La contratación y gestión de empleados en Japón requiere una cuidadosa atención tanto a las leyes laborales locales como a las expectativas culturales. La cultura laboral japonesa hace hincapié en la formalidad, el respeto y la toma deliberada de decisiones. Los empleados tienden a mostrar una gran lealtad y a menudo permanecen en una empresa durante muchos años, a veces durante toda su carrera.
Al mismo tiempo, Japón tiene una de las legislaciones laborales más estrictas del mundo. Los empresarios deben cumplir estrictamente toda la normativa laboral, o arriesgarse a tener problemas de cumplimiento y posibles litigios.
Estas normas culturales y jurídicas también afectan al despido de los empleados; sólo puede producirse por motivos muy concretos, y hay una serie de pasos claramente definidos que los empresarios deben seguir.
Principales conclusiones:
- Japón cuenta con una estricta legislación laboral, por lo que su cumplimiento es fundamental para las empresas.
- Los empresarios deben seguir un proceso de despido estructurado, que incluya documentación y oportunidades de mejora.
- El incumplimiento puede dar lugar a litigios, sanciones económicas y daños a la reputación.
Entender la normativa japonesa sobre despidos
Durante mucho tiempo, los trabajadores japoneses permanecían en la misma empresa desde el día de su contratación hasta el de su jubilación. Esto proporcionaba mucha seguridad laboral y estabilidad tanto a los empresarios como a los empleados. Los empresarios no despedían a sus empleados, ni siquiera durante las recesiones económicas, y sólo los despedían en casos extremos.
Aunque la tradición del "empleo de por vida" es menos común hoy en día, los trabajadores japoneses siguen tendiendo a permanecer en una empresa durante mucho tiempo: más de 12 años de media.
En 1947, Japón aprobó la Ley de Normas Laborales, que regula las condiciones de trabajo en Japón. Su principio rector es que "las condiciones de trabajo son las que deben satisfacer las necesidades de los trabajadores que viven vidas dignas de seres humanos."
Junto con muchos aspectos del empleo, la Ley de Contrato Laboral cubre el despido. Según el artículo 16 de la Ley de Contratos Laborales de Japón, aprobada en 2007, los empleados sólo pueden ser despedidos por "motivos objetivamente razonables" y adecuados "en términos sociales generales".
Mientras que en otros países los "motivos razonables" incluyen el bajo rendimiento, Japón exige que los empresarios intenten primero ayudar a los empleados a mejorar su rendimiento, y documenten sus esfuerzos, antes de rescindir el contrato.
Motivos válidos de despido en Japón
La expresión "motivos objetivamente razonables" puede parecer difícil de interpretar, pero se ha ido consolidando a lo largo de los años a través de la jurisprudencia.
Entre los motivos razonables de despido figuran la incapacidad del empleado para realizar su trabajo (por ejemplo, bajo rendimiento) o la mala conducta del empleado (por ejemplo, robo, fraude o infracción de la política de la empresa). El empresario debe aportar pruebas objetivas y documentación para justificar el despido.
Los despidos o la reestructuración de la empresa también son razones válidas, pero existen restricciones estrictas. Los empresarios deben demostrar una auténtica necesidad empresarial y que los empleados despedidos fueron seleccionados de forma justa y no en función de criterios como la edad o la antigüedad del empleado. Los tribunales suelen exigir que los empresarios demuestren que han hecho todo lo posible por evitar el despido.
Las enfermedades, lesiones o discapacidades son otras razones válidas para despedir a un empleado si éste ya no puede realizar su trabajo. Sin embargo, las empresas tienen prohibido despedir a una empleada embarazada, de baja por maternidad o en el plazo de un año tras el parto. También es ilegal despedir a empleados que estén recibiendo tratamiento médico por enfermedad o lesión sufrida durante el empleo, o durante los 30 días siguientes a la finalización del tratamiento.
Empresarios y empleados también pueden separarse si el empleado dimite. El empleado que dimite debe avisar con al menos dos semanas de antelación, aunque es habitual hacerlo con 30 días de antelación, por cortesía.
El proceso de rescisión en Japón
La empresa debe seguir un proceso de cuatro pasos para despedir a un empleado:
- Paso 1: Documentación. Si se despide a un empleado por causa justificada (por ejemplo, bajo rendimiento), la empresa debe advertirle y documentar cuidadosamente los problemas concretos que han llevado al despido. La documentación puede incluir revisiones del rendimiento, cualquier registro de mala conducta y pruebas de los esfuerzos de la empresa por apoyar al empleado. La documentación también es fundamental para justificar los despidos por reducción de plantilla o reestructuración.
- Paso 2: Oportunidades de mejora o explicación. Se puede asignar a los empleados un plan de mejora del rendimiento en el que se expongan claramente las expectativas y los pasos cuantificables para mejorar. También se les debe permitir que expliquen cualquier reto que estén experimentando y que pueda afectar a su rendimiento.
- Paso 3: Negociación. Se espera que la empresa haga verdaderos esfuerzos por consultar y negociar con los representantes de los trabajadores, como los sindicatos. Aunque la ley no lo exija en los despidos individuales, saltarse o precipitarse en esta fase entraña riesgos. Si más adelante un tribunal dictamina que el despido no es válido, la empresa podría verse obligada a readmitir al empleado con salarios atrasados.
- Paso 4: Aviso de despido . De acuerdo con la Ley de Normas Laborales de Japón, los empresarios deben notificar el despido con 30 días de antelación o pagar 30 días en lugar de la notificación. El empresario debe documentar claramente por escrito el motivo del despido. Las únicas excepciones al plazo de preaviso son si el empleado es despedido por mala conducta o si resulta imposible que la empresa continúe debido a un desastre natural u otra razón justificable.
Un contrato de trabajo japonés puede incluir cláusulas de no competencia, que impidan a un empleado despedido trabajar para una empresa de la competencia. Sin embargo, en la práctica (y en los tribunales), una cláusula de no competencia no puede restringir injustificadamente la libertad del trabajador para elegir su ocupación.
Aunque la indemnización por despido no es obligatoria en Japón, muchas empresas optan por ofrecerla como política. La indemnización por despido puede negociarse por adelantado e incluirse en el contrato de trabajo y, en algunos casos, los sindicatos también pueden participar en la negociación de las condiciones de pago a los empleados en caso de despido. En algunos casos, sobre todo en los despidos, las indemnizaciones pueden equivaler a entre 6 y 12 meses del salario del empleado.
Si un empleado lo solicita, la empresa debe expedir un certificado de trabajo. Se trata de una documentación necesaria para el historial laboral del empleado y para futuras solicitudes de empleo. El certificado detalla las fechas de empleo, el cargo y el salario. Los empleados pueden solicitar que el certificado indique el motivo del despido, y los empresarios deben proporcionarlo a menos que exista una justificación legalmente válida para retener esa información. No facilitar un certificado de empleo cuando se solicita constituye una infracción de las normas laborales.
Riesgos del incumplimiento de la legislación japonesa
Si un empleado considera que ha sido despedido injustamente, puede impugnar el despido. Japón da prioridad a la resolución rápida de los conflictos laborales y concede a los empleados el derecho a comparecer ante un tribunal laboral. El tribunal fomenta la mediación y una indemnización negociada en lugar de un juicio. Como alternativa, el empleado puede acudir a los tribunales.
Las demandas por despido improcedente suelen deberse a motivos insuficientes para el despido, a la falta de comunicación clara y a la inobservancia de los procedimientos adecuados.
Si el tribunal o juzgado de lo social declara ilegal el despido, la empresa puede verse obligada a readmitir al empleado. El empleado también tiene derecho a cobrar los salarios atrasados desde la fecha de despido. Las empresas también se arriesgan a sanciones económicas y daños a su reputación.
Alternativas al despido en Japón
Debido a las estrictas leyes japonesas sobre despidos, es buena idea que los empresarios exploren otras opciones antes de proceder a ese paso. Por ejemplo, si un empleado no está rindiendo al nivel exigido y no mejora con un plan de mejora del rendimiento, la empresa puede plantearse reasignarlo a otro puesto.
Si una empresa experimenta una reestructuración y/o necesita reducir personal por motivos financieros, puede buscar alternativas a los despidos, como paquetes de dimisiones voluntarias e incentivos a la jubilación anticipada.
Para ayudar a evitar los despidos, el gobierno japonés ofrece subsidios de ajuste del empleo. Estos subsidios apoyan económicamente a las empresas que atraviesan dificultades económicas y ayudan a retener a los empleados.
En virtud de este programa, la empresa suspende a sus empleados o reduce su horario de trabajo, y el gobierno subvenciona el salario de los empleados durante ese tiempo, que puede llegar al 90-100% de los ingresos del empleado.
Dado que la cultura japonesa hace hincapié en la armonía, las empresas suelen negociar una renuncia voluntaria o un acuerdo económico para poner fin al empleo de forma amistosa.
Cómo ayudan los EOR a las empresas a cumplir la ley japonesa de despidos
Para las empresas internacionales que se plantean contratar trabajadores japoneses, la legislación laboral puede resultar desalentadora, sobre todo teniendo en cuenta que gran parte del enfoque japonés de la mano de obra está arraigado en la tradición y las normas culturales.
Asociarse con un Employer of Record (EOR ) reduce los riesgos de una empresa a la hora de contratar internacionalmente. Los EOR actúan como empleadores legales de los empleados internacionales y garantizan el cumplimiento de todas las leyes laborales locales.
Si necesita despedir a un empleado en Japón, un EOR le guiará por los pasos a seguir y la documentación necesaria. Así reducirá el riesgo de que un empleado impugne el despido. También puede trabajar con su EOR para explorar alternativas al despido.
Contratar y gestionar empleados japoneses con RemoFirst
Las normas de despido son sólo una pieza del rompecabezas a la hora de contratar en Japón. Los empresarios también deben cumplir la legislación laboral local que regula otras cuestiones relacionadas con los recursos humanos, como los contratos de trabajo, los horarios laborales y los permisos retribuidos.
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