Crear un equipo global ofrece numerosas ventajas a las empresas, desde aumentar la diversidad hasta permitir la productividad 24 horas al día, 7 días a la semana.
Sin embargo, ampliar su plantilla más allá de las fronteras plantea consideraciones únicas, sobre todo a la hora de gestionar la normativa internacional sobre nóminas.
Conocer las mejores prácticas para el procesamiento global de pagos le ayudará a asegurarse de que paga correctamente a sus empleados y a evitar posibles sanciones legales y financieras.
Principales conclusiones:
- La gestión de nóminas internacionales conlleva su propia serie de problemas, como la legislación laboral específica de cada país, la normativa fiscal y los procesos de pago.
- Las fluctuaciones de los tipos de cambio añaden una dificultad adicional a las nóminas internacionales.
- Las empresas deben cumplir la legislación fiscal y laboral de cada país en el que empleen trabajadores, aunque sólo tengan un empleado en ese lugar.
La legislación sobre retribución de los trabajadores varía según el país
Uno de los primeros obstáculos en el cálculo internacional de nóminas es comprender que las expectativas y los procesos de compensación pueden variar significativamente de un país a otro. Esto incluye:
- Remuneración: Si contratas a trabajadores de varios países, es probable que tengas que pagarles en su moneda local. Los tipos de cambio pueden ser difíciles de calcular (más información a continuación), y el total de la nómina también se verá afectado por las diferencias en el coste de la vida y el salario mínimo de cada país.
- Métodos de pago: El ingreso directo en la cuenta bancaria del empleado puede ser la norma en muchos países, pero algunos empleados internacionales prefieren los cheques en papel, mientras que otros confían en los monederos digitales o las plataformas de pago por móvil.
- Transferencias bancarias internacionales: Si opta por transferencias bancarias internacionales o pagos SWIFT, tenga en cuenta las posibles comisiones. Estas pueden variar en función de los bancos y los países de que se trate y pueden repercutir significativamente en tus costes de nómina.
- Frecuencia de pago: Los periodos de pago no son universales. En algunos países la paga es semanal o quincenal, mientras que en otros es mensual. Además, algunos países tienen leyes especiales, como la paga extraordinaria, que suele pagarse en torno a las fiestas de fin de año.
Estar al tanto de estos detalles y cumplir las leyes aplicables que rigen la retribución es clave para mantener el cumplimiento y establecer relaciones sólidas y positivas con su plantilla internacional.
Los tipos de cambio plantean un reto presupuestario
Las fluctuaciones de los tipos de cambio añaden una complejidad significativa a las nóminas internacionales, afectando tanto a la asequibilidad de la contratación transfronteriza como a la precisión de los presupuestos. Estos cambios constantes pueden crear imprevisibilidad financiera y aumentar el riesgo de errores en las nóminas si no se gestionan con cuidado.
Por ejemplo, en 2022, la libra esterlina coqueteó con la paridad con el dólar estadounidense, lo que probablemente repercutió en los presupuestos de algunas empresas que emplean a trabajadores británicos.
Imagine que ha presupuestado la contratación de un nuevo miembro del equipo en Portugal basándose en un tipo de cambio favorable entre su moneda local y el euro. De repente, el tipo de cambio cambia y los costes previstos aumentan considerablemente. Esto puede alterar sus planes de contratación y ejercer presión sobre su presupuesto.
El uso de tipos de cambio actualizados, la automatización de las conversiones y la asociación con un proveedor global de nóminas pueden ayudar a mitigar estos retos y garantizar que las nóminas internacionales sean precisas y conformes.
La fiscalidad internacional puede ser compleja
Ampliar su plantilla a todo el mundo significa que debe cumplir la legislación fiscal del país de origen de su empresa y de todos los países en los que emplee trabajadores. Esto incluye conocer los tipos de retención del impuesto sobre la renta, los requisitos de la seguridad social y los impuestos sobre nóminas, las obligaciones locales de declaración y notificación de impuestos y los tratados fiscales pertinentes.
Por ejemplo, supongamos que su empresa tiene su sede en EE.UU. y contrata a un empleado en Alemania. En ese caso, tendrá que retener el impuesto alemán sobre la renta de su salario, cumplir con las cotizaciones a la seguridad social alemana y cumplir con sus obligaciones fiscales estadounidenses.
Aunque por lo general no se retienen impuestos a los contratistas independientes, hay que asegurarse de que se utilizan los formularios fiscales adecuados -como el W-9 para los contratistas con sede en EE.UU. o el W-8 BEN-E para los contratistas internacionales-, informar de los pagos como es debido y conocer el estatus de residencia fiscal del contratista.
Cumplir los requisitos de la legislación laboral para las contrataciones internacionales
Navegar por la legislación laboral internacional es esencial para crear un equipo global que cumpla las normas y prospere. Cada país aplica una normativa única que abarca áreas clave como el salario mínimo, la jornada laboral y las prestaciones obligatorias para los empleados, como el seguro médico, las pensiones, las vacaciones pagadas y la baja por maternidad.
Los empresarios deben asegurarse de que entienden y cumplen estas leyes locales en todos los países en los que tienen empleados. No hacerlo puede acarrear problemas legales y sanciones económicas, y dañar la reputación de la empresa.
Además, cada país puede tener una legislación laboral específica que ofrezca protección adicional a los trabajadores. Por ejemplo, Francia ha implantado una ley de "derecho a la desconexión", que permite a los empleados evitar responder a correos electrónicos o mensajes de trabajo fuera del horario laboral.
Del mismo modo, Irlanda ha introducido legislación que concede a los empleados el derecho a solicitar trabajar desde casa, aunque los empresarios pueden rechazar estas peticiones en determinadas circunstancias.
Mantenerse informado sobre la normativa específica es esencial para crear un entorno de trabajo que cumpla las normas.
Protección de la intimidad y seguridad de los datos en las plantillas internacionales
Dado que las leyes relativas a la protección de datos personales varían de un país a otro, los matices de las normativas sobre protección de datos y privacidad afectan significativamente a la forma en que gestiona los datos de sus empleados en todo el mundo.
Implantar medidas de seguridad de los datos, obtener el consentimiento antes de recopilar o utilizar datos personales, ser transparente sobre las prácticas relativas a los datos y proporcionar a las personas acceso a su información y control sobre ella exigen mucho trabajo.
La Unión Europea (UE) cuenta con leyes de protección de datos especialmente estrictas, entre las que destaca el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ). El RGPD se aplica a cualquier organización, independientemente de su ubicación, que procese datos personales de personas físicas en la UE.
Aunque solo emplee a una persona con sede en la UE, toda su empresa debe cumplir el RGPD, incluidas normas estrictas sobre seguridad de datos, privacidad, consentimiento y transparencia. El incumplimiento de las leyes de protección de datos puede acarrear importantes consecuencias, como multas cuantiosas, repercusiones legales y daños a la reputación.
Dar prioridad a la protección y privacidad de los datos de los empleados es primordial en un mundo digital cada vez más regulado.
¿Puede su departamento de RRHH mantener el ritmo?
La expansión internacional plantea importantes exigencias a su departamento de RRHH. A medida que crece su plantilla internacional, su equipo de RR.HH. debe comprender y dominar los detalles de las nóminas internacionales, las leyes fiscales y la administración de beneficios.
Deben convertirse en expertos en diversas normativas laborales, gestionar los tipos de cambio de divisas y garantizar el cumplimiento de los requisitos locales. Este aumento de la carga de trabajo puede desbordar rápidamente al personal de RR.HH. existente, lo que puede dar lugar a errores, retrasos y problemas de cumplimiento.
Para hacer frente a estos retos, puede plantearse ampliar su equipo de RRHH o contratar proveedores locales de nóminas en cada país en el que opere. Sin embargo, ampliar su equipo interno puede ser una opción costosa y lenta. Por otra parte, gestionar una red de proveedores locales de gestión de nóminas puede generar cargas administrativas.
Asociarse con un Empleador de Registro (EOR ) ofrece una solución eficaz. Un EOR puede ocuparse de todos los aspectos de las nóminas y los RRHH internacionales, desde la incorporación y el cumplimiento hasta la administración de las prestaciones y las retenciones fiscales.
Gestionar las complejidades de la nómina internacional con un EOR
La gestión de nóminas internacionales puede resultar desalentadora para cualquier empresa. Las operaciones internacionales plantean numerosos retos, desde el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal local hasta la gestión de las fluctuaciones monetarias y la garantía de conformidad.
Un EOR agiliza el proceso actuando como empleador legal de sus empleados internacionales, gestionando todos los aspectos relacionados con las nóminas, las prestaciones y el cumplimiento normativo. Asociarse con un EOR le permite descargar la nómina internacional y las responsabilidades de administración de RRHH, reduciendo significativamente los riesgos de cumplimiento.
RemoFirst ayuda a las empresas a emplear trabajadores en más de 180 países y a contratar y pagar a contratistas en más de 150 países. Ayudamos a automatizar tareas administrativas complicadas, a reducir los riesgos de incumplimiento y a garantizar que su equipo reciba los pagos con precisión, puntualidad y en su propia divisa.
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