¿Apostó su último dólar a que el trabajo a distancia es bueno para el negocio? Entonces, su cuenta de resultados probablemente esté mejor que nunca.
Ahora es el momento de seguir creciendo, potencialmente expandiéndose a otros países.
Si dirige una empresa con sede en Estados Unidos, una opción es trasladar a algunos de sus empleados estadounidenses, pero no es la única ni necesariamente la mejor opción. ¿Por qué?
Para empezar, los traslados internacionales son caros y es probable que incluyan la necesidad de solicitar visados o permisos de trabajo para sus empleados, un proceso que lleva mucho tiempo.
En su lugar, su empresa debe considerar el valor de contratar empleados locales con experiencia sobre el terreno en los distintos países en los que se está expandiendo. Conocen a los proveedores locales. Entienden los matices culturales. Lo entienden.
Por supuesto, también existen riesgos. Antes de iniciar su expansión mundial, asegúrese de conocer todos los pormenores de la remuneración conforme de los trabajadores internacionales.
Principales conclusiones:
- A menos que vaya a contratar a 30 o más empleados en un país, establecer una entidad jurídica allí probablemente no tenga sentido desde el punto de vista financiero.
- Los requisitos en materia de nóminas, legislación laboral, obligaciones fiscales y prestaciones varían de un país a otro.
- Un "Employer of Record" puede ayudar a las empresas estadounidenses a pagar correctamente a sus empleados a tiempo completo y a sus contratistas.
¿Empleado o contratista? Clasificar correctamente a los trabajadores extranjeros
Desde la diversificación hasta la obtención de ingresos adicionales o la aplicación de métodos empresariales diferentes, hay muchas buenas razones para crecer a escala internacional.
Pero una vez que ha decidido ampliar su negocio, debe decidir cómo hacerlo funcionar. Eso significa decidir a quién contratarás y cómo trabajará contigo.
¿Empleados a tiempo completo o contratistas independientes? Esa es la primera pregunta. La respuesta influirá en la forma de gestionar las nóminas, cumplir las obligaciones fiscales sobre las nóminas y navegar por el cumplimiento de la legislación laboral local.
En el caso de los contratistas, la situación se complica, ya que las leyes locales que regulan la clasificación errónea difieren de un país a otro y pueden acarrear graves consecuencias.
Por ejemplo, en Brasil, los contratistas pueden ser contratados como microempresas, pequeñas o incluso medianas empresas. Contratar a trabajadores brasileños como contratistas puede reducir la carga fiscal del empresario. Pero cuando la clasificación es errónea, los costes son elevados. Basta con preguntar a Uber.
Muchos países europeos, como Alemania, también imponen fuertes sanciones a las empresas que clasifican erróneamente a sus trabajadores.
Por ejemplo, Scheinselbstständigkeit, un término alemán que se traduce como "falso autónomo", puede acarrear obligaciones que van desde impuestos atrasados y multas por demora hasta la obligación legal de contratar al autónomo como empleado a tiempo completo.
Legislación fiscal y de nóminas para empleados internacionales
Tanto si emplea a trabajadores a tiempo completo como a autónomos (o a ambos), el cumplimiento de la normativa no se limita a clasificar correctamente a sus trabajadores extranjeros. También tiene que pagarles conforme a la normativa.
Cada país tiene su propia normativa sobre nóminas, impuestos y derechos de los empleados. Las empresas estadounidenses deben seguir las leyes locales de cada país donde contraten para garantizar su cumplimiento.
Esto incluye:
- Retención y declaración del impuesto sobre la renta
- Cotizaciones a la Seguridad Social o a la Seguridad Social
- Normas sobre horas extraordinarias y tiempo libre retribuido
- Normativa sobre divisas y pagos
Las empresas también deben garantizar pagos puntuales y exactos en la moneda local de los empleados. Sin embargo, la fluctuación de los tipos de cambio puede dificultar esta tarea y dar lugar a pagos excesivos o insuficientes.
Una forma de garantizar el cumplimiento es trabajar con proveedores de nóminas locales en cada país en el que contrate personal internacional, ya que son expertos en las leyes de su región.
Sin embargo, la gestión de todos los proveedores puede convertirse en un trabajo en sí mismo en función del número de ubicaciones en las que tenga distribuidos a sus empleados.
Elegir los métodos de pago adecuados
Determinar cómo pagará a los empleados y contratistas internacionales es fundamental para garantizar transacciones puntuales y rentables.
Las empresas deben tener en cuenta factores como las comisiones por transacción, los tipos de cambio y la disponibilidad de plataformas de pago en el país del destinatario.
En el caso de los contratistas, también querrás hablar de su forma preferida de cobrar, ya que puede diferir de la forma en que pagas a tus empleados.
Algunas opciones de pago habituales son:
Una comunicación clara sobre los calendarios y métodos de pago es esencial para fijar las expectativas y garantizar un proceso fluido.
Una forma de agilizar el proceso y minimizar los problemas de cumplimiento es trabajar con un Empleador de Registro (EOR ). Más información al respecto más adelante.
Cumplimiento de la normativa fiscal para empleados internacionales
Las empresas estadounidenses también deben cumplir sus obligaciones fiscales con el IRS.
Esto incluye la documentación e información adecuadas para los empleados internacionales y la revisión de los convenios fiscales entre EE.UU. y el país de origen del empleado para evitar la doble imposición.
Existen acuerdos de totalización, que impiden la doble imposición de la seguridad social sobre los ingresos, entre EE.UU. y determinados países. Sin embargo, las ventajas de tales acuerdos difieren. Por lo tanto, es esencial asegurarse de que su empresa cumple todas las leyes aplicables.
En la mayoría de los casos, las empresas estadounidenses no están obligadas a retener impuestos a los contratistas extranjeros. Sin embargo, las leyes estadounidenses siguen exigiendo rellenar el formulario W-8 BEN que certifica la condición de extranjero de un autónomo a efectos fiscales.
Garantizar el cumplimiento de la legislación laboral local
Si dirige una empresa con sede en Estados Unidos, ya está familiarizado con normativas como la Ley de Igualdad Salarial y el Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964. Pero expandirse a otros países implica cumplir las leyes de los países en los que se encuentran sus empleados internacionales.
Las leyes laborales locales de todo el mundo regulan el salario mínimo, las horas de trabajo, las prestaciones obligatorias como el seguro médico o las pensiones, y los procesos de rescisión, incluida la posible indemnización por despido.
Sin embargo, las leyes y las sanciones por infringirlas varían mucho. Puede ser sorprendentemente fácil dar un paso en falso si no se cuenta con la orientación adecuada. Reconfortante, ¿verdad?
Abrir una entidad local frente a trabajar con un EOR
Te escuchamos. Te oímos. Y lo entendemos. Esto es mucho que manejar.
Aun así, todo se reduce a tomar una de estas dos decisiones.
Pagar a los empleados internacionales de forma legal significa que debe establecer una entidad legal en cada país extranjero en el que emplee trabajadores. También puede asociarse con un EOR.
La primera opción no sólo lleva tiempo. Es cara. Y no es práctica si sólo piensa contratar a unas pocas personas en un país concreto.
A menos que tenga previsto contratar, por ejemplo, 30 empleados (o más) en un país determinado, tiene más sentido que su empresa trabaje con un EOR. Es más asequible y, además, requiere menos tiempo.
Pague a sus empleados extranjeros y contratistas internacionales con RemoFirst
Trabajar con un EOR como RemoFirst ayuda a las empresas a reducir costes. Permite centralizar su sistema global de nóminas, incluso cuando se paga a autónomos y contratistas a través de las fronteras en múltiples monedas (sin el dolor de cabeza de seguimiento de los tipos de cambio).
Además de las nóminas, RemoFirst también asume la responsabilidad de:
- Clasificación adecuada de los trabajadores como empleados o contratistas
- Incorporación, que puede incluir el envío de equipos
- Administración de las prestaciones de los empleados, incluido el seguro médico
- Cumplimiento de la legislación laboral y fiscal local
- Crear contratos de trabajo y garantizar la protección de la propiedad intelectual
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