Los contratistas independientes aportan conocimientos especializados, lo que los convierte en una solución popular para las empresas que buscan ayuda externa en proyectos a corto plazo o de alta prioridad.
Sin embargo, antes de incorporar un contratista a su equipo, debe redactar un contrato en el que se establezcan los plazos, los resultados y las condiciones de pago. A diferencia de los empleados a tiempo completo, a los que se paga según el calendario de nóminas estándar de la empresa, los contratistas reciben los pagos en función de las condiciones de su contrato.
Incluir condiciones de pago en los contratos establece expectativas claras sobre cuándo y cómo se compensará a los contratistas.
Principales conclusiones:
- Las empresas pueden utilizar diferentes calendarios y plazos de pago para efectuar puntualmente los pagos a los contratistas.
- Las condiciones de pago del contratista que elijas -por hora, por hitos o fijas- te permitirán elegir un método que se adapte a las necesidades de ambos.
- Un Employer of Record (EOR) como RemoFirst simplifica el proceso de pago y gestión de contratistas en todo el mundo.
¿Cuáles son los plazos de pago más habituales para los contratistas?
Hay varias formas de pagar a los contratistas. Estos son algunos de los métodos más habituales.
Pagos por hora
Una opción habitual es pagar a los contratistas por horas con una tarifa acordada. Este método de pago flexible funciona bien tanto para contratistas con un horario fijo, como 20 horas semanales, como para los que trabajan horas variables para completar un proyecto concreto.
Un posible inconveniente de este método es que puede resultar difícil prever con exactitud los costes si no se sabe cuánto durará un proyecto, si cambia el alcance del trabajo o si el proyecto dura más de lo presupuestado inicialmente.
Pagos por objetivos
Los pagos por hitos se basan en la finalización de tareas específicas o hitos del proyecto (por ejemplo, tras la presentación de un primer borrador de texto, la construcción de un sitio web wireframe, etc.).
Ambas partes acuerdan de antemano los hitos y los pagos se efectúan a medida que se van cumpliendo.
Este método garantiza la transparencia y la responsabilidad en todo el proceso de trabajo. Es ideal para el trabajo basado en proyectos con entregables claramente definidos y/o una fecha de entrega establecida.
Pagos fijos
Con este método, se paga a los contratistas una cantidad fija a intervalos regulares, como semanal, quincenal o mensualmente.
Otro tipo de pago fijo es el acuerdo de retención, por el que se paga a un contratista una cantidad por adelantado para garantizar sus servicios durante un periodo concreto o un trabajo continuo.
Los pagos de retenedores se utilizan habitualmente para autónomos que ofrecen una experiencia constante y a demanda, suelen cubrir un número determinado de horas o tareas al mes y ayudan a garantizar que el contratista dé prioridad a sus proyectos.
Los pagos fijos son ideales para acuerdos a largo plazo o trabajos continuados en los que se necesita una estructura de pagos predecible para simplificar la elaboración del presupuesto.
¿Cuáles son los plazos de pago más comunes para los contratistas?
Además de decidir cómo pagar a sus contratistas, es igualmente importante determinar cuándo pagarles. Estos son algunos de los calendarios de pago a contratistas más habituales.
Pago anticipado
Con este tipo de calendario de pagos, el empresario paga al contratista por adelantado, parcial o totalmente, antes de que se complete el trabajo. El pago por adelantado funciona esencialmente como un anticipo para el proyecto y puede cubrir un porcentaje de los honorarios totales - como el 20% o el 50% - o la totalidad del importe.
Este calendario es muy popular entre los contratistas, ya que se les garantiza que recibirán al menos un pago parcial antes de empezar a trabajar, lo que es especialmente importante para gestionar su tesorería si prevén incurrir en gastos mientras trabajan en el proyecto.
El pago por adelantado también beneficia a los empresarios, ya que vincula legalmente al contratista a los términos del acuerdo, lo que aumenta la probabilidad de que el contratista complete todo el alcance del trabajo.
Pago neto
Una estructura de pago neto significa que el contratista recibe el pago en un número determinado de días a partir de la fecha de su factura.
Las condiciones de pago neto más habituales son 10, 30 y 60 días netos, que indican el número de días antes del vencimiento del pago: 10, 30 o 60 días a partir de la fecha de la factura. Por ejemplo, neto 30 significa que la empresa debe pagar al contratista en un plazo de 30 días desde la emisión de la factura.
Antes de firmar un contrato con condiciones de pago netas, es esencial asegurarse de que su departamento financiero puede pagar dentro del plazo contractual. Por ejemplo, un contratista puede solicitar condiciones netas de 10, pero la política de su empresa es pagar a los contratistas en un plazo de 30 días, no de 10.
Pago contra reembolso
Este calendario de pagos es menos habitual y especifica que el contratista debe recibir el pago en las 24 horas siguientes a la presentación de la factura.
Algunos contratistas prefieren este método porque cobran rápido y genera confianza con tu empresa, algo vital si pensáis colaborar en el futuro.
Sin embargo, dependiendo de cómo procese las facturas su empresa, puede ser difícil, si no imposible, realizar un pago puntual con tan poca antelación, sobre todo si no sabe de antemano cuándo se entregará el trabajo. Y, si te encuentras con retrasos en el pago debido a lo ajustado del plazo, podrías incumplir el contrato e incurrir en recargos por demora.
Intenta negociar por adelantado un plazo mínimo de pago de al menos 10 netos para tener más margen y evitar incumplimientos del contrato.
Pagos por etapas
Con este método de pago, los contratistas reciben pagos programados en función de los hitos del proyecto. Por ejemplo, el 50% del importe total puede abonarse al aceptar el presupuesto, y el resto al finalizar el proyecto.
Los pagos por etapas benefician tanto a los contratistas como a las empresas, ya que permiten una previsión clara de las entregas, los costes y los pagos a lo largo del proyecto. Esta estructura también ayuda a motivar a los contratistas para que cumplan el calendario y los hitos acordados.
Para las empresas, los pagos por etapas ofrecen la ventaja de repartir los costes a lo largo de la duración del proyecto. También crea puntos de control naturales a medida que avanza el proyecto, lo que garantiza que se mantenga en la senda prevista y reduce el riesgo de que el trabajo quede incompleto.
La importancia de unas condiciones de pago claras en los acuerdos con los contratistas
Como ya hemos mencionado, cuando se contrata a un contratista, es esencial incluir en el contrato las condiciones y el calendario de pagos. Esto garantiza que la empresa y el contratista coincidan en sus expectativas.
También debe estipular qué ocurre si alguna de las partes incumple el contrato. Por ejemplo, puede incluir recargos por demora, penalizaciones por incumplimiento de plazos y cláusulas de rescisión. El contrato también debe incluir cláusulas sobre resolución de conflictos.
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