La contratación transfronteriza permite a tu startup acceder a los mejores talentos, pero también conlleva sus riesgos. Cada país añade capas de complejidad debido a las diferentes leyes de empleo, requisitos fiscales y normas de información. Las leyes también evolucionan constantemente, por lo que mantenerse informado sobre las actualizaciones es esencial para mantener el cumplimiento en todo momento.
La buena noticia es que las plataformas tecnológicas de RR.HH. pueden ayudar a su empresa a superar estos retos, ya que ofrecen una experiencia integrada en materia de cumplimiento y específica para cada país. Las herramientas específicas que necesitará dependerán del tamaño, la estructura y los requisitos globales de cumplimiento operativo de RRHH de su empresa.
Principales conclusiones:
- Adoptar el uso de la tecnología de RRHH antes de empezar a contratar internacionalmente puede ayudar a evitar errores de cumplimiento.
- Comprender primero las necesidades de su empresa es clave para determinar qué tecnología de RR.HH. adquirir.
- La pila tecnológica de RR.HH. adecuada capacita a los equipos de RR.HH. y finanzas a la vez que apoya el crecimiento a largo plazo.
Por qué el cumplimiento normativo en varios países no puede ser una ocurrencia tardía para las nuevas empresas
Si tiene previsto realizar contrataciones internacionales, garantizar el cumplimiento de las normas de RR.HH. debe ser una prioridad absoluta. Si no cumple la legislación laboral local, se arriesga a multas o demandas. No puede ser algo que "investigues" después de haber empezado a contratar en el extranjero.
Sin un conocimiento sólido de las leyes de un país, es fácil clasificar erróneamente a los trabajadores o cometer errores en las nóminas. Las startups son especialmente vulnerables porque sus pequeños equipos de RRHH y finanzas carecen a menudo de los recursos que tienen las grandes empresas para supervisar cada normativa laboral local.
Los errores no sólo pueden costarle dinero, sino que también pueden obstaculizar su expansión. Por ejemplo, puede que se le prohíba contratar en un país concreto mientras resuelve los problemas de cumplimiento. Y si trabaja con inversores externos, los problemas de cumplimiento pueden considerarse una gran señal de alarma.
No deje que las preocupaciones por el cumplimiento de la normativa le impidan contratar en el extranjero, sólo asegúrese de hacerlo bien. La tecnología de RR.HH. puede ayudarle a controlar los salarios, los contratos y las prestaciones en todos los países, protegiendo tanto a su equipo como a su empresa y dándole la confianza necesaria para crecer a nivel mundial.
Evalúe su actual pila tecnológica de RRHH: ¿Qué tiene ya?
Es probable que sus equipos de RR.HH. y finanzas ya confíen en la tecnología para gestionar y pagar a los empleados. Antes de introducir nuevas herramientas, tómese su tiempo para evaluar la configuración actual y conocer sus capacidades.
Por ejemplo:
- ¿Sus herramientas actuales son compatibles con la contratación internacional?
- ¿Necesitas migrar a un nuevo plan o a un nivel superior para acceder a más funciones?
- Si una herramienta concreta no admite la contratación internacional, ¿se integra con otro producto que sí la admita?
A continuación, empiece a identificar las carencias. Por ejemplo, si una de sus herramientas de RR.HH. actuales no incluye las alertas de cumplimiento que necesita, tendrá que decidir si añade una nueva, la integra con otra opción o la sustituye por completo. El objetivo es evitar dolores de cabeza internos causados por datos duplicados, errores o lagunas de cumplimiento.
Sabiendo exactamente por lo que ya está pagando y aclarando lo que necesita que le ofrezca su tecnología de RR.HH., puede evitar malgastar dinero en herramientas redundantes.
Empleador de referencia (EOR) / Plataformas globales de empleo
El software Employer of Record (EOR) es una combinación de tecnología y servicios. El EOR actúa como empleador legal para todo el personal internacional, eliminando así la necesidad de establecer una entidad local. El EOR también gestiona a través de su plataforma los contratos de trabajo, el cumplimiento de la normativa laboral local, las nóminas, la administración de las prestaciones, el despido de los empleados, etc.
Con un EOR, puede expandirse rápidamente a un nuevo país porque no tendrá que invertir tiempo y dinero en abrir primero una entidad. Una EOR le ayuda a evitar errores potencialmente costosos, como clasificar mal a los empleados o cometer un error en las retenciones fiscales de la nómina de un empleado.
Desde el punto de vista tecnológico, un EOR proporciona herramientas esenciales como la incorporación, la documentación y la gestión del personal.
He aquí algunas opciones de plataformas EOR a tener en cuenta:
- RemoFirst: Trabaja con empresas de todos los tamaños, pero principalmente con startups y otras pequeñas y medianas empresas, para permitirles contratar empleados en más de 185 países.
- Deel: Ayuda a las empresas a contratar, gestionar y pagar a trabajadores en más de 150 países.
- Oyster HR: Ofrece tareas específicas por país y onboarding para contrataciones internacionales.
- Papaya Global: Conocida por sus expertos jurídicos y contables integrados en la plataforma.
Proveedores globales de nóminas / Nómina como servicio
Los proveedores globales de nóminas gestionan los servicios de nóminas para sus clientes, encargándose de todo, desde las retenciones y deducciones hasta la remisión de los impuestos requeridos y las cotizaciones empresariales a las autoridades locales. La mayoría de los proveedores también admiten varias divisas, algo esencial para las empresas con equipos internacionales.
Dado que las nóminas son uno de los desencadenantes más comunes de auditorías, multas y disputas legales, el cumplimiento es fundamental. Estos proveedores ayudan a garantizar que los procesos de cálculo de nóminas cumplen los requisitos fiscales, laborales y de información de todos los países en los que trabajan los empleados.
Entre los proveedores mundiales de nóminas más conocidos figuran:
- ADP Global Payroll: Un proveedor de nóminas bien establecido que también ofrece soporte para tareas de RRHH.
- CloudPay: Ofrece servicios globales de nómina y pago a la carta.
- Rippling: Combina herramientas para RRHH, TI y finanzas en una única plataforma, incluida la nómina global.
Herramientas de gestión de contratistas / autónomos internacionales
Las empresas de nueva creación y las pequeñas empresas suelen empezar contratando a contratistas cuando aún no tienen la necesidad o el presupuesto para empleados a tiempo completo. En estas primeras etapas, las herramientas internacionales de gestión de contratistas pueden ser una solución práctica.
Contratar y pagar a contratistas internacionales es distinto que contratar a empleados. Usted no es responsable de las prestaciones ni de gestionar los impuestos locales sobre las nóminas, pero aún así debe cumplir la legislación laboral del país de cada contratista. Además, necesitará un método fiable para enviar pagos transfronterizos de forma rápida, segura y en la moneda local del contratista.
Otro reto potencial es el creciente riesgo de clasificación errónea de contratistas, un problema que podría llevar a las autoridades locales a auditar los registros de las empresas, lo que podría dar lugar a multas y acciones legales.
Las plataformas internacionales de gestión de contratistas y autónomos ayudan a mitigar el riesgo garantizando la correcta clasificación de los trabajadores, manteniendo los contratos y la documentación fiscal en regla, y manteniéndose al día de los cambios en la legislación laboral local. Muchas también agilizan los pagos globales, facilitando el pago a los contratistas en varias divisas.
Luego, a medida que la empresa crece, es fácil pasar de las herramientas para contratistas a la tecnología EOR cuando se empiezan a añadir empleados internacionales. Algunas empresas, como RemoFirst, ofrecen servicios de gestión de contratistas y empleados, incluida la posibilidad de realizar pagos globales en más de 150 países.
Otras herramientas internacionales de gestión de contratistas y autónomos son:
- A distancia: Ofrece orientación y seguimiento de la clasificación de contratistas, así como pagos globales.
- TalentDesk: Combina la gestión de proveedores y autónomos en un único sistema.
- Wise Business: Permite a las empresas enviar pagos internacionales con comisiones bajas.
Plataformas HRIS / HCM
Los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) y las plataformas de gestión del capital humano (HCM) proporcionan a los equipos globales de RR.HH. una plataforma única para gestionar los beneficios, el rendimiento, el tiempo libre, los flujos de trabajo de contratación y otros procesos clave de RR.HH.. También almacenan documentación esencial de los empleados, como autorizaciones de trabajo, comprobaciones de antecedentes y planes de mejora del rendimiento.
Algunas plataformas HRIS y HCM especialmente robustas ofrecen funciones adicionales, como análisis de la fuerza laboral, supervisión del cumplimiento y alertas de cambios en las leyes laborales de todo el mundo. Al centralizar los datos de los empleados, que de otro modo podrían estar en varios sistemas, estas plataformas facilitan el cumplimiento de las normativas, desde los contratos de trabajo hasta el tiempo libre remunerado.
Las startups y otras empresas en crecimiento que gestionan equipos globales suelen utilizar la tecnología HRIS y HCM, lo que les permite escalar sin perder de vista los requisitos locales.
Estas son algunas de las principales plataformas HRIS y HCM a tener en cuenta:
- BambooHR: Una plataforma de RRHH con informes, flujos de trabajo de aprobación y seguimiento de tiempo/asistencia.
- HiBob: plataforma basada en IA que incluye análisis de personas, seguimiento del tiempo libre y encuestas a empleados.
- Workday: Una solución todo en uno, que incluye la planificación de la plantilla, la gestión del talento y la experiencia de los empleados.
Reclutamiento / Seguimiento de candidatos / Herramientas de búsqueda de talentos
Antes de poder contratar y gestionar una plantilla global, primero hay que encontrar el talento adecuado. Las plataformas de contratación te ayudan a promocionar los puestos vacantes, gestionar tu cartera de candidatos y garantizar que tu proceso de contratación cumple los requisitos, como las normativas sobre diversidad y las leyes de transparencia salarial.
Muchas de estas herramientas también agilizan el proceso de contratación con evaluaciones integradas, programación de entrevistas e incluso generación automática de cartas de oferta, lo que facilita el paso de los candidatos de la solicitud a la contratación.
Utilizando herramientas específicas de contratación, seguimiento de candidatos y búsqueda de talentos, puede mitigar los posibles problemas relacionados con la inmigración, la comprobación de antecedentes o los visados y permisos de trabajo.
A continuación se indican algunos sistemas de contratación y seguimiento de candidatos (ATS) a tener en cuenta:
- Breezy HR: Automatiza tareas tediosas como la preselección y la programación de correos electrónicos.
- Invernadero: Un ATS ampliamente utilizado que puede ayudar a promocionar empleos a través de 1.000 bolsas de trabajo.
- Palanca: incluye herramientas de IA, como compañeros de entrevista y selección.
- Trabajable: Ofrece herramientas para la contratación, la gestión de datos de los empleados y el seguimiento del tiempo.
El futuro de la tecnología global de RRHH: ¿Qué viene ahora?
A medida que investigue sobre herramientas y tecnología de RR.HH., también querrá considerar cuáles serán sus necesidades en el futuro, ya sea para apoyar a su equipo en crecimiento o para facilitar la gestión de los empleados (o ambas cosas).
Muchas empresas están incorporando funciones de IA en sus productos para automatizar tareas repetitivas, como la redacción de correos electrónicos o el análisis de datos. Algunas herramientas de RRHH también incluyen chatbots de autoservicio para empleados que pueden responder a preguntas sobre cualquier tema, desde las políticas internas hasta los requisitos de PTO específicos de cada país. La IA también puede escanear contratos y otros documentos para garantizar su cumplimiento.
Algunas plataformas de RRHH están cada vez más hiperpersonalizadas para mejorar la experiencia de los empleados. Por ejemplo, algunas herramientas pueden incluir rutas personalizadas para el aprendizaje continuo, mientras que otras plataformas utilizan la "gamificación" para los módulos de aprendizaje.
Dado que los datos de RR.HH. incluyen información muy sensible -desde identificadores de empleados hasta registros de nóminas-, muchos sistemas de RR.HH. hacen ahora mucho hincapié en la seguridad.
Las plataformas modernas utilizan IA y aprendizaje automático para detectar anomalías o señalar intentos de acceso sospechosos. Algunas incluso incorporan registros auditables o tecnología blockchain para reforzar la protección de datos y ofrecer mayor transparencia.
Sea cual sea la herramienta que elijas, debe cumplir con las leyes globales de privacidad de datos, como el GDPR, ya que los datos de los candidatos (especialmente cuando cruzan fronteras) a menudo incluyen información sensible y requieren la adhesión a protocolos específicos.
Elegir la combinación adecuada para su empresa
En función de sus necesidades y presupuesto, puede optar por una única herramienta de RR.HH. o crear una pila de varias. En primer lugar, identifique las funciones que necesita de inmediato frente a las que puede añadir más adelante, lo que le ayudará a decidir qué enfoque adoptar. Con el tiempo, puede actualizar a un plan de nivel superior con funciones adicionales o incluso cambiar a una plataforma diferente a medida que su empresa se expande.
A continuación, evalúe en qué medida piensa confiar en una herramienta de RR.HH. determinada. Por ejemplo, una empresa más pequeña puede no necesitar los análisis avanzados o las encuestas de compromiso de los empleados que vienen con un sistema HRIS o HCM completo.
Supongamos que sólo necesita contratar a un puñado de empleados internacionales. En ese caso, considere una solución menos sólida pero más rentable, como utilizar proveedores de EOR específicos para cada país. Por ejemplo, Wisemonk se centra solo en la India, mientras que Bridge In se especializa en la contratación de empleados en Portugal, España e Italia.
Muchas plataformas también ofrecen capacidades de integración para conectar su sistema de nóminas con herramientas de contabilidad o HRIS. A veces estas integraciones están incorporadas, mientras que en otros casos se basan en API. Si se requiere una conexión API, es probable que necesites conocimientos técnicos internos para configurarla y mantenerla, o un presupuesto para un contratista de TI.
El coste desempeña un papel en toda decisión de compra, por lo que es importante entender cómo se estructuran los precios.
Algunas de las preguntas que hay que plantearse por adelantado son
- ¿La plataforma cobra por persona?
- ¿Hay gastos adicionales, como el cambio de divisas o los honorarios de abogados?
- ¿Existe alguna penalización por la rescisión anticipada del contrato?
También querrás preguntar:
- ¿Es necesario firmar un contrato de duración determinada?
- ¿Cuánta experiencia tiene trabajando con empresas de nueva creación?
- ¿Cuál es su nivel de atención al cliente?
No dude en solicitar una prueba del software de RRHH antes de realizar la compra. Deberías hacerte una idea de cómo funcionaría el producto para tu empresa antes de comprometerte.
Haga crecer el equipo global de su startup con RemoFirst
Cuando se contrata internacionalmente, las herramientas de RR.HH. que le permiten contratar conforme a las normas no son negociables. RemoFirst ayuda a empresas de todos los tamaños a contratar, gestionar y pagar a empleados en más de 185 países. También podemos ayudarle a contratar y pagar a autónomos y contratistas en más de 150 países.
Otros servicios que ofrecemos incluyen asistencia con visados, permisos de trabajo y comprobación de antecedentes, y permiten a las empresas ofrecer seguros médicos privados internacionales o planes de salud localizados a través de RemoHealth.
Para obtener más información sobre cómo RemoFirst puede ayudar a su startup a crecer, programe una demostración.
