Las empresas contratan internacionalmente por muchas razones, entre ellas: acceso a una reserva mundial de talento, escalabilidad, flexibilidad, posibilidad de probar nuevos mercados y ahorro de costes. Pero antes de embarcarse en una expansión global, es muy importante conocer las distintas normativas laborales de cada empresa en la que se prevea contratar empleados a distancia. Cada país tiene sus propias leyes laborales y fiscales, y además siempre están cambiando y evolucionando.
Una forma en que las empresas que contratan en todo el mundo mitigan los riesgos de cumplimiento de la normativa laboral es asociándose con un Empleador de Registro (EOR). Los EOR actúan como empleadores legales y se encargan de la gestión de la contratación, las nóminas, la clasificación de los trabajadores y el paquete de prestaciones de los empleados internacionales de una empresa.
Analizaremos algunos de los posibles problemas que pueden surgir al contratar en otro país sin entidad jurídica, y cómo puede ayudar un proveedor de EOR.
Riesgos potenciales de la contratación global
Contratar talento internacional tiene muchas ventajas, como la rentabilidad, pero el empleo global también presenta algunos retos. Si su empresa contrata empleados en un país nuevo por primera vez, lo más probable es que no esté familiarizado con los matices de la legislación laboral de ese país. Si comete un error, puede salirle caro, dependiendo de la gravedad del mismo. Estos son algunos de los riesgos más comunes que hay que tener en cuenta antes de contratar personal en otro país.
Prestaciones y derechos estatutarios
Cada país garantiza unas prestaciones específicas a cualquier persona que trabaje en él. No son negociables y representan el mínimo al que tiene derecho cada empleado. Esto incluye prestaciones como el permiso parental (tanto de maternidad como de paternidad), las vacaciones pagadas, las pensiones e incluso el reparto de beneficios.
Las prestaciones estatutarias incluyen normas mínimas que deben cumplirse, independientemente de las prestaciones que se ofrezcan en la sede central. Por ejemplo, aunque en EE.UU. no existen obligaciones en materia de baja por enfermedad o vacaciones, la mayoría de los demás países cuentan con leyes que garantizan un tiempo mínimo de descanso para ambas. Un reto adicional es que no sólo las prestaciones son diferentes en cada país, sino que también puede haber variaciones entre los distintos estados o provincias de un mismo país. El incumplimiento de las prestaciones obligatorias puede acarrear sanciones y multas para los empresarios.
Clasificación errónea de los trabajadores
Clasificar correctamente a un trabajador como contratista, empleado a tiempo parcial o empleado a tiempo completo es fundamental. Esto se debe a que existen distintos requisitos legales en cuanto a prestaciones laborales, impuestos, salarios y horas extraordinarias, en función de la clasificación del empleado.
Cada vez es más frecuente que los países tomen medidas enérgicas contra las empresas que consideran que clasifican erróneamente como contratistas independientes a trabajadores que los gobiernos han determinado que en realidad son empleados. Si la empresa sale derrotada, puede enfrentarse a sanciones económicas y de otro tipo por clasificación errónea de trabajadores.
Visados y permisos de trabajo
Los visados y permisos de trabajo pueden ser una pieza importante del rompecabezas si está intentando contratar a miembros de su equipo para realizar trabajos a distancia en países en los que no residen legalmente, o trasladar a empleados a otro país.
La obtención de un visado para los empleados puede ser un proceso largo, y conlleva varios pasos que deben seguirse al pie de la letra. Esto incluye, en primer lugar, determinar la idoneidad de un empleado para obtener un visado mediante la realización de una comprobación de antecedentes, luego reunir todos los documentos y el papeleo necesarios, coordinarse con las autoridades de inmigración y garantizar el cumplimiento de todas las leyes laborales locales. Un error puede acarrear retrasos o incluso la denegación de la solicitud de visado. Las empresas pueden trabajar con un Employer of Record para expedir visados y permisos de trabajo a los miembros de su equipo internacional.
Gestión de una nómina global
Cuando uno se encarga de supervisar las nóminas en todo el mundo, las cosas pueden complicarse rápidamente. No solo gestionas el procesamiento de las nóminas y las retenciones fiscales de los empleados de un solo país, sino de todos y cada uno de los países en los que trabajas.
Esto significa que tiene que comprender y cumplir distintas leyes y normativas en torno a cuestiones complejas como la seguridad de los datos, los impuestos, las cotizaciones a la seguridad social, las prestaciones de los empleados, la gestión de proveedores, etc., en múltiples países y regiones.
Los errores pueden dar lugar a que empleados de todo el mundo no reciban su salario íntegro debido a las fluctuaciones monetarias, o a un simple error matemático si los cálculos se realizan manualmente. Los errores en las retenciones de impuestos sobre las nóminas también pueden dar lugar a costosas multas por parte del gobierno.
Riesgo de establecimiento permanente
Al expandirse por todo el mundo, debe tener en cuenta el riesgo de establecimiento permanente. Esto ocurre cuando un gobierno determina que su empresa está operando de forma permanente en su país. Los gobiernos quieren asegurarse de que las empresas internacionales no están tratando de eludir las leyes y los impuestos locales, y que realmente pagan lo que deben por operar un negocio en ese país.
Hay varias maneras en que una empresa puede accidentalmente desencadenar un riesgo de establecimiento permanente, incluyendo la apertura de una oficina física o tienda, la contratación de alguien en un país que el gobierno considera como un agente que hace negocios en su nombre, o el suministro de bienes o servicios en ese país. Una vez que el gobierno local dictamina que usted ha creado un establecimiento permanente, puede verse en la obligación de pagar sanciones, multas, impuestos atrasados y un mayor escrutinio gubernamental, por no mencionar los posibles daños a su reputación.
Una de las formas más eficaces de gestionar el establecimiento permanente y muchos otros riesgos que pueden ir de la mano de la contratación internacional es trabajar con un Empleador de Registro (EOR ).
¿Qué son los Servicios de Registro de Empleadores?
Los servicios de EOR ayudan a las empresas a expandirse globalmente encargándose de la gestión de todas las tareas de empleo y RRHH de los empleados internacionales. La empresa sigue manteniendo el control sobre la gestión diaria del empleado y su trabajo, pero el EOR asume la responsabilidad legal de garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas locales, y gestiona la incorporación, las nóminas, la administración de las prestaciones, etc.
A continuación se ofrece una visión general de los distintos servicios de EOR que suelen ofrecerse:
Nómina Global
Los EOR gestionan todos los detalles del pago a su equipo internacional. En lugar de contratar y coordinarse con una empresa de contabilidad o nóminas en cada país (o intentar hacerlo todo uno mismo), el EOR se encarga de todo.
Esto incluye pagar puntualmente y en la moneda local tanto a los contratistas como a los empleados a tiempo completo. Un EOR también gestiona cualquier ajuste que deba realizarse en la nómina debido a tiempo libre, vacaciones, bonificaciones y comisiones, y puede agilizar todos los pagos para el equipo global en una factura fácil de leer.
Contratistas internacionales
Los EOR tienen experiencia en la contratación y gestión de contratistas en todo el mundo. Esto incluye el importantísimo primer paso de confirmar que el contratista está correctamente clasificado. El EOR también puede redactar contratos de trabajo que contengan todas las estipulaciones y precauciones necesarias, como la cesión de los derechos de cualquier propiedad intelectual creada por el contratista a la empresa que lo emplea.
Una vez que se contrata a un contratista, el EOR supervisa la incorporación, las nóminas, la aprobación y gestión de gastos, el tiempo libre, etc.
Visados y permisos de trabajo
Navegar por el mundo de los visados y las solicitudes de permisos de trabajo puede parecer sencillo, hasta que uno se da cuenta de que hasta los detalles tienen detalles. Si no se rellenan correctamente todos los formularios, falta una página o se omite el pago de una tasa, es muy fácil tener que empezar de nuevo y retrasar aún más el proceso de contratación.
Los EOR reducen el tiempo y la complejidad necesarios para solicitar un visado al asumir el control de todos los aspectos del proceso de solicitud, como determinar la elegibilidad, garantizar que los formularios se cumplimentan correctamente, que las tasas de solicitud se pagan a tiempo, etc.
Verificación de antecedentes
Las comprobaciones de antecedentes le ayudan a mitigar los riesgos de contratación asegurándose de que las personas que desea incorporar no tienen ningún asunto en su pasado que pueda resultar problemático, como una condena por fraude fiscal, por ejemplo. Los EOR le ayudan a navegar sin problemas por el proceso de comprobación de antecedentes, incluidas las comprobaciones de:
- Documentos nacionales de identidad
- Referencias profesionales
- Credenciales académicas
- Antecedentes penales
- Historial de crédito
Prestaciones sanitarias
Algunos países ofrecen seguros sanitarios financiados por el Estado, pero no todos. En los países en los que no se proporciona asistencia sanitaria, o la cobertura no es óptima, ofrecer prestaciones sanitarias es una forma excelente de atraer y retener a los empleados. Muchos EOR ofrecen planes de asistencia sanitaria para que pueda dar cobertura a su equipo remoto de forma fácil y eficaz.
Remofirst ayuda a las empresas a contratar en todo el mundo
En Remofirst, hemos ayudado a más de 1.000 clientes a contratar nuevos empleados y contratistas. Colaboramos con clientes de todos los tamaños, desde startups hasta empresas de Fortune 500.
Nuestro modelo de socios locales nos ayuda a cumplir la legislación laboral local en más de 180 países de todo el mundo. Al trabajar con socios locales, podemos mantener nuestros costes entre un 30% y un 50% por debajo de la mayoría de nuestros competidores. Nuestros socios son examinados y a menudo tienen hasta 20 años de experiencia en el cumplimiento de las leyes y reglamentos laborales de sus países.
Nuestros precios empiezan en 199 dólares al mes, por empleado, y 25 dólares por persona al mes para contratistas, y podemos incorporar empleados en tan sólo un día. Reserve una demostración hoy mismo para obtener más información sobre cómo Remofirst puede ayudarle a crear su plantilla global.
