Principales conclusiones
- Cuando tu gestión de nóminas adquiere un carácter internacional, también se vuelve más compleja, ya que debes cumplir con diferentes legislaciones fiscales, requisitos de cumplimiento y procesos en cada país en el que contrates personal.
- La mayoría de los equipos de recursos humanos no cuentan con los medios necesarios para gestionar internamente la nómina a nivel internacional, lo que puede dar lugar a errores, retrasos y riesgos de incumplimiento normativo a medida que la empresa crece.
- Recurrir a un empleador oficial (EOR) simplifica la gestión de nóminas internacionales, ya que se encarga del cumplimiento normativo, los pagos y los requisitos locales.
La expansión a nuevos países ya no es cosa exclusiva de las grandes empresas. Cada vez son más las pequeñas y medianas empresas que contratan personal en el extranjero, y lo hacen más rápido que nunca.
De hecho, según los resultados de nuestra reciente encuesta mundial sobre contratación, el 51 % de las empresas afirma que cubre los puestos internacionales incluso más rápido que los de la sede central.
Pero aquí está el problema. La mayoría de los equipos no están preparados para expandirse a nivel internacional. Alrededor del 74 % de las pequeñas empresas tecnológicas afirman que no cuentan con los conocimientos ni los recursos internos necesarios para gestionar la contratación internacional. Entre la legislación laboral local, la gestión de nóminas, los impuestos y el cumplimiento normativo, la situación puede complicarse rápidamente.
Por eso muchas empresas recurren a un «empleador oficial» (EOR). En lugar de intentar gestionarlo todo internamente, la empresa puede dejar que el EOR se encargue de aspectos como la nómina transfronteriza, el cumplimiento normativo y los requisitos legales locales.
El resultado es bastante sencillo. Tu equipo podrá dedicar menos tiempo a lidiar con las complejidades administrativas y legales, y más tiempo a hacer crecer el negocio.
En esta guía, analizaremos en detalle el funcionamiento de la gestión de nóminas a nivel internacional y explicaremos cómo el uso de un EOR puede facilitar la expansión global, al tiempo que garantiza el cumplimiento normativo.
¿Qué es la gestión de nóminas internacionales?
La respuesta no es complicada. La gestión de nóminas internacionales consiste simplemente en pagar a los empleados de distintos países de forma precisa y puntual, respetando la normativa local. Esto implica gestionar los impuestos, las cotizaciones sociales y otras deducciones obligatorias, que pueden variar considerablemente de un país a otro.
Lo complicado es estar al día de todas esas diferencias. Cada país tiene sus propias leyes y requisitos, y estos cambian con más frecuencia de lo que cabría esperar. Si se comete un error, puede dar lugar a multas, retrasos o empleados frustrados.
Por eso muchas empresas recurren a un proveedor de servicios de gestión de nóminas (EOR). Estos se encargan de gestionar por ti la complejidad de la gestión de nóminas a nivel internacional, lo que incluye el cumplimiento de cualquier cambio en la legislación laboral y fiscal.
¿En qué se diferencia la gestión de nóminas internacionales del proceso de gestión de nóminas nacional?
La principal diferencia entre la gestión de nóminas a nivel nacional y la internacional es bastante sencilla. Cuando tu equipo crece y cuenta con empleados en diferentes países, hay muchos más aspectos que hay que tener en cuenta.
Ya no te limitas a gestionar las nóminas. Tienes que lidiar con la legislación, los sistemas fiscales y los requisitos de varios países.
Esto incluye:
- Legislación laboral y normativa sobre empleo a nivel local
- Obligaciones fiscales y requisitos de cumplimiento
- Tipos de cambio y comisiones
- Normas de protección de datos y privacidad
Debido a estas variables, la gestión de nóminas a nivel internacional requiere una mayor coordinación y atención al detalle.
Es más complicado, pero tiene una gran ventaja. Contratar a nivel internacional te permite acceder a una reserva de talento mucho más amplia, que abarca diferentes husos horarios y mercados, lo que puede suponer una gran ventaja a medida que creces.
Los retos de la gestión de nóminas a nivel internacional
La gestión de nóminas a nivel internacional puede complicarse rápidamente. No se trata solo de pagar a empleados en diferentes países. Hay que lidiar con distintas legislaciones fiscales, normativas laborales y requisitos de cumplimiento que pueden variar mucho de un lugar a otro.
En una encuesta reciente, el 53 % de las empresas afirma haber sido sancionada por incumplimientos en la gestión de nóminas en los últimos cinco años.
Además, hay que gestionar varias divisas, estar al tanto de las fluctuaciones de los tipos de cambio, manejar documentos en diferentes idiomas y coordinarse entre distintas zonas horarias.
Es mucho con lo que lidiar, sobre todo a medida que tu equipo crece a nivel internacional.
Estos son algunos de los principales retos a los que se enfrentan los equipos cuando se ocupan de la gestión de nóminas a nivel internacional por primera vez.
1. Cumplir con la normativa
El cumplimiento normativo consiste, básicamente, en garantizar que operas dentro de la legalidad en todos los lugares donde tienes empleados.
Esto incluye cumplir con la legislación local, facilitar información veraz a las autoridades públicas, llevar registros precisos y pagar a los empleados puntualmente, de conformidad con sus contratos y la normativa local.
Lo complicado es que estas normas no solo varían de un país a otro, sino que también pueden cambiar con frecuencia, y lo que es habitual en un país puede no aplicarse en otro, o incluso ser ilegal. Si gestionas a empleados en varias regiones, es fácil que se te pase algo por alto.
Cuando eso ocurre, puede dar lugar a multas, sanciones o problemas de cumplimiento normativo cuya resolución requiere tiempo y recursos. Por eso, estar al día de los requisitos locales es uno de los aspectos más importantes —y más difíciles— de la gestión de nóminas a nivel internacional.
2. Falta de experiencia local
La mayoría de las empresas no cuentan con expertos en nóminas o en recursos humanos en todos los países en los que contratan personal, y esa carencia se nota enseguida.
La gestión de nóminas a nivel internacional no se limita a hacer cálculos. Requiere comprender cómo funcionan realmente las cosas sobre el terreno en cada país, incluyendo los ciclos de nómina, las prestaciones, los impuestos y las condiciones laborales.
Por ejemplo, ¿sabes qué es la paga extra de diciembre? Si no es así, podrías estar infringiendo la legislación local en más de 40 países.
Sin ese contexto local, los equipos suelen basarse en suposiciones derivadas de su país de origen, lo que puede dar lugar a errores. Algo tan sencillo como malinterpretar un requisito o pasar por alto un matiz local puede generar problemas más graves a largo plazo.
A medida que te expandes a más países, gestionar esto internamente se vuelve más complicado. Básicamente, estás intentando desarrollar y mantener conocimientos especializados sobre múltiples sistemas jurídicos y normativos al mismo tiempo.
3. Gestión de los requisitos fiscales y de presentación de informes
Los impuestos se encuentran entre los aspectos más complejos y laboriosos de la gestión de nóminas a nivel internacional.
Cada país tiene su propio sistema de impuesto sobre la renta, cotizaciones patronales y retenciones obligatorias. Además, hay que cumplir con requisitos específicos de presentación de informes, plazos y formatos.
No se trata solo de calcular las cantidades correctas. También hay que asegurarse de que todo esté debidamente cumplimentado y se presente a tiempo ante las autoridades competentes.
Si algo falla, ya sea pagar menos impuestos de lo debido, pagar de más o incumplir un plazo, puede suponer un trabajo adicional y posibles sanciones. Y cuando se trata de varios países, esos riesgos se multiplican rápidamente.
4. Gestión de varias divisas
Pagar a los empleados en diferentes divisas añade un nivel adicional de complejidad que, a primera vista, puede pasar fácilmente desapercibido.
Los tipos de cambio varían constantemente, lo que significa que el coste real de las nóminas puede fluctuar de un ciclo a otro. Incluso los cambios más pequeños en los tipos de cambio pueden acumularse, sobre todo a medida que crece tu equipo internacional.
También hay que tener en cuenta las comisiones por conversión, los trámites bancarios y las diferencias de plazo en las transferencias internacionales. Si no se gestionan adecuadamente, pueden dar lugar a discrepancias en la cantidad que reciben los empleados o a retrasos en los pagos.
Al fin y al cabo, los empleados esperan que se les pague la cantidad correcta en su moneda local, puntualmente y en todo momento. Para lograrlo de forma sistemática, se necesitan los sistemas y la supervisión adecuados.
5. Coordinación entre diferentes zonas horarias
Cuando tu equipo se encuentra repartido por diferentes regiones, las zonas horarias empiezan a tener una importancia mayor de lo que cabría esperar en la gestión de nóminas.
Las aprobaciones, las fechas límite para el cierre de nóminas y los plazos de pago no siempre coinciden perfectamente entre los distintos países. Lo que funciona según el calendario de la sede central puede que no sea adecuado para los empleados de otras partes del mundo.
Esto puede provocar atascos, sobre todo si algunas etapas clave del proceso dependen de la información o las aprobaciones de distintos equipos. Un retraso en un punto puede afectar fácilmente a los plazos de pago de las nóminas en otros.
A medida que su presencia internacional crece, necesita procesos más estructurados para que todo funcione sin problemas y evitar contratiempos de última hora.
6. Estructuración de la remuneración y las prestaciones
La remuneración se vuelve más compleja cuando se traspasan las fronteras de un solo país.
Cada mercado tiene sus propias expectativas en cuanto a salarios, bonificaciones y prestaciones, además de los requisitos legales que debes cumplir. En algunos países, ciertas prestaciones son obligatorias, mientras que en otros son opcionales, pero se dan por sentadas.
Crear una experiencia coherente para los empleados y, al mismo tiempo, adaptarse a las normas y regulaciones locales requiere una buena planificación. Lo que funciona en un país puede que no resulte adecuado en otro, tanto desde el punto de vista legal como cultural.
Las empresas suelen tener que encontrar un equilibrio entre la estandarización y la flexibilidad, garantizando el cumplimiento normativo sin dejar de ofrecer paquetes de prestaciones competitivos y justos a todos sus equipos en todo el mundo.
La solución: externalizar la gestión de nóminas internacionales a una empresa de gestión de nóminas (EOR)
Una de las formas más sencillas de aliviar la carga que supone la gestión de nóminas internacionales es externalizarla por completo a una empresa que actúe como empleador oficial.
En lugar de intentar gestionarlo todo internamente, deja que la empresa de gestión de personal (EOR) se encargue de la nómina, el cumplimiento normativo y los requisitos locales en tu nombre. Así, tu equipo tendrá menos tareas de las que ocuparse y dedicarás menos tiempo a preocuparte por si estás haciendo las cosas bien en cada país.
En esencia, estás contando con un equipo que ya conoce a la perfección todos los entresijos de la gestión de nóminas a nivel internacional, desde la legislación fiscal hasta la normativa laboral, y que cuenta con la infraestructura necesaria para gestionarlo todo sin problemas.
Esto es lo que ocurre en la práctica:
Menores costes
Externalizar la gestión de nóminas puede ahorrarte tiempo y dinero, sobre todo a medida que te expandes a varios países.
La constitución de entidades locales, la apertura de cuentas bancarias y la contratación de personal administrativo en el país suponen un gasto considerable. Además, formar a tu equipo interno para gestionar las nóminas en diferentes jurisdicciones requiere tiempo y recursos.
Una empresa de contratación de personal (EOR) te ayuda a evitar la mayor parte de esos costes iniciales y recurrentes, al tiempo que te permite contratar personal en todo el mundo.
Riesgo reducido
La gestión de nóminas a nivel internacional conlleva importantes riesgos de incumplimiento normativo, y es fácil subestimar la rapidez con la que pequeños errores pueden convertirse en problemas más graves.
Una retención fiscal incorrecta, la falta de presentación de declaraciones o la clasificación errónea de los trabajadores pueden dar lugar a sanciones, pagos atrasados o problemas legales. Y cuando se opera en varios países, esos riesgos se multiplican.
Trabajar con un EOR libera a tu equipo de esa carga. Contas con especialistas que se mantienen al día de la normativa local y se encargan del cumplimiento normativo como parte del servicio, lo que te aporta mucha más tranquilidad.
Mayor eficiencia
Gestionar internamente las nóminas internacionales puede ralentizar el trabajo de los equipos, sobre todo cuando los procesos aún no están completamente establecidos.
Un proveedor de servicios de gestión de nóminas aporta estructura y coherencia al proceso. Las nóminas se procesan a tiempo, se paga a los empleados con precisión en su moneda local y no tienes que estar buscando datos en diferentes sistemas o regiones.
Además, permite que tu equipo interno se centre en tareas de mayor impacto, en lugar de verse abrumado por las tareas administrativas.
Mayor precisión y fiabilidad
Cuando la gestión de nóminas corre a cargo de un proveedor especializado, se garantiza una mayor coherencia en la gestión y actualización de los datos.
La información de los empleados, los datos sobre remuneraciones y los registros fiscales se centralizan en un único lugar y se mantienen actualizados de acuerdo con la normativa local. Esto reduce la probabilidad de que se produzcan errores y simplifica considerablemente la elaboración de informes.
Además, esto se traduce en menos sorpresas. Los empleados reciben su salario correctamente, los registros se mantienen precisos y usted tiene una visión más clara de su nómina global en todo momento.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre la gestión global de nóminas y un «Employer of Record» (EOR)?
La gestión global de nóminassuele implicar que pagas a empleados en varios países, pero sigues siendo el propietario y gestor de las entidades jurídicas en esos países. Un EOR, por su parte, se convierte en el empleador legal sobre el papel y se encarga de la gestión de nóminas, el cumplimiento normativo y los requisitos locales en tu nombre. Es una opción más sencilla si no quieres constituir entidades en todos los lugares donde contratas personal. Básicamente, un EOR es un proveedor de nóminas globales que también asume toda la responsabilidad del cumplimiento normativo en todos los aspectos de los recursos humanos internacionales.
¿Necesito una entidad jurídica para gestionar nóminas internacionales?
En la mayoría de los casos, sí. Para contratar y pagar legalmente a alguien en otro país, normalmente se necesita una entidad registrada allí. Esa es una de las mayores barreras para la contratación internacional. Un proveedor de servicios de gestión de nóminas (EOR) te permite eludir ese requisito al contratar a los trabajadores en tu nombre.
¿Cuánto tiempo se tarda en poner en marcha la gestión de nóminas internacionales?
Depende del enfoque que se elija. Crear una entidad propia puede llevar semanas o incluso meses, dependiendo del país. Con un proveedor de servicios de gestión de nóminas (EOR), la incorporación y la configuración de la nómina suelen completarse en cuestión de días una vez que todo está listo.
¿Puedo pagar a empleados internacionales sin un EOR?
Sí, pero no siempre es sencillo ni cumple con la normativa. Algunas empresas intentan pagar a los trabajadores como autónomos para evitar constituir sociedades, pero eso puede suponer un riesgo de clasificación errónea si la relación parece ser un empleo a tiempo completo. Es importante conocer la normativa de cada país antes de optar por esta vía.
¿Cuáles son los riesgos de gestionar la nómina internacional internamente?
Los mayores riesgos tienen que ver con el cumplimiento normativo y la precisión. Es fácil pasar por alto los requisitos locales, calcular mal los impuestos o retrasarse en las declaraciones si no se cuenta con la experiencia adecuada. Si la nómina no se gestiona correctamente, esto puede dar lugar a sanciones, pagos atrasados o empleados insatisfechos.
