Cómo pagar a los contratistas en Norteamérica [Guía detallada]

A la hora de contratar a contratistas independientes en Norteamérica, es esencial entender primero que cada país tiene sus propias normativas, divisas y métodos de pago preferidos. 

Aunque 23 países y territorios conforman Norteamérica, ya hemos cubierto 21 de ellos en Cómo pagar a contratistas en Latinoamérica [Guía detallada], por lo que esta guía sólo se centrará en los pagos a contratistas en Canadá y Estados Unidos.

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Principales conclusiones:

• Tanto Estados Unidos como Canadá tienen leyes exclusivas sobre contratistas y métodos de pago preferentes.
• Garantizar contratos adecuados y el cumplimiento de las normas locales es esencial para evitar clasificaciones erróneas.
• Las transferencias bancarias, los monederos digitales y las plataformas de pago digitales son métodos de pago habituales.

Normativa sobre pagos a contratistas en Norteamérica

Tanto Canadá como Estados Unidos han establecido normativas para contratar y pagar a contratistas independientes. Sin embargo, las leyes fiscales, las divisas y las opciones de pago varían entre ambas naciones. 

Estados Unidos

En Estados Unidos, los contratistas independientes están regulados por el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Las empresas que contratan a contratistas deben:

• Garantizar una clasificación adecuada como contratista independiente y no como empleado(una clasificación errónea puede acarrear sanciones legales y económicas).
• Recoger el formulario W-9 del contratista para obtener su número de identificación fiscal (NIF).
• Emitir el formulario 1099-NEC para los pagos superiores a 600 USD en un ejercicio fiscal
• Retenga los impuestos sólo si el contratista está sujeto a retención.

Merece la pena tenerlo en cuenta: Como territorio estadounidense, Puerto Rico sigue las leyes fiscales de Estados Unidos, pero cuenta con normativas fiscales locales adicionales, lo que obliga a las empresas a garantizar el cumplimiento tanto de las leyes del IRS como de las locales.

Canadá

La Agencia Tributaria de Canadá (CRA) regula los pagos de los contratistas independientes en Canadá. 

Los requisitos clave incluyen:

• Verificación de la condición del contratista como contratista independiente y no como empleado
• Asegurarse de que los contratistas gestionan sus contribuciones fiscales, como el impuesto sobre bienes y servicios (GST)/impuesto armonizado sobre las ventas (HST), si procede.
• Las empresas no están obligadas a emitir formularios fiscales como el 1099-NEC de EE.UU., aunque los contratistas deben declarar sus propios ingresos.

Legislación sobre fiscalidad y retenciones

La normativa sobre fiscalidad y retenciones para pagar a contratistas independientes varía entre Estados Unidos y Canadá.

Estados Unidos

• Clasificación en Hacienda: Los contratistas deben estar correctamente clasificados para evitar sanciones.
• Formulario W-9: Es necesario para recoger el Número de Identificación Fiscal (NIF) del contratista.
• Formulario 1099-NEC: Debe expedirse para los pagos superiores a 600 USD anuales.
• Retención a cuenta: Si el contratista no facilita un NIF válido, las empresas deben retener el 24% en concepto de impuestos.
• Impuestos estatales: Algunos estados imponen requisitos adicionales de información y tributación.
• Puerto Rico: Se exige una retención del 10% en sobre los pagos a contratistas independientes.

Canadá

• Clasificación de la CRA: Los contratistas independientes son responsables de sus propios impuestos.
• Requisitos GST/HST: Los contratistas que ganen más de 30.000 CAD al año deben recaudar y remitir el GST/HST.
• No hay retenciones fiscales: Las empresas no retienen el impuesto sobre la renta a menos que paguen a contratistas extranjeros.

Tratados fiscales transfronterizos

Estados Unidos y Canadá tienen tratados fiscales transfronterizos para evitar la doble imposición sobre los ingresos obtenidos en múltiples jurisdicciones. 

Estos tratados garantizan que los contratistas independientes y las empresas no tributen por los mismos ingresos en el país donde se realiza el trabajo y en el país de origen del contratista. 

Tratados fiscales de Estados Unidos

Estados Unidos tiene tratados fiscales con más de 60 países, incluido Canadá, para evitar la doble imposición y reducir los tipos de retención en los pagos transfronterizos. 

Algunas de las principales disposiciones del Tratado Fiscal entre EE.UU. y Canadá son:

• Elimina la doble imposición sobre la renta de los trabajadores transfronterizos
• Reduce los tipos de retención sobre servicios y cánones
• Permite a los contratistas independientes tributar sólo en su país de residencia en muchos casos.

Tratados fiscales de Canadá

Canadá tiene tratados fiscales con más de 90 países, entre ellos:

• Tratado fiscal entre EE.UU. y Canadá (como se ha mencionado anteriormente)
• Tratados de Canadá con países caribeños como Barbados, Jamaica y Trinidad y Tobago para reducir la doble imposición.
• Tratados con algunos países centroamericanos, pero no con todos (por ejemplo, no hay tratado con El Salvador).

La mayoría de estos tratados ayudan:

• Reducir los tipos de retención a cuenta
• Garantizar que la imposición sólo se produce en el país de residencia del contratista.
• Permitir créditos fiscales por ingresos obtenidos en el extranjero

Obligaciones fiscales y de Seguridad Social y riesgos de clasificación errónea

Al pagar a contratistas independientes en Norteamérica, las empresas deben hacer frente a varias obligaciones fiscales y de seguridad social, así como a riesgos relacionados con la clasificación errónea de los contratistas. 

He aquí un desglose de las principales consideraciones para Estados Unidos y Canadá:

Estados Unidos

• Obligaciones fiscales:
  
  
  • En Estados Unidos, los contratistas independientes son responsables de pagar sus propios impuestos sobre la renta, incluidos los impuestos federales, estatales y locales. Las empresas deben declarar los pagos a contratistas de 600 USD o más en un año natural mediante el formulario 1099-NEC del IRS.
  • Los contratistas también están sujetos al impuesto sobre el trabajo autónomo (impuesto SE), que cubre los impuestos de la Seguridad Social y Medicare, por un total del 15,3 % (12,4 % para la Seguridad Social y 2,9 % para Medicare).
    
    
• Cotizaciones a la Seguridad Social:
  
  
  • Los contratistas independientes no reciben las mismas prestaciones que los trabajadores por cuenta ajena (por ejemplo, las cotizaciones a la Seguridad Social y Medicare pagadas por la empresa). Los contratistas deben pagar la parte de estos impuestos correspondiente al empleador y al empleado a través del impuesto SE.
    
    
• Riesgos de clasificación errónea:
  
  
  • Clasificar erróneamente a un trabajador como contratista independiente cuando debería ser un empleado puede acarrear importantes sanciones, como el pago de impuestos atrasados, multas y otros problemas legales. 
  • El IRS y el Departamento de Trabajo utilizan pruebas como la "Prueba ABC" y la "Prueba del Derecho Común" para determinar si un trabajador reúne los requisitos para ser considerado contratista independiente.
  • La clasificación errónea puede dar lugar a que las empresas sean responsables de los impuestos no pagados, incluidas las cotizaciones a la Seguridad Social y Medicare, así como de posibles salarios atrasados, horas extraordinarias y prestaciones.
  • El IRS y los departamentos de trabajo estatales investigan a menudo si los contratistas son realmente independientes o deben clasificarse como empleados, lo que puede dar lugar a costosas auditorías.

Canadá

• Obligaciones fiscales:
  
  
  • En Canadá, los contratistas independientes deben declarar sus impuestos, y las empresas deben emitir recibos T4A si los pagos superan los 500 CAD. Los contratistas deben pagar el impuesto sobre la renta y cotizar al Plan de Pensiones de Canadá (CPP) y al Seguro de Empleo (EI). Sin embargo, los contratistas no cotizan al EI a menos que opten por ello (lo que no es frecuente).
    
    
• Cotizaciones a la Seguridad Social:
  
  
  • Los contratistas deben cotizar al CPP, que es similar al sistema de la Seguridad Social en EE.UU. Para 2025, el tipo de cotización para los autónomos es del 11,9% de los ingresos netos.
    
    
• Riesgos de clasificación errónea:
  
  
  • Clasificar erróneamente a los trabajadores como contratistas independientes cuando deberían ser empleados puede acarrear importantes sanciones. La CRA examina factores como el nivel de control de la empresa sobre el trabajador y si este depende económicamente de la empresa.
  • Los contratistas clasificados como empleados tendrían derecho a prestaciones laborales, y la empresa podría ser considerada responsable de los impuestos atrasados, incluidas las cotizaciones al EI y al CPP.
  • Canadá es estricto en cuanto a las clasificaciones de empleo. Si un trabajador depende económicamente de la empresa y está bajo su control, puede considerarse un empleado, lo que genera responsabilidades adicionales para la empresa.

Principales conclusiones:

• Por lo general, los contratistas independientes son responsables de sus propios impuestos y cotizaciones a la seguridad social.
• Las empresas deben tener cuidado con los riesgos de clasificación errónea, ya que ser declarado culpable de clasificar erróneamente a un trabajador puede acarrear importantes sanciones.
• Las empresas deben asegurarse de que sus contratos con contratistas independientes son claros, y los trabajadores deben poder operar de forma independiente sin un control significativo por parte de la empresa.

Requisitos de facturación

Los contratistas de Estados Unidos y Canadá suelen estar obligados a presentar facturas por el trabajo que realizan, y estas facturas a menudo deben cumplir requisitos específicos. 

Estados Unidos

Requisitos de facturación:

• Información básica: En la factura deben constar claramente los siguientes datos
  
  • Nombre completo o razón social del contratista e información de contacto (dirección, teléfono, correo electrónico)
  • Nombre completo del cliente o razón social e información de contacto
  • Un número de factura único para llevar un registro
  • La fecha de emisión de la factura
  • Una descripción detallada de los servicios prestados, incluida la cantidad, tarifa e importe total de cada servicio.
  • Las condiciones de pago (por ejemplo, pago a la recepción, neto 30, neto 60, etc.)
  • Importe total adeudado, incluidos los impuestos aplicables (impuesto sobre las ventas, si procede)
  • Formas de pago aceptadas (transferencia bancaria, cheque, opciones de pago en línea)

• Consideraciones fiscales: Los contratistas deben tener en cuenta el impuesto sobre las ventas u otros impuestos aplicables a sus servicios, dependiendo del estado en el que operen o del estado en el que se encuentre su cliente. Es posible que haya que añadir el impuesto sobre las ventas si sus servicios están sujetos a impuestos en virtud de la legislación estatal local.

Canadá

Requisitos de facturación:

• Información básica: Los requisitos de facturación son bastante similares a los de EE.UU. y suelen incluir:
  
  • Nombre o razón social del contratista e información de contacto
  • Nombre del cliente e información de contacto
  • Número de factura
  • Fecha de emisión y vencimiento del pago
  • Una descripción detallada de los servicios o productos prestados, con indicación de la cantidad, el precio unitario y el total de cada artículo o servicio.
  • El importe total adeudado, incluidos los impuestos (como el GST o el HST, según la provincia).
  • Condiciones de pago (fecha de vencimiento, descuentos por pronto pago, etc.)

• Consideraciones fiscales:
  
  • Un contratista debe incluir el impuesto aplicable en la factura si está registrado para el GST o el HST. Esto se aplica a la mayoría de los bienes y servicios prestados en Canadá.
  • Los contratistas deben mostrar su número de registro GST/HST en la factura si están obligados a cobrar GST/HST.

Normativa fiscal en Estados Unidos y Canadá 

Estados Unidos

Requisitos fiscales:

• Estados Unidos no tiene un sistema de IVA. En su lugar, utiliza un impuesto estatal sobre la venta de bienes y determinados servicios.
• El impuesto sobre las ventas no se aplica universalmente a todos los servicios, y el tipo varía según el estado, el condado y la ciudad.
• Por lo general, los contratistas no están obligados a aplicar el impuesto sobre las ventas a sus servicios, a menos que suministren bienes o servicios sujetos a impuestos en un Estado en el que se aplique dicho impuesto.
• Los contratistas deben comprobar las normas del impuesto sobre las ventas del estado en el que operan para determinar si sus servicios están sujetos a impuestos.
• Si los servicios de un contratista están sujetos a impuestos en un estado determinado, debe registrarse para la recaudación del impuesto sobre las ventas en el departamento de ingresos del estado e incluir el impuesto sobre las ventas en las facturas.

Canadá

Requisitos fiscales:

• Canadá no tiene un sistema de IVA, pero utiliza un Impuesto sobre Bienes y Servicios (GST) y, en algunas provincias, un Impuesto Armonizado sobre las Ventas (HST).
• Es posible que los contratistas tengan que cobrar el GST o el HST por sus servicios, dependiendo de la naturaleza de su negocio y de su nivel de ingresos.
• El GST es un impuesto federal fijado en el 5%, pero algunas provincias aplican el HST (una combinación del GST y el impuesto provincial sobre las ventas), que varía entre el 13% y el 15%, según la provincia.
• Si un contratista está registrado para el GST/HST, debe incluir el impuesto y su número de registro GST/HST en sus facturas.

¿Cuándo es obligatorio el GST/HST?

• Los contratistas que ganan más de un determinado umbral de ingresos anuales (normalmente 30.000 CAD) deben registrarse para el GST/HST y cargarlo en sus facturas.
• Si un contratista se encuentra por debajo de este umbral, no está obligado a registrarse para el GST/HST, aunque puede optar voluntariamente por hacerlo.

Opciones de pago habituales para contratistas estadounidenses y canadienses

Existen varios métodos de pago de uso común, entre ellos:

• Transferencias bancarias directas: ACH (en Estados Unidos), EFT (en Canadá) y sistemas locales de transferencia bancaria en cada país.
• Transferencias bancarias: Se utilizan para pagos internacionales o transacciones de mayor cuantía
• PayPal: Muy utilizado para pequeñas transacciones
• Cheques: Aún se utilizan en algunas regiones, pero su popularidad está disminuyendo.
• Tarjetas de crédito: Procesadas a través de plataformas como PayPal, Stripe o Payoneer.
• Plataformas de pago a autónomos: Upwork, Fiverr u otras plataformas que ofrezcan pagos a contratistas.

Métodos de pago específicos de cada país

Estados Unidos

• ACH (Cámara de compensación automatizada): Método de transferencia electrónica común y de bajo coste utilizado a escala nacional.
• Venmo y Cash App: Se utilizan ocasionalmente para pagos a contratistas, pero son menos habituales para empresas debido a sus limitadas capacidades de facturación

Canadá

• Transferencia electrónica de Interac: Un método popular y rápido para pagos nacionales.
• EFT (transferencia electrónica de fondos): Se utiliza para los depósitos directos de las empresas.
• Wise (antes TransferWise): A menudo se utiliza para pagos transfronterizos debido a los mejores tipos de cambio.

En nuestro artículo Cómo pagar a contratistas internacionales en 2025, puede obtener más información sobre los métodos de pago a contratistas.

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