Un Employer of Record (EOR) le ayuda a contratar, pagar, incorporar y gestionar empleados internacionales sin necesidad de crear entidades locales.
Sin embargo, no todos los servicios de EOR son transparentes en cuanto a precios, asistencia y otros factores clave, lo que a veces puede dar lugar a errores de RRHH y de cumplimiento de la legislación que resulten costosos y lleven mucho tiempo.
Una investigación cuidadosa y el conocimiento de las señales de alarma más comunes pueden ayudarle a elegir un socio EOR fiable y digno de confianza.
Principales conclusiones:
- Solicite precios claros y detallados para evitar comisiones ocultas o poco claras, como costes de incorporación, rescisión o conversión de divisas.
- El cumplimiento es crucial, ya que los errores en las nóminas, las declaraciones fiscales o los contratos pueden acarrear sanciones legales.
- Busque transparencia: lea opiniones, pida referencias y haga preguntas sobre la cobertura, la asistencia y la seguridad de los datos antes de firmar.
1. Cargos ocultos que inflan sus costes
Un EOR le quita tareas operativas de encima; no debería aumentar su ansiedad.
Encontrar un socio dentro de su presupuesto de RR.HH. significa evaluar tanto los costes recurrentes como los posibles gastos ocultos que podrían crear una presión financiera inesperada.
Comisiones de incorporación que no cuadran
Algunos EOR cobran una tarifa de incorporación o instalación por empleado. Esto puede parecer poco importante al principio, pero se acumulará rápidamente a medida que amplíe su equipo global.
Normalmente, los EOR transparentes incluyen la incorporación a en el coste base mensual, ya que forma parte del apoyo integral al empleo.
Pero, para confirmarlo, pregunte específicamente si el presupuesto incluye los servicios de incorporación o si se le facturará por separado ese paso del proceso de contratación.
Cuotas mensuales o de conversión de divisas sorpresa
Algunos EOR añaden recargos por conversión de divisas o tasas administrativas ocultas a su tarifa base, lo que infla sus costes totales, especialmente a medida que crece su equipo.
Evítelos solicitando precios transparentes en los que se indiquen los tipos de cambio, los costes de administración de las prestaciones y los recargos por servicios de terceros.
Por lo general, los EOR de confianza ofrecen precios mensuales transparentes y con todo incluido por empleado, y mantienen una comunicación clara durante toda la colaboración. Nunca te sorprenderá la factura a final de mes.
Comisiones de rescisión que le pillan desprevenido
Algunos EOR añaden tasas adicionales de rescisión o transición además de la indemnización obligatoria que puede estar obligado a pagar por la legislación laboral local. Esto puede encarecer la rescisión de contratos o la transición de empleados.
Revisa las condiciones de despido antes de firmar. Los plazos de preaviso, las indemnizaciones y los costes de finalización de la relación laboral deben estar claramente estipulados (y debes hacer preguntas si las condiciones son vagas o demasiado complejas).
Los EOR fiables dan prioridad tanto al cumplimiento como a la flexibilidad, garantizando un proceso de incorporación fluido sin costes innecesarios ni riesgos legales.
2. Cuando los precios bajos no siempre son buenos
La cuestión es la siguiente: elegir a un socio basándose únicamente en precios bajos puede volverse en su contra en términos de mayores costes en el futuro, relaciones tensas e incluso problemas legales.
Sin embargo, esto no significa que todos los proveedores de bajo coste sean de dudosa reputación. Por ejemplo, en RemoFirst, estamos orgullosos de ofrecer algunos de los precios más asequibles y radicalmente transparentes del mercado, sin cargos ocultos.
Pero la transparencia y la diligencia debida son fundamentales. Haga los deberes y pregunte para conocer la cobertura de países, la variedad de servicios, el soporte especializado, etc. de un EOR, para asegurarse de que unos precios asequibles no implican un servicio limitado o un soporte deficiente.
Si parece demasiado bueno para ser verdad, puede que lo sea
Las tarifas mensuales extremadamente bajas pueden (aunque no siempre) apuntar a servicios reducidos, como una cobertura de cumplimiento poco sólida, un soporte limitado o atajos arriesgados.
Un EOR con honorarios iniciales bajos puede convertirse rápidamente en la opción más cara si surgen problemas como éste. Tomar atajos puede dar lugar a errores en las nóminas, disputas contractuales o incumplimiento de la legislación laboral local, lo que puede acarrear multas elevadas y sanciones legales.
Pida siempre un desglose de precios y una explicación de cómo el EOR puede reducir costes. En el caso de RemoFirst, se debe en parte al hecho de que operamos con un modelo de socios, en lugar de la práctica más costosa de mantener entidades jurídicas en todos los países en los que operamos.
Las compensaciones ocultas tras los bajos costes
Sin embargo, a veces los precios ultrabajos conllevan contrapartidas ocultas. Por ejemplo, algunos proveedores de bajo coste solo operan en determinadas regiones, lo que obliga a las empresas a trabajar con varios proveedores para cubrir su equipo multilocal.
Unos precios extremadamente baratos también pueden significar una gestión de cuentas escasa, herramientas o flujos de trabajo anticuados (por ejemplo, servicios o tiempos de respuesta más lentos), o una experiencia local limitada, lo que deja a los clientes la responsabilidad de resolver por su cuenta los problemas de cumplimiento o de recursos humanos.
Los servicios críticos, como la administración de prestaciones, el patrocinio de visados o la declaración de impuestos locales, pueden faltar por completo o subcontratarse a terceros.
Una vez más, los precios más bajos no siempre significa que estos problemas existen, como con RemoFirst. Pero es algo a tener en cuenta al hacer su investigación.
Antes de firmar un contrato EOR, solicite un alcance detallado de los servicios para confirmar qué se incluye (y qué no) en la tarifa base, incluidas las prestaciones, los niveles de asistencia y la cobertura de cumplimiento por país.
3. Riesgos legales y de cumplimiento que no debe pasar por alto
Los errores de cumplimiento son uno de los riesgos más caros cuando se trabaja con un EOR. La legislación laboral local, los requisitos fiscales y las prestaciones obligatorias varían mucho de un país a otro, e incluso los pequeños errores pueden acarrear multas, litigios sobre nóminas o daños a la reputación.
A la hora de evaluar a los proveedores, es esencial saber cómo un posible socio de EOR se mantiene al día del cumplimiento de la normativa y de los cambios de ésta en los distintos países.
Escaso conocimiento de la normativa local
Cada país se rige por un marco laboral y fiscal único. Un EOR le ayuda a evitar cometer errores de RRHH relacionados con las nóminas, las prestaciones o el derecho contractual que podrían desencadenar investigaciones legales y responsabilidades financieras.
Las leyes cambian con el tiempo, debido a las estipulaciones legales, las expectativas culturales o las tendencias del sector. Para estar al día de cualquier cambio, la mayoría de los EOR fiables mantienen estrechas relaciones con expertos o socios en el país, que conocen los entresijos de las leyes de esa región y garantizan su cumplimiento permanente.
No basta con poseer una entidad en un lugar concreto; su socio de EOR debe tener experiencia, supervisión y responsabilidad en todos los mercados a los que presta apoyo.
Contratos vagos o incompletos
Los contratos poco claros o excesivamente simplistas pueden dificultar la comprensión de sus obligaciones legales, aumentando el riesgo de que se escapen responsabilidades clave.
Proteja a su empresa asegurándose de que el acuerdo establece claramente quién se encarga de las nóminas, gestiona los impuestos y administra las prestaciones.
También debe definir las responsabilidades de cada parte en materia de protección del empleo, tratamiento de datos, resolución de conflictos y rescisión para evitar malentendidos, riesgos legales y lagunas en el apoyo.
4. Banderas rojas de servicio y asistencia
Su socio de EOR debe simplificar la gestión diaria de los RR.HH. y, al mismo tiempo, ofrecer asistencia rápida y resolución de problemas, para que su equipo pueda centrarse en iniciativas estratégicas de gran alcance.
Procesos cuestionables de incorporación y desvinculación
El proceso de incorporación de un nuevo empleado forma su primera impresión de su organización, y una impresión negativa es difícil de romper.
Una incorporación lenta o confusa frustra a los nuevos empleados. La desorganización de los pasos de instalación, el retraso de los equipos o la falta de claridad en el papeleo pueden retrasar las fechas de inicio y perjudicar la experiencia de los empleados.
Del mismo modo, si su empresa no gestiona correctamente la experiencia de incorporación de un empleado, corre el riesgo de que éste deje su empresa con una impresión negativa. Esto podría dar lugar a críticas negativas en sitios web de reseñas corporativas, como Glassdoor, lo que podría afectar a su grupo de candidatos en el futuro.
Y lo que es peor, los errores en la incorporación, como la falta de documentación, el impago de prestaciones o un mantenimiento deficiente de los registros, pueden exponer a su empresa a riesgos legales, de cumplimiento normativo y de nómina.
Un EOR fiable agiliza ambas prácticas. Deben proporcionar plazos claros y procesos paso a paso sobre cómo se gestionan las incorporaciones y las bajas en el país en el que se está contratando, para que la empresa y todos los miembros del equipo estén en sintonía.
Atención al cliente deficiente o tiempos de respuesta lentos
Un EOR fiable es comunicativo, proactivo y rápido en responder a preguntas o problemas.
La lentitud de la asistencia puede dar lugar a errores en las nóminas, retrasos en los visados o problemas de cumplimiento. La falta de atención a las necesidades administrativas puede costarle una nueva contratación vital o un acuerdo comercial.
La falta de respuesta también socava la confianza. Las respuestas tardías o genéricas crean cuellos de botella operativos y estrés para los empleados, que dependen de una orientación oportuna.
Busque un proveedor que ofrezca una asistencia ágil y bien informada, con gestores de cuenta dedicados y canales de comunicación 24/5 como mínimo.
Y no se fíe sólo de la palabra del proveedor: pregunte por las vías de escalado y los tiempos medios de respuesta. Un EOR maduro medirá y publicará las métricas de rendimiento del servicio o será capaz de ofrecer una respuesta completa a la resolución del servicio.
Sin herramientas de autoservicio ni visibilidad
Sus equipos necesitan un acceso rápido y fiable a la información que mantiene en funcionamiento las operaciones, desde los registros de los empleados hasta los contratos y las facturas. Sin ella, los departamentos de RRHH y finanzas no pueden actuar con rapidez, confirmar la exactitud o tomar decisiones con conocimiento de causa.
Los EOR modernos solucionan este problema con plataformas de autoservicio seguras y cuadros de mando intuitivos que le permiten ver datos, generar informes y realizar un seguimiento de los cambios de los empleados en tiempo real. Estas herramientas agilizan la gestión de nóminas, contratos y prestaciones, todo en un mismo lugar, para que no tenga que depender de solicitudes de servicio ni esperar respuestas.
Cobertura mundial limitada
Es posible que algunos proveedores "globales" de EOR sólo tengan entidades o socios en un número limitado de países.
Los proveedores más conocidos, como Deel y Remote, confían sobre todo en sus propias entidades para ayudar a los trabajadores de determinadas regiones, lo que puede limitar la flexibilidad en lugares donde aún no están establecidos.
RemoFirst ofrece una solución mejor, más flexible y más escalable aprovechando una amplia red de socios. Nuestro modelo de socio EOR permite precios competitivos en comparación con los competidores y la capacidad de escalar su negocio más rápido, sin sacrificar el cumplimiento o la calidad del servicio.
Busque un EOR capaz de dar soporte a nuevos mercados rápidamente, con el mismo nivel de cumplimiento y calidad de servicio en todas las regiones. Compruebe la cobertura preguntando a su proveedor en qué países presta asistencia activa en la actualidad y con qué facilidad puede ampliarla a medida que crezcan sus necesidades de contratación internacional.
5. Protección de datos y seguridad
Su socio de EOR debe ofrecer un control y una protección rigurosos de los datos empresariales y de los empleados y cumplir todas las normativas de seguridad exigidas, como el GDPR.
Prácticas deficientes en materia de seguridad de los datos
El empleo global implica almacenar y gestionar datos altamente sensibles. Las empresas deben proteger la información sobre nóminas, identificación, impuestos y prestaciones con estrictos controles de seguridad y acceso.
Estas protecciones también deben extenderse a los datos empresariales que manejan sus empleados, sobre todo si se encuentran en regiones con marcos de cumplimiento estrictos.
Una sola filtración de datos o un registro mal gestionado podría acarrear sanciones normativas, un daño sustancial a la reputación y la pérdida de confianza de los empleados.
Haga preguntas concretas sobre los protocolos de seguridad. Confirme cómo cifra, almacena, accede y transfiere los datos su proveedor, especialmente a través de las fronteras y entre entidades asociadas.
Los EOR reputados pueden explicar las medidas de protección de datos y utilizarán sistemas seguros y conformes para el intercambio de documentos y la gestión de registros.
Sin certificaciones claras de privacidad o cumplimiento
Pida a los EOR que está investigando que compartan políticas de tratamiento de datos y requisitos de seguridad claros y documentados. Deben tener certificaciones de privacidad y estar dispuestos a compartir auditorías de cumplimiento anteriores.
Los mejores EOR seguirán marcos mundialmente reconocidos (como GDPR, ISO 27001 o SOC 2), demostrando un compromiso con la seguridad de la información y la supervisión del cumplimiento.
Además, confirme la cobertura de cumplimiento del EOR en todos los países en los que gestiona trabajadores, para garantizar la cobertura regional.
Lea reseñas y pida referencias
Hay muchos recursos disponibles para investigar a los EOR antes de comprometerse con un socio.
Consulte los sitios web de opiniones independientes para leer los comentarios y las reseñas. Si en los sitios web de reseñas aparecen varias menciones a una comunicación deficiente, sorpresas en la facturación o problemas de cumplimiento, tómate en serio estas señales de alarma para ahorrarte futuros quebraderos de cabeza.
Revise los testimonios o casos prácticos para comprender mejor la asociación y conocer las experiencias de otros clientes.
Pida referencias y haga un seguimiento. Estas conversaciones deben poner de relieve tanto lo bueno como lo malo, para que entienda cómo ha afrontado el EOR los retos de la vida real y cómo ha resuelto los problemas.
Una solicitud de referencias también revelará el grado de transparencia y confianza del EOR. Si no proporcionan referencias fiables y recientes, es motivo de preocupación.
Por qué las empresas eligen RemoFirst
RemoFirst facilita a las empresas la contratación de empleados en más de 185 países y de contratistas en más de 150, sin los quebraderos de cabeza que supone establecer entidades locales o navegar por complejas leyes laborales.
Nuestro modelo de socio de confianza nos permite ofrecer una de las soluciones EOR más rentables del sector, sin tarifas ocultas, lagunas en el servicio ni compromisos en la calidad.
Obtendrá la misma asistencia personalizada, rapidez y experiencia en cumplimiento de normativas que prometen los grandes proveedores, pero por una fracción del coste.
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