La contratación global abre la puerta a talentos excepcionales y, en el actual mercado de trabajo a distancia, los mejores candidatos suelen sopesar varias oportunidades simultáneamente. Las empresas deben actuar con rapidez para asegurarse a los mejores candidatos antes que sus competidores.
Si el proceso de entrevistas se alarga demasiado, es probable que su mejor opción acepte una oferta de un equipo que se mueva más rápido. Esto merma la capacidad de la empresa para cubrir puestos vacantes, lo que frustra al equipo de contratación y paraliza el negocio.
Para mantener el impulso de la contratación, es fundamental agilizar el proceso. Cuando los responsables de la toma de decisiones están alineados, las funciones definidas y el sistema de seguimiento de candidatos (ATS) funciona sin problemas en segundo plano, la contratación pasa de ser desordenada a eficiente y mantiene el ritmo de los mejores talentos.
Principales conclusiones:
- Mantener un proceso de entrevista breve, proporcionar información rápida y presentar una oferta en el plazo de una semana tras la entrevista final aumenta los índices de aceptación y protege su marca.
- Los retrasos son evitables cuando se asigna una propiedad clara, se limitan las partes interesadas y se automatiza la programación.
- La rapidez no significa sacrificar la calidad si su equipo utiliza entrevistas estructuradas y evaluaciones centradas y significativas.
El alto coste de la lentitud en la contratación
Los puestos remotos despiertan un gran interés. En julio de 2025, aproximadamente el 9% de las publicaciones de LinkedIn en EE.UU. se referían a empleos remotos, pero esos puestos atrajeron casi el 37% de todas las solicitudes. Es probable que los candidatos que más te interesan estén considerando varias oportunidades a la vez, y cuanto más se alargue el proceso, más posibilidades hay de que un competidor se los lleve primero.
Si su empresa tiene un proceso de contratación lento, los candidatos lo notan, y eso no da buena imagen.
- La lentitud se interpreta como desorganización. La falta de comunicación entre rondas de entrevistas hace que los candidatos se cuestionen la alineación del equipo, cómo se toman las decisiones y si podrían realizar eficazmente el trabajo en su empresa.
- Las vacantes merman los ingresos y la moral. Un puesto vacante aumenta la carga de trabajo de los compañeros de equipo, hace que los proyectos se retrasen, limita el progreso en toda la organización y resta impulso a todo el equipo.
- La lentitud en la contratación perjudica a su marca de empleador. Los candidatos hablan entre ellos, ya sea en persona, en chats de grupo o en comunidades online. Los fantasmas, los cambios de expectativas y los plazos confusos pueden cerrar puertas antes incluso de que hayas publicado el siguiente puesto.
En un episodio del podcast Freedom of Work de RemoFirst, Is HR Dead? Why People Ops Is the Future, el líder de PeopleOps y fundador de HLSTK LABS, Jag Gill, y la Directora de Contenidos y Medios de RemoFirst, Leah Cottham, profundizaron en algunos de los problemas que plagan la experiencia de la entrevista del candidato y cómo solucionarlos.
Jag lo expresa sin rodeos: "Si preguntas a los candidatos si prefieren que se les empuje de forma eficiente y justa o esperar más tiempo para un enfoque 'más humano', la mayoría elegirá la rapidez".
Las empresas mejor valoradas suelen responder a los candidatos con decisiones en un plazo de 3 a 5 días, un ritmo que indica respeto y mantiene las reservas calientes.
Por qué la velocidad importa ahora
Actuar con rapidez es cuestión de claridad, no de tomar atajos. Una buena regla general es consolidar rápidamente los comentarios y esforzarse por hacer una oferta en el plazo de una semana tras la última ronda de entrevistas.
Leah añade: "Los plazos están infravalorados. Los candidatos suelen tener entre tres y cinco entrevistas en marcha. Si tus próximos pasos no son claros y rápidos, se irán del mercado".
Un obstáculo habitual durante el proceso de entrevista es programar demasiadas rondas de entrevistas para cada candidato.
Cuando Google analizó su proceso de contratación, descubrió que la mayor parte del valor extraído de las entrevistas -alrededor del 86%- se producía en las cuatro primeras entrevistas.
El análisis de Google descubrió que las rondas de entrevistas adicionales rara vez cambiaban la decisión de contratación, sino que simplemente ralentizaban el proceso de toma de decisiones y aumentaban las posibilidades de que un buen candidato aceptara otra oferta.
Causas comunes de los cuellos de botella en la contratación
La mayoría de los retrasos se deben a la estructura del proceso de entrevista. Con el tiempo, se acumulan las etapas adicionales de la entrevista: un aprobador adicional, una entrevista de cortesía o un ejercicio para llevar a casa que parece útil pero acaba agotando a los candidatos o provocando su abandono.
En los equipos distribuidos, la lentitud es mayor debido a la programación de entrevistas en distintos husos horarios, a los cuadros de mando que no se actualizan en toda la noche y a los mensajes que se pierden. La verdadera ralentización suele producirse en estos traspasos, no por falta de talento cualificado.
Los bloqueos de contratación se producen cuando:
- La propiedad no está clara. Cuando no está claro quién se encarga de hacer avanzar el proceso -el responsable de contratación o el de contratación-, los días pueden pasar de largo, o incluso convertirse en semanas. Los cuadros de mando se estancan y las decisiones van a la deriva.
- Las aprobaciones se acumulan. Las ofertas a menudo tienen que pasar por RRHH, finanzas y múltiples partes interesadas. Cada traspaso adicional añade tiempo de inactividad, especialmente entre zonas horarias.
- El feedback llega tarde. Las entrevistas terminan, pero el feedback llega días más tarde -o no llega en absoluto-, dejando a los candidatos a la espera.
- Los paneles se amplían. Añadir más entrevistadores y rondas adicionales puede parecer la mejor manera de encontrar al candidato óptimo, pero rara vez mueve la aguja respecto a una decisión y hace perder el tiempo a todos.
- Las evaluaciones son un lastre. Las evaluaciones de varias horas para llevar a casa desaniman a los candidatos (sobre todo si no son remuneradas) y suponen una pesada carga de trabajo de revisión para unos equipos ya de por sí desbordados.
Un camino más rápido
Jag explica que la clave del éxito en la contratación es eliminar la posibilidad de incoherencias: "Para escalar, hay que reducir el error humano, y eso se consigue con automatizaciones. Establece los procesos y plataformas adecuados ahora, y todo será más fácil después". Automatizamos las pruebas en determinadas fases, enviamos los resultados a los gestores y avanzamos a los candidatos automáticamente. Si dedicas tiempo a las plantillas para que parezcan humanas, no pierdes el toque personal".
No necesita una pila tecnológica enorme, sólo un plan claro y algunas herramientas estratégicas de RRHH.
- Convierta su ATS en el centro de operaciones. Utilícelo para lo básico: plantillas coherentes y humanas para las actualizaciones de los candidatos; recordatorios automáticos para que los entrevistadores envíen sus comentarios; y reglas para que los candidatos avancen cuando se cumplan los criterios.
- Simplifique la programación. Utilice una herramienta de programación para ofrecer a los candidatos un enlace de autoservicio que muestre la disponibilidad real del entrevistador. Bloquee los "grupos de entrevistas" para que los paneles puedan celebrarse en una sola sesión en lugar de repartirse a lo largo de semanas.
- Utilice la IA para clasificar, no para tomar decisiones. Deja que desduplique los currículos y marque las coincidencias con los requisitos básicos. Mantén a las personas a cargo del contexto, las historias profesionales y el potencial.
- Realice un seguimiento de las métricas correctas. Mida el tiempo de contratación (de la solicitud a la aceptación) y el tiempo de contratación (de la aprobación de la solicitud a la aceptación) para detectar los retrasos. Supervisa el abandono por etapas, corrige el paso más lento y mantén a los gestores dentro de unas expectativas sencillas: respuesta en 24-48 horas, decisiones en una semana.
Velocidad sin remordimientos
Ir deprisa no significa bajar el listón. Estructurar el proceso desde el principio es la clave para mantener un alto nivel de calidad. Unas rúbricas claras y unas preguntas coherentes reducen la ambigüedad, agilizan los informes y muestran respeto a los candidatos al hacer que la experiencia resulte más justa que precipitada.
He aquí algunos consejos rápidos sobre cómo puede contratar más rápido sin sacrificar la calidad:
- Estandarice las entrevistas. Formule las mismas preguntas básicas, utilice una puntuación compartida y forme a los entrevistadores para que evalúen a los candidatos de forma coherente, de modo que pueda tomar decisiones en menos rondas.
- Limite los responsables de la toma de decisiones. Involucre únicamente a personas que aporten una perspectiva única o que vayan a trabajar directamente con la persona contratada. Las entrevistas adicionales ralentizan el proceso.
- Evaluaciones del tamaño adecuado. Las muestras de trabajo deben ser reducidas y de pago, o bien realizar ejercicios breves en tiempo real. El objetivo es medir la capacidad, no la resistencia.
- Prepare la oferta con antelación. Establece bandas de compensación, fechas de inicio y pasos de aprobación antes de abrir el puesto para poder actuar con rapidez cuando estés listo para contratar.
El principio es simple: tratar las decisiones de contratación como decisiones de producto. Define el éxito, fija un plazo, haz la llamada y anota las lecciones aprendidas para aplicarlas la próxima vez.
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Conseguir un "sí" no es el final del proceso de contratación. Ahora tiene que incorporar a su nuevo empleado. Para las contrataciones globales remotas, aquí es donde el impulso puede llegar a un punto muerto.
Redactar contratos conformes, enviar equipos, dar de alta al empleado en las prestaciones y gestionar las nóminas pueden convertirse en semanas de espera si no se ha planificado con antelación, sobre todo si antes hay que abrir una entidad en un país nuevo.
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