Aunque la contratación internacional permite a su empresa acceder a una reserva mundial de talento, el cumplimiento de las leyes fiscales y laborales puede resultar complicado. Cada país tiene su propia normativa, a veces con variaciones locales (como a nivel estatal).
Garantizar el cumplimiento de la normativa sobre nóminas es esencial para su empresa. De lo contrario, se arriesga a multas y otras sanciones. Por ejemplo, el gobierno británico descubrió recientemente que más de 500 empresas no pagaban a sus empleados el salario mínimo. Aunque se determinó que no todos los impagos eran intencionados, el gobierno tomó medidas contra las empresas.
La buena noticia: puede contratar internacionalmente y mantener el cumplimiento siguiendo las mejores prácticas de gestión de nóminas.
Principales conclusiones:
- El procesamiento global de nóminas es complejo debido a las leyes específicas de cada país.
- El incumplimiento de las leyes puede acarrear multas, sanciones y daños a la reputación.
- Un proveedor global de nóminas puede mantener el cumplimiento de la normativa y hacer que su proceso de nóminas funcione sin problemas.
1. Cumpla la legislación laboral local y los requisitos de conformidad
La legislación laboral local cubre una amplia gama de requisitos relacionados con las nóminas, entre los que se incluyen:
- Salario mínimo y pago de horas extraordinarias
- Retenciones fiscales y cotizaciones empresariales
- Programas de jubilación, como la Seguridad Social y las pensiones
- Decimotercer y decimocuarto mes de paga
Además de gestionar las nóminas de los empleados en todo el mundo, las empresas también deben cumplir las leyes que rigen la clasificación de los empleados, las indemnizaciones por despido y cese, los permisos parentales retribuidos y el tiempo libre retribuido obligatorio. Cada país, estado u otro municipio puede tener también sus propios requisitos específicos de información sobre nóminas.
No es de extrañar que el cumplimiento sea citado como el mayor reto para la nómina mundial en una encuesta realizada en 2024 por PayrollOrg.
Las empresas deben familiarizarse con las normativas específicas de cada país para evitar sanciones y asegurarse de que los empleados reciben el salario y las prestaciones adecuadas.
Además, tendrá que hacer un seguimiento y revisar las políticas para cumplir con cualquier actualización, como una nueva ley fiscal o revisiones de las prestaciones obligatorias por permisos retribuidos.
2. Cumplir la legislación fiscal y de retenciones
Los gobiernos suelen exigir que se retengan impuestos de la nómina de un empleado y que se remitan los fondos en fechas concretas. Los empresarios deben calcular, retener y remitir los impuestos con precisión:
- Impuesto sobre la renta basado en los tramos impositivos locales
- Contribuciones a programas públicos de jubilación y pensiones
- Impuestos adicionales sobre las nóminas por asistencia sanitaria y otras prestaciones
Muchos gobiernos obligan a los empresarios a contribuir a los impuestos de desempleo o a los programas nacionales de jubilación -como la Seguridad Social-, además de las deducciones de los empleados, lo que garantiza el cumplimiento de la legislación laboral local y los requisitos de las prestaciones sociales.
Los plazos de presentación de impuestos son otro aspecto de la nómina internacional al que tendrá que prestar mucha atención, ya que pueden variar según el país. También es posible que tenga que preparar documentación fiscal anual para los empleados, como el formulario W-2 para los empleados estadounidenses.
En algunos países, debe cumplir otras retenciones obligatorias, como embargos, pensiones alimenticias y cuotas sindicales, y asegurarse de que todas las deducciones se ajustan a la normativa local.
3. Desarrollar políticas y procedimientos coherentes
Una forma de reducir la probabilidad de errores legales o de cumplimiento es establecer políticas y procedimientos claros para las tareas cotidianas, como la gestión de nóminas, el pago de impuestos y la elaboración de informes.
También tendrá que revisar periódicamente sus políticas de nóminas y actualizarlas en función de los cambios normativos y el crecimiento de la empresa. Algunas tareas relacionadas con las nóminas que deben documentarse son:
Plan de retribución
Defina su ciclo de pago. ¿Es semanal? ¿Quincenal? Muchos países exigen que las empresas sigan un ciclo de pago específico, siendo los pagos mensuales la norma más común. Esto significa que puede acabar teniendo varios ciclos de pago para garantizar el cumplimiento de la legislación sobre nóminas de cada país.
También tendrá que hacer un seguimiento de los días festivos de cada país para asegurarse de que los empleados afectados cobran a tiempo.
Prestaciones y retenciones a los trabajadores
Además de los impuestos, es posible que tenga que hacer deducciones por programas de beneficios para empleados, como seguro médico, una pensión o estipendios para reembolsar gastos a los empleados.
Dado que cualquier deducción repercute en la retribución neta de un empleado, necesitará un proceso que garantice la exactitud de los cálculos, sobre todo si el importe puede variar de un período de pago a otro.
Gestión de divisas y tipos de cambio
Establezca normas sobre el pago a los empleados en su moneda local para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral. Su política también debe contemplar cómo gestionar las fluctuaciones salariales debidas a las variaciones de los tipos de cambio, ya sea estableciendo tipos de cambio fijos durante un periodo, ajustando los salarios periódicamente u ofreciendo un colchón para protegerse de la volatilidad.
Además, elija métodos de pago que minimicen las comisiones por transferencia y los retrasos, garantizando que los empleados reciban sus salarios a tiempo y en su totalidad.
Flujos de trabajo de procesamiento y aprobación de nóminas
Puede reducir los errores estableciendo flujos de trabajo de aprobación y procesamiento de nóminas claros y bien definidos, que incluyan pasos de verificación de las horas trabajadas, las bonificaciones y otros detalles de compensación si es necesario.
Debe indicar quién aprueba las nóminas de cada empleado (¿un directivo? ¿alguien de RR.HH.? ¿ambos?) y el calendario de aprobación.
También querrá detallar el proceso paso a paso para ejecutar las nóminas, incluyendo quién debe firmar antes de finalizar los pagos a los empleados y qué registros deben mantenerse para cada nómina.
La implantación de flujos de trabajo automatizados es una forma de agilizar las aprobaciones y reducir los errores manuales. La tecnología y las integraciones de software también pueden ayudar a calcular las deducciones y las prestaciones, garantizando la precisión de cada nómina.
4. Utilizar un sistema de nóminas centralizado para operaciones globales
Una opción para pagar a un personal internacional es trabajar con un proveedor de nóminas local en cada país. Al fin y al cabo, un proveedor local puede parecer mejor preparado para estar al tanto de las leyes e impuestos específicos de cada lugar.
Sin embargo, la gestión de varios proveedores de nóminas puede resultar complicada. Es posible que no haya coherencia entre los proveedores, y la supervisión necesaria puede suponer una carga para su equipo interno de operaciones de nóminas.
Otra opción sería utilizar un servicio de nóminas global centralizado. Con un sistema centralizado, tendrá:
- Una única fuente de datos sobre nóminas
- Mejora de la precisión y reducción de los errores en las nóminas
- Seguimiento en tiempo real de los pagos y el cumplimiento
- Informes de nóminas de toda la empresa para auditorías financieras y fiscales
A la hora de decidirse por una solución global de nóminas, considere la posibilidad de elegir una plataforma basada en la nube que se integre con sus sistemas de RRHH, fiscales y contables. De este modo, mantendrá la eficiencia y la visibilidad en todo el procesamiento de nóminas.
5. Garantizar la exactitud y puntualidad de los pagos
Puede enfrentarse a sanciones o acciones legales si sus nóminas se retrasan o son inexactas. Si los problemas se repiten, también puede aumentar la rotación de empleados frustrados.
Incluso los errores menores en las nóminas pueden crear trastornos importantes en una plantilla global en la que los empleados dependen de pagos puntuales y precisos. Garantizar el cumplimiento de la legislación laboral local, la normativa fiscal y los requisitos de cambio de divisas es esencial para evitar errores costosos.
He aquí algunas buenas prácticas para minimizar las interrupciones:
- Automatice los calendarios de nóminas basándose en los ciclos de pago específicos de cada país para garantizar la coherencia y el cumplimiento.
- Utilizar una solución de nóminas multidivisa para pagar a los empleados en su moneda local.
- Realice auditorías periódicas de las nóminas para detectar y corregir errores antes de que se conviertan en problemas mayores.
Un proceso de nóminas fiable no es sólo una cuestión de cumplimiento: es esencial para mantener la confianza de los empleados y proteger la reputación de su empresa.
6. Mantener la seguridad de los datos y el cumplimiento del GDPR
El procesamiento de nóminas implica intrínsecamente el manejo de datos confidenciales de los empleados. Su sistema de nóminas almacena números de identificación fiscal de los empleados, direcciones, información sobre cuentas bancarias, información salarial, etc.
La seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa deben ser una prioridad absoluta, especialmente cuando se gestionan nóminas de empleados con leyes estrictas de protección de datos. Por ejemplo, las empresas de la Unión Europea (UE) deben cumplir la ley europea de privacidad y seguridad de datos: el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ). Algunos países, como Alemania, tienen normas aún más estrictas.
Para asegurarte de que cumples los requisitos legales, debes:
- Utilizar software de nóminas encriptado para proteger los datos de los empleados
- Restringir el acceso únicamente al personal autorizado de nóminas y RRHH.
- Garantizar que todos los empleados con acceso reciban formación sobre los mejores procesos de protección de datos.
Para garantizar el pleno cumplimiento, debe adherirse a las leyes mundiales de protección de datos más estrictas. No hacerlo puede acarrear sanciones legales, violaciones de datos y pérdida de confianza de los empleados.
7. Pedir opiniones sobre la nómina a los empleados globales
Pagar a sus empleados con precisión y puntualidad es esencial, pero también debe tener en cuenta la experiencia del empleado. Es la nómina un proceso fluido o encuentran fricciones en algún momento?
Si quiere saber cómo es la experiencia de los empleados, es muy sencillo. Pregúnteles. Puede recoger sus opiniones en una reunión individual de un empleado con su jefe o plantear el tema de la nómina en reuniones de equipo o de toda la empresa.
También puedes encuestar a los empleados y preguntarles si cobran correctamente y a tiempo, y si han tenido algún problema. Considera la posibilidad de hacerla anónima para que los empleados se sientan más cómodos compartiendo sus experiencias.
Por supuesto, los comentarios sólo valen la pena si se actúa en consecuencia. Investiga los problemas comunicados, asegúrate de que se resuelven y pon en marcha un plan para evitar problemas similares.
Trabajar con un empleador de registro para la nómina global
Aunque aplique todas estas buenas prácticas, la gestión interna de las nóminas internacionales es compleja, lenta y arriesgada, y es posible que su equipo de RR.HH. no cuente con los conocimientos necesarios.
Asociarse con un Employer of Record (EOR) simplifica sus procesos globales de nómina. Un EOR lo hará:
- Actuar como empleador legal de sus empleados internacionales
- Garantizar el cumplimiento de la legislación laboral específica de cada país
- Cumplimiento fiscal y requisitos legales
- Procesamiento de nóminas en varias divisas
- Gestionar las prestaciones y los contratos de los empleados
Tanto si ya opera en varios países como si está pensando en crear un equipo internacional, un EOR reducirá el riesgo y mantendrá el cumplimiento de la legislación laboral y las nóminas.
RemoFirst ayuda a las empresas a contratar y pagar a empleados en más de 180 países (y a contratistas en más de 150 países). Nos aseguraremos de que sus empleados cobren a tiempo y en su moneda local.
Nos encargamos de todas las tareas administrativas y de RRHH y asumimos cualquier riesgo de cumplimiento en su nombre. RemoFirst también puede gestionar los beneficios de los empleados (como el seguro médico) y proporcionar asistencia en la solicitud de visados y permisos de trabajo.
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