Principales conclusiones
- Trabajar con un empleador oficial (EOR) suele ser más rápido que constituir una entidad local, pero el éxito de la incorporación sigue dependiendo de una planificación previa.
- Los plazos de incorporación de un proveedor de servicios EOR varían en función del país, el puesto, los requisitos de documentación y de si ya se cuenta con un proveedor de servicios EOR.
- La capacidad de respuesta de los empleados, la legislación laboral local y los ciclos de nómina pueden influir en los plazos de contratación, ya sea retrasándolos o acelerándolos.
Si vas a ampliar tu búsqueda de talento a nivel internacional, asociarte con un «Employer of Record» (EOR) puede ahorrarte tiempo y reducir la complejidad administrativa de la contratación internacional. El EOR actúa como empleador legal y se encarga de los contratos de trabajo, la incorporación, la nómina, la gestión de prestaciones y las bajas, mientras que tu empresa gestiona las responsabilidades diarias del empleado.
Las empresas suelen recurrir a un EOR para cumplir con los requisitos laborales locales, agilizar la incorporación de personal o ambas cosas.
Trabajar con una EOR suele ser más rápido y sencillo que constituir una entidad jurídica en otro país, pero sigue requiriendo una planificación previa. La documentación de los empleados, los contratos, la verificación de antecedentes y los requisitos locales de incorporación pueden influir en la rapidez con la que un nuevo empleado está listo para empezar a trabajar.
¿Cuándo conviene iniciar el proceso de EOR?
En la mayoría de los casos, las empresas que ya cuentan con un socio de EOR deberían iniciar el proceso de incorporación entre dos y cuatro semanas antes de la fecha prevista de incorporación del nuevo empleado. Las empresas que evalúan proveedores de EOR por primera vez deberían, por lo general, prever un plazo adicional para la selección del proveedor, la revisión del contrato y las aprobaciones internas. Las situaciones de contratación más complejas pueden llevar entre cuatro y seis semanas, o incluso más.
La contratación internacional no siempre es más lenta que la contratación local
La contratación internacional suele tener fama de ser un proceso lento y complicado, pero no siempre es así.
En la encuesta «State of International Hiring» de RemoFirst, el 57 % de las empresas afirmó que el tiempo de adaptación de los empleados contratados en el extranjero era más o menos el mismo que el de los contratados a nivel local, mientras que el 43 % señaló que, de hecho, era más rápido.
Dicho esto, los plazos de contratación pueden variar considerablemente de un país a otro. Los requisitos de documentación, los contratos de trabajo, los calendarios de nóminas, las autorizaciones para la incorporación y la capacidad de respuesta de los empleados son factores que pueden influir en la rapidez con la que un nuevo empleado está listo para empezar a trabajar.
Cuando se contrata a través de una empresa de gestión de personal (EOR), el proceso de incorporación suele constar de cuatro fases.
Calendario de incorporación del empleador oficial
Fase 1: Recopilación de información y documentación de los empleados
Tu EOR colaborará con el nuevo empleado para recopilar toda la documentación laboral necesaria, incluidos los documentos de identificación del empleado, los formularios fiscales y los datos bancarios. Por lo general, el EOR invita a tu nuevo empleado a una plataforma en la que puede subir y revisar fácilmente toda su información.
El proceso de incorporación no puede avanzar hasta que se haya presentado toda la documentación necesaria. Cuando los empleados envían la documentación requerida sin demora, el proceso de incorporación suele avanzar mucho más rápido. Una documentación incompleta o los retrasos en su envío pueden ralentizar los pasos posteriores.
Fase 2: Redacción y revisión del contrato de trabajo
Uno de los pasos más importantes en la contratación internacional es redactar un contrato de trabajo que se ajuste a los requisitos laborales locales. Por lo general, el contrato describe las funciones del empleado, la remuneración, el horario laboral, las prestaciones, las vacaciones y otras condiciones laborales.
Los plazos de preparación de los contratos pueden variar según el país y las circunstancias de la contratación. Los requisitos laborales locales, la estructura salarial, la selección de prestaciones, las aprobaciones internas y las negociaciones con los candidatos pueden influir en la rapidez con la que se formaliza un acuerdo. Una vez que el contrato está listo, el EOR se lo envía al empleado para que lo revise y lo firme.
Fase 3: Configuración de nóminas y prestaciones
Una vez firmado el contrato de trabajo, la empresa de gestión de personal (EOR) puede empezar a preparar al empleado para la nómina y la inscripción en los planes de prestaciones. Esto incluye recopilar cualquier dato pendiente relativo a la nómina, configurar las retenciones fiscales locales, registrar las cotizaciones obligatorias tanto del empleador como del empleado e inscribir al empleado en los programas de prestaciones obligatorios, cuando proceda.
Dependiendo del país, el EOR también puede coordinar las prestaciones complementarias que ofrece tu empresa, como el seguro médico privado, los planes de jubilación u otras ventajas.
La puntualidad es fundamental en esta fase, ya que la gestión de nóminas se rige por calendarios fijos y fechas límite. Para garantizar que el empleado reciba su salario correctamente y a tiempo, la configuración de la nómina, los registros necesarios y la inscripción en las prestaciones deben completarse, por lo general, antes de que comience el siguiente ciclo de nóminas.
Los retrasos en facilitar la información o en cumplir los requisitos de inscripción pueden, en ocasiones, hacer que la configuración de la nómina se posponga a un ciclo posterior.
Fase 4: Comprobaciones de cumplimiento y aprobaciones
La fase final del proceso de incorporación consiste en cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo específicos de cada país que aún queden pendientes antes de la fecha de incorporación del empleado. Dependiendo de la ubicación, esto puede incluir inscripciones ante las autoridades públicas, la verificación de la autorización de trabajo, las confirmaciones de inscripción en las prestaciones sociales u otra documentación necesaria relacionada con el empleo.
En algunos casos, las empresas también pueden realizar comprobaciones de antecedentes o evaluaciones adicionales en función del puesto, el sector o las políticas internas de contratación. Cualquier trámite pendiente de aprobación o solicitud de documentación debe completarse antes del primer día de trabajo del empleado para garantizar que la incorporación se realice según lo previsto.
¿Con cuánta antelación deben las empresas iniciar el proceso de EOR?
Si ya cuentas con un socio de EOR
En la mayoría de los casos, las empresas que ya cuentan con un socio de EOR deberían iniciar el proceso de incorporación entre dos y cuatro semanas antes de la fecha prevista de incorporación del empleado. Este plazo suele ofrecer tiempo suficiente para preparar el contrato de trabajo, cumplir con los requisitos de incorporación, configurar la nómina e inscribir al empleado en los programas de prestaciones que sean necesarios.
Cuándo empezar antes
Las empresas que evalúen por primera vez a proveedores de EOR o que contraten en situaciones más complejas deberían prever, por lo general, un plazo de entre cuatro y seis semanas.
Antes de que pueda comenzar la incorporación de los empleados, tendrás que evaluar a los proveedores, revisar los contratos, comparar precios y modelos de servicio, y tramitar las autorizaciones internas necesarias en materia jurídica, financiera o de contratación pública. Dependiendo de tu organización, solo ese proceso puede alargar el plazo varias semanas.
También es recomendable prever un plazo de entre cuatro y seis semanas, o incluso más, a la hora de contratar personal en países en los que:
- Requisitos de documentación exhaustivos
- Procesos complejos de inscripción en prestaciones
- Requisitos adicionales de registro o autorización
- Requisitos de información o registro establecidos por el Gobierno
Un plazo de entrega adicional también puede resultar útil cuando:
- Contratación de miembros del equipo directivo
- Concesión de remuneración en acciones
- Contratación en sectores altamente regulados, como la sanidad o los servicios financieros
Cuando es posible acelerar la incorporación
En el extremo opuesto, hay ciertas situaciones de contratación —aquellas en las que existen menos obstáculos legales y administrativos— que, de hecho, pueden agilizar el proceso de incorporación, entre ellas:
- Conversiones de contratista a empleado: cuando un trabajador ya está contratado como contratista, es posible que gran parte de la información inicial necesaria para su incorporación ya figure en el expediente, lo que ayuda a acelerar la transición al régimen de empleo.
- Países con menos requisitos administrativos relacionados con el empleo: En algunos países, la incorporación de nuevos empleados puede ser más rápida, ya que hay menos registros, autorizaciones o trámites laborales obligatorios que completar antes de que un empleado comience a trabajar.
- Proveedores con procesos optimizados: los EOR que cuentan con experiencia local consolidada, flujos de trabajo estandarizados y plataformas modernas de incorporación suelen actuar con mayor rapidez que los proveedores que dependen de procesos manuales o de múltiples traspasos a terceros.
Es importante tener en cuenta que los plazos de incorporación también dependen de factores que escapan al control del EOR, como la capacidad de respuesta del candidato, la recopilación de documentos, la revisión del contrato y las fechas límite de nómina.
Factores habituales que retrasan la fecha de incorporación de los empleados internacionales
La mayoría de los retrasos en la incorporación no se deben a la legislación laboral, sino a los trámites burocráticos, las autorizaciones, la documentación y los plazos.
Estas son las cuatro causas más habituales de los retrasos:
- Incumplimiento de los plazos de cierre de nómina: La mayoría de los proveedores de servicios de EOR operan con calendarios fijos de nómina. Si la información de los empleados, los contratos firmados o la documentación necesaria no se han completado antes de la fecha límite de cierre de nómina, la inscripción en la nómina podría retrasarse y podrían ser necesarios trámites administrativos adicionales.
- Retrasos en la revisión o aprobación de los contratos: Los mayores retrasos en la incorporación suelen deberse a los trámites de aprobación internos: por ejemplo, obtener el visto bueno de la dirección sobre las condiciones finales de remuneración y participación accionarial de un nuevo empleado, o que el equipo jurídico tarde unos días en conciliar la normativa laboral local con las políticas vigentes de la empresa.
- Documentación incompleta de los empleados: la falta de documentos de identidad, formularios fiscales, datos bancarios y firmas suele retrasar los plazos de incorporación. Por eso es fundamental comunicar con antelación los requisitos de documentación para los nuevos empleados, por ejemplo, cuando se llama a alguien para ofrecerle un puesto de trabajo.
- Retrasos en las respuestas de los candidatos: El proceso de incorporación solo puede avanzar al ritmo al que se facilita la información. Los retrasos a la hora de devolver los contratos firmados, cumplimentar los formularios de incorporación o presentar la documentación necesaria pueden retrasar rápidamente las fechas de incorporación.
Cómo pueden los equipos jurídicos y de recursos humanos garantizar que la contratación internacional se realice según lo previsto
Aunque algunos requisitos de incorporación varían según el país, muchos retrasos en la contratación se pueden evitar. A continuación se indican cuatro formas de ayudar a que la contratación internacional se mantenga dentro de los plazos previstos:
- Coordinar con antelación los plazos de selección de personal y del EOR: Los equipos de selección de personal , recursos humanos, el departamento jurídico, el departamento financiero y cualquier parte interesada del EOR deben coordinarse en cuanto a los plazos de contratación lo antes posible. Cuando todos conocen la fecha de incorporación prevista y los requisitos de incorporación, es más fácil evitar sorpresas de última hora.
- Cierra los detalles de la remuneración antes de iniciar el proceso de incorporación: confirma el salario, el derecho a bonificaciones, las condiciones de participación en el capital, las prestaciones y la clasificación del puesto, y a continuación redacta los contratos de trabajo. Los cambios en los paquetes retributivos en fases avanzadas suelen provocar retrasos que se podrían evitar.
- Confirma con antelación los requisitos específicos de cada país: cuando contrates personal en un nuevo país, colabora con tu proveedor de servicios de EOR para conocer los requisitos de incorporación, la documentación necesaria, los calendarios de nómina y los días festivos locales. Conocer estos requisitos desde el principio facilita el establecimiento de plazos y fechas de inicio realistas.
- Colabora con un proveedor de servicios de EOR que cuente con una sólida experiencia local: los proveedores con experiencia consolidada en el país, procesos de incorporación bien definidos y equipos de asistencia ágiles suelen ser capaces de identificar posibles problemas antes de que se conviertan en retrasos.
Una contratación rápida no significa una incorporación apresurada
La incorporación es la primera impresión que tiene un empleado de cómo funciona tu empresa entre bastidores. Un proceso de incorporación apresurado o desorganizado no solo genera trabajo adicional para los equipos de RR. HH., operaciones y asuntos jurídicos, sino que también puede dejar a los nuevos empleados con dudas sobre las expectativas, los plazos y los siguientes pasos a seguir.
Para que los empleados internacionales tengan una experiencia de incorporación fluida, es fundamental contar con una buena preparación y apoyo. Las empresas deberían:
- Comunica con claridad los plazos y las expectativas de la incorporación.
- Explica los requisitos de documentación desde el principio.
- Habla desde el principio sobre la remuneración, las prestaciones y los procesos de nómina.
- Responde con rapidez a las preguntas de los empleados.
El socio adecuado en EOR te ayuda a contratar a tiempo y con menos complicaciones
Los proveedores de servicios de EOR con experiencia pueden ayudar a reducir las tareas administrativas que conlleva la contratación internacional, al tiempo que orientan a las empresas sobre los requisitos de incorporación específicos de cada país. Pueden ofrecer apoyo en:
- Redacción de contratos de trabajo
- Incorporación de empleados y recopilación de documentación
- Configuración de nóminas y retenciones fiscales
- Inscripción y gestión de prestaciones
- Verificación de antecedentes y comprobación de la situación laboral
- Apoyo continuo al empleo
Aunque un EOR puede simplificar muchas partes del proceso, el éxito de la incorporación sigue dependiendo de una planificación previa. Empezar con antelación, conocer los requisitos específicos de cada país y agilizar la tramitación de la documentación puede ayudar a evitar retrasos innecesarios y garantizar que los nuevos empleados se incorporen en la fecha prevista.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo suele durar el proceso de incorporación a EOR?
En el caso de las empresas que ya cuentan con un socio EOR, la incorporación de un nuevo empleado suele tardar entre dos y cuatro semanas. El plazo exacto depende de factores como el país, el calendario de nóminas, los requisitos de documentación, las negociaciones contractuales y la rapidez con la que tanto el empleador como el empleado completan las tareas de incorporación.
¿Cuándo deberían las empresas iniciar el proceso de EOR?
En la mayoría de los casos, las empresas deberían iniciar el proceso de incorporación a través de un proveedor de servicios de EOR entre dos y cuatro semanas antes de la fecha prevista de incorporación del nuevo empleado. Si es la primera vez que evalúas proveedores de servicios de EOR o si vas a contratar personal en un país con requisitos de incorporación más exhaustivos, suele ser recomendable prever un plazo de entre cuatro y seis semanas, o incluso más.
¿Qué documentos se necesitan para la incorporación a EOR?
Los requisitos de documentación varían según el país, pero normalmente se pide a los empleados que presenten un documento de identidad oficial, información fiscal, datos bancarios, un justificante de domicilio y documentos de contratación firmados. Es posible que se requiera documentación adicional en función de la legislación y la normativa laboral locales.
¿Tarda más en completarse un proceso de contratación a través de una empresa de gestión de personal (EOR) que uno local?
En la encuesta «State of International Hiring» de RemoFirst, el 57 % de las empresas indicaron que la contratación internacional les llevaba aproximadamente el mismo tiempo que la contratación local, mientras que el 43 % afirmó que era más rápida.
¿Cuáles son las causas más habituales de los retrasos en la incorporación de nuevos empleados?
La mayoría de los retrasos en la incorporación son de carácter operativo, más que jurídico. Entre las causas más habituales se encuentran la documentación incompleta de los empleados, los retrasos en la revisión y aprobación de los contratos, el incumplimiento de los plazos de cierre de nómina y la lentitud en las respuestas, tanto por parte de los empleadores como de los candidatos, durante el proceso de incorporación.
