Los equipos remotos son la nueva norma en el mundo actual, y podrían ser la clave para que una empresa crezca rápidamente. Un estudio de Global Workplace Analytics reveló que los trabajadores remotos eran entre un 35 y un 40% más productivos cuando trabajaban desde casa (los empleados remotos de American Express producían un 43% más que sus homólogos en la oficina). Si contrata a distancia, también tendrá acceso a una bolsa de trabajo internacional, lo que se traduce en más talento para su empresa (entre otras ventajas). Tener un equipo a distancia conlleva sus retos, pero no hay nada que no se pueda superar con las estrategias adecuadas. A continuación le ofrecemos 3 consejos importantes que puede utilizar para gestionar equipos remotos de forma global.
1. Crear estructura: Asigne responsabilidades y acoja las aportaciones de los empleados
Las estructuras predecibles dan como resultado una alta productividad en el lugar de trabajo en entornos de trabajo remotos, donde los empleados son más propensos a desconectar. Es importante implicar a los empleados a la hora de crear estas estructuras para garantizar su éxito: dales la oportunidad de decidir con qué tipo de estructura trabajan mejor, para que se sientan cómodos trabajando a distancia.
Las estructuras claras pueden adoptar la forma de:
- Horarios de reunión claros y horarios rotativos para garantizar que ningún miembro se vea constantemente incomodado por reuniones tardías o tempranas (en función de las zonas horarias).
- Decidir la estructura y la cadencia más eficaces para celebrar las reuniones de modo que estén centradas y orientadas a un objetivo (prepararlas de forma asíncrona).
- Concienciar a los empleados de sus propias responsabilidades, las de sus colegas y cómo encajan en el proceso.
2. Comunicación, controles periódicos y retroalimentación continua
Comunicar en exceso es primordial para asegurarse de que sus empleados entienden y logran los resultados deseados, ya que puede ser fácil perderse en un mar de tareas. Esto es especialmente cierto en el trabajo asíncrono. Algunos consejos para una comunicación a distancia más eficaz son:
- Videoconferencia : para fomentar las interacciones cara a cara, además de las tradicionales aplicaciones de correo electrónico y mensajería.
- Establecer normas de comunicación claras : la comunicación debe ser concisa. Por ejemplo, si quiere un plazo de 24 horas, debe dejar claro cuándo empiezan las 24 horas y cuándo terminan. Evite términos vagos como "rápidamente" y "pronto" al describir los resultados esperados para que los empleados sepan a qué tareas deben dar prioridad. También debe haber plazos claros para cosas como responder a los correos electrónicos (por ejemplo, 24 horas para los correos electrónicos internos).
- Solicitar feedback - Dar y recibir feedback claro y regular garantiza que los empleados realicen las tareas de acuerdo con las expectativas establecidas. Un feedback eficaz debe ser positivo y específico.
3. Crear procedimientos y procesos bien documentados
Es importante contar con procesos bien documentados para sus trabajadores remotos, de modo que pueda asegurarse de que todos siguen las mismas directrices y de que existe un punto de referencia claro para los empleados que comienzan una nueva tarea. Aquí es donde entran en juego los documentos "vivos" (aquellos que se actualizan periódicamente con la información más reciente), para que cada procedimiento documentado se actualice constantemente en función de las necesidades cambiantes de su empresa. Asegúrese de que sus empleados saben dónde encontrar estos documentos, y permítales aportar ideas impactantes para mejorar el proceso.
Otras buenas prácticas para una comunicación y unos procesos eficaces son:
- Definir los mejores canales para comunicar diferentes tipos de información, por ejemplo, canales de Slack para diferentes proyectos.
- Establecer un estilo de comunicación que funcione para todos los implicados; por ejemplo, si Slack es demasiado ruidoso, hay que encontrar la manera de destacar lo que es importante.
- Informar a los empleados sobre a quién dirigirse para los distintos tipos de preguntas.
Bonificación: Crear un entorno de confianza
La confianza es una de las bases principales de la gestión de los trabajadores a distancia. La creación de un entorno de confianza comienza con el proceso de contratación y se prolonga a lo largo de la permanencia del empleado en la empresa. Las investigaciones indican que las empresas con un alto nivel de confianza obtienen un 286% más de beneficios financieros que las organizaciones con un bajo nivel de confianza. Puede establecer un entorno de confianza de las siguientes maneras:
a) Un proceso de incorporación óptimo
Mantenga una comunicación fluida durante todo el proceso para que el empleado se sienta atendido antes de su primer día. Establezca los requisitos de antemano para que no haya confusiones cuando llegue la fecha de incorporación. Este proceso puede gestionarse implementando un software como SenseHR en sus operaciones, ya que le ayudará a agilizar la incorporación de los empleados.
b) Centrarse en los resultados
Microgestionar la carga de trabajo de tus empleados demuestra desconfianza en tu equipo. Es mejor centrarse en los resultados finales que en el tiempo que un empleado dedica a cada tarea (a menos que se trate de tareas que requieran un seguimiento del tiempo de realización del empleado). Céntrese en definir el resultado y establecer plazos claros. También puedes crear hitos en las tareas para asegurarte de que nada se retrasa, y programar reuniones en torno a los hitos para debatir los avances y los retos.
c) Proporcionar información de retorno
Cuando un empleado termine una tarea, evalúe su rendimiento y proporcione comentarios sinceros y oportunos. Señale los aspectos que podrían mejorarse y destaque sus puntos fuertes, para que los empleados adquieran más confianza en su trabajo.
Gestionar equipos remotos como un profesional
Contratar a gente en la que confíes es el primer paso para contratar a un equipo remoto que puedas gestionar fácilmente. Céntrate en crear y documentar procesos para mejorar la productividad, al tiempo que defines tus canales y estilos de comunicación para que sea clara y oportuna. Está bien dejar que tu empleado gestione su tiempo mientras se centra en el resultado final en lugar de microgestionar cada tarea (a la larga, os ahorrará tiempo a los dos).
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