El trabajo a distancia ha facilitado más que nunca el acceso de las empresas a las reservas mundiales de talento.
Sin embargo, navegar por las complejidades de los ordenamientos jurídicos y las normativas internacionales puede resultar desalentador para los empresarios.
Los empleadores de registro (EOR ) asumen la responsabilidad del cumplimiento de la legislación laboral para las empresas que emplean a una plantilla global. Pero trabajar con un EOR también puede plantear algunos riesgos potenciales.
Principales conclusiones:
- Los proveedores de EOR simplifican la expansión global actuando como empleador legal de los empleados internacionales, supervisando el cumplimiento de la legislación laboral local.
- Pedir recomendaciones, revisar testimonios de clientes y solicitar desgloses de precios le ayudará a seleccionar el EOR que mejor se adapte a su negocio.
- Las empresas deben supervisar activamente el cumplimiento de la legislación laboral local y la normativa sobre privacidad de datos por parte del EOR para minimizar los riesgos potenciales.
¿Qué son los Servicios de Registro de Empleadores?
Los servicios EOR ayudan a las empresas a ampliar su plantilla actuando como empleador legal del personal internacional de la empresa. El socio de EOR se encarga de todos los pormenores legales de la contratación y gestión de los empleados de la empresa a través de las fronteras, como:
- Entrada en nuevos mercados
- Navegar por la compleja legislación laboral local
- Incorporación de nuevos empleados
- Gestión de las tareas de recursos humanos
Aunque asociarse con un EOR ofrece ventajas significativas y, en general, reduce la exposición de su empresa, es esencial ser consciente de algunos problemas potenciales que podrían surgir si no selecciona al socio adecuado.
Riesgos de asociarse con un empleador registrado
Incumplimiento de la legislación
Una de las principales ventajas de trabajar con un EOR es que gestiona las complejidades jurídicas del empleo, incluidas las normativas fiscales, las leyes salariales y las prestaciones estatutarias de los empleados, como la asistencia sanitaria, las vacaciones y la baja por enfermedad. Los EOR también pueden ayudar con la comprobación de antecedentes y la solicitud de visados.
Mantenerse al día de los cambios que se producen en estas leyes laborales locales, que pueden variar significativamente de un país a otro, puede llevar tiempo y esfuerzo. Elegir un EOR de confianza con experiencia demostrada en cumplimiento internacional puede facilitar el proceso.
Costes financieros ocultos
Aunque los EOR ofrecen una solución cómoda, sus estructuras de precios no siempre son totalmente transparentes. Las comisiones ocultas, como los costes administrativos asociados a la contratación y despido de personal internacional, pueden repercutir negativamente en su cuenta de resultados.
Otros costes, desde las tasas de tramitación de visados y permisos de trabajo hasta las fluctuaciones de los tipos de cambio, también pueden hacer que su presupuesto se resienta.
Errores en los contratos de trabajo
Es necesario que los contratos de trabajo sean precisos y conformes. Sin embargo, si su EOR los cumplimenta manualmente, siempre existe la posibilidad de que se produzcan errores humanos.
Los contratos bien redactados deben incluir cláusulas para salvaguardar la propiedad intelectual (PI), el producto del trabajo y la información confidencial de su empresa. No proteger adecuadamente la propiedad intelectual puede permitir a los competidores explotar su trabajo, erosionar la confianza de los clientes y tener repercusiones financieras que van desde la pérdida de ingresos hasta los honorarios de abogados.
Errores en las nóminas
Aunque un EOR ofrece comodidad, asegurarse de que usted supervisa la asociación es esencial, especialmente cuando se trata de las nóminas de su empresa.
Si no se realiza un seguimiento del trabajo de un EOR (como se haría en el caso de un departamento interno de RRHH), pueden producirse errores causados por:
- Fallos de comunicación: Los malentendidos o retrasos en la transmisión de información sobre cambios en la plantilla, como ajustes salariales, ascensos o despidos, pueden provocar pagos incorrectos.
- Errores en la introducción de datos: Los errores al introducir los datos de los empleados, como las horas trabajadas, la información fiscal o los detalles de las cuentas bancarias, pueden dar lugar a nóminas inexactas.
- Fallos del software: Los problemas técnicos con el sistema de nóminas del EOR o la integración con sus sistemas pueden provocar errores de procesamiento.
Para mitigar los riesgos financieros de los errores en las nóminas, mantenga una comunicación abierta con su EOR, establezca procedimientos de información claros y realice auditorías periódicas para garantizar la exactitud de las nóminas y la puntualidad de los pagos.
Clasificación errónea de los trabajadores
Clasificar erróneamente a los trabajadores como contratistas independientes si luego se descubre que son empleados puede acarrear graves consecuencias, entre ellas cuantiosas multas e impuestos atrasados.
Aunque el EOR se ocupa de la relación laboral, la responsabilidad de las sanciones asociadas a una clasificación inexacta recae en última instancia en su empresa. Por eso es esencial trabajar con un EOR de confianza.
Protección de datos y seguridad
Las leyes de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ), imponen requisitos estrictos sobre la recopilación, el almacenamiento y el tratamiento de la información personal.
Al igual que en el caso de la clasificación errónea, el incumplimiento de estas leyes puede exponer a su empresa a importantes sanciones, incluidas multas sustanciales, acciones legales y daños a su reputación.
Para evitar estos escollos, elija un EOR con un compromiso demostrado con las medidas de protección de datos y la seguridad.
Cómo minimizar los riesgos al trabajar con un EOR
Investigar y examinar posibles EOR
Seleccionar el EOR adecuado puede facilitar la expansión internacional. Pero tómese su tiempo para evaluar a los posibles candidatos antes de tomar una decisión. Esto le ayudará a identificar al proveedor de EOR que mejor se adapte a sus necesidades.
Busque recomendaciones y opiniones de colegas o contactos del sector que hayan trabajado con EOR, revise testimonios de clientes y estudios de casos, solicite documentos de muestra, como contratos de trabajo, y haga muchas preguntas a cualquier EOR que esté considerando contratar.
Después, cuando haya encontrado un servicio que se ajuste a sus necesidades, compruebe que el EOR opera en los países en los que piensa contratar, ya que algunos EOR ofrecen una cobertura geográfica más amplia que otros.
Profundizar en los aspectos jurídicos y de cumplimiento
Confirme que el EOR con el que se asocia conoce a fondo la legislación laboral de los países en los que contrata personal, incluidos los matices relacionados con las prestaciones, las políticas de permisos y los procedimientos de rescisión.
A continuación, asegúrese de que el EOR está preparado para anticiparse a cualquier cambio en la legislación laboral local. Por ejemplo, pregunte por sus procesos de seguimiento y adaptación a las actualizaciones normativas, como los cambios en el permiso de maternidad, los tipos impositivos o el salario mínimo.
Antes de finalizar cualquier acuerdo, contrate a un asesor jurídico especializado en derecho laboral internacional para que revise el contrato y confirme que los intereses de su empresa están protegidos.
Garantizar la exactitud de los recursos humanos
Para minimizar los errores de RRHH al trabajar con un EOR, infórmese sobre sus procedimientos operativos estándar:
- Generación de contratos: ¿Cómo se aseguran de que los contratos de trabajo reflejan fielmente la legislación local y protegen su propiedad intelectual?
- Procesamiento de nóminas: ¿Qué medidas se aplican para garantizar la exactitud y puntualidad de los pagos, respetando al mismo tiempo la normativa fiscal?
- Clasificación de los trabajadores: ¿Cómo determinan la clasificación adecuada para evitar clasificaciones erróneas?
A lo largo de su asociación, supervise de forma proactiva el cumplimiento por parte del EOR de la evolución de las normas laborales y los requisitos fiscales.
Revisar la seguridad de los datos y la protección de la intimidad
Examine las medidas de seguridad de los datos de cualquier EOR potencial, incluido cómo almacenan y procesan la información confidencial de los empleados, como datos personales, detalles de la nómina y evaluaciones de rendimiento.
Hacerlo puede mitigar posibles violaciones de la privacidad y proteger la información confidencial de su empresa y de sus empleados.
Asegúrese también de que su contrato con el EOR incluya cláusulas de seguridad de los datos que describan claramente sus responsabilidades y sus expectativas. Estas cláusulas deben abordar los protocolos de notificación de violaciones de datos, las políticas de conservación de datos y la transferencia segura de información.
Pida transparencia en los precios
Antes de comprometerse con un EOR, asegúrese de que entiende perfectamente su estructura de precios. No se conforme con un presupuesto básico; solicite un desglose detallado de todos los costes, incluidos los posibles gastos accesorios más allá de las tarifas básicas del servicio.
Por ejemplo, infórmese sobre los costes de incorporación y salida, las tasas asociadas a la tramitación de visados o permisos de trabajo, y cualquier gasto relacionado con la conversión de divisas o las transferencias bancarias internacionales.
Además, aclare si pueden aplicarse tasas variables, como las basadas en el número de empleados, los servicios específicos de RRHH utilizados o los cambios en la normativa local.
Por qué elegir RemoFirst como su empleador de registro
A través de asociaciones con socios de confianza y establecidos en cada país en el que operamos, RemoFirst gestiona de forma experta las complejidades legales que pueden dificultar la contratación y gestión del talento remoto global.
Nuestro modelo basado en socios ofrece a nuestros clientes un soporte de cumplimiento flexible y escalable en más de 180 países y elimina la necesidad de abrir su propia entidad local en cada país en el que contrate.
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