Garantizar un procesamiento preciso de las nóminas es una de las tareas más críticas de su empresa (como sin duda estarán de acuerdo sus empleados, que disfrutan cobrando de forma constante y puntual). Pero las nóminas son mucho más que asegurarse de que los fondos llegan a las cuentas bancarias de los empleados en el momento adecuado.
A la hora de procesar las nóminas, debe atenerse a complejas normativas fiscales y estrictos requisitos de cumplimiento. El más mínimo error puede acarrear importantes problemas legales y financieros, aunque sea involuntario.
Si a esto le añadimos el cálculo de nóminas a escala mundial, la cosa se complica aún más. Muchas empresas internacionales se enfrentan a los mismos retos en su proceso de cálculo de nóminas, pero hay algunas formas de asegurarse de que ejecuta correctamente el cálculo de nóminas al tiempo que cumple con las leyes locales.
Principales conclusiones
- La gestión global de las nóminas exige el cumplimiento de las leyes específicas de cada lugar.
- Los errores en las nóminas pueden reducirse implantando la automatización y un sistema global de nóminas.
- Un empleador de registro (EOR) simplifica los procesos de nómina y garantiza el cumplimiento.
Los retos habituales de las nóminas en EE.UU.
Cuando gestione nóminas en EE.UU., operará bajo la supervisión de varias agencias gubernamentales, como el Departamento de Trabajo, el Servicio de Impuestos Internos y organizaciones estatales. Estos organismos son conocidos por imponer multas y sanciones por infracciones en materia de nóminas e impuestos y por cualquier problema de cumplimiento de las nóminas.
Por ejemplo, el estado de Massachusetts anunció la imposición de multas de casi un millón de dólares a cinco empresas por infringir la ley de Massachusetts sobre baja por enfermedad y otras medidas de protección de los trabajadores. Ante el riesgo de sanciones tan elevadas, los empresarios estadounidenses deben estar preparados para hacer frente a cualquier problema con las nóminas.
1. Errores y errores de cálculo en las nóminas
Los errores de cálculo de la retribución pueden producirse tanto con empleados asalariados como por horas. Estos errores pueden dar lugar tanto a un pago excesivo como a un pago insuficiente a los empleados.
Algunas de las razones más comunes de los errores de cálculo son:
- Deducciones incorrectas, como las de la Seguridad Social o las primas del seguro de enfermedad.
- Pagos indebidos a empleados en excedencia
- Cálculos inexactos de las horas extraordinarias
- Falta del ciclo de pago inicial de un nuevo empleado
Una empresa puede tardar días en corregir un error de nómina, lo que puede resultar muy frustrante para los empleados, sobre todo si cobran menos de lo debido o se retrasa el pago. Además del impacto financiero en los empleados, los errores en las nóminas exponen a las empresas a posibles sanciones.
Solución: Los errores humanos y el procesamiento manual de las nóminas suelen ser los culpables de estos fallos. Lo mejor que puede hacer es implantar un software de nóminas con automatización que pueda gestionar los cálculos de impuestos, las deducciones y los pagos de horas extraordinarias. Las auditorías periódicas de las nóminas pueden ayudarle a detectar discrepancias, evitar problemas de cumplimiento y mantener la satisfacción de los empleados.
2. No conservación de los registros de pagos
En Estados Unidos, las empresas deben conservar los registros de nóminas durante varios años. No conservarlos puede acarrear multas y quebraderos de cabeza en las auditorías.
La duración de la conservación de los registros varía según el organismo y el tipo de registro de nóminas.
- Departamento de Trabajo:
- Conservación durante 2 años de registros como tarjetas de control horario, tablas de tarifas salariales y calendarios de trabajo y horarios.
- Conservación durante 3 años de los registros de nóminas y convenios colectivos
- HACIENDA:
- Conservación durante 4 años de los registros fiscales de los empleados, como los datos personales, el número de la Seguridad Social, las fechas de empleo y los formularios W-4.
- Conservación durante 4 años de los formularios 940, 941 y 1099
- Conservación durante 4 años de las declaraciones presentadas, las prestaciones sociales y los reembolsos de gastos
(Nota: Esta no es una lista completa; debe consultar a un profesional fiscal o jurídico sobre todos los requisitos de conservación de registros).
Si sus registros de nóminas están desorganizados, pueden surgir muchos problemas. Las empresas que confían en la introducción manual de datos, los procesos en papel o las hojas de cálculo dispersas pueden descubrir más tarde que no tienen la documentación requerida o que hay discrepancias en sus datos.
Solución: Utilice un sistema de gestión de nóminas para almacenar los registros y realizar un seguimiento seguro de los requisitos de retención de datos. También tendrás que formar a tu equipo para que sepa qué documentos tienen requisitos de conservación y cómo recuperarlos durante las auditorías.
3. Errores en el seguimiento de las horas de trabajo y las horas extraordinarias de los empleados
Como ya se ha mencionado, los cálculos inexactos de las nóminas son un problema habitual. Esto suele ocurrir cuando las horas de trabajo y el pago de horas extraordinarias se registran en sistemas diferentes. Algunas empresas incluso confían en métodos de seguimiento manuales, como rellenar una hoja de cálculo o una tarjeta de control horario, lo que aumenta aún más la probabilidad de errores.
El seguimiento inexacto del tiempo puede deberse a muchas razones, entre ellas:
- Horas extraordinarias registradas incorrectamente
- No se tiene en cuenta el tiempo de desplazamiento entre los lugares de trabajo
- Trabajar durante las pausas
- Exigir actividades fuera del horario laboral, como formación
El control horario puede ser un reto para las pequeñas empresas si se atascan recopilando y verificando las horas trabajadas. La situación se complica aún más para las grandes empresas con múltiples sedes y distintas estructuras salariales.
Solución: Utilice un software de control horario que se integre con su sistema de nóminas. De este modo se garantiza que las horas de los empleados se registran con precisión y se pagan correctamente (incluidas las horas extraordinarias calculadas). Asegúrate de contar con una política clara de revisión y aprobación de las horas extra que cumpla la legislación laboral local.
4. Seguridad de los datos y riesgos de fraude en las nóminas
Los datos de las nóminas contienen información muy sensible sobre los empleados, como números de la Seguridad Social, direcciones y salarios. También puede almacenar información bancaria, como los números de cuenta del empleado.
Los ciberataques son demasiado comunes, y los malos actores pueden intentar acceder a su sistema de nóminas a través de correos electrónicos de phishing. Un clic equivocado puede poner a tu empresa en riesgo de sufrir una brecha o comprometer los datos de los empleados.
El fraude en las nóminas es también una grave amenaza para las empresas. El fraude puede ser tan simple como la falsificación de una tarjeta de control horario o de un informe de gastos. En el extremo más grave, alguien del equipo de nóminas puede añadir una bonificación o un aumento no autorizados a la nómina de un empleado.
Solución: Utilizando un software de nóminas encriptado e implantando la autenticación multifactor (MFA), puede reforzar la seguridad de sus nóminas. Forma a los empleados de nóminas para que sepan detectar intentos de phishing u otras ciberamenazas.
Debe limitar el acceso a las nóminas únicamente al personal esencial y crear un proceso de aprobación para volver a comprobar las tarjetas de control horario, los gastos y los importes de los salarios/sueldos/bonificaciones.
5. Errores en la tributación de las nóminas y en las retenciones
Los impuestos sobre nóminas en EE.UU. incluyen requisitos fiscales federales, estatales e incluso locales. Dado que los cálculos de impuestos pueden cambiar en función del importe de la nómina, las deducciones antes de impuestos y la información introducida en el formulario W-4 del empleado, existen muchas posibilidades de error. Cualquier error en el cálculo de los impuestos y otras retenciones obligatorias puede dar lugar a incumplimientos y auditorías, por no hablar de los problemas que pueden surgir para el empleado.
Las leyes fiscales pueden cambiar con frecuencia, y puede enfrentarse a multas y sanciones si calcula incorrectamente las obligaciones fiscales debido a cambios normativos, por lo que tendrá que estar al tanto.
Solución: Los proveedores de soluciones de nóminas deben estar al día de cualquier cambio en los tipos impositivos. También deben colaborar con un profesional fiscal para asegurarse de que cumplen todas las leyes fiscales. Además, mantenga una documentación detallada para cumplir los requisitos de retención y respaldar sus cálculos fiscales en caso de auditoría.
5 retos comunes de la nómina mundial
Gestionar las nóminas de una plantilla internacional introduce complejidades adicionales para cualquier empresa. Aunque la mayoría de los retos que acabamos de mencionar son universales, las empresas que gestionan nóminas internacionales se enfrentan a normativas y problemas logísticos adicionales.
1. Cumplimiento de la normativa local e internacional
Cada país tiene sus propias leyes fiscales, laborales y requisitos de información. Los equipos de nóminas deben conocer las leyes laborales específicas de cada lugar, entre otras:
- Requisitos para el pago de las horas extraordinarias
- Frecuencia de pago
- Contribuciones obligatorias a programas de prestaciones públicas, como la sanidad.
- Indemnización por despido
En una encuesta reciente, el 63% de los encuestados citaron el cumplimiento de la normativa como su mayor reto global en materia de nóminas. Navegar por las complejidades puede abrumar a las empresas y exponerlas a multas si cometen errores.
Solución: Forme a su equipo de nóminas en las normativas regionales y manténgase al tanto de la evolución de la legislación laboral. La estandarización de las políticas de nóminas (como los ciclos de nóminas, los informes fiscales y las políticas sobre horas extraordinarias) y el uso de software de nóminas pueden ayudarle a gestionar mejor el proceso. Un Employer of Record (EOR) garantiza el pleno cumplimiento de la normativa local sobre nóminas, ahorrándole tiempo y reduciendo riesgos.
2. Gestión de nóminas para empleados remotos en todo el mundo
Una plantilla global significa que debe cumplir las leyes de nóminas específicas de cada país, incluida la frecuencia de pago (semanal, mensual, etc.) y los pagos de bonificaciones obligatorios, como la paga extraordinaria o la paga del decimocuarto mes. También tendrás que tener en cuenta las distintas zonas horarias y los días festivos para garantizar que el dinero llega a tiempo a las cuentas bancarias de los empleados.
Dado que las nóminas deben procesarse en varias divisas, su equipo debe tener en cuenta las fluctuaciones de los tipos de cambio, lo que dificulta la exactitud de los pagos. Además, las transferencias bancarias internacionales suelen conllevar comisiones, lo que añade costes que quizá no tenías presupuestados.
Solución: Un sistema global de nóminas puede admitir pagos en varias divisas y utiliza la automatización para el cálculo de los tipos de cambio de cada región. Un EOR también puede gestionar el proceso de nóminas transfronterizas para empresas con empleados internacionales, garantizando que todos cobren con exactitud y a tiempo.
3. Retención internacional del impuesto sobre la nómina y cotizaciones sociales
Los requisitos de retención de impuestos y cotizaciones sociales (como los programas gubernamentales de prestaciones sociales) varían de un país a otro. Además del impuesto sobre la renta, algunos países exigen fondos de pensiones, programas de asistencia sanitaria y cotizaciones al seguro de desempleo.
Además, tendrá que estar al tanto de los plazos de presentación de informes específicos de cada lugar y de las cotizaciones obligatorias de la empresa. Debe presentar la documentación requerida a las agencias tributarias pertinentes y remitir la parte de impuestos y cotizaciones que corresponda al empleado y a la empresa.
Solución: Utilice un software de nóminas que calcule automáticamente los impuestos y otras retenciones necesarias en función de la ubicación del empleado. Manténgase al tanto de los cambios en la normativa fiscal o trabaje con un EOR que pueda gestionar el cumplimiento y la presentación de impuestos por usted.
4. Protección de datos sensibles de los empleados
Muchos países o regiones tienen leyes globales de protección de datos a las que es posible que tenga que adherirse. Por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece requisitos estrictos para el tratamiento de datos personales sensibles de los residentes en la UE.
Las infracciones y las violaciones de datos pueden acarrear graves sanciones: hasta 20 millones de euros o el 4% de los ingresos globales, la cifra que sea más alta.
Para cumplir los requisitos regionales de privacidad de datos, las organizaciones deben:
- Garantizar la seguridad de los datos en los sistemas de pago y de control horario
- Implantar controles de acceso estrictos y cifrar la información confidencial
- Revisar y actualizar periódicamente los protocolos de seguridad
- Realizar auditorías y evaluaciones de riesgos periódicas
Solución: Para las pequeñas empresas y las compañías sin los recursos legales y técnicos necesarios para garantizar la seguridad de los datos de los empleados, un EOR proporciona una solución segura para las nóminas al cumplir con los requisitos obligatorios de encriptación de datos, elaboración de informes y otros requisitos globales de seguridad de datos.
5. Garantizar la correcta clasificación de los trabajadores
El auge de la gigeconomía ha puesto en primer plano la clasificación de los trabajadores para muchas empresas, y cumplir con las leyes locales es crucial para cualquier negocio que opere a nivel global para evitar sanciones.
La clasificación errónea de empleados es un problema grave en muchos países. Si una empresa clasifica erróneamente a un empleado como contratista independiente, puede acarrear multas, impuestos atrasados y acciones legales.
La normativa sobre clasificación de los empleados varía según el país. Sin embargo, algunos factores comunes son:
- Cuánto controla el empresario el trabajo del individuo
- Quién fija el horario y el lugar de trabajo: el contratista o el empresario
- Si el contratista utiliza equipos propios o proporcionados por la empresa
Solución: Revise la legislación laboral local para determinar la clasificación correcta de cada trabajador. Si no está seguro, consulte a un experto laboral o jurídico. Un EOR puede garantizarle la clasificación correcta de los trabajadores, reduciendo el riesgo y los costes asociados a la clasificación errónea.
Los EOR simplifican el pago a un equipo internacional
Aunque un equipo internacional le da acceso a una reserva de talento más amplia, la gestión de nóminas internacionales puede ser compleja. Tanto si ya emplea a talentos internacionales como si tiene previsto expandirse, un empleador de registro (EOR) puede agilizar el proceso.
RemoFirst maneja la nómina global para los empleados internacionales en más de 180 países, asegurando que cada pago es exacto y conforme. Nos aseguramos de que su nómina se ejecuta sin problemas y eliminar el estrés de la gestión por su cuenta.
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