La contratación internacional ofrece muchas oportunidades a las empresas que desean expandirse, pero puede sobrecargar rápidamente el presupuesto si no se planifica con cuidado.
Es fácil subestimar los costes de cumplimiento, olvidarse de las ventajas obligatorias específicas de cada país o verse sorprendido por las oscilaciones de las divisas.
¿La buena noticia? Con un presupuesto inteligente, su equipo de RRHH puede impulsar el crecimiento global sin dejar que los costes se descontrolen.
Principales conclusiones:
- Las prestaciones obligatorias y las esperadas pero no obligatorias varían mucho de un país a otro, por lo que los responsables de RR.HH. deben tener en cuenta ambas en su presupuesto de prestaciones para atraer y retener el talento.
- Invertir en tecnología de RR.HH., como plataformas globales de nóminas, un SIRH y herramientas de comunicación, agiliza las operaciones y reduce los riesgos de cumplimiento de la legislación.
- Introducir flexibilidad en los presupuestos de RRHH ayuda a las empresas a adaptarse rápidamente a los cambios en la legislación laboral, las condiciones del mercado y los costes imprevistos.
Consejo 1: Tenga en cuenta la legislación laboral local y los costes de su cumplimiento
Al contratar en un nuevo país, su equipo de RRHH debe familiarizarse con las leyes locales antes de finalizar el presupuesto. Esto se debe a que cada país tiene una normativa única que habrá que tener en cuenta a la hora de presupuestar gastos como los siguientes:
- Salario mínimo
- Pago de horas extraordinarias
- Impuestos sobre la nómina
- Prestaciones obligatorias
- Pensiones
- Indemnizaciones por despido
- Sanidad
- Seguro de desempleo
- Indemnización de los trabajadores
Si su equipo de RRHH no tiene en cuenta con precisión los requisitos legales de cada país, puede dar lugar a previsiones presupuestarias inexactas y a gastos inesperados en el futuro.
Además, el incumplimiento de las normas locales puede acarrear multas, pagos atrasados y sanciones legales.
Consejo 2: Tener en cuenta los beneficios de los empleados más allá del salario
Las prestaciones que son opcionales en un país pueden ser obligatorias o ampliamente esperadas en otro, por lo que es importante conocer las normas culturales locales a la hora de planificar sus ofertas.
Por ejemplo, en más de 40 países, las empresas están obligadas por ley a ofrecer unapaga extraordinaria, equivalente a un mes de salario, que suele pagarse a final de año. En otras regiones, la ley no la exige, pero se espera ampliamente, y las empresas corren el riesgo de perder talento si no la ofrecen.
Las obligaciones del seguro de enfermedad también varían. Por ejemplo, en el Reino Unido y Canadá, la asistencia sanitaria se financia con los impuestos generales, no con los empresarios. Sin embargo, los empresarios alemanes y franceses comparten el coste del seguro sanitario público al 50% con los empleados. Mientras tanto, en Singapur, la asistencia sanitaria pública se financia principalmente a través del Fondo Central de Previsión, pero muchas empresas también ofrecen cobertura sanitaria privada para cubrir copagos o servicios adicionales.
Los equipos de RRHH deben presupuestar tanto los beneficios que exige la ley como los que es habitual ofrecer.
Consejo 3: Prever las variaciones de los tipos de cambio
La gestión de nóminas internacionales exige tener en cuenta las fluctuaciones monetarias y las comisiones ocultas que a veces acompañan a los pagos internacionales.
Los cambios en el valor de las divisas pueden hacer descarrilar rápidamente su presupuesto. Por ejemplo, una depreciación repentina de la moneda puede aumentar drásticamente los gastos de nómina o hacer que los salarios se sitúen por debajo del salario mínimo legal de un país, con el consiguiente riesgo de incumplimiento.
Por otra parte, cuando los tipos de cambio cambian y los empleados cobran menos en su moneda local, su poder adquisitivo disminuye. Esto puede provocar rápidamente insatisfacción y bajar la moral, sobre todo si los compañeros de otras regiones no se enfrentan al mismo problema.
Es esencial tomar medidas para proteger el presupuesto, como crear un colchón del 3% al 5% en el presupuesto de nóminas para absorber el coste de fluctuaciones repentinas o utilizar contratos a plazo -un acuerdo financiero que fija el tipo de hoy para un pago futuro- para fijar un tipo de cambio.
Otras opciones son utilizar herramientas de nómina multidivisa o asociarse con un empleador de registro (EOR ) para racionalizar los costes y aislar a su empresa de la montaña rusa de la evolución de los tipos de cambio.
Consejo 4: Incluya la tecnología y las herramientas de RR.HH. en su presupuesto
Claro que las herramientas cuestan dinero, pero las adecuadas se pagan solas. Liberan tiempo a Recursos Humanos y mantienen el ritmo de la contratación global. Algunas de las mejores opciones son:
- Plataforma global de nóminas: Simplifica las transacciones multidivisa, automatiza los cálculos fiscales y garantiza que los empleados internacionales reciban sus salarios con exactitud y puntualidad
- Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH): Centraliza los datos, registros e información sobre prestaciones de los empleados en todos los países
- Sistema de seguimiento de candidatos (ATS): Las plataformas de captación de talento agilizan la contratación organizando a los candidatos, haciendo un seguimiento de las solicitudes y simplificando la colaboración de su equipo de contratación
- Herramientas de comunicación asíncrona: Plataformas de comunicación como Slack o Microsoft Teams ayudan a los trabajadores internacionales a colaborar a través de zonas horarias
- Empleador registrado: Simplifica la contratación global, la incorporación, las nóminas, la administración de beneficios y mucho más en países donde las empresas no tienen entidad legal.
Consejo 5: Presupueste los gastos de contratación y traslado
Algunos gastos, como el coste de anunciar los puestos vacantes y la comprobación de los antecedentes de los posibles contratados, son habituales tanto si la contratación es nacional como internacional. Sin embargo, la expansión global puede introducir costes adicionales que los equipos de RRHH deben prever.
Por ejemplo, al contratar en otros países, es posible que tenga que recurrir a agencias de contratación, que suelen cobrar entre un 15% y un 30% del salario del primer año del nuevo empleado. Otros costes potenciales son los honorarios legales para adaptar los contratos de trabajo a la normativa local y los gastos de traducción de documentos.
Trasladar a los empleados de un país a otro también puede suponer un gasto importante. Los traslados internacionales implican muchos movimientos -ya sea para acelerar la obtención de visados o para prolongar la estancia- y los costes pueden acumularse rápidamente.
Por ejemplo, el coste inicial medio de un traslado internacional es de 77.000 USD, lo que incluye tasas de visado e inmigración, gastos de mudanza y viaje, alojamiento temporal, etc.
RR.HH. debe desarrollar políticas de reubicación claras, que incluyan lo que está cubierto y lo que no, con el fin de prever con precisión los gastos de traslado de los empleados.
Consejo 6: Estandarizar los flujos de trabajo de RR.HH.
Cuando su equipo de RR.HH. se extiende por varios países, la utilización de diferentes herramientas y prácticas puede crear caos y confusión. La estandarización de los flujos de trabajo de RRHH para la incorporación, la gestión del rendimiento, la documentación de políticas, etc., ayuda a mantener el cumplimiento de la legislación laboral local y hace que el proceso sea más eficiente.
Por ejemplo, Australian Wool Innovation ahorró 1,5 días al mes en tiempo administrativo simplemente utilizando un HRIS para agilizar la gestión del tiempo libre en 12 países.
La nómina es otro componente de RR.HH. en el que la estandarización merece la pena. Una única plataforma que integre las normas de cumplimiento regionales simplifica las operaciones y reduce los errores. Las soluciones EOR, como RemoFirst, combinan RRHH, nóminas, impuestos, beneficios y cumplimiento en un sistema unificado.
Las plataformas centralizadas reducen los errores, minimizan la introducción manual de datos y permiten elaborar informes coherentes en toda su plantilla global.
Consejo 7: Invertir en formación cultural y apoyo a los empleados
Al crear un equipo global, invertir en programas y recursos que ayuden a los empleados a adaptarse a nuevos entornos fomenta la colaboración, aumenta el compromiso y mejora la retención.
La formación lingüística es un buen punto de partida, sobre todo si sus equipos están repartidos por varias regiones y hablan idiomas distintos de la lengua principal de su empresa.
Ofrecer oportunidades de desarrollo profesional para que los empleados mejoren sus habilidades de comunicación puede facilitar la colaboración diaria y ayudar a que los empleados se sientan capacitados.
Los talleres interculturales sobre estilos de comunicación, resolución de conflictos, diferencias culturales y etiqueta en el lugar de trabajo pueden ayudar a los equipos a evitar fricciones y mejorar la productividad.
Apoyar el bienestar de los empleados es igualmente importante. Los empleados remotos se enfrentan a menudo a factores de estrés únicos, como el aislamiento, los problemas con los husos horarios y las presiones para adaptarse a entornos culturales o normativos diferentes.
Incluir este tipo de programas centrados en los empleados puede dar sus frutos a largo plazo, con una plantilla más comprometida y empleados que permanecen más tiempo porque se sienten valorados.
Consejo 8: Incluya flexibilidad en su presupuesto de RR.HH.
La expansión internacional es impredecible. Los planes de contratación cambian, los mercados cambian y la legislación laboral evoluciona. Introducir flexibilidad en su presupuesto de RRHH le ayudará a absorber costes inesperados, como un aumento repentino del salario mínimo.
La legislación laboral mundial y los requisitos de cumplimiento pueden cambiar rápidamente, desde los tipos impositivos hasta las cotizaciones sociales, lo que repercute directamente en los costes salariales. Un presupuesto de RRHH flexible le ayuda a responder a cambios repentinos, como el aumento de las cotizaciones a las pensiones o las nuevas normas de indemnización por despido, sin dejar de cumplir la normativa y sin salirse del presupuesto.
La flexibilidad presupuestaria es aún más crítica cuando se amplía la empresa a escala mundial. Entrar en nuevos países a menudo significa ajustar los plazos de contratación, ofrecer salarios competitivos o añadir beneficios para atraer a los mejores talentos, especialmente en sectores de gran demanda como el tecnológico. También le permite hacer frente a riesgos externos, como fluctuaciones monetarias, inestabilidad geopolítica o nuevas normas comerciales, sin descarrilar sus operaciones.
Consejo 9: Prevea el coste de crear una entidad local o de recurrir a un EOR
Una de las decisiones más importantes a la hora de expandirse a un nuevo país es si establecer una entidad local o asociarse con una EOR.
La creación de una entidad local tiene sentido si se va a contratar a un número significativo de empleados, pero conlleva una gran inversión inicial (que suele oscilar entre 20.000 y 150.000 dólares) y puede tardar entre tres y doce meses en establecerse.
Los costes habituales de constitución de una entidad incluyen:
- Tasas de registro de empresas
- Gastos jurídicos
- Oficinas locales
- Gastos administrativos
- Seguros
Una vez establecidas, las entidades requieren una inversión continuada en experiencia local para seguir cumpliendo la cambiante legislación fiscal y laboral.
Más información: 10 "duras verdades" sobre el establecimiento de una entidad extranjera
Para muchas empresas, especialmente las que exploran nuevos mercados o contratan a pocos empleados internacionales, trabajar con un EOR es una solución más eficaz.
Un EOR actúa como empleador legal de los empleados internacionales y elimina la necesidad de crear una entidad, lo que reduce drásticamente los costes iniciales y le permite incorporar talentos en cuestión de días en lugar de meses.
También minimiza el riesgo, ya que el EOR asume la responsabilidad del cumplimiento de la legislación laboral local.
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