Los líderes empresariales se enfrentan a una tormenta perfecta de desafíos: estricta supervisión presupuestaria, interrupciones en la cadena de suministro, adopción vertiginosa de tecnología y una feroz competencia por los mejores talentos.
Para hacer frente a los cambios y seguir centradas en el crecimiento, muchas pequeñas y medianas empresas recurren a las Organizaciones Profesionales de Empleadores (OPE ) para externalizar funciones integrales de RRHH, como la gestión de los beneficios sociales, la administración de nóminas y el cumplimiento de la normativa en países donde la empresa ya tiene una entidad legal.
Las PEO ofrecen un modelo de empleo conjunto: la PEO se encarga de las tareas de RR.HH. mientras que los propietarios de las empresas mantienen el control sobre las operaciones diarias y la supervisión del equipo.
Externalizar las necesidades de RRHH y los servicios de nóminas permite a las empresas ofrecer una experiencia estelar a sus empleados sin el tiempo, el coste y la complejidad de gestionarlo todo internamente.
Principales conclusiones:
- Las PEO ayudan a las empresas a agilizar la administración de RRHH, la gestión de nóminas y las funciones de cumplimiento, pero hay que establecer una entidad local en cada región donde estén los empleados.
- Los precios y los tipos de servicios que ofrece una OPE varían según el proveedor. El más adecuado para usted depende de varios factores, como las necesidades y el presupuesto de su empresa.
- Si está contratando internacionalmente en países donde no tiene una entidad local, un EOR puede ayudarle a entrar más rápidamente en nuevos mercados, proporcionarle más flexibilidad y reducir su riesgo.
Panorama general: Comparación de los principales proveedores de OPE
A continuación le presentamos cinco de los mejores servicios PEO (ordenados alfabéticamente) para ayudarle a comparar sus capacidades y examinar los posibles pros y contras para elegir el PEO adecuado a las necesidades de su empresa.
Sin embargo, una PEO no es una opción si no tiene una entidad legal en una región específica en la que está contratando. Lo mejor es asociarse con un empleador registrado (EOR ).
Un EOR, como RemoFirst, permite a las empresas expandirse a mercados globales y contratar y pagar a trabajadores internacionales, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal local.
Ventajas e inconvenientes de las PEO
Tanto si su empresa carece de apoyo interno en recursos humanos como si necesita racionalizar sus operaciones, una PEO reduce los gastos generales, garantiza el cumplimiento de la normativa y gestiona eficazmente las prestaciones y las nóminas.
Sin embargo, el modelo PEO no es necesariamente el más adecuado para todas las necesidades empresariales.
Ventajas de las OPE
La externalización de RR.HH. para funciones como el procesamiento de nóminas, la administración de beneficios y el cumplimiento de normativas a nivel interno requiere tiempo, dinero y conocimientos especializados, recursos de los que muchos equipos en crecimiento simplemente no disponen.
Sin esos conocimientos especializados, es más probable que las empresas se topen con errores, incumplimientos de plazos y costosas infracciones de la normativa, lo que puede frenar el crecimiento y dañar la confianza de los empleados.
Ahí es donde una Organización Profesional de Empleadores (OPE) puede cambiar las reglas del juego. Las empresas PEO actúan como socios estratégicos, gestionando las operaciones críticas de RR.HH. para que su empresa no tenga que crear un equipo interno de RR.HH. completo.
Desde estar al tanto de las cambiantes leyes laborales hasta garantizar la exactitud de las nóminas en diferentes estados, una PEO ayuda a reducir riesgos, agilizar las operaciones y mantener su empresa en conformidad.
Otra ventaja significativa es que las soluciones de las PEO dan a las pequeñas y medianas empresas acceso a planes de beneficios para empleados de grandes grupos que, de otro modo, estarían fuera de su alcance. Las OPE pueden negociar mejores tarifas en seguros médicos, planes de jubilación y otras ventajas agrupando a los empleados de varios clientes.
Y en el competitivo panorama actual de la contratación, esas ventajas importan. Una oferta sólida y asequible le ayuda a destacar entre los mejores talentos y a retener a las personas que contribuyen al crecimiento de su empresa sin sobrecargar sus recursos.
Inconvenientes de las OPE
Las OPE no siempre son la mejor opción para las empresas en crecimiento. Muchas exigen un número mínimo de empleados para contratar sus servicios, lo que las hace poco prácticas -o simplemente no son una opción- para los equipos más pequeños o las empresas en fase inicial.
Incluso cuando está disponible, el modelo de empleo conjunto, en el que las responsabilidades se comparten entre su empresa y la OPE, puede dar lugar a confusión. No siempre está claro quién es responsable de las funciones específicas de RR.HH., como las nóminas, las prestaciones o el cumplimiento normativo. Esta falta de claridad puede crear riesgos, sobre todo si algo se escapa de las manos.
La externalización de las funciones esenciales de RR.HH. a una OPE también puede reducir el conocimiento de las necesidades de los empleados. Con un tercero gestionando las interacciones diarias de RR.HH., es posible que se pierdan los primeros signos de insatisfacción o problemas de rendimiento, lo que dificulta abordar los problemas de forma proactiva.
Otra limitación clave de las OPE es su incapacidad para operar en países en los que su empresa no tiene entidad jurídica. Las OPE se estructuran en torno a un modelo de coempleo, que requiere que la empresa cliente sea una empresa registrada en el país donde se encuentran los empleados.
Sin una entidad local, su empresa no puede entablar legalmente la relación de coempleo necesaria. Esto hace que las OPE no sean adecuadas para la expansión internacional a nuevos mercados en los que aún no ha establecido una presencia corporativa.
Sin embargo, si tiene previsto contratar en países en los que carece de entidad jurídica, es posible que tenga que considerar opciones alternativas, como un Employer of Record, que puede actuar como empleador legal de empleados globales en su nombre.
Alternativas PEO
No hay un modelo único que funcione para todas las empresas, especialmente cuando se expanden a escala mundial.
Si el modelo de co-empleo de una PEO no se ajusta a sus necesidades, otras opciones del mercado pueden ser más adecuadas.
Las alternativas a trabajar con una OPE incluyen:
Abrir una entidad
Si tiene previsto ampliar su empresa en un nuevo país y establecer una presencia permanente, la apertura de una entidad jurídica puede ser la opción adecuada.
Una entidad jurídica le proporciona un control total sobre su negocio, desde las operaciones hasta el empleo local.
Pero esta autonomía conlleva una presión, una inversión y un riesgo legal considerables. Necesitarás socios jurídicos locales, asesores fiscales, herramientas y recursos para gestionar las nóminas, los recursos humanos y los informes.
También tendrás que enfrentarte a las normas culturales, la legislación laboral, las expectativas de remuneración y, posiblemente, las diferencias de moneda o de idioma.
Por supuesto, el tiempo, los gastos y la complejidad merecen la pena si se planea establecer una empresa a largo plazo y seguir expandiéndose en esa región.
Proveedor global de nóminas
Un proveedor global de nóminas le ayudará a pagar a los empleados internacionales con precisión y puntualidad, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de la normativa fiscal local.
Estos proveedores se especializan en gestionar las leyes de nóminas específicas de cada país, las retenciones fiscales, las conversiones de divisas y los requisitos de información, todo lo cual puede resultar complejo y llevar mucho tiempo a los equipos internos para gestionarlo de forma independiente.
Un proveedor global de nóminas puede ser una gran opción si ya tiene una entidad legal en el país y simplemente desea externalizar las complejidades de la gestión de nóminas internacionales. Permite a su empresa agilizar las operaciones, reducir los gastos administrativos y minimizar los errores en las nóminas sin renunciar al control de otras funciones de RRHH.
Sin embargo, como su nombre indica, los proveedores globales de nóminas se centran únicamente en las nóminas. No prestan asistencia en la incorporación de empleados, la redacción de contratos de trabajo, la gestión de prestaciones o el cumplimiento de la legislación laboral, sino que se limitan a procesar las nóminas.
Si busca un soporte de RR.HH. más amplio, especialmente en mercados desconocidos, es probable que tenga que combinar la nómina global con recursos internos o proveedores externos adicionales para cubrir todo el ciclo de vida del empleado.
Externalización de recursos humanos
Los proveedores de externalización de recursos humanos (HRO) se encargan de diversos servicios relacionados con los empleados, como el procesamiento de nóminas, la contratación, la incorporación de nuevos empleados, la formación, la administración de prestaciones y la gestión del rendimiento.
Los servicios pueden adaptarse a las necesidades específicas de su empresa, dándole la flexibilidad de externalizar sólo las funciones que consumen más tiempo o recursos.
Sin embargo, es esencial comprender que, aunque una HRO puede hacerse cargo de las tareas operativas de RR.HH., su empresa sigue siendo el empleador legal y sigue siendo plenamente responsable de la declaración de impuestos, el cumplimiento de la legislación laboral, las políticas del lugar de trabajo y otras obligaciones legales.
Una HRO funciona bien si ya dispone de un equipo interno de RRHH y desea reducir su carga administrativa, permitiéndoles centrarse más en iniciativas estratégicas como el compromiso de los empleados o el desarrollo organizativo.
Es una solución escalable que puede crecer con su empresa, ofreciendo experiencia y apoyo sin renunciar al control de su estrategia de RR.HH.
Organización de Servicios Administrativos
Una Organización de Servicios Administrativos (OSA) permite a las empresas externalizar tareas administrativas específicas relacionadas con nóminas, prestaciones y otras necesidades administrativas de RRHH sin entrar en una relación de coempleo.
A diferencia de una PEO, una ASO no comparte las responsabilidades del empleador. La empresa sigue siendo el único empleador y mantiene el control total sobre todas las políticas de RRHH, las decisiones de contratación y las obligaciones de cumplimiento.
Este modelo resulta especialmente atractivo para las empresas que cuentan con expertos internos en RRHH, pero que desean liberarse de la carga administrativa y centrarse más en las iniciativas de crecimiento.
Como la ASO no asume ninguna responsabilidad legal o laboral, a menudo es más fácil ampliar o reducir los servicios a medida que cambian las necesidades.
Employer of Record
Un Employer of Record (EOR), como RemoFirst, actúa como empleador legal de los empleados internacionales en nombre de su empresa. Los EOR gestionan los contratos de trabajo, las nóminas, la administración de beneficios, la retención de impuestos y garantizan el cumplimiento de la legislación laboral local.
Mientras su empresa dirige el trabajo diario de los empleados, el EOR asume la responsabilidad legal y administrativa del empleo en el país respectivo de cada empleado.
Los servicios EOR son ideales para las empresas que desean contratar talentos a escala mundial sin el coste, la complejidad y la inversión de tiempo necesarios para establecer una entidad jurídica en cada país en el que planean operar.
El modelo EOR es especialmente beneficioso para empresas de nueva creación, empresas en fase de expansión o empresas que están probando nuevos mercados, ya que les permite incorporar empleados de forma rápida y legal sin compromisos de infraestructura a largo plazo.
Los EOR ofrecen mucha más flexibilidad que los PEO a la hora de expandirse a varias regiones, sobre todo en países en los que una empresa no tiene presencia establecida.
A diferencia de las OPE, que exigen que las empresas tengan ya una entidad local para entablar una relación de coempleo, las EOR pueden apoyar plenamente la contratación en países donde las empresas no tienen presencia. Esto permite a las empresas crear equipos globales más rápidamente, reducir el riesgo y mantener el cumplimiento en diversos entornos normativos con un único socio.
Cuándo un EOR puede ser mejor que una OPE
Si está ampliando su empresa y probando nuevos mercados internacionales, un EOR es la mejor opción para contratar y pagar a empleados y contratistas.
Esto se debe a que una OPE le exige tener una entidad jurídica en la región en la que está contratando, una inversión costosa, complicada y que requiere mucho tiempo y que sólo tiene sentido cuando planea establecer una presencia permanente en esa región.
Mientras tanto, un EOR no requiere que establezca entidades. Proporciona la infraestructura necesaria para contratar y gestionar empleados en varios países, actuando como su empleador oficial y protegiendo su empresa de riesgos.
Al asociarse con un EOR, puede probar nuevos mercados y crear un equipo internacional en muchas regiones diferentes sin preocuparse de conocer los entresijos de las distintas obligaciones fiscales, leyes laborales y requisitos de cumplimiento de cada país en el que contrate.
En última instancia, si no está comprometido con una presencia a largo plazo en una región, un EOR ofrece mayor flexibilidad que un PEO.
Cómo elegir el mejor EOR
Los EOR reducen los riesgos legales y de cumplimiento normativo de la expansión a nuevos mercados proporcionando asesoramiento experto y recursos para la contratación y gestión de empleados internacionales.
Pero elegir al EOR adecuado para su empresa es una decisión llena de matices. Debe encontrar un socio en el que confíe, con amplia experiencia en las regiones objetivo que vaya a contratar y tarifas competitivas que se ajusten a su presupuesto.
Para encontrar el socio EOR adecuado para su empresa, primero deberá tener en cuenta su:
- Experiencia en cumplimiento: El EOR debe poseer un profundo conocimiento de las leyes y normativas laborales locales para ayudarle a mantener el cumplimiento y adaptarse a los cambios en la normativa local.
- Cobertura geográfica: Asegúrese de que el EOR presta servicio en los países en los que tiene previsto contratar y de que cuenta con experiencia local para orientarle sobre cuestiones normativas, normas culturales y cualquier otro problema regional.
- Plataforma tecnológica todo en uno: Una plataforma completa y fácil de usar puede agilizar considerablemente los procesos de RRHH. Da prioridad a las soluciones con una sólida funcionalidad en materia de nóminas, prestaciones, cumplimiento y contratación para consolidar varias herramientas en un único sistema. Esto simplifica las operaciones y reduce la necesidad de gestionar varios proveedores.
- Atención al cliente dedicada: Confirme qué niveles de atención al cliente tendrá a su disposición, ya que es posible que necesite una asistencia con capacidad de respuesta o una resolución rápida de los problemas que surjan.
- Fijación de precios: Las tarifas y los modelos de fijación de precios varían según los EOR. Asegúrese de recibir precios transparentes y competitivos que se ajusten a su presupuesto.
No se conforme cuando se trate de su EOR. Encuentre un socio que dé prioridad a su relación y le ofrezca la experiencia global que necesita para ampliar su negocio internacional.
Contrate y pague a su equipo internacional con RemoFirst
Ya sea para entrar en un nuevo mercado, ampliar su equipo internacional o gestionar una plantilla distribuida, RemoFirst es su socio de RR.HH. de confianza.
Ayudamos a las empresas a contratar, pagar, gestionar e incorporar empleados a tiempo completo en más de 185 países y contratistas independientes en más de 150 países, todo ello garantizando el cumplimiento de la legislación laboral, la normativa fiscal y las prácticas de empleo locales.
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