas integrales de trabajo a distancia
Asegúrese de establecer directrices claras sobre las expectativas y políticas del trabajo a distancia.
Elementos esenciales de las políticas de trabajo a distancia
Sus políticas de trabajo a distancia deben proporcionar una orientación clara al tiempo que mantienen la flexibilidad. Términos que deben incluirse específicamente para las empresas "remote-first":
- Horarios básicos que se adaptan a las diferentes zonas horarias, manteniendo al mismo tiempo algún aspecto del trabajo sincrónico.
- Expectativas de tiempo de respuesta de las comunicaciones (por ejemplo, un plazo de 24 horas para todas las comunicaciones asíncronas).
- Protocolos de reunión, incluidas las políticas de activación y desactivación de cámaras (si desea aplicarlas) y las directrices de grabación.
- OKRs y métricas de éxito centradas en los resultados y no en las horas trabajadas
- Oportunidades de desarrollo profesional y formación a distancia
- Orientación sobre la configuración del despacho en casa, el equipo proporcionado por la empresa o los estipendios para el despacho en casa, y los requisitos tecnológicos.
- Recursos sobre bienestar y salud mental para trabajadores a distancia
Aaron Whittaker, Vicepresidente de Generación de Demanda y Marketing de Thrive Internet Marketing Agency, comparte los elementos clave de la política de trabajo remoto de su agencia:
Pusimos en marcha lo que llamamos "bloques de comunicación por zonas": periodos de solapamiento designados en los que los miembros del equipo de distintas zonas horarias pueden colaborar en tiempo real", explica Whittaker. "Fuera de estos bloques, confiamos en la comunicación asíncrona a través de documentación detallada y actualizaciones por vídeo. Todas las decisiones, procesos y políticas se documentan en nuestra wiki central, para que la información sea accesible con independencia de las zonas horarias."
Incorporación de nuevos empleados a distancia
Adaptar el proceso de incorporación a un modelo "remote-first" garantiza que los nuevos empleados se sientan bienvenidos e integrados en la cultura de la empresa. Algunas de las mejores prácticas para la incorporación remota son:
- Envío de un paquete de bienvenida
- Configurar toda la tecnología y los inicios de sesión de los nuevos empleados.
- Programar llamadas de orientación con RRHH, directivos y miembros del equipo.
- Establecer expectativas de comunicación
- Crear hitos para los nuevos empleados en una hoja de ruta hacia el éxito
Retos comunes del trabajo a distancia
Aunque el trabajo a distancia tiene muchas ventajas, conviene abordar de antemano algunos posibles problemas.
Obstáculos que hay que evitar
Ser consciente de los posibles obstáculos para el éxito del trabajo a distancia ayuda a su empresa a pivotar para evitarlos. Por ejemplo, asegúrese de evitarlos:
- El sesgo de proximidad favorece a los empleados de la oficina frente a los miembros de equipos remotos.
- Silos de comunicación entre trabajadores remotos y de oficina
- Cansancio por exceso de reuniones por vídeo
- Dificultad para conciliar la vida laboral y familiar
- Menor visibilidad de las oportunidades de promoción profesional
- Perjuicio para la salud mental de los trabajadores a distancia debido al aislamiento y la desconexión cultural
Abordar estos retos mediante:
- Encuestas periódicas para detectar nuevos problemas
- Documentación clara de los criterios y oportunidades de ascenso
- Oportunidades estructuradas de socialización
- Horario de trabajo regular y límites de comunicación
Gestione y pague a su equipo remoto con RemoFirst
A medida que su organización adopta las operaciones a distancia, puede encontrar oportunidades para contratar talentos a través de las fronteras. Sin embargo, la contratación internacional sin establecer una entidad local conlleva complejos requisitos de cumplimiento, entre otros:
- Legislación laboral local
- Obligaciones fiscales y requisitos de información
- Administración de prestaciones en distintas jurisdicciones
- Cambio de divisas y pagos internacionales
- Clasificación y contratos de los empleados
Como empleador de registro (EOR), RemoFirst simplifica el empleo global en más de 180 países. Nuestra solución integral incluye:
- Contratación e incorporación conformes
- Gestión global de nóminas
- Administración de las prestaciones
- Asistencia en la solicitud de visados
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