Principales conclusiones:
- Los contratos de EOR pueden incluir tanto el contrato de prestación de servicios entre su empresa y la EOR como los contratos de trabajo que la EOR celebra con cada uno de sus trabajadores.
- Los clientes deben revisar detenidamente los detalles de los precios, incluyendo lo que cubre cada nivel de servicio, cualquier cargo adicional u oculto, y cómo las conversiones de divisas pueden afectar al coste total.
- El cumplimiento de la legislación laboral local, el riesgo de establecimiento permanente, la titularidad de la propiedad intelectual y las condiciones de salida son las cláusulas que con mayor probabilidad pueden dar lugar a problemas; sin embargo, también son las secciones que se suelen leer por encima antes de firmar.
Para muchas empresas, un «Employer of Record» (EOR) es la forma más rápida y sencilla de contratar legalmente a empleados internacionales. Así, pueden centrarse en encontrar a los mejores profesionales sin tener que preocuparse por constituir una entidad local ni por cumplir con los requisitos de la legislación laboral de un nuevo país.
Un contrato de EOR es un acuerdo legal que establece cómo un proveedor externo contrata, remunera y gestiona a los empleados en su nombre en otro país, incluyendo quién es responsable del cumplimiento normativo, la gestión de nóminas y la gestión de riesgos.
La mayoría de los acuerdos de EOR constan de dos niveles de contratos: un contrato de prestación de servicios entre su empresa y la EOR, y contratos de trabajo locales entre la EOR y cada trabajador.
Sin embargo, la fluidez con la que se desarrolla todo el proceso de contratación —desde la incorporación hasta la nómina y el cumplimiento normativo— suele depender de lo que se incluya en el contrato que se firme con la empresa de gestión de personal (EOR).
Hay mucho en juego: una empresa de gestión de recursos humanos (EOR) se encarga de gestionar la legislación laboral específica de cada país, las nóminas y las prestaciones legales, y los errores pueden salir muy caros. Su contrato debe definir claramente quién es responsable del cumplimiento normativo, cómo se gestiona al personal y qué ocurre si surge algún problema.
Una interpretación errónea de estos términos puede dar lugar a gastos imprevistos, riesgos de incumplimiento normativo o litigios en los países en los que contratas personal.
En esta guía, aprenderás:
- Ámbito de aplicación y limitaciones de un contrato de EOR
- Cláusulas de alto riesgo que pueden generar riesgos legales o financieros
- Modelos de fijación de precios, estructuras de responsabilidad y obligaciones en materia de cumplimiento normativo
- Señales de alerta habituales que hay que tener en cuenta antes de firmar
Entender qué es lo que realmente cubre un contrato de EOR
Un contrato de EOR es un acuerdo de prestación de servicios entre su empresa y el empleador oficial. En él se define el alcance de los servicios que prestará el EOR, entre los que se incluyen la gestión de nóminas, el cumplimiento de la legislación laboral local, la administración de prestaciones y el apoyo diario en materia de recursos humanos.
Por otra parte, la empresa de gestión de personal (EOR) también firmará contratos de trabajo individuales con cada persona que contrate a través de ella. Dichos contratos establecen la relación laboral legal entre la EOR y el empleado, mientras que su acuerdo con la EOR regula el acuerdo general.
¿Qué debe incluir un contrato de EOR?
Ámbito de los servicios y responsabilidades
Los empleadores deben revisar el contrato para asegurarse de que todas las responsabilidades estén claramente definidas. El contrato debe explicar qué servicios presta el EOR, cuáles son las obligaciones de su empresa y el significado jurídico de cada término clave.
Comprueba que el contrato especifique que el EOR es responsable de:
- Cumplimiento de la legislación laboral local
- Gestión y documentación de recursos humanos
- Contratos de trabajo
- Gestión de nóminas y pagos
- Retenciones fiscales y declaraciones
- Prestaciones y cotizaciones obligatorias
También puedes consultar más información en:
- Si los servicios están estandarizados o se adaptan a cada país
- Plazos de la nómina y procesos de aprobación
- Cómo se gestionarán los errores en caso de que se produzcan (por ejemplo, pagos atrasados o declaraciones fiscales incorrectas)
El contrato debe especificar que su empresa es responsable de gestionar el trabajo diario del empleado, establecer las expectativas de rendimiento y ocuparse de los ascensos, la evaluación del desempeño y los cambios de puesto. Asegúrese de que términos como «gestionar» y «expectativas de rendimiento» estén definidos en el contrato para evitar ambigüedades.
Condiciones laborales y cumplimiento de la normativa local
La legislación laboral local varía según el país y, en ocasiones, según la región o el sector. Con un EOR, recibirás ayuda para cumplir con la normativa en materia de:
- Salario mínimo
- Límites de horas extras
- Derechos a vacaciones legales
- Períodos de prueba
- Requisitos de la negociación colectiva
Su contrato debe especificar cómo se adaptan los contratos de trabajo a cada país y cómo el EOR garantiza el cumplimiento de la legislación específica de cada país.
Busca un socio con un profundo conocimiento de la zona en la que vas a contratar personal, uno que no aplique un enfoque estándar para todos los casos.
Hay algunos aspectos concretos que hay que asegurarse de que estén debidamente reflejados en el contrato, entre ellos:
Clasificación de los trabajadores
El contrato debe detallar cómo se gestiona el riesgo de clasificación errónea, ya que un error en este aspecto puede acarrear el pago de impuestos atrasados, sanciones y responsabilidades legales para ambas partes.
Prestaciones estatutarias
Debe quedar claro qué prestaciones gestionará el EOR, incluyendo tanto las prestaciones obligatorias (como la seguridad social, las cotizaciones a la pensión y las vacaciones legales) como cualquier prestación opcional o financiada por la empresa (como el seguro médico privado).
El contrato también debería especificar las prestaciones de los empleados a tiempo parcial. Muchos países ofrecen protecciones legales a los trabajadores a tiempo parcial. Esto puede afectar tanto a los costes como a la flexibilidad de los empleadores internacionales que se inician en este ámbito.
Incorporación
Comprueba cuáles son los plazos previstos para la incorporación una vez que se haya reunido toda la documentación necesaria, incluyendo cualquier dependencia o posible retraso.
Incluso con un EOR, los requisitos locales pueden ralentizar el proceso. Es importante saber de antemano qué se necesita y cuánto tiempo lleva que los empleados estén listos para empezar a trabajar.
Rescisión, plazos de preaviso y escalabilidad
El despido es un aspecto de alto riesgo en la contratación a nivel mundial. Los errores pueden dar lugar a reclamaciones legales y sanciones económicas.
El contrato debe confirmar que el EOR gestionará las rescisiones de conformidad con la legislación local, incluyendo los plazos de preaviso obligatorios, el cálculo de las indemnizaciones por despido y los plazos para el pago final. Debe especificar qué parte inicia y gestiona cada paso del proceso.
Además, comprueba si te resulta fácil añadir o dar de baja a empleados, y si se aplican penalizaciones en caso de que la plantilla sufra cambios significativos.
Estructura de precios de la EOR y costes ocultos
Los costes de EOR suelen ajustarse a uno de estos dos modelos: una tarifa fija por empleado o un porcentaje del salario. El contrato debe explicar claramente qué modelo se aplica y qué incluye.
Algunas empresas de selección de personal aplican tasas adicionales al precio por empleado. Comprueba si tendrás que hacer frente a:
- Gastos de alta
- Gastos de baja
- Comisiones de gestión de prestaciones
- Comisiones por la gestión de nóminas
- Costes únicos de instalación
Antes de contratar un servicio de EOR, asegúrate de comprender bien toda la estructura de tarifas y de aclarar todas las condiciones clave del contrato, no solo el precio principal. Por ejemplo, RemoFirst ofrece una estructura de precios transparente a partir de 199 USD por empleado al mes, sin gastos ocultos.
El contrato debe especificar claramente la moneda de facturación, cómo se aplican los tipos de cambio, las comisiones por cambio de divisas y los plazos de pago o las sanciones. Las pequeñas variaciones en el tipo de cambio pueden suponer un gasto considerable, sobre todo cuando se contrata personal en varios países.
Responsabilidad, riesgo y protecciones legales
Aunque el EOR se encarga de los aspectos logísticos del cumplimiento normativo, su empresa podría seguir expuesta a riesgos legales o financieros.
Asegúrate de que el contrato especifique claramente quién es el responsable en caso de que:
- Las leyes laborales cambian y no se aplican correctamente
- Se produce un error de cumplimiento o de clasificación
- Un trabajador presenta una reclamación
Busca una redacción clara sobre las responsabilidades del EOR. Comprueba qué protecciones de indemnización tiene tu empresa y a qué recursos puedes recurrir si las cosas salen mal.
Analice detenidamente los límites de responsabilidad establecidos en el contrato; estos fijan el importe máximo que el EOR pagará en caso de que surja algún problema, y varían según el proveedor.
La cláusula de indemnización debe especificar qué es lo que cubre. Las multas, los atrasos salariales, las costas judiciales y las sanciones administrativas no están incluidas de forma predeterminada.
Hay que tener cuidado con los contratos que, mediante una redacción ambigua, transfieren todo el riesgo normativo al cliente.
Consejo profesional: El uso de un proveedor de servicios de gestión de personal (EOR) no exime automáticamente a tu empresa del riesgo de establecer una sede permanente en los países donde se encuentran tus trabajadores. Si las funciones o actividades de un trabajador cumplen los criterios locales para establecer una presencia, tu empresa podría seguir estando sujeta a obligaciones fiscales locales, independientemente del acuerdo con el EOR.
Cláusulas de confidencialidad, propiedad intelectual y protección de datos
El contrato debe especificar cómo protege el EOR la información confidencial, incluidos los secretos comerciales, los procesos internos y los datos de los clientes. Estas medidas de protección también deben figurar en los contratos de los empleados.
Propiedad intelectual
Cualquier trabajo que realicen tus empleados debe cederse contractualmente a tu empresa, y no quedar en manos de la empresa de gestión de personal (EOR).
El contrato de servicios debe reflejar claramente la cadena de cesión de la propiedad intelectual del empleado al EOR y, posteriormente, a su empresa. Las empresas tecnológicas, en particular, necesitan una redacción explícita y exigible conforme a la legislación local del lugar donde se encuentra el empleado.
Protección de datos
Si contratas personal en la UE, tu contrato debe especificar cómo cumple el EOR con el RGPD y otros marcos normativos en materia de protección de datos.
Esto incluye:
- Cómo se almacenan y tratan los datos
- Transferencias transfronterizas de datos
- Medidas de seguridad y protocolos en caso de incidentes
Flexibilidad contractual y condiciones de rescisión
Antes de firmar, confirma las condiciones de rescisión: ¿con cuánta antelación hay que notificar la rescisión del contrato? ¿Hay penalizaciones por rescisión anticipada? ¿Qué ocurre con tus empleados si más adelante creas tu propia entidad local o decides cambiar a otro proveedor de servicios de EOR?
Presta atención a los plazos de preaviso excesivamente largos. Por lo general, suelen oscilar entre 30 y 60 días. Debe existir un proceso claro para la transición de los empleados. Esto incluye la transferencia de datos y la continuidad de las prestaciones.
Si las condiciones de rescisión son excesivamente estrictas, imprecisas o desequilibradas, negocia antes de firmar.
Además, comprueba si el contrato incluye cláusulas de renovación automática o períodos mínimos de permanencia. Estos pueden limitar tus opciones si cambian tus necesidades de contratación o si decides cambiar de proveedor.
Niveles de servicio y asistencia
La calidad de la asistencia y la rapidez con la que se resuelven los problemas influyen directamente en tu experiencia y en la de tus empleados.
Si necesitas incorporar a un nuevo empleado lo antes posible, o si un empleado no puede acceder a sus prestaciones, ¿podrá ponerse en contacto con una persona de verdad rápidamente, o se verá atrapado en un lento sistema de tickets?
Busca las expectativas de servicio definidas, entre las que se incluyen:
- Tiempos de respuesta, horario de atención al cliente y cobertura en diferentes zonas horarias
- Garantías de precisión en la gestión de nóminas
- Plazos para la resolución de incidencias
- Opciones de asistencia (gestor de cuentas frente a cola de asistencia)
Si surge algún problema, el contrato debe especificar qué recursos tienes a tu disposición.
Señales de alerta a las que hay que prestar atención antes de firmar
Antes de firmar un contrato de EOR, presta atención a estas señales de alerta habituales:
- Un alcance de los servicios impreciso o indefinido, ya que la ambigüedad en este caso hace que el riesgo de incumplimiento recaiga sobre usted por defecto
- Cláusulas que transfieren toda la responsabilidad normativa al cliente, independientemente de quién sea el responsable
- No está claro estructuras de precios o el lenguaje utilizado en relación con posibles comisiones «variables»
- No se incluye ninguna cláusula de cesión de derechos de propiedad intelectual, ni cláusulas de propiedad intelectual que solo se extiendan del empleado al EOR sin transferirse explícitamente a su empresa
- Cláusulas de no competencia de carácter perpetuo o indefinido sin fecha de vencimiento
- Contratos que parecen utilizar una única plantilla para todos los países, en lugar de acuerdos verdaderamente adaptados a cada mercado
EOR frente a la constitución de una entidad: alternativas a la firma de un contrato de EOR
Una EOR es la opción más adecuada cuando se contrata a un número reducido de empleados en un mercado que aún se está evaluando. También es una opción muy válida cuando la rapidez es fundamental, ya que permite contratar personal sin tener que pasar por el largo proceso de constituir una sociedad ni asumir el coste y la complejidad que supone establecer una presencia local demasiado pronto.
La creación de una entidad propia resulta más conveniente cuando se cuenta con un equipo más amplio y en expansión en un solo país, se necesita generar ingresos locales o existen motivos normativos o estratégicos para establecer una presencia oficial. En ese momento, la inversión y los gastos operativos pueden justificarse.
Sin embargo, para la mayoría de las empresas que se encuentran en las primeras fases de su expansión internacional, un EOR sigue siendo la forma más rápida y rentable de contratar personal, cumplir con la normativa y crecer sin tener que comprometerse desde el principio con la creación de una entidad.
Cómo RemoFirst simplifica la contratación internacional
Un contrato de EOR es mucho más que una simple formalización de la relación con un proveedor. Determina cómo se contrata, se remunera, se presta apoyo y se protege a tu equipo global en el día a día.
Antes de firmar, asegúrate de que todos los detalles estén claros. Las responsabilidades, los costes, las obligaciones de cumplimiento, las condiciones de asistencia, la protección de la propiedad intelectual y las expectativas de salida deben quedar bien claras antes de que se incorpore tu primer empleado.
RemoFirst se ha diseñado para funcionar de tal manera que se elimine esa ambigüedad. Nuestros contratos son transparentes, nuestros precios son claros y nuestro equipo colabora contigo para asegurarse de que entiendes exactamente cómo funcionará tu proceso de contratación internacional antes de que contrates a tu primer empleado.
Con RemoFirst, puedes contratar, pagar y gestionar personal en más de 185 países, incorporar a los empleados rápidamente y recibir asistencia de personas reales cuando surjan dudas, en lugar de tener que esperar días a través de una cola de tickets. Así podrás actuar con mayor rapidez, cumplir con la normativa y ampliar tu equipo a nivel mundial con total confianza.
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Preguntas frecuentes
¿Qué incluye un contrato de EOR?
Un contrato de EOR suele incluir el alcance de los servicios, las responsabilidades en materia de cumplimiento normativo, la gestión de nóminas e impuestos, las prestaciones para los empleados, la estructura de precios, las condiciones de responsabilidad y las condiciones de rescisión. Además, se complementa con los contratos de trabajo locales emitidos por la empresa de EOR.
¿Quién es el responsable legal en un acuerdo de EOR?
El EOR es, sobre el papel, el empleador legal y se encarga del cumplimiento de la normativa local, la gestión de nóminas y las obligaciones legales. Sin embargo, su empresa sigue dirigiendo el trabajo del empleado y puede asumir cierto riesgo, dependiendo de cómo se defina la responsabilidad en el contrato.
¿El uso de un EOR elimina el riesgo de incumplimiento normativo?
No. Un EOR reduce la carga operativa y administrativa, pero no elimina todos los riesgos. Su empresa puede seguir expuesta a riesgos relacionados con el establecimiento permanente, la clasificación de los trabajadores o las condiciones contractuales si las responsabilidades no están claras.
¿Cuáles son las cláusulas más importantes que hay que revisar en un contrato de EOR?
Las cláusulas más importantes incluyen el alcance de los servicios, los precios y las tarifas, la responsabilidad y la indemnización, la titularidad de la propiedad intelectual, la protección de datos y las condiciones de rescisión o salida. Es precisamente en estos aspectos donde los malentendidos suelen dar lugar a problemas.
¿Cómo funcionan los modelos de fijación de precios de la EOR?
Las empresas de externalización de recursos humanos suelen cobrar una tarifa mensual fija por empleado o un porcentaje del salario. Los contratos deben especificar claramente qué servicios están incluidos, así como cualquier gasto adicional, como los costes de incorporación, baja o cambio de divisas.
¿Puedo transferir más adelante a los empleados de una empresa de gestión de personal (EOR) a mi propia entidad?
Sí, pero el proceso depende del contrato. Antes de firmar, deberías revisar detenidamente las condiciones de rescisión para conocer los plazos de preaviso, las ayudas para la transición y cualquier gasto asociado.
¿Cuáles son los aspectos que deben suscitar sospechas en un contrato de EOR?
Entre las señales de alerta más habituales se encuentran una descripción imprecisa del alcance de los servicios, una estructura de precios poco clara, cláusulas de responsabilidad que transfieren todo el riesgo al cliente, la ausencia de disposiciones sobre la cesión de la propiedad intelectual y condiciones de rescisión excesivamente restrictivas.
