A medida que los modelos de trabajo a distancia e híbridos ganaban popularidad tras la pandemia, los países empezaron a aprobar leyes y reglamentos para aclarar los derechos de los trabajadores a distancia y las obligaciones de los empleadores.
De hecho, el Gobierno italiano fue uno de los primeros pioneros, promulgando leyes sobre trabajo a distancia ya en 2002 y, más recientemente, aprobando la Ley de Trabajo Inteligente en 2017 (Decreto Legislativo nº 81/2017).
La Ley de Trabajo Inteligente pretende modernizar el planteamiento italiano del trabajo a distancia, haciéndolo a la vez favorable al trabajador (haciendo hincapié en el equilibrio y la flexibilidad) y a la empresa (impulsando la productividad y la innovación).
Las empresas que contratan a trabajadores a distancia en Italia deben conocer y respetar el marco legal del país para el trabajo a distancia, o se arriesgan a multas, litigios y, en casos graves, a posibles responsabilidades penales.
Principales conclusiones:
- La Ley de Trabajo Inteligente de 2017 de Italia difiere del teletrabajo, ya que crea un marco de trabajo a distancia más flexible y orientado a los resultados.
- El cumplimiento requiere acuerdos por escrito y la presentación oportuna de los documentos ante el Ministerio de Trabajo (se acabaron las flexibilidades COVID).
- Los trabajadores a distancia conservan los mismos derechos, protecciones y garantías que el personal presencial.
Los inicios del teletrabajo en Italia
Italia abordó por primera vez el teletrabajo a principios de la década de 2000, tras el Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo (2002), mediante la adopción del Acuerdo Interconfederal de 2004, un acuerdo firmado entre las asociaciones patronales y los sindicatos italianos que definía el teletrabajo como el trabajo realizado regularmente fuera de las instalaciones de la empresa utilizando las tecnologías de la información.
El Acuerdo establecía derechos de trabajo a distancia, entre ellos
- Igualdad de trato con el personal in situ
- Protección de la intimidad
- Equipamiento proporcionado por la empresa
- Participación voluntaria tanto del empresario como del trabajador
En aquella época, el teletrabajo se limitaba principalmente a un lugar de trabajo fijo (normalmente la oficina del empleado en casa) y a unas horas de trabajo fijas.
La ley de trabajo inteligente de 2017
La Ley de Trabajo Inteligente de 2017 (Ley nº 81/2017 o Lavoro Agile) eliminó la rigidez del Acuerdo Interconfederal. De hecho, Italia tomó la delantera en este asunto, aprobando su ley de trabajo a distancia antes que muchos otros países de la UE.
El objetivo de la Ley de Trabajo Inteligente es mejorar la flexibilidad, la productividad y la conciliación de la vida laboral y familiar centrándose en los resultados y la autonomía, en lugar de en requisitos estrictos.
La Ley italiana de Smart Working difiere significativamente del teletrabajo tradicional en aspectos clave:
No se requiere puesto de trabajo fijo
Smart Working libera a los trabajadores remotos de la expectativa de que sólo pueden realizar su carga de trabajo diaria desde un lugar fijo, como su oficina en casa.
Los trabajadores a distancia adquieren autonomía para trabajar donde mejor lo hacen, aunque los empresarios pueden seguir exigiendo una combinación de trabajo presencial y a distancia.
Horario flexible
La flexibilidad horaria permite a los trabajadores equilibrar mejor los compromisos profesionales y personales, manteniendo la productividad de la empresa y protegiendo al mismo tiempo la salud, la seguridad y el descanso de los empleados.
Como resultado, los trabajadores a distancia no están sujetos a un horario de trabajo estricto como el personal de oficina tradicional. Tienen flexibilidad para organizar su propio horario de trabajo y decidir cuándo completar las tareas.
Al mismo tiempo, los trabajadores italianos siguen rigiéndose por las leyes nacionales de empleo, que incluyen una semana laboral máxima de 48 horas (horas extraordinarias incluidas) y periodos mínimos de descanso de 11 horas consecutivas.
Un acuerdo por escrito
La Ley italiana de Trabajo Inteligente exige un acuerdo individual por escrito entre empresario y trabajador en el que se expongan las condiciones fundamentales del acuerdo. Como mínimo, debe especificar:
- Duración: Definir si el acuerdo es de duración determinada o indefinida
- Lugar de trabajo: Expectativas en torno al lugar donde el empleado realizará generalmente sus tareas (por ejemplo, en parte en la oficina, en parte en otro lugar, etc.)
- Herramientas de trabajo: Dispositivos, programas informáticos u otros equipos proporcionados o autorizados para su uso
- Derecho a la desconexión: Protege el descanso y el tiempo personal del trabajador fuera de la jornada laboral pactada
- Reversibilidad: Condiciones en las que cualquiera de las partes puede poner fin o modificar el acuerdo de trabajo inteligente.
Este acuerdo por escrito protege a ambas partes de riesgos legales al establecer expectativas claras.
Seguridad y seguros
Los empresarios siguen siendo responsables de cumplir las obligaciones de los trabajadores a distancia en materia de salud y seguridad.
El empresario debe entregar a los trabajadores un aviso por escrito elaborado por el INAIL (Instituto Nacional del Seguro contra los Accidentes de Trabajo).
Este documento explica las normas y las mejores prácticas para prevenir los riesgos laborales en un entorno a distancia. Si no se emite el aviso INAIL, se corre el riesgo de incurrir en responsabilidades y de tener problemas de cobertura de seguros.
Los trabajadores también están plenamente cubiertos por el seguro obligatorio de accidentes laborales de Italia, incluso si los accidentes ocurren en casa.
Igualdad de trato
Los trabajadores a distancia tienen garantizados los mismos salarios, derechos y formación que sus compañeros, independientemente de la ubicación del lugar de trabajo.
En definitiva, los teletrabajadores tienen los mismos derechos colectivos que los trabajadores presenciales.
Obligaciones de información y equipamiento del empresario en el marco de Smart Work
Los empresarios deben notificar al Ministerio de Trabajo, a través de un portal en línea, en un plazo de cinco días la creación de un nuevo convenio de trabajo inteligente, así como cualquier cambio o rescisión de uno ya existente.
No hacerlo puede acarrear una multa administrativa de 100 a 500 euros por empleado.
La Ley de Trabajo Inteligente no obliga explícitamente a los empresarios a proporcionar equipos o reembolsar gastos, como Internet o electricidad.
Sin embargo, muchos convenios colectivos y políticas empresariales exigen que las empresas proporcionen a los empleados ordenadores portátiles y el software necesario para desempeñar sus funciones.
Los reembolsos adicionales, como los costes de los servicios públicos, pueden negociarse individualmente o definirse en los convenios colectivos.
El impacto de COVID-19 en el trabajo inteligente
Durante la pandemia, Italia ayudó a las empresas a pasar rápidamente al trabajo inteligente relajando temporalmente el proceso administrativo, lo que permitió a millones de empleados pasar al trabajo a domicilio casi de la noche a la mañana.
En lugar de redactar acuerdos individuales para cada empleado, los empresarios podrían establecer acuerdos de trabajo a distancia presentando una única notificación masiva en línea con una lista de nombres de empleados al Ministerio de Trabajo.
Este proceso simplificado expiró el 1 de abril de 2024, y los empresarios están obligados de nuevo a crear acuerdos individuales de trabajo inteligente y presentar una notificación al Ministerio en un plazo de cinco días.
Derecho a la desconexión
La legislación italiana no garantiza universalmente el derecho a la desconexión, aunque varios proyectos de ley pendientes podrían cambiar esta situación. En cambio, es frecuente encontrar cláusulas y expectativas sobre el derecho a la desconexión en muchos acuerdos de trabajo inteligente y convenios colectivos.
Estas disposiciones suelen garantizar que los trabajadores no tengan que responder a comunicaciones de trabajo fuera de su horario laboral acordado. Los empleadores también deben limitar los mensajes enviados a los empleados fuera del horario laboral a través de los canales de comunicación corporativos, como el correo electrónico, Teams o Slack.
El objetivo es garantizar un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal y evitar que los empleados sientan que deben estar siempre "de guardia" sólo porque la tecnología les permite estar localizables 24 horas al día, 7 días a la semana.
¿A quién se aplica (y a quién no) la Ley de Trabajo Inteligente?
La Ley de Trabajo Inteligente se aplica principalmente a los empleados del sector privado con contratos de trabajo estándar. Los trabajadores del sector público también pueden acogerse a ella, si así lo estipulan decretos o convenios colectivos específicos.
La ley no incluye a los contratistas independientes, puesto que el trabajo por cuenta propia ya les permite controlar cuándo y dónde trabajan. Del mismo modo, suelen quedar excluidas las funciones que requieren una ubicación presencial, como los puestos sanitarios.
Por ejemplo, la ley da prioridad a la concesión de acuerdos de trabajo inteligente para empleados en situación vulnerable:
- Padres con hijos menores de 12 años
- Empleados con una discapacidad grave
- Cuidadores de un familiar con discapacidad
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