Principales conclusiones:
- La mayoría de los retrasos en la selección de un proveedor de EOR se producen a nivel interno, por lo que la coordinación temprana entre las partes interesadas es tan importante como elegir al proveedor adecuado.
- Un responsable de proyecto específico contribuye a que el proceso se desarrolle según lo previsto coordinando a las partes interesadas, gestionando los plazos y impulsando la decisión final.
- Las empresas suelen avanzar más cuando las conversaciones sobre EOR se vinculan a objetivos empresariales claros, en lugar de a listas de características.
Tu empresa ha decidido que es el momento de plantearse la contratación internacional, y todos coinciden en que recurrir a un «Employer of Record» (EOR) es la mejor opción. Ya se ha realizado el estudio y la lista de socios potenciales está lista.
Y entonces… no pasa nada.
La fase de evaluación del EOR se paraliza. Los cambios en las prioridades y la falta de claridad sobre quién es el responsable del proceso de selección pueden provocar retrasos que pueden prolongarse durante meses.
Si esto te suena familiar, no eres el único. Si tu proyecto ha perdido impulso, estas estrategias pueden ayudarte a mantener el proceso en marcha y a volver a encarrilarlo.
Por qué los proyectos de selección de EOR suelen perder impulso
La mayoría de las revisiones de EOR no se estancan porque las empresas decidan no contratar personal internacional. Por lo general, pierden impulso porque la decisión debe ser aprobada por varios departamentos, las partes interesadas tienen prioridades contrapuestas y las cuestiones clave relativas al presupuesto, el análisis jurídico y la puesta en marcha tardan tiempo en resolverse.
Cambio en las prioridades internas
Según un estudio de Forrester, el 86 % de las compras B2B se estancan durante el proceso de compra. Los lanzamientos de productos, las rondas de financiación, las reorganizaciones y los ciclos presupuestarios pueden hacer que la contratación a nivel mundial pase a un segundo plano en la lista de prioridades de una empresa.
No es que la empresa haya decidido no expandirse más allá de las fronteras. Pero, debido a la mayor complejidad que ello conlleva, el proyecto pasa de ser una prioridad «inmediata» a convertirse en algo para «algún día».
Esto es especialmente habitual cuando no hay ningún candidato inmediato a la espera de incorporarse. Al no tener en mente a ningún empleado concreto, no hay un calendario claro y el proyecto carece de la urgencia necesaria para seguir adelante. Otras iniciativas con plazos fijos tienen prioridad.
Nadie es claramente responsable de la decisión
La mayoría de las evaluaciones de EOR implican a varios departamentos, tales como:
- Los responsables de contratación que determinan que se necesita cubrir un puesto y que elaboran la descripción del mismo.
- Gestión de personal y recursos humanos en lo que respecta a los procesos de contratación, prestaciones y experiencia de los empleados.
- Finanzas: presupuesto y nóminas.
- Documentación para revisar el contrato con un proveedor de servicios de EOR.
- Contratación para la diligencia debida de los proveedores.
- Los directivos que , en última instancia, aprueban la colaboración en materia de EOR.
Cada departamento debe aportar su opinión sobre la decisión, pero a menudo no hay una persona concreta encargada de llevarla adelante. Sin un responsable claro, es fácil que el proceso se estanque, ya que cada equipo espera a que sea otro el que impulse el proyecto.
Son demasiadas las partes interesadas que deben dar su visto bueno al EOR
Aunque haya alguien a cargo del proyecto, conseguir que todos den su visto bueno puede llevar tiempo. Las distintas partes interesadas revisan diferentes aspectos de la decisión, y esas revisiones no siempre se llevan a cabo al mismo ritmo.
Algunas empresas esperan a que un departamento termine antes de involucrar al siguiente, lo que puede alargar el plazo en varias semanas. Otras intentan llevar a cabo las revisiones en paralelo, pero coordinar los comentarios de varios equipos antes de obtener la aprobación de la dirección puede resultar igual de complicado.
Obstáculos habituales en la aprobación de proyectos de EOR
Más allá de la coordinación interna, hay varios aspectos comunes que pueden ralentizar la aprobación de un proveedor de EOR. Es importante tener en cuenta todos ellos, pero cada uno de ellos alarga el proceso de aprobación.
Cómo determinar si una técnica de recuperación mejorada de petróleo (EOR) es la solución adecuada
A veces, el retraso no tiene nada que ver con la elección de un proveedor concreto. Aunque ya hayas recibido luz verde, es posible que algunos responsables de la toma de decisiones sigan debatiendo si un EOR es la opción adecuada.
Es posible que una persona clave en el proceso esté reconsiderando las alternativas, como constituir una entidad jurídica, contratar a autónomos, colaborar con socios locales o posponer la contratación internacional hasta que estén preparados para realizar una inversión mayor.
Cada opción tiene sus pros y sus contras. Constituir una entidad local puede costar entre 20 000 y 150 000 dólares estadounidenses por país y llevar meses. Contratar a autónomos conlleva riesgos de clasificación errónea de los trabajadores, mientras que recurrir a socios locales puede funcionar para uno o dos países, pero no resulta escalable para una expansión más amplia. Retrasar la contratación también puede suponer perder candidatos o ralentizar el crecimiento del negocio.
Comparar estas opciones lleva tiempo y, sin un marco claro para evaluarlas, las empresas pueden pasar semanas debatiendo cuál es la mejor vía a seguir.
Las preguntas sobre el presupuesto necesitan respuestas
Los equipos financieros querrán saber algo más que la simple cuota mensual del servicio de un EOR. Querrán conocer el coste total de la contratación, incluyendo nóminas, prestaciones, conversión de divisas, obligaciones fiscales y cómo evolucionan esos costes a medida que la empresa crece a nivel internacional.
Sin esas respuestas, la aprobación del presupuesto puede convertirse en un cuello de botella. En muchas organizaciones, el departamento financiero no se incorpora al debate hasta una fase avanzada del proceso de evaluación, lo que obliga al equipo de contratación a presentar el argumento comercial ante las partes interesadas que no han participado desde el principio.
Evaluación de los proveedores de EOR
Con docenas de servicios de «empleador oficial» en el mercado, a muchas empresas les cuesta distinguir entre los distintos proveedores.
Todos los proveedores de EOR prometen cobertura global y experiencia en cumplimiento normativo en sus demostraciones. Sin embargo, esas afirmaciones pueden pasar por alto diferencias reales en la estructura de precios, la responsabilidad y el nivel de servicio prestado. A menos que hayas establecido criterios claros, las comparaciones podrían alargarse sin que quede claro por qué elegir a un proveedor en lugar de otro.
Una solicitud de propuestas (RFP) o una tabla de puntuación estructurada pueden ayudar a reducir el número de candidatos, pero muchas empresas no elaboran una hasta que ya han mantenido varias conversaciones con distintos proveedores. En ese momento, intentan reconstruir qué criterios deben evaluar a partir de las conversaciones que ya han mantenido.
Las revisiones jurídicas y de contratación llevan tiempo
A medida que el proceso de aprobación de un proyecto de EOR se acerca a su fin, la atención suele centrarse en los contratos, la protección de datos y el cumplimiento del RGPD, los seguros, la responsabilidad civil y la diligencia debida con respecto a los proveedores. En esta fase, los equipos jurídicos y de compras suelen iniciar sus propias revisiones, cada uno con sus propios procesos de aprobación y requisitos de documentación.
Esas revisiones pueden alargar el plazo en días o incluso semanas. Si el proveedor de EOR no puede facilitar rápidamente los contratos solicitados, la documentación de cumplimiento normativo, los certificados de seguro o la información de seguridad, la aprobación puede prolongarse incluso cuando el resto de la organización ya esté lista para seguir adelante.
Cómo garantizar que la evaluación de un EOR siga avanzando
La mayoría de los retrasos son previsibles. Una pequeña preparación antes de empezar a evaluar a los proveedores de EOR puede ayudar a que el proceso se desarrolle según lo previsto, reducir las idas y venidas innecesarias y facilitar que las partes interesadas lleguen a una decisión.
Vincula el proyecto a los resultados empresariales
A nivel interno, la conversación debería centrarse en el problema empresarial que se está intentando resolver, y no en la propia plataforma EOR.
Ya sea que el objetivo sea contratar personal especializado, entrar en un nuevo mercado con mayor rapidez o evitar el coste y la complejidad que supone constituir una entidad jurídica, esos resultados son lo que más importa a los responsables de la toma de decisiones.
Cuando el debate se centra en el impacto en el negocio en lugar de en las características del producto, resulta más fácil mantener el impulso y conseguir el apoyo de la dirección.
Fomenta la coordinación desde el principio
Incluye en la conversación a todas las personas que, en última instancia, aprobarán la decisión antes de que comiencen las demostraciones de los proveedores. Poneros de acuerdo sobre los objetivos de contratación, el presupuesto, el calendario, los países de destino, la plantilla prevista y cómo se medirá el éxito.
La coordinación temprana reduce la probabilidad de que surjan nuevas objeciones en las últimas fases del proceso y garantiza que todos trabajen con el mismo objetivo.
Prepárate para las preguntas de las partes interesadas
Las preguntas que te hagan dependerán de quién esté en la sala.
Los departamentos de Finanzas, Asuntos Jurídicos, Recursos Humanos y Tecnologías de la Información suelen tener prioridades muy diferentes. Una de las formas más sencillas de mantener el ritmo de trabajo es anticiparse a las preguntas que probablemente planteará cada departamento.
Antes de pedirles su opinión, recopila datos clave como:
- Precios, incluidos los costes totales de personal
- Cobertura por países
- Procesos de nóminas
- Administración de las prestaciones
- Documentación sobre el cumplimiento normativo
- Certificaciones de seguridad
- Plazos habituales de implementación
Resumir esta información para cada EOR antes de las reuniones con las partes interesadas puede reducir el número de preguntas de seguimiento, reforzar la confianza en la recomendación y contribuir a que el proceso de aprobación siga avanzando.
Designar a un responsable del proyecto
Toda evaluación de EOR que tenga éxito requiere que alguien coordine el trabajo de principio a fin. Esa persona debe programar reuniones, recabar las opiniones de las partes interesadas, gestionar la comunicación con los proveedores y garantizar que el proyecto avance hacia la toma de una decisión.
El responsable del proyecto también debería fijar plazos para cada fase. Si no hay un único responsable, las prioridades contrapuestas pueden ralentizar el avance y alargar los plazos.
Cómo reactivar un proyecto de EOR estancado
Si te encuentras con un obstáculo, resiste la tentación de empezar de nuevo. En su lugar, identifica la causa del retraso y céntrate en eliminar ese obstáculo concreto.
Entre las causas habituales de la lentitud en la toma de decisiones se incluyen:
- Modificaciones presupuestarias
- Congelación de la contratación
- Rotación de directivos
- Cuestiones jurídicas pendientes
- Retrasos en la contratación pública
- Falta de implicación en el proyecto
Una vez que hayas identificado el problema, actualiza tu análisis de viabilidad, resuelve cualquier duda pendiente y establece un calendario realista con hitos claros.
Seguir impulsando la contratación a nivel mundial
La decisión de dar el visto bueno a un socio de EOR rara vez se retrasa porque las empresas decidan no contratar personal internacional. Lo más habitual es que el proceso se ralentice porque las distintas partes interesadas necesitan información diferente, las prioridades cambian y las aprobaciones internas tardan más de lo previsto.
Afortunadamente, muchos de esos retrasos se pueden evitar. Con un análisis de viabilidad claro, una coordinación temprana entre las partes interesadas, un único responsable del proyecto y la documentación adecuada, se puede mantener el proceso en marcha y llegar a una decisión más rápidamente.
RemoFirst ayuda a las empresas a gestionar tanto el proceso de evaluación como el de implementación, ofreciendo precios transparentes, orientación para la puesta en marcha y la información que necesitan las partes interesadas internas para tomar decisiones fundamentadas.
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Preguntas frecuentes
¿Por qué tardan tanto los procesos de aprobación de la EOR?
Los procesos de aprobación de un EOR suelen prolongarse más de lo previsto, ya que son varios los departamentos que deben revisar la decisión. Los departamentos de Recursos Humanos, Finanzas, Asuntos Jurídicos, Adquisiciones y la dirección ejecutiva pueden tener prioridades y requisitos de aprobación diferentes. También se producen retrasos cuando las empresas aún están decidiendo si un EOR es la solución de contratación adecuada o cuando quedan sin respuesta cuestiones importantes sobre precios, cumplimiento normativo e implementación.
¿Quién debería encargarse de una evaluación de EOR?
Una evaluación de EOR debe tener un responsable claramente designado. Suele ser alguien del departamento de RR. HH. o de Operaciones de Personal, pero, dependiendo de la estructura de tu organización, podría ser más adecuado que lo asuma alguien de Finanzas, Operaciones u otro responsable de proyecto.
¿Qué departamentos deberían participar en una evaluación de la recuperación mejorada de petróleo (EOR)?
Las partes interesadas concretas varían según la empresa, pero en la mayoría de las evaluaciones de EOR participan los departamentos de RR. HH. u operaciones de personal, finanzas, asuntos jurídicos, compras, los responsables de contratación y la dirección ejecutiva. Involucrar a todos en el proceso desde el principio ayuda a evitar retrasos provocados por revisiones en fases avanzadas o nuevas objeciones.
¿Cuánto tiempo suele durar el proceso de aprobación de un EOR?
No existe un plazo estándar, ya que cada organización cuenta con procesos de aprobación diferentes. Las empresas que cuentan con un responsable del proyecto claro, criterios definidos y un acuerdo previo entre las partes interesadas suelen avanzar mucho más rápido que aquellas que evalúan a los proveedores sin un proceso estructurado. Las aprobaciones internas suelen llevar más tiempo que la propia evaluación de los proveedores.
¿Cómo puede un «empleador oficial» ayudar a agilizar el proceso de aprobación interno?
Muchos proveedores de EOR pueden facilitar desgloses de precios, plazos de implementación, certificaciones de seguridad, documentación de cumplimiento normativo y material de análisis de viabilidad para responder a las preguntas más habituales de las partes interesadas. Algunos proveedores también se reúnen directamente con los equipos jurídicos, de compras o financieros para abordar sus inquietudes, lo que reduce las idas y venidas y contribuye a que la evaluación se desarrolle de forma más eficiente.
