Principales conclusiones:
- Los servicios de «empleador oficial» (EOR) son legales en la mayoría de los países y permiten a las empresas contratar a empleados a nivel internacional sin necesidad de constituir una entidad jurídica local.
- El cumplimiento de las normas de EOR depende de la normativa de cada país en materia de cesión de trabajadores, concesión de licencias y legislación laboral.
- El uso de un EOR ayuda a las empresas a reducir el riesgo de incumplimiento normativo y los gastos administrativos al expandirse a nivel mundial, especialmente al explorar nuevos mercados o contratar equipos reducidos.
La contratación internacional permite a las empresas acceder rápidamente al talento, pero también conlleva ciertas complejidades legales. Cada país tiene su propia legislación laboral, sus propios requisitos fiscales y sus propias normas en materia de nóminas que los empleadores deben cumplir.
Un «Employer of Record» (EOR) es una solución que permite a las empresas contratar a empleados en otros países sin necesidad de constituir una entidad local. El EOR se convierte en el empleador legal sobre el papel, mientras que la empresa se encarga de la gestión diaria del trabajo del empleado.
Entonces, ¿es legal recurrir a un «empleador oficial»?
La respuesta corta es sí, los servicios de EOR son legales en la mayoría de los países. Sin embargo, su legalidad depende del cumplimiento de la legislación laboral local, incluidas las normas sobre cesión de trabajadores, los requisitos fiscales y la correcta clasificación de los trabajadores.
Esta guía explica cómo funcionan los EOR, dónde son legales, los posibles riesgos de incumplimiento normativo y cómo las empresas pueden recurrir a un EOR para contratar personal a nivel internacional sin incumplir la normativa. Es fundamental comprender estos conceptos básicos antes de profundizar en las explicaciones detalladas del modelo EOR y sus aspectos legales.
¿Qué es un empleador oficial?
Para comprender mejor el papel que desempeñan los EOR en la contratación internacional, veamos qué es un «Employer of Record» y cómo funciona.
Una EOR es una organización externa que contrata a trabajadores en nombre de otra empresa. La EOR figura como el empleador legal del trabajador sobre el papel, mientras que la empresa cliente se encarga de gestionar el trabajo diario y las responsabilidades del trabajador.
Este modelo lo suelen utilizar las empresas que desean contratar personal en países en los que no cuentan con una entidad comercial registrada. Así pues, en lugar de constituir una filial local, la empresa simplemente se asocia con un proveedor de servicios de EOR que ya opera en esa jurisdicción.
Por lo general, un EOR se encarga de:
- Contratos de trabajo
- Gestión de nóminas y retenciones fiscales
- Administración de las prestaciones de los empleados
- Cumplimiento de la normativa laboral local
Muchos proveedores de EOR también ofrecen servicios adicionales como:
- Verificación de antecedentes
- Asistencia para la incorporación
- Envío de equipos
- Gestión de visados o permisos de trabajo
¿Es legal contratar personal a nivel internacional a través de una empresa de gestión de personal?
En la mayoría de los países, sí, recurrir a un «Employer of Record» (EOR) es totalmente legal, ya que los proveedores de estos servicios operan dentro de los marcos laborales y fiscales vigentes en cada país.
Las empresas de recuperación mejorada del petróleo (EOR) operan según uno de estos dos modelos: directo o indirecto.
En el modelo directo, la empresa de gestión de personal (EOR) es propietaria y gestiona sus propias entidades jurídicas en cada país para contratar a los trabajadores directamente. En el modelo indirecto, la EOR colabora con organizaciones con licencia local que se encargan de la contratación legal en su nombre, lo que le permite ofrecer servicios en lugares donde no cuenta con una entidad local.
Las empresas de gestión de personal (EOR) son muy utilizadas por las organizaciones que contratan personal a nivel internacional, ya que permiten a las empresas contratar trabajadores sin tener que invertir el tiempo y el dinero que supone constituir una entidad local. La EOR asume la responsabilidad de la gestión de nóminas, los impuestos y el cumplimiento de la legislación laboral vigente en esa jurisdicción.
Sin embargo, la legalidad depende de una aplicación adecuada. Los países suelen regular las estructuras de empleo en las que intervienen terceros mediante la cesión de trabajadores, las agencias de selección de personal o la legislación sobre empleo temporal. Si un proveedor de servicios de EOR incumple dichas normativas, las empresas podrían enfrentarse a problemas de cumplimiento normativo.
En otras palabras, el modelo EOR es legal; sin embargo, debe cumplir con la legislación laboral y los marcos normativos de cada país.
Cómo garantizan el cumplimiento normativo los servicios de «empleador oficial»
Una de las razones por las que las empresas recurren a proveedores de servicios de EOR es su capacidad para gestionar los complejos requisitos de cumplimiento normativo en materia de contratación a nivel mundial en múltiples jurisdicciones.
Contratos de trabajo locales
La legislación laboral varía considerablemente de un país a otro, y los contratos de trabajo deben ajustarse a los requisitos locales para que sean legalmente válidos. Lo que es habitual en un país puede no cumplir con la normativa o incluso ser inválido en otro, especialmente en lo que se refiere a la protección de los trabajadores y a la legislación sobre el despido.
Un empleador oficial redacta y gestiona contratos de trabajo que cumplen con la normativa local y que tienen en cuenta:
- Legislación sobre el salario mínimo y estructuras salariales
- Horario laboral, normas sobre horas extras y períodos de descanso
- Condiciones del período de prueba y plazos de preaviso
- Requisitos de despido, incluidas las indemnizaciones por despido y los criterios de causa justificada
- Cláusulas obligatorias exigidas por la legislación laboral local o los convenios colectivos
Si no se tienen en cuenta estos detalles, pueden surgir disputas, multas o dificultades a la hora de hacer cumplir las condiciones laborales.
Un EOR garantiza que los contratos se ajusten al marco jurídico de cada país, lo que contribuye a proteger tanto al empleador como al empleado y reduce el riesgo de incumplimiento normativo.
Gestión de nóminas y cumplimiento de las obligaciones fiscales
El cumplimiento de la normativa laboral en materia de nóminas es uno de los aspectos más complejos y de mayor riesgo de la contratación internacional. Cada país tiene sus propias normas sobre cómo se remunera a los empleados, cómo se calculan los impuestos y qué información debe comunicarse a las autoridades locales, a menudo con plazos estrictos y un margen de tolerancia muy reducido ante los errores.
Un empleador oficial (EOR) se encarga de gestionar estos requisitos en su nombre, incluyendo:
- Retención del impuesto sobre la renta según los tramos impositivos locales y la situación laboral del empleado
- Contribuciones a la Seguridad Social y a los regímenes de prestaciones obligatorios
- Gestión de nóminas en moneda local
- Presentación de las declaraciones y notificaciones obligatorias en materia de nóminas ante las autoridades públicas
- Cumplimiento de la legislación fiscal y la normativa laboral específicas de cada país
Es fundamental gestionar adecuadamente estas obligaciones para evitar sanciones, auditorías, pagos atrasados o riesgos para la reputación.
Al gestionar las nóminas a nivel local, un proveedor de servicios de gestión de nóminas (EOR) ayuda a garantizar que los empleados reciban su salario de forma precisa y puntual, al tiempo que garantiza que su empresa cumpla con los requisitos fiscales y de presentación de informes de cada país.
Prestaciones y requisitos legales
En distintos países se exige a los empleadores que ofrezcan prestaciones legales específicas, y estas obligaciones pueden variar considerablemente en función de la legislación laboral y los sistemas sociales locales.
Las prestaciones no son solo ventajas adicionales; son obligaciones legales, y no cumplir con ellas puede acarrear sanciones, reclamaciones de los empleados o el pago de atrasos.
Un empleador oficial garantiza que los empleados reciban todas las prestaciones exigidas por la ley en su país, entre las que pueden figurar:
- Derechos a vacaciones anuales y días festivos
- Bajas por enfermedad, permisos parentales y otras ausencias amparadas
- Seguro médico u otra cobertura obligatoria
- Cotizaciones a la pensión, la jubilación o la seguridad social
Dado que los requisitos en materia de prestaciones varían considerablemente de una jurisdicción a otra, su cumplimiento exige contar con conocimientos especializados locales y un seguimiento constante de los cambios legislativos. Un proveedor de servicios de EOR gestiona estas obligaciones de conformidad con la legislación local, lo que contribuye a garantizar que los empleados reciban las prestaciones que les corresponden y, al mismo tiempo, reduce el riesgo de incumplimiento para su empresa.
Clasificación de los trabajadores
La clasificación de los empleados es otro aspecto fundamental en materia de cumplimiento normativo en la contratación internacional. Muchos países cuentan con normas estrictas que distinguen a los empleados de los trabajadores autónomos, y estas normas suelen centrarse en factores como el control, la exclusividad y la naturaleza de la relación laboral.
Clasificar erróneamente a un empleado como trabajador autónomo puede acarrear graves consecuencias, como multas, impuestos atrasados, prestaciones no abonadas y posibles litigios. En algunas jurisdicciones, las autoridades también pueden reclasificar a los trabajadores con carácter retroactivo, lo que aumenta el riesgo financiero.
Una empresa de gestión de personal ayuda a mitigar este riesgo garantizando que los trabajadores estén contratados bajo la clasificación jurídica adecuada en cada país. Esto implica adaptar los contratos, las condiciones laborales y las prestaciones a la legislación laboral local.
¿Hay países en los que las técnicas de recuperación mejorada del petróleo estén restringidas?
Aunque los EOR suelen ser legales, existen excepciones. En particular, algunas jurisdicciones consideran los acuerdos de EOR como cesión de trabajadores o empleo temporal, lo que puede requerir una licencia especial o una autorización reglamentaria.
Por ejemplo:
- Alemania permite la cesión de trabajadores, pero exige a los proveedores que cuenten con una licencia específica para la cesión de trabajadores y que respeten los límites de duración de las cesiones.
- En Noruega, las empresas de trabajo temporal suelen considerarse agencias de trabajo temporal y deben estar autorizadas y registradas para poder operar legalmente en el país.
- Bélgica regula estrictamente los préstamos a los empleados, y las empresas de EOR deben estar autorizadas como agencias de trabajo temporal.
Algunos países regulan los servicios de EOR en el marco de la legislación sobre agencias de trabajo temporal o de empleo, lo que impone requisitos de cumplimiento adicionales.
Debido a estas diferencias, los proveedores de EOR de prestigio recurren a entidades locales, licencias y asesoramiento jurídico para operar de conformidad con la normativa.
Algunos proveedores de EOR también optan por no operar en jurisdicciones con un alto riesgo normativo o geopolítico. Por ejemplo, pueden evitar mercados como Rusia, Corea del Norte o Venezuela debido a las dificultades legales y operativas que plantean.
Riesgos jurídicos habituales y conceptos erróneos
A pesar de su creciente popularidad, siguen existiendo ideas erróneas sobre la legalidad de los servicios de EOR. Veamos algunas de ellas.
Los EOR constituyen una laguna jurídica en materia de contratación a nivel mundial
Un mito muy extendido es que las EOR existen para eludir la legislación laboral.
En realidad, los servicios de EOR están diseñados específicamente para ayudar a las empresas a cumplir con la normativa local, no para eludirla. El proveedor asume la responsabilidad de los contratos de trabajo, la presentación de nóminas y las prestaciones legales previstas en la legislación laboral local.
Cuestiones relacionadas con el coempleo
Otro error común es pensar que los EOR dan lugar a estructuras de coempleo complicadas.
En la mayoría de los acuerdos de EOR:
- El EOR es el empleador legal.
- La empresa cliente dirige el trabajo del empleado.
Esto difiere de una organización profesional de empleadores (PEO), en la que el empleador y el proveedor comparten las responsabilidades laborales en un modelo de coempleo, y la empresa cliente debe contar ya con una entidad jurídica local.
Riesgo de establecimiento permanente
Contratar a empleados en otro país puede, en ocasiones, dar lugar a obligaciones fiscales relacionadas con un establecimiento permanente (EP).
Aunque una estructura de EOR que cumpla con la normativa puede ayudar a reducir los riesgos laborales, las empresas deben evaluar si otras actividades comerciales —como mantener oficinas o firmar contratos a nivel local— podrían dar lugar a obligaciones fiscales en esa jurisdicción.
Cuándo conviene recurrir a un empleador oficial
Un «Employer of Record» (EOR) es la opción más adecuada para aquellas empresas que necesitan rapidez, flexibilidad y un compromiso inicial reducido a la hora de contratar personal en el extranjero.
Este enfoque suele ser el más adecuado cuando una empresa:
- Quiere contratar personal rápidamente en un nuevo país
- ¿Se trata de entrar en un nuevo mercado o de probarlo?
- Planes para contratar a un equipo pequeño o distribuido en varios países
- No quiere invertir en la creación y el mantenimiento de una entidad local
- Necesita ayuda para orientarse en una legislación laboral y unos requisitos de cumplimiento con los que no está familiarizado
Para las empresas emergentes y las empresas en rápido crecimiento, un proveedor de servicios de empleo (EOR) puede reducir el tiempo de contratación de meses a días o semanas, lo que facilita actuar con rapidez sin verse frenados por trámites legales o administrativos.
Cuándo un empleador oficial puede no ser la mejor opción
Por lo general, una EOR resulta menos eficaz como solución a largo plazo en mercados en los que una empresa tiene previsto establecer una presencia local significativa.
Puede que no sea la mejor opción cuando una empresa:
- Planifica operaciones a gran escala y a largo plazo en un solo país
- Prevé contratar a un gran número de empleados en un mercado
- Necesita tener un control total sobre las operaciones locales, la infraestructura o la generación de ingresos
- Se beneficiaría de unos costes por empleado más bajos a gran escala
- Opera en un país que restringe o regula estrictamente los modelos de contratación a través de terceros
En estas situaciones, las limitaciones de una EOR se hacen más evidentes, y una entidad local puede ofrecer una mayor eficiencia y control a largo plazo.
Empleador oficial frente a la constitución de una entidad jurídica
La elección entre una EOR y una entidad jurídica depende de la rapidez, el coste y la estrategia a largo plazo.
Una EOR permite a las empresas contratar empleados en un nuevo país de forma inmediata, sin necesidad de establecer una presencia jurídica. Se encarga del cumplimiento de la normativa laboral, la gestión de nóminas, la presentación de declaraciones fiscales y la administración de recursos humanos, lo que la convierte en una opción práctica para la expansión en las primeras fases o la contratación distribuida.
Por otro lado, constituir una persona jurídica es una inversión a más largo plazo. Ofrece un control total sobre la contratación y las operaciones, pero requiere:
- Costes iniciales más elevados
- Marco administrativo y jurídico
- Plazos más largos para entrar en funcionamiento
- Obligaciones continuas en materia de cumplimiento normativo y presentación de informes
Muchas empresas recurren a un EOR como estrategia inicial y, posteriormente, pasan a constituir una entidad local cuando el volumen de contratación y los planes a largo plazo justifican la inversión adicional.
Cómo elegir un proveedor de servicios de empleador oficial
Los servicios de «empleador oficial» son legales y se utilizan ampliamente para la expansión internacional, pero su cumplimiento normativo depende de cómo se implementen y de la experiencia local del proveedor.
A la hora de evaluar a los proveedores de EOR, hay que tener en cuenta lo siguiente:
- Amplia experiencia en legislación laboral internacional y cumplimiento normativo
- Cobertura en los países en los que tiene previsto contratar
- Precios transparentes y predecibles, sin cargos ocultos
- Asistencia humana eficaz en todas las zonas horarias
- Procesos de incorporación rápidos y fiables
Igualmente importante es que el socio adecuado aborde estos riesgos con sólidos procesos de cumplimiento normativo, una política de precios clara y un servicio de asistencia coherente en todos los países en los que contrates personal.
RemoFirst se ha diseñado teniendo en cuenta estos requisitos. Facilitamos la contratación en más de 185 países y ofrecemos a las empresas un ahorro de hasta el 50 % en comparación con muchos de nuestros competidores.
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Preguntas frecuentes
¿Es legal recurrir a un empleador oficial?
Sí, los servicios de «empleador oficial» son legales en la mayoría de los países. El cumplimiento normativo depende del respeto de la legislación laboral local, la normativa fiscal y cualquier norma específica de cada país en materia de cesión de trabajadores o contratación a través de terceros.
¿Cómo funciona un empresario registrado?
Un «Employer of Record» (EOR) se convierte en el empleador legal de tus empleados internacionales. El EOR se encarga de gestionar los contratos de trabajo, las nóminas, los impuestos, las prestaciones y el cumplimiento normativo, mientras que tu empresa supervisa el trabajo diario del empleado.
¿Cuándo debería una empresa recurrir a un empleador oficial?
Las empresas recurren a un EOR cuando desean contratar personal a nivel internacional sin necesidad de constituir una entidad local, especialmente al entrar en un nuevo mercado, contratar personal con rapidez o formar un equipo pequeño o distribuido.
¿Cuáles son los riesgos de recurrir a una empresa de gestión de personal?
Entre los principales riesgos se encuentran el hecho de trabajar con un proveedor que no cumpla con la normativa, una estructura de precios poco clara y operar en países con una normativa estricta. Estos riesgos pueden reducirse eligiendo un proveedor con una sólida experiencia local y procesos transparentes.
¿Cuál es la diferencia entre un «empleador oficial» y una «organización de servicios de personal» (PEO)?
Un «Employer of Record» es el empleador legal y permite contratar personal en países en los que no se dispone de una entidad. Una PEO exige que se cuente con una entidad local y actúa como coempleador, compartiendo las responsabilidades de recursos humanos.
¿Se puede pasar más adelante de un «empleador oficial» a una entidad propia?
Sí, muchas empresas recurren inicialmente a un proveedor de servicios de gestión de personal (EOR) para contratar personal rápidamente y sondear el mercado, y luego transfieren a los empleados a su propia entidad una vez que se han establecido en el mercado local.
¿Se encarga un empleador oficial de la gestión de nóminas e impuestos?
Sí, una empresa de gestión de recursos humanos (EOR) se encarga de la gestión de nóminas, la retención del impuesto sobre la renta, las cotizaciones a la Seguridad Social y las declaraciones obligatorias en cada país en el que se contratan empleados.
¿Cuánto cuesta un servicio de «empleador oficial»?
Los precios de los servicios de EOR suelen incluir una cuota mensual por empleado o un porcentaje de la nómina. Los costes varían según el proveedor, el país y los servicios, por lo que es importante analizar detenidamente las estructuras de precios.
