Cómo crear una entidad jurídica en México

¿Está pensando en expandir su negocio a México? No es el único. La inversión internacional en México aumenta cada año. Y no es de extrañar. Para muchas empresas de América, el país ofrece la oportunidad de acceder a una amplia reserva de talento en una región con husos horarios similares.

A primera vista, puede parecer sencillo. Empiece a contratar empleados en México y lo único que tendrá que hacer es ver cómo crece su negocio, ¿verdad?

No exactamente. En primer lugar, debes convertirte en un empleador legal en el país, un proceso que requiere tiempo, dinero y paciencia.

Principales conclusiones: 

• La constitución de entidades jurídicas en México supone un proceso complejo para los empleadores internacionales.
• Los retrasos pueden aumentar los gastos incluso en las expansiones mejor planificadas.
• Una vez que se establece una entidad, los costes de gestión del empleo y del cumplimiento normativo pueden aumentar considerablemente los gastos generales.

Comprender los tipos de entidades jurídicas de México

Existen dos opciones principales para las empresas internacionales que desean establecer una filial en México.

La S.A. de C.V. (Sociedad Anónima de Capital Variable) funciona de manera muy similar a una sociedad anónima. Es muy popular entre las empresas locales e internacionales que priorizan la escalabilidad y el crecimiento.

La S.A. de C.V. también suele ser la opción preferida por las empresas que prevén inversiones de capital externo o posibles ofertas públicas. Sin embargo, esta flexibilidad tiene una contrapartida: la S.A. de C.V. puede requerir una estructura de gobierno más formalizada que otras entidades.

Otro tipo de entidad es la S. de R.L. de C.V. (Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital Variable), que funciona de manera similar a una sociedad de responsabilidad limitada. Es una opción habitual para las entidades de capital cerrado, ya que limita el número de socios a 50.

Más allá de las dos opciones principales, las empresas internacionales también pueden optar por establecer una sucursal en México. Esta vía es menos habitual, ya que solo crea una extensión de la empresa matriz, en lugar de una entidad jurídica independiente.

La apertura de una sucursal también conlleva un riesgo significativo, ya que la empresa matriz está sujeta a una mayor responsabilidad directa por las acciones de la sucursal en México. Además, expone a la empresa a un mayor escrutinio normativo y legal.

Documentación necesaria para constituir una entidad

Una vez que hayas decidido cuál es la mejor opción para tu empresa, es hora de prepararse para el papeleo. MUCHO papeleo.

El proceso de registro formal de su entidad en México comienza con la recopilación y validación de documentos del país donde tiene su sede su empresa. Un consejo: los errores en esta fase son la causa principal de los retrasos en las nuevas operaciones.

Por lo general, su empresa deberá proporcionar:

• Documentos de constitución de la empresa matriz: los estatutos sociales o de constitución de su empresa, junto con los reglamentos corporativos.
  
  
• Estatutos sociales: un certificado de vigencia que acredite la vinculación con la sociedad matriz en su jurisdicción local.
  
  
• Documentos de nombramiento: Esto incluye un poder notarial que nombra a un representante para firmar documentos en nombre de su empresa en México.
  
  
• Identificación de accionistas/directores: documentos de identidad válidos, pasaportes y comprobantes de domicilio de los principales accionistas y directores de la nueva entidad mexicana.
  
  
• Domicilio mexicano: Prueba de la dirección mexicana registrada (conocida como domicilio fiscal).
  
  
• Certificado de apostilla: Este certifica la identidad del funcionario que firmó el documento en el país de emisión.

Todos los documentos, incluida la apostilla, deben ser traducidos al español por un traductor jurado ( perito traductor).

Para completar muchos de los pasos, debe designar al menos a un apoderado legal que pueda firmar contratos y representar a la empresa ante el SAT, el IMSS, los bancos y otros organismos gubernamentales. 

Si este representante no es ciudadano mexicano, debe poseer una visa válida que permita explícitamente realizar actividades comerciales en el país (por ejemplo, una visa de visitante para negocios o una visa específica de trabajo/residencia). 

Asegurarse de que su representante tenga una base legal sólida es solo el primero de muchos pasos para establecer una entidad en México. 

Proceso paso a paso para constituir una entidad jurídica en México

El orden exacto de los pasos necesarios para constituir una empresa en México puede variar en función de su ubicación y de las circunstancias específicas de la empresa. Sin embargo, la siguiente lista destaca los hitos importantes que debe alcanzar para completar el proceso.

Paso 1: Reservar y registrar el nombre de la empresa

El primer paso para constituir una entidad jurídica es elegir el nombre que utilizará su empresa en México. 

La legislación mexicana exige que todos los nombres de las empresas sean distintos y no entren en conflicto con ninguna entidad registrada existente. Por lo tanto, las empresas deben presentar entre tres y cinco opciones a la Secretaría de Economía para obtener la denominación o razón social ( nombre corporativo).

Aunque técnicamente este paso solo debería llevar unos días, los retrasos normativos y el riesgo de rechazo suelen provocar retrasos iniciales.

Paso 2: Redactar los estatutos sociales y los documentos de constitución de la empresa.

Una vez asegurado el nombre de su empresa, el siguiente paso es preparar la documentación necesaria para respaldar su negocio. Esto significa crear estatutos que definan la estructura de gobierno, la estructura de capital y las participaciones de propiedad de su entidad. 

También requiere detallar las normas que rigen la toma de decisiones de los accionistas y directores, y establecer la escritura de constitución de su empresa (Acta Constitutiva).

Paso 3: Formalizar la entidad ante un notario (Acta constitutiva)

Una vez que se aprueben los estatutos y los documentos de constitución, un notario público deberá certificar oficialmente toda la configuración, incluida la Acta Constitutiva.

Todos los accionistas que no residan en México deben contar con un representante oficial presente en el momento de la firma.

Paso 4: Obtenga el número de identificación fiscal.

Una vez que su empresa esté formalmente constituida, deberá registrarla en el Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México. Este registro le asignará su número de Registro Federal de Contribuyentes (RFC).

Un RFC es el número de identificación fiscal único de su empresa. Sin él, no puede contratar empleados legalmente, emitir o recibir facturas electrónicas oficiales, abrir cuentas bancarias corporativas ni realizar la gran mayoría de las transacciones oficiales.

Puede comenzar el proceso de inscripción para el SAT y el RFC en línea. Sin embargo, la verificación suele requerir una visita en persona a una oficina local del SAT. 

Desafortunadamente, conseguir una cita en la oficina del SAT puede ser complicado. Planifique con tiempo suficiente y recursos administrativos para obtener su RFC y asegúrese de que esté oficialmente firmado y registrado.

Paso 5: Registrar la dirección comercial

Una vez que haya obtenido su RFC, la dirección legal y fiscal de su empresa (domicilio fiscal), deberá registrarse ante las autoridades mexicanas (por ejemplo, el SAT).

Para completar este paso, debe proporcionar una prueba de domicilio físico en México. Aunque algunas empresas pueden considerar la posibilidad de establecer oficinas virtuales, el SAT no siempre las acepta para el registro inicial o el cumplimiento continuo. 

Paso 6: Abrir una cuenta bancaria corporativa

Aunque abrir una cuenta bancaria puede parecer algo rutinario, crear una cuenta corporativa en México puede suponer un importante obstáculo.

Los bancos mexicanos están sujetos a normativas extremadamente estrictas en materia de «Conozca a su cliente» (KYC) y, a menudo, exigen que los representantes legales de la empresa se presenten en persona para finalizar la solicitud. Todo el proceso puede llevar semanas, por lo que conviene planificarlo con antelación.

Paso 7: Inscríbase en el Seguro Social (IMSS)

Antes de ofrecer un puesto de trabajo, debe registrar formalmente su nueva entidad como empleador en el Instituto Mexicanodel Seguro Social (IMSS).

El registro implica inmediatamente una serie de obligaciones legales. Entre ellas se incluyen las cotizaciones obligatorias al seguro médico y al plan de pensiones de los empleados (SAR), así como el cálculo y el pago de las primas de riesgo laboral. 

Asegúrese de que su empresa esté al día con todas las contribuciones requeridas para evitar cualquier problema de cumplimiento y prevenir sanciones legales y financieras.

Paso 8: Regístrese en las agencias locales de nóminas y trabajo.

El sistema descentralizado de México exige el registro y el cumplimiento de los requisitos tanto a nivel estatal como local, además del registro federal.

La obligación más importante a nivel estatal es el ImpuestoSobre Nómina (ISN), que lo decide el estado donde están tus empleados. 

La tasa la paga íntegramente el empleador (no se deduce del salario de los empleados) y suele ser del 2 % al 3 % del total de la nómina bruta, dependiendo de la región. Por ejemplo, la Ciudad de México y Nuevo León tienen tasas distintas.

Dependiendo de su sector y del municipio en el que se encuentre, es posible que necesite obtener registros adicionales, como licencias de explotación y permisos específicos del sector.

¿Cuál es el plazo realista para abrir una entidad mexicana?

Aunque algunas empresas pueden completar el proceso en tan solo 90 días, lo normal es que tarde entre tres y seis meses.

La razón principal de este amplio margen de tiempo es el proceso burocrático algo impredecible de México. Los notarios pueden tener trabajo atrasado. Programar citas con el SAT puede ser complicado. El proceso de KYC puede prolongarse fácilmente más allá de lo que esperabas inicialmente. 

En última instancia, presupuestar los seis meses completos es la forma más realista de gestionar el proceso y garantizar un lanzamiento sin contratiempos.

Costes previsibles al constituir una entidad

El costo de constituir una S.A. de C.V. o una S. de R.L. de C.V. puede variar considerablemente. Los principales factores que influyen en el costo son:

• Honorarios del notario público: Este es uno de los gastos más elevados. Los honorarios varían considerablemente según el estado, pueden basarse en un porcentaje y pueden cubrir la formalización de la escritura constitutiva y la verificación de documentos internacionales.
  
  
• Costes de la dirección de la oficina: Debe disponer de un domicilio fiscal verificado (dirección física). Esto puede ser un depósito de alquiler o el coste inicial de utilizar un servicio de oficina profesional.
  
  

• Contabilidad mensual y declaraciones de impuestos: Las empresas deben presentar cada mes al SAT declaraciones fiscales provisionales detalladas e informes financieros, que son evaluaciones porcentuales de la nómina.

No tener en cuenta los costes variables, como estos, junto con los requisitos de cumplimiento mensuales, es la forma más rápida de exceder el presupuesto y, potencialmente, incurrir en multas significativas y sanciones administrativas por parte de las autoridades mexicanas.

Errores comunes en materia legal y de cumplimiento normativo

A pesar de sus mejores esfuerzos, muchas empresas se ven afectadas por obstáculos en cierta medida previsibles, a menudo por subestimar los procesos burocráticos y/o malinterpretar las leyes laborales mexicanas, que favorecen a los empleados.

Las empresas internacionales a menudo no planifican con precisión el tiempo necesario para obtener las autorizaciones oficiales del gobierno. Obtener su RFC de la SAT y completar los requisitos de KYC puede suponer tiempos de espera impredecibles que pueden paralizar su negocio durante semanas.

Y luego está el riesgo de incumplimiento. Los errores en este ámbito pueden acarrear multas importantes, conflictos laborales y pagos retroactivos. 

Algunos componentes comunes que pueden suponer un obstáculo para una empresa nueva en la legislación laboral mexicana incluyen:

• Beneficios obligatorios: No proporcionar las prestaciones legales esenciales puede acarrear importantes responsabilidades. Entre ellas se incluyen una paga extra anual por Navidad (Aguinaldo) de al menos 15 días de salario, un número mínimo de días de vacaciones (que aumentan con la antigüedad) y una prima de vacaciones obligatoria.
  
  
• Participación en las utilidades: Según la legislación mexicana, todas las empresas que generan utilidades tributables están obligadas a distribuir el 10 % de esas utilidades anuales entre los empleados que reúnan los requisitos necesarios.
  
  
• Costes de rescisión: 
  
  • La legislación mexicana no permite el empleo «a voluntad». El despido sin causa justificada obliga al empleador a pagar una indemnización legal que suele incluir tres meses de salario más 20 días de salario por cada año de servicio.
    
    
  • Los empleados despedidos por causa justificada reciben 12 días de salario por cada año de servicio en la empresa.
    

• Errores fiscales: Las declaraciones fiscales incorrectas o tardías ante la SAT pueden dar lugar a auditorías y sanciones.

Si está creando una entidad, considere la posibilidad de buscar asesoramiento fiscal y jurídico local para supervisar una oficina que conozca bien la normativa desde el principio.

Contratación de empleados a través de la entidad

El entorno laboral en México está muy regulado y la contratación conlleva numerosas tareas administrativas. Una vez que establezca una entidad en México, tendrá que gestionar:

• Contratos de trabajo
• Inscripción en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
• Retención de nómina, incluyendo INFONAVIT (Fondo de Vivienda) e Impuesto Estatal sobre la Nómina (ISN).
• Permisos obligatorios y bonificaciones
• Obligaciones de participación en los beneficios

En última instancia, mantener este nivel de cumplimiento requiere contratar personal local cualificado en contabilidad, recursos humanos y asuntos legales, especialmente si su equipo actual de recursos humanos es reducido (y/o no está especializado en la legislación fiscal y laboral mexicana).

Olvídese de los dolores de cabeza relacionados con las entidades, contrate en México con un EOR.

Si pensar en el proceso de abrir una entidad te abruma, ten en cuenta que ES posible. Solo requiere mucho tiempo, esfuerzo, planificación y dinero. 

Sin embargo, existe otra opción mucho más rápida y asequible: asociarse con un empleador oficial (EOR) como RemoFirst.

Un EOR actúa como empleador legal de cualquiera de sus empleados internacionales, lo que elimina la necesidad de abrir una entidad en México. 

En cambio, la EOR se encarga de la gestión de:

• Nómina local
• Impuestos y seguridad social
• Administración de las prestaciones
• Contratos de trabajo 
• Cumplimiento de la legislación laboral de México

RemoFirst también puede aumentar su eficiencia, permitiéndole contratar e incorporar empleados en cuestión de días en lugar de meses, todo ello sin incurrir en gastos de constitución, facturas por horas de asesoría jurídica ni el dolor de cabeza que supone gestionar usted mismo las presentaciones mensuales. 

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