Dirigir una empresa y todas las funciones de recursos humanos que conlleva puede llevar mucho tiempo, especialmente en el caso de pequeñas empresas como una startup. Algunas empresas no tienen la capacidad o los recursos para contratar a un empleado a tiempo completo que gestione las tareas administrativas de recursos humanos.
Por eso muchas empresas recurren a las Organizaciones Profesionales de Empleadores (OPE) para gestionar sus funciones de RRHH, como las nóminas y el cumplimiento de la normativa.
Sin embargo, a medida que estas empresas sigan creciendo y expandiéndose, un Empleador de Registro (EOR) puede ser más adecuado, especialmente si empiezan a contratar empleados internacionales en nuevos mercados.
La transición de una OPE a una EOR puede ser compleja e implica procesos como la elaboración de nuevos contratos y la migración de datos. Sin embargo, seguir estos pasos puede ayudar a garantizar el éxito de la transición.
Principales conclusiones:
- Tanto las PEO como las EOR prestan servicios de RRHH, pero las EOR suelen ser la mejor opción para las empresas que se expanden hacia el empleo global.
- Una comunicación clara con su PEO, EOR y sus empleados ayuda a suavizar la transición para todas las partes interesadas.
- Auditar su proceso de transición le permite abordar los problemas antes de que afecten a su empresa.
¿Cuál es la diferencia entre una OPE y un EOR?
Aunque tanto las OPE como las EOR ofrecen soluciones de RR.HH., atienden a necesidades diferentes.
Los servicios de OPE implican asumir la responsabilidad legal de las tareas de RRHH de una empresa, como la administración de las nóminas y las prestaciones de los empleados, a través de una relación de coempleo, pero normalmente sólo para empleados establecidos en el mismo país que su empresa.
Los servicios EOR incluyen:
- Gestión de todos los aspectos de las plantillas globales
- Garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas laborales locales en diversos países.
- Gestión global de nóminas
- Mitigar los riesgos jurídicos asociados a la contratación global
Si su empresa está preparada para expandirse internacionalmente, considere la posibilidad de pasar de una PEO a una EOR.
Elegir un empleador de confianza
El primer paso, por supuesto, es elegir el EOR que mejor se adapte a las necesidades de su empresa. Algunos aspectos a tener en cuenta son:
- Cobertura geográfica: ¿Opera el EOR en los países en los que tiene previsto contratar? Tenga en cuenta tanto las necesidades inmediatas como los países en los que podría plantearse contratar más adelante.
- Alcance del servicio: ¿Qué servicios ofrece el EOR más allá de las nóminas básicas y el cumplimiento normativo? Por ejemplo, ¿envían equipos, ofrecen apoyo a la incorporación de empleados y proporcionan administración de beneficios?
- Estructura de precios: ¿Son los precios transparentes y competitivos? ¿Existen tarifas adicionales no incluidas en el precio inicial, como las de configuración, incorporación y cambio de divisas?
- Atención al cliente: ¿Ofrece el EOR un servicio de atención al cliente fiable y con capacidad de respuesta? ¿Cuáles son los canales disponibles para solicitar ayuda? Por ejemplo, ¿es a través de chat en directo, correo electrónico, teléfono, etc.?
- Experiencia local: ¿Posee el EOR entidades propias en los países donde opera o trabaja con socios locales? Esto puede influir no sólo en los costes, sino también en el cumplimiento de la legislación laboral local.
Si desea profundizar en la selección del EOR adecuado, consulte nuestro artículo sobre las preguntas que debe hacerse al elegir un EOR.
Revise su contrato PEO existente
Antes de realizar la transición de su PEO a un EOR, debe revisar su contrato existente para identificar cualquier coste asociado a la rescisión anticipada del acuerdo.
Muchos contratos de OPE contienen cláusulas específicas que establecen el plazo de preaviso necesario para rescindir el contrato de servicios sin incurrir en penalizaciones. El incumplimiento de este plazo de preaviso puede dar lugar a costosas tasas por rescisión anticipada.
Crear un plan de transición
Una estrategia de transición bien definida agilizará la salida de la OPE y la entrada en el EOR sin interrumpir sus operaciones. He aquí algunos pasos a tener en cuenta:
- Transición gradual: En lugar de un cambio repentino, considere un enfoque gradual para ayudar a minimizar las interrupciones. Esto puede implicar la transición de los empleados por etapas, por ejemplo, por departamento o ubicación.
- Planes de contingencia: Desarrolle planes de contingencia completos para hacer frente a posibles bloqueos. Para las funciones críticas, como las nóminas, debe contar con soluciones alternativas para garantizar que sus empleados no se vean afectados.
- Estrategia de comunicación: Establezca un plan claro para mantener informados a los empleados, directivos y a su nuevo proveedor de EOR durante todo el proceso.
- Estrategia de migración de datos: Desarrolle un plan detallado para trasladar los datos de los empleados de su PEO a su EOR. Esto incluye identificar los datos que se van a transferir, garantizar la seguridad de los datos y establecer un calendario para el proceso de migración.
Comunicar el cambio a los empleados
Las actualizaciones continuas de la situación facilitan el proceso de transición a los empleados.
Para empezar, informe a sus empleados del próximo cambio, explíqueles los motivos de la decisión y aborde las posibles repercusiones en su experiencia laboral cotidiana.
En concreto, destaque los próximos cambios en:
- Administración de las prestaciones: Explique cómo puede afectar la transición a la inscripción, el acceso y la gestión de las prestaciones. Por ejemplo, ¿habrá un nuevo proveedor de seguros médicos o una nueva plataforma de prestaciones?
- Estructura jerárquica: Aclare cualquier cambio en las líneas jerárquicas o en los contactos de RRHH. Por ejemplo, se podría facilitar información de contacto para el apoyo a los empleados en el EOR.
- Procesos de nómina: Comunicar cualquier revisión inminente de los calendarios de nóminas, métodos de pago o formatos de recibos de nómina.
Rescindir el contrato con la OPE
Ha llegado el momento de concluir formalmente su relación con la OPE.
Esto implicará completar todos los procesos administrativos y legales necesarios para garantizar una ruptura limpia y evitar cualquier posible complicación futura.
He aquí algunos pasos clave:
- Notificación formal de rescisión: Notifíquelo por escrito a su OPE, respetando la cláusula de rescisión de su contrato.
- Pagos pendientes: Liquide cualquier factura u obligación financiera pendiente con la PEO. Esto incluye impuestos sobre nóminas, contribuciones a prestaciones o tasas administrativas pendientes de pago.
- Recuperación de datos: Asegúrese de que ha recibido todos los datos necesarios de los empleados de la OPE, como los registros de nóminas, la información sobre prestaciones y otros datos relevantes de los empleados.
- Auditoría de cumplimiento: Realice una auditoría final para garantizar que se han cumplido todos los requisitos legales y de cumplimiento durante la transición.
Iniciar la transición de la OEP al EOR
Colabore estrechamente con su nuevo proveedor de EOR para garantizar una migración fluida de toda la información esencial de los empleados. Esto incluye:
- Migración de datos completa: Proporcione a su EOR todos los registros de empleados necesarios, incluidos los detalles de las nóminas, la información sobre prestaciones y los datos fiscales.
- Nuevos contratos de trabajo: Dado que el EOR se convierte en el empleador legal de su personal, tendrá que emitir nuevos contratos de trabajo que se adhieran a las condiciones de empleo existentes y cumplan la legislación laboral local.
- Seguridad de los datos: Confirma que tu EOR cuenta con políticas de protección de datos para salvaguardar la información sensible de tus empleados y que cumple con todos los requisitos legales, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea.
Auditoría del proceso de transición
La transición de un PEO a un EOR implica múltiples partes móviles, por lo que es esencial seguir de cerca el traspaso con una auditoría que ayude a detectar cualquier discrepancia.
Esto debería incluir la revisión exhaustiva de todos los contratos para garantizar que se han abordado adecuadamente el cumplimiento y la seguridad de los datos, así como la validación de que la información sobre nóminas, impuestos y prestaciones es exacta.
Por último, realice una revisión posterior a la transición para abordar sin demora cualquier problema pendiente.
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