En el corazón de Europa Central se encuentra Polonia, un país con una rica historia, un alto nivel de vida y una economía fuerte. Conocida por su seguridad, libertad económica y educación universitaria gratuita, Polonia se ha convertido en un lugar atractivo para las empresas que buscan ampliar su mano de obra cualificada.
Sin embargo, conocer la legislación laboral local es esencial a la hora de contratar y gestionar empleados en Polonia.
En esta guía, profundizaremos en el mercado laboral polaco, la legislación laboral polaca, la normativa fiscal y otros aspectos para garantizar que las operaciones de su empresa cumplen las normas polacas y de la Unión Europea (UE).
Legislación laboral en Polonia: Lo que hay que saber
La legislación laboral polaca se rige principalmente por el Código Laboral (Kodeks Pracy) y una serie de leyes que establecen los derechos y obligaciones de empleados y empresarios. Aunque el Código Laboral es la legislación central, determinados aspectos de las relaciones laborales están regulados por otras leyes, como el Código Laboral de 1974 y la Ley de Días No Laborables de 1951.
Además del derecho estatutario, otras fuentes jurídicamente vinculantes del derecho laboral son los convenios colectivos negociados entre los empresarios (o sus organizaciones) y los sindicatos, así como los reglamentos y las políticas de remuneración en el lugar de trabajo.
La normativa laboral es una parte esencial del marco laboral polaco. Los empresarios con al menos 50 empleados están obligados a adoptar reglamentos que definan las horas de trabajo, las fechas y procedimientos de pago y las obligaciones en materia de salud y seguridad.
Las empresas con menos de 50 empleados no están obligadas a publicar reglamentos formales, pero deben facilitar información escrita sobre cuestiones organizativas y de procedimiento en los siete días siguientes a la contratación de un nuevo empleado.
La legislación laboral polaca está diseñada para garantizar tanto el cumplimiento de las normas laborales nacionales como de la normativa de la UE, así como para ofrecer flexibilidad a las organizaciones individuales.
¿A quién se aplica la legislación laboral polaca?
El Código de Trabajo se aplica a las personas empleadas en virtud de un contrato de trabajo o en relaciones laborales similares, como las derivadas de nombramientos, elecciones o acuerdos de empleo cooperativo.
Esta legislación establece los derechos y obligaciones recíprocos de empleados y empresarios, proporcionando protecciones tales como límites a las horas de trabajo, normas sobre permisos y normas sobre salud y seguridad en el lugar de trabajo.
Sin embargo, las personas que trabajan con contratos de derecho civil no suelen estar cubiertas por el Código Laboral. Aunque estos trabajadores no gozan de todos los derechos laborales legales, los que tienen un contrato de mandato tienen derecho a un salario mínimo por hora garantizado por ley.
La legislación laboral polaca se aplica tanto a los ciudadanos como a los extranjeros, siempre que se cumplan determinadas condiciones legales, como ser titular de un permiso de trabajo válido. En el caso de los residentes polacos empleados por una empresa internacional, la legislación laboral aplicable puede venir determinada por el acuerdo entre empresa y empleado, siempre que no prive al trabajador de las protecciones garantizadas por la legislación polaca o de la UE.
Contratos de trabajo y periodos de prueba
Todo contrato de trabajo debe indicar la fecha de inicio de la relación laboral, la remuneración, las horas de trabajo, las prestaciones y cualquier otro dato relevante para el puesto ofrecido.
En Polonia existen cuatro tipos de contratos:
- Contrato de prueba: Este tipo de contrato sirve como fase de prueba, limitada a tres meses, que permite a los empresarios evaluar la idoneidad de un empleado. No está permitida la renovación de un contrato de prueba para el mismo puesto. El contrato sólo puede renovarse para un puesto de trabajo diferente, y debe solicitarse formalmente por escrito.
- Contratos de duración determinada: Los empresarios pueden ofrecer un contrato de duración determinada por un máximo de tres meses, y sólo puede renovarse tres veces. A la cuarta renovación, el empresario debe ofrecer un contrato de trabajo indefinido para cualquier otra permanencia.
- Contratos de duración indefinida: Este tipo combina aspectos de los contratos de duración determinada y de prueba. Comienza con un periodo de prueba y no tiene fecha de vencimiento establecida. El contrato indefinido permanece activo hasta que cualquiera de las partes opta por rescindirlo o si se produce un incumplimiento de las condiciones contractuales.
- Contratos para tareas específicas: Este tipo de contratos son de corta duración, normalmente para trabajos estacionales o contratados, y expiran a su finalización.
Horas de trabajo y salarios
A partir del 1 de enero de 2025, el salario mínimo en Polonia es de 4.666 zlotys por una semana laboral estándar de 40 horas, u ocho horas al día. La jornada laboral y las normas sobre horas extraordinarias pueden variar en función de la profesión del empleado.
El trabajo en horas extraordinarias suele tener un límite de 150 horas al año; sin embargo, un convenio colectivo o contrato de trabajo puede estipular las horas extraordinarias de otra manera. Sin embargo, la legislación vigente de la UE no permite trabajar más de 48 horas semanales.
Los empleados que trabajan horas extraordinarias por la noche, los domingos o los días festivos perciben un suplemento del 100 % de su salario ordinario por esas horas. En el resto de los días, las horas extraordinarias se remuneran con un 50 % más del salario habitual. Los empresarios también pueden optar por conceder tiempo libre en lugar de pagar las horas extraordinarias.
Normas de salud y seguridad
Los empresarios polacos deben mantener normas exhaustivas de salud y seguridad en el lugar de trabajo.
Entre estos requisitos figuran los siguientes:
- Condiciones de trabajo saludables y seguras
- Realización periódica de evaluaciones de riesgos en el lugar de trabajo y formación en primeros auxilios.
- Suministro gratuito de ropa de trabajo, equipos de protección individual y comidas y bebidas de apoyo, en función del tipo de trabajo.
- Establecimiento de procedimientos de emergencia
- Proporcionar instalaciones higiénicas y sanitarias
Polonia también cuenta con sólidas leyes antidiscriminatorias en su normativa laboral, que abarcan diversos motivos para garantizar la igualdad de trato y la protección de los empleados frente a la discriminación en el lugar de trabajo. El Código Laboral polaco prohíbe la discriminación por razón de sexo, edad, discapacidad, raza, religión, nacionalidad, convicciones políticas, afiliación sindical y orientación sexual.
Impuestos patronales
- Seguridad Social: A partir de 2025, los empresarios cotizan a la Seguridad Social entre el 19,21 % y el 22,41 % del salario bruto del trabajador, en función de la cuota del seguro de accidentes de trabajo. Las cotizaciones al seguro de pensiones e invalidez tienen un tope de 260.190 PLN.
- Planes de Capital para Empleados (PPK): Las empresas aportan el 1,5% del salario bruto al PPK, con la opción de incrementarlo hasta el 4%.
- Asistencia sanitaria: Los empresarios contribuyen con el 9% del salario bruto de los empleados a la sanidad pública.
Directrices de despido e indemnización por despido
En Polonia existen cuatro formas de poner fin a una relación laboral entre un empresario y un trabajador:
1. Mutuo acuerdo: El empleo puede finalizar con el consentimiento de ambas partes, sin restricciones en cuanto al inicio, el momento o el tipo de contrato.
2. Plazo de preaviso: Los empleados pueden dimitir en cualquier momento, pero deben notificarlo con la antelación requerida en su contrato de trabajo.
Los empresarios deben tener razones específicas y auténticas para poner fin a un contrato indefinido con causa justificada y no pueden indemnizar en lugar del preaviso. En este caso, la carga de la prueba para justificar la rescisión recaerá en el empresario. El periodo de preaviso depende de la duración del empleo y oscila entre dos semanas y tres meses.
3. Cese inmediato:
- Por el empresario: Los empresarios disponen de un mes para actuar al descubrir una falta grave de un empleado, la confirmación de un delito o la pérdida de las licencias necesarias.
- Por el trabajador: Por incumplimiento grave de las obligaciones por parte del empresario o por motivos de salud tras un certificado médico.
- Por incapacidad laboral del trabajador: Incluida la enfermedad prolongada (superior a la duración del empleo) o la ausencia injustificada.
4. Expiración del contrato: La relación concluirá al final del periodo contractual, a menos que se renueve en el caso de los contratos de prueba o de duración determinada.
Indemnización por despido
Si un empleado es despedido por despido colectivo o por razones que no son atribuibles al empleado o a su rendimiento, el empleado tiene derecho a una indemnización por despido basada en su antigüedad en la empresa de la siguiente manera:
- 0-2 años: Un mes de salario
- De 2 a 8 años: Dos meses de salario
- Más de 8 años: Tres meses de salario
Seguro medico
Polonia ofrece asistencia sanitaria universal a través del Fondo Nacional de Salud de Polonia (NFZ). Es gratuita para todos los ciudadanos que entran en la categoría de "asegurados", que suele incluir a quienes tienen un seguro médico pagado por el empleador o a quienes son cónyuges o hijos de un asegurado.
Leyes sobre permisos retribuidos
Vacaciones y días festivos
Polonia tiene 13 días festivos, y los empleados tienen derecho a vacaciones anuales pagadas en función del tiempo que lleven trabajando en la empresa.
- Menos de 10 años: 20 días
- Más de 10 años: 26 días
Baja por enfermedad
Los empleados tienen derecho a una baja por enfermedad remunerada en Polonia, aunque la duración de la baja depende de la edad del empleado y de cuánto tiempo haya trabajado en la empresa.
El empresario debe abonar el 80 % del salario del trabajador durante los 33 primeros días de baja (14 días si el trabajador tiene más de 50 años), y la Seguridad Social cubre el resto. Si la enfermedad se prolonga más allá de este plazo, el trabajador puede percibir prestaciones de la Seguridad Social.
Los empresarios pagan el 100% del salario del empleado si sufre un accidente al ir o volver del trabajo, si enferma durante el embarazo o si se somete a los exámenes médicos necesarios para donar o recoger células, tejidos u órganos.
Permiso de maternidad
Las trabajadoras embarazadas tienen derecho a 20 semanas de baja por maternidad retribuidas, o 31 semanas en caso de gemelos. La Seguridad Social cubre el 100% del salario de la trabajadora, y deben tomarse al menos 14 semanas tras el nacimiento del niño. También existe un permiso por adopción.
Permiso de paternidad
Los padres pueden disfrutar de dos semanas de permiso de paternidad retribuido, que deben tomarse en los dos años siguientes al parto. Si la madre quiere reincorporarse pronto al trabajo (tras las 14 semanas de permiso de maternidad obligatorio), el padre puede utilizar el resto del permiso de maternidad. Los trabajadores por cuenta ajena también pueden disfrutar de un permiso por adopción.
Permiso parental
En Polonia, los padres también pueden disfrutar de hasta 41 semanas de permiso parental remunerado tras el permiso de maternidad. Este permiso se paga al 70 % del salario y puede ser utilizado íntegramente por uno de los progenitores o simultáneamente por ambos.
Contratistas independientes polacos
Los contratistas independientes dirigen sus propios negocios, controlan sus métodos de trabajo y pueden atender a varios clientes a la vez. Suelen proporcionar su propio equipo, establecer su propio horario y facturar por sus servicios en lugar de recibir un salario fijo. También son responsables de declarar sus impuestos y cotizar a la seguridad social polaca.
Las empresas pueden contratar a contratistas independientes en Polonia, pero clasificar erróneamente a un empleado puede tener graves consecuencias, incluidas multas, así como impuestos atrasados y cotizaciones a la seguridad social.
Sanciones por incumplimiento de la legislación laboral polaca
Incumplir la legislación laboral polaca puede acarrear cuantiosas multas, sanciones administrativas e incluso cargos penales.
Las sanciones económicas suelen oscilar entre 1.000 y 30.000 zlotys por infracciones tales como retrasos en el pago de los salarios, condiciones de trabajo inseguras o incumplimiento de las normas sobre el tiempo de trabajo. Las infracciones graves, incluida la contratación ilegal de trabajadores extranjeros, pueden acarrear multas de hasta 50.000 zlotys y, en algunos casos, penas de prisión.
Las medidas administrativas pueden incluir órdenes correctoras de la Inspección Estatal de Trabajo, suspensión de operaciones, pérdida de subvenciones públicas y exclusión de contratos de la lista negra.
Los empleados también pueden presentar demandas contra los empresarios por impago de salarios, despido improcedente o discriminación, que pueden dar lugar a una indemnización igual, al menos, al salario mínimo nacional o a la reincorporación a su puesto de trabajo.
Cómo cumplir la normativa al contratar en Polonia
Las empresas que contratan en Polonia deben cumplir una estricta normativa laboral, fiscal y de Seguridad Social.
Una opción para que las empresas garanticen el cumplimiento es establecer una entidad legal local en el país; sin embargo, esto puede llevar meses y requiere obligaciones continuas como el registro en la seguridad social, la declaración de impuestos sobre nóminas, el mantenimiento de registros de empleados y el cumplimiento de las normas de seguridad en el lugar de trabajo.
Otra opción es asociarse con un Employer of Record (EOR) para contratar empleados polacos sin abrir una entidad local. Un EOR actúa como empleador legal y se encarga de los contratos, las nóminas, las prestaciones, el cumplimiento normativo, etc.
Contratar en Polonia con RemoFirst
Navegar por la legislación laboral polaca exige prestar mucha atención a la normativa, los contratos y los procedimientos de cumplimiento, y equivocarse puede salir caro.
Asociarse con un EOR como RemoFirst le permite contratar en Polonia con confianza -y en más de 185 países- y seguir cumpliendo la legislación laboral a medida que cambia.
Reserve una demostración para ver cómo RemoFirst puede simplificar su contratación global.
