Cada vez más empresas se ahorran el tiempo y los gastos de trasladar a sus empleados contratando directamente a trabajadores a distancia en otros países. En resumen, el trabajo a distancia ha convertido el mundo entero en una reserva de talento, sin necesidad de reubicación.
Este planteamiento ofrece ahorro de costes, flexibilidad operativa y acceso a un abanico más amplio de competencias y perspectivas sin necesidad de pagar costosos gastos de traslado o patrocinio de visados para los empleados existentes.
Sin embargo, la contratación en países extranjeros no está exenta de complicaciones. Desde la legislación laboral y las obligaciones fiscales hasta los riesgos del establecimiento permanente y los problemas de clasificación de los trabajadores, existen implicaciones legales esenciales que los empresarios deben conocer antes de crear una plantilla global.
Principales conclusiones:
- Puede que no se exijan visados de trabajo, pero los empresarios deben cumplir la legislación laboral local de los países donde contratan empleados a distancia.
- Las empresas deben asegurarse de que los trabajadores internacionales estén clasificados correctamente y cumplan las obligaciones fiscales y los requisitos de retención.
- Las empresas deben redactar contratos de trabajo claros para proteger su propiedad intelectual.
Los visados de trabajo probablemente no sean necesarios (pero se aplica la legislación laboral local)
La contratación de empleados remotos en todo el mundo le permite evitar las molestias del papeleo de inmigración, los visados y los gastos de reubicación asociados con el desarraigo de los trabajadores existentes y su traslado a un nuevo país.
Sin embargo, dependiendo de la situación legal de sus trabajadores, algunas regiones pueden seguir exigiendo un visado o permiso de trabajo. Es responsabilidad de tu empresa comprobar que los empleados remotos tienen derecho legal a trabajar en el país en el que residen.
Esto puede resultar complicado, sobre todo si emplea a nómadas digitales que viajan y trabajan a distancia en distintos países.
Además, su empresa debe cumplir la legislación laboral local vigente:
- Salario mínimo y prestaciones obligatorias: El salario mínimo y las prestaciones obligatorias para los empleados -como asistencia sanitaria, tiempo libre retribuido y cotizaciones para pensiones- varían mucho de un país a otro.
- Cumplimiento de la jornada laboral y las horas extraordinarias: Los empresarios deben asegurarse de que los empleados a distancia no superen los límites legales de horas semanales y reciban una compensación justa por las horas extraordinarias.
- Normativa sobre indemnizaciones y despidos: Para despedir a un empleado hay que respetar la legislación local sobre plazos de preaviso e indemnizaciones.
El incumplimiento de la legislación laboral regional expone a su empresa a costosos litigios, sanciones económicas y daños a su reputación.
Por eso es esencial investigar a fondo la legislación laboral local antes de contratar a un empleado internacional a distancia.
Consideraciones fiscales al contratar empleados internacionales
Contratar trabajadores a distancia en todo el mundo en lugar de trasladar empleados a otro país puede parecer más sencillo. Pero puede complicar sus obligaciones fiscales, y las empresas se arriesgan a problemas de incumplimiento, obligaciones fiscales inesperadas y mucho más.
Riesgos del impuesto de sociedades
Algunas autoridades locales pueden considerar que su empresa contrata a un trabajador a distancia como prueba de que ha creado un"establecimiento permanente" (EP) en ese país.
Las autoridades fiscales internacionales están examinando más de cerca la posibilidad de que existan establecimientos permanentes, a raíz de la Acción 7 de la OCDE, cuyo objetivo es evitar que las empresas multinacionales evadan impuestos.
Si las autoridades fiscales determinan que su empresa ha creado un negocio local permanente y continuo, será responsable de pagar el impuesto de sociedades o se arriesgará a multas y sanciones reglamentarias.
Asegúrese de familiarizarse con los criterios de la EP en cada país en el que emplee trabajadores a distancia para evitar desencadenar accidentalmente una EP.
Obligación de retención del empresario
Su empresa debe retener los impuestos sobre las nóminas, las cotizaciones a la Seguridad Social y otras deducciones de sus empleados remotos según dicten las leyes fiscales locales.
Por lo general, los contratistas independientes son responsables de sus propias retenciones del impuesto sobre la renta, pero siempre es una buena idea confirmar que así sea allí donde contrate contratistas.
Los profesionales de la fiscalidad internacional pueden ayudarle a navegar por las complejidades del empleo global, garantizar que su empresa cumple con sus obligaciones fiscales y evitar problemas como la doble imposición y las obligaciones financieras inesperadas.
Riesgo de clasificación errónea de trabajadores al contratar internacionalmente
Uno de los mayores errores de contratación que cometen las empresas es la clasificación errónea de los trabajadores, que conlleva importantes riesgos jurídicos y sanciones económicas.
Recuerda que el hecho de que alguien trabaje a distancia no significa necesariamente que sea legalmente un contratista.
Es esencial dar un paso atrás para evaluar si los miembros de su equipo internacional podrían considerarse empleados o contratistas independientes a los ojos de la ley, preguntándose:
- ¿Nuestra empresa controla/define su programa de trabajo, conjunto de herramientas o procesos?
- ¿Trabajan exclusivamente para nuestra empresa?
- ¿Reciben pagos regulares (similares a un salario) o la remuneración se basa en proyectos?
En caso de duda, clasificar a los trabajadores como empleados puede ser menos arriesgado para evitar posibles multas y sanciones por clasificación errónea, como el dinero adeudado por impuestos atrasados y prestaciones adeudadas.
Seguridad de los datos y riesgos para la propiedad intelectual (PI)
Debe cumplir las leyes y normativas de cualquier país en el que tenga presencia empresarial, aunque no establezca una entidad local.
Por ejemplo, si desarrolla software de IA utilizado en la Unión Europea, debe cumplir la Ley de IA de la UE, aunque su empresa tenga su sede fuera de la UE.
Del mismo modo, si sus empleados remotos manejan los datos de residentes de la UE, ellos (y su empresa) deben cumplir con el estricto Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE.
También es esencial familiarizarse con los marcos jurídicos que rigen los derechos de propiedad intelectual en cada país donde se encuentran sus empleados a distancia. Esto se debe a que, en algunos países, la persona que crea una obra es automáticamente propietaria de la propiedad intelectual -incluso si se ha realizado durante el transcurso de su empleo- a menos que un contrato ceda esos derechos al empleador.
Por ejemplo, en Suiza, el Código de Obligaciones suizo (CO) establece que una invención o un programa informático desarrollado por un empleado como parte de sus responsabilidades laborales pertenece generalmente al empleador. Sin embargo, el inventor (empleado o contratista) conserva los derechos de autor de la obra creada. La única excepción son los programas informáticos, en los que el empresario conserva los derechos de autor.
Suiza muestra claramente cómo la propiedad de la PI se convierte en un reto difícil de navegar. Sin acuerdos contractuales claros, puede perder los derechos sobre la PI creada por empleados internacionales.
Garantizar el cumplimiento es la clave de la contratación internacional
Llegados a este punto, ya lo entiende. Contratar a un empleado en otro país en lugar de trasladar a uno ya existente no significa que pueda saltarse el cumplimiento de la normativa. Su empresa sigue teniendo obligaciones legales en el país del trabajador, incluso sin presencia física.
Para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral local al contratar empleados o contratistas internacionales, las empresas tienen varias opciones:
- Crear una entidad local: Abrir una entidad local puede merecer la pena si piensa crear un equipo y emplear a varios trabajadores en un país. En este caso, serás responsable de las nóminas, los impuestos, el cumplimiento de la normativa laboral, etc.
- Utilice contratos de contratista: Si contrata autónomos o contratistas, tendrá menos problemas de cumplimiento de los que preocuparse, pero debe utilizar contratos claros y conformes a la normativa local para evitar el riesgo de clasificación errónea.
- Asociarse con un empleador de registro: Otra opción es asociarse con un Empleador de Registro (EOR ), como Remofirst, para gestionar la contratación internacional, las nóminas locales, la declaración de impuestos, la clasificación de los trabajadores y el cumplimiento de la normativa en nombre de su empresa.
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