Los trabajadores altamente cualificados, los costes competitivos y el crecimiento explosivo de los conocimientos tecnológicos han convertido a la India en uno de los principales destinos de contratación para las empresas internacionales. De hecho, nuestro informe sobre el estado de la contratación internacional en 2025 reveló que el 88 % de las empresas tiene previsto contratar en la India el próximo año. Sin embargo, el 62% también clasificó a la India como su mayor reto de cumplimiento.
Esto se debe a que el sistema de cumplimiento normativo de la India opera en múltiples niveles simultáneamente. La legislación laboral nacional se solapa con docenas de códigos específicos estatales que difieren según la región, el sector y el tamaño de la empresa. Lo que puede parecer sencillo sobre el papel se convierte rápidamente en un laberinto de normativas y trámites.
Si no se cumplen las normas en la India, las consecuencias pueden ser graves: multas cuantiosas, problemas de salarios atrasados, dolores de cabeza legales e incluso cierres temporales. Sin embargo, cuando las empresas lo hacen bien desde el principio, no solo se mantienen protegidas de las consecuencias legales, sino que también obtienen una ventaja competitiva en uno de los mercados de talento más dinámicos del mundo.
Principales conclusiones:
- India está consolidando 29 leyes laborales en cuatro códigos, que ampliarán fundamentalmente las responsabilidades de los empresarios y aumentarán las sanciones por infracciones.
- Los tribunales suelen dar la razón a los trabajadores en los litigios por clasificación errónea, condenando a las empresas a pagar años de prestaciones retroactivas más intereses y multas, independientemente de lo que establezca el contrato del trabajador.
- Los tipos impositivos profesionales, los umbrales de la EPF y los calendarios de presentación varían drásticamente en los 28 estados de la India, con multas que se acumulan a diario por el incumplimiento de los plazos.
Entendiendo el entorno de cumplimiento de la India
Imagínese un rompecabezas en el que las piezas van cambiando de forma. Los sistemas laborales y fiscales de la India superponen los mandatos federales a las normas específicas de cada estado y añaden requisitos regionales que cambian en función de la ubicación, el sector y el número de empleados.
En estos momentos, se está reconstruyendo todo el marco. Entre 2019 y 2020, el Gobierno aprobó cuatro códigos laborales integrales para sustituir a 29 leyes vigentes: el Código de Salarios, el Código de la Seguridad Social, el Código de Relaciones Laborales y el Código de Seguridad, Salud y Condiciones de Trabajo.
Estos cambios modificarán radicalmente las operaciones. Por ejemplo, el Código de Relaciones Laborales: las empresas de hasta 300 empleados pueden ahora ajustar su plantilla sin la aprobación del gobierno, frente al anterior umbral de 100 trabajadores. Esto suena a flexibilidad, pero la otra cara de la moneda es que se endurecen las sanciones si se cometen errores en otros aspectos.
El verdadero reto es cumplir la normativa en múltiples jurisdicciones a medida que cambian las normativas, y eso requiere una verdadera diligencia debida.
Derecho laboral y riesgos de los contratos de trabajo
En la India, los contratos de trabajo deben ajustarse tanto a los códigos laborales nacionales como a las Leyes de Tiendas y Establecimientos específicas de cada estado. Estas normativas regulan las horas de trabajo, el cálculo de las horas extraordinarias, los derechos a vacaciones y los procedimientos de rescisión, con detalles que varían considerablemente.
Los contratos exigen precisión. Las descripciones de los puestos de trabajo, los desgloses de la remuneración, el derecho a prestaciones, los plazos de preaviso, los motivos de rescisión... los tribunales examinan cada cláusula. El lenguaje impreciso se interpreta a favor del empleado. Las empresas suelen descubrirlo durante los litigios, cuando las disposiciones ambiguas sobre horas extraordinarias o las cláusulas de rescisión poco claras les cuestan importantes atrasos.
Las normativas específicas de cada sector multiplican la complejidad. Las instalaciones de fabricación se enfrentan a requisitos distintos que las empresas de TI. Los centros de llamadas funcionan con normas distintas a las de los establecimientos minoristas. Cada variación exige documentación y procedimientos específicos.
Los cambios en curso en el código laboral añaden otra capa de complejidad. El Código de Salarios establece una definición uniforme de "salario" para reducir los conflictos, mientras que el Código de la Seguridad Social amplía las prestaciones a los trabajadores de gigas y plataformas. Las empresas deben empezar a actualizar sus sistemas ahora, en lugar de apresurarse a aplicarlos después de que entren en vigor y arriesgarse a no cumplir la normativa.
Riesgos de clasificación errónea de empleados
Clasificar a alguien como contratista no lo convierte automáticamente en tal a los ojos de la ley. Los tribunales indios, más allá de las etiquetas contractuales, examinan la relación laboral real y, en virtud de la Ley de Conflictos Laborales, suelen ponerse del lado de los trabajadores.
Los reguladores utilizan una prueba multifactorial que examina el control sobre:
- Métodos de trabajo
- Independencia financiera
- Propiedad de equipos
- Exclusividad del servicio
Consideremos una situación típica: una empresa contrata a contratistas independientes para el desarrollo de software, les proporciona ordenadores portátiles de la empresa, les exige que trabajen un horario específico y les restringe el acceso a otros clientes. Los tribunales laborales indios suelen reclasificar estos acuerdos como relaciones laborales, lo que da lugar a una sentencia por clasificación errónea.
Las sanciones por clasificación errónea pueden ser elevadas. Las empresas deben pagar prestaciones laborales retroactivas desde el primer día de la contratación, incluidas vacaciones pagadas, primas y cotizaciones a la seguridad social. Luego vienen los intereses de demora y las sanciones por incumplimiento. Los costes de la defensa legal pueden acumularse rápidamente, ya que los casos suelen arrastrarse por los tribunales durante meses.
El daño a la reputación amplifica el golpe financiero. Se corre la voz rápidamente en los mercados de talentos. Otros contratistas pueden empezar a cuestionar su situación. Los clientes potenciales suelen dudar a la hora de contratar con empresas que se enfrentan a conflictos laborales.
Ni siquiera los contratos a prueba de balas te salvarán si el fondo de la relación se parece al empleo. Los tribunales examinan cómo se realiza realmente el trabajo, no lo que dicen los papeles.
Nóminas y riesgos fiscales
El sistema de nóminas de la India combina la complejidad federal con variaciones a nivel estatal. Los requisitos cambian con frecuencia, y equivocarse tiene consecuencias financieras inmediatas.
Las cotizaciones obligatorias a la Organización del Fondo de Previsión de los Empleados (EPFO) entran en vigor cuando una empresa alcanza la barrera de los 20 empleados. Las empresas deben inscribirse en la EPFO en el plazo de un mes desde que superan ese umbral, y los empresarios y empleados deben cotizar el 12% del salario base y la asignación por carestía de vida.
Las cotizaciones deben abonarse antes del día 15 de cada mes. Si incumple ese plazo, pagará un 12% de interés anual sobre el importe atrasado. La EPFO también puede imponer sanciones de hasta 5.000 INR por las declaraciones tardías. Recientemente redujeron las tasas de daños del 25% a un tope del 12% anual por retrasos, pero sigue siendo un golpe significativo en unos márgenes ya de por sí ajustados. Los tipos del impuesto profesional complican aún más las cosas, ya que varían drásticamente de un estado a otro.
¿Opera en varios estados? Cada ubicación requiere registros separados, calendarios de pago distintos y procedimientos de cumplimiento únicos. Eso significa que una empresa con empleados en cinco estados gestiona simultáneamente cinco regímenes fiscales profesionales distintos.
La EPFO no se toma la ejecución a la ligera. Las sanciones diarias pueden acumularse rápidamente. Peor aún, los errores en las nóminas suelen producirse en cascada. Un error en los cálculos del EPF afecta a las cotizaciones al ESI, que a su vez repercuten en el impuesto profesional, afectando en última instancia a la retención del impuesto sobre la renta.
Prestaciones estatutarias y riesgos para la Seguridad Social
Las prestaciones obligatorias en la India no son negociables, independientemente de cómo se estructuren las operaciones. Las empresas que las consideran opcionales se enfrentan a graves sanciones.
Además del EPF, otras prestaciones obligatorias son:
- Seguro Estatal de los Trabajadores por Cuenta Ajena (ESI): Seguro de enfermedad y seguridad social para los trabajadores por debajo de determinados umbrales salariales. Tanto el empleador como el empleado contribuyen, con límites de contribución y requisitos de declaración que varían según el estado. La Ley ESI regula estos requisitos.
- Gratificaciones: Tras cinco años de servicio ininterrumpido, los trabajadores perciben una gratificación calculada en función del último salario percibido y los años de servicio. La Ley de Pago de Gratificaciones de 1972 establece la fórmula exacta.
- Prestaciones por maternidad: La Ley de Prestaciones por Maternidad establece 26 semanas de permiso retribuido para los dos primeros hijos, y 12 semanas para los siguientes. Las empresas con 50 o más empleados deben proporcionar guarderías a una distancia razonable, permitiendo a las madres cuatro visitas diarias.
Las infracciones por maternidad tienen consecuencias: multas de hasta 5.000 INR o penas de cárcel de hasta tres meses. Las empresas no pueden asignar tareas físicamente exigentes durante las 10 semanas anteriores al parto, y las empleadas no pueden trabajar durante las seis semanas inmediatamente posteriores al parto.
Omita cualquier prestación legal y espere sanciones, demandas de los empleados e investigaciones normativas que paralicen las operaciones mientras soluciona las cosas.
Protección de datos y privacidad de los empleados
La Ley de Protección de Datos Personales Digitales (DPDPA) de la India, aprobada en agosto de 2023, entró finalmente en vigor a finales de 2025. La ley se aplica a cualquier dato personal digital procesado en India y también cubre a las empresas extranjeras que ofrecen bienes o servicios a personas en India.
Para cumplir la normativa, las organizaciones deben obtener un consentimiento claro y afirmativo antes de procesar los datos, con algunas excepciones para requisitos legales y fines específicos relacionados con el empleo.
Cuando se trata de la seguridad de los datos de los empleados, la información debe ser exacta y completa, especialmente cuando influye en las decisiones o se comparte con otras partes. Las empresas también deben implantar sólidas salvaguardias técnicas y organizativas y proporcionar un método sencillo para que las personas puedan comunicar sus preocupaciones o quejas.
Las violaciones de datos deben notificarse tanto al Consejo de Protección de Datos de la India como a las personas afectadas por la violación. Las organizaciones clasificadas como fiduciarios de datos significativos se enfrentan a requisitos adicionales: nombrar a un responsable de protección de datos con sede en la India y realizar evaluaciones anuales del impacto de la protección de datos.
Las transferencias transfronterizas de datos siguen estando permitidas a menos que el gobierno indio restrinja específicamente las transferencias a determinadas jurisdicciones.
Riesgos de despido
La legislación india sobre despidos ofrece a los empleados una sólida protección. Los despidos improcedentes pueden dar lugar a una orden judicial de reincorporación años después, con todos los salarios atrasados.
Normalmente se exigen periodos de preaviso de un mes, aunque los contratos suelen especificar periodos más largos, a veces de hasta tres meses. Las empresas también pueden prever una indemnización por despido inmediato.
Los despidos involuntarios requieren razones válidas y documentadas. Los despidos por mala conducta deben incluir una investigación justa, que ofrezca a los empleados la oportunidad de defenderse antes del despido. En el caso de las grandes empresas, los despidos deben justificarse económicamente y notificarse a la administración.
Las obligaciones de los empresarios en materia de indemnización por despido son múltiples:
- Indemnización por despido: 15 días de salario por año completo para los trabajadores con más de un año de antigüedad.
- Gratificación: 15 días de salario basados en el último sueldo percibido por cada año completado (empleados con más de 5 años), con un tope de 20 lakhs INR (aproximadamente 23.840 USD).
- Cobro de vacaciones: Pago de todos los días de vacaciones no utilizados
- Cuotas contractuales: Retribución variable, pluses, cualquier otra cosa que figure en el contrato de trabajo
India no reconoce el empleo a voluntad. Despedir a alguien sin el preaviso adecuado o una remuneración equivalente es una violación de la ley. Las grandes empresas que despiden a varios trabajadores deben notificarlo a las administraciones locales antes de tomar medidas.
¿Documentación débil o causa insuficiente? Los tribunales pueden ordenar la readmisión total o indemnizaciones masivas. Documéntalo todo, sigue los procedimientos con precisión y obtén asesoramiento jurídico local antes de despedir a cualquier empleado.
Cómo puede ayudar un empleador registrado (EOR)
Gestionar los requisitos de cumplimiento de la India exige conocimientos especializados, experiencia local y una atención constante a los cambios normativos. La mayoría de las empresas carecen de los recursos internos necesarios para hacerlo con eficacia.
¿Una solución? Asociarse con un Employer of Record. El EOR se convierte en el empleador legal de sus trabajadores indios, mientras que usted mantiene el control operativo. Este acuerdo ofrece varias ventajas:
- Gestión del cumplimiento: Los proveedores de EOR realizan un seguimiento de las leyes laborales federales y estatales, las normativas fiscales y los próximos cambios en el código laboral. Se encargan de todas las inscripciones, presentaciones y comunicaciones normativas en todas las jurisdicciones en las que emplee trabajadores.
- Precisión en las nóminas: Los EOR gestionan los cálculos, las deducciones y los pagos, desde las cotizaciones al EPF hasta los diferentes tipos impositivos profesionales de los distintos estados. Garantizan la puntualidad de las remesas y mantienen la documentación adecuada.
- Experiencia en clasificación: Los EOR estructuran las relaciones correctamente desde el principio, evitando problemas de clasificación errónea antes de que surjan, tanto si contrata a empleados a tiempo completo como a contratistas u otros tipos de trabajadores.
- Administración de prestaciones: La gestión de EPF, ESI, bajas por maternidad y gratificaciones requiere un conocimiento detallado de las normas de elegibilidad, los métodos de cálculo y los requisitos de documentación. Los EOR se ocupan de todos los aspectos del cumplimiento de las prestaciones.
- Preparación de contratos: Los EOR elaboran contratos de trabajo que cumplen los requisitos nacionales y estatales, definiendo claramente la remuneración, las prestaciones, los plazos de preaviso y las condiciones de rescisión.
Más allá del cumplimiento cotidiano, los EOR experimentados ofrecen una visión estratégica de los cambios normativos. A medida que la India implanta sus nuevos códigos laborales, contar con un socio que pueda adaptar rápidamente sus operaciones tiene un valor incalculable.
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