Portugal no sólo atrae a los nómadas digitales con sus playas doradas, la vibrante cultura lisboeta y los pasteles de nata, sino que se está consolidando como un actor importante en la revolución del trabajo a distancia.
Aunque el visado para nómadas digitales del país tiene mucha prensa, se está desarrollando una historia aún mayor: Portugal ha elaborado una de las legislaciones sobre trabajo a distancia más progresistas de la Unión Europea, protegiendo a los trabajadores a distancia locales e internacionales con leyes integrales sobre teletrabajo.
Si contrata a trabajadores a distancia en Portugal o se lo está planteando, conocer sus obligaciones legales no es opcional: es esencial para cumplir la normativa y crear un equipo internacional de éxito.
Principales conclusiones:
- Las leyes portuguesas sobre trabajo a distancia conceden a los empleados amplios derechos, como el reembolso de gastos, el derecho a desconectarse fuera del horario laboral y protecciones especiales para padres con hijos pequeños.
- Los acuerdos de teletrabajo por escrito son obligatorios y deben especificar la ubicación, el horario, las disposiciones relativas a los equipos y las condiciones de reembolso para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral portuguesa.
- Las empresas sin entidad portuguesa se enfrentan al riesgo del establecimiento permanente y deben navegar cuidadosamente por las obligaciones fiscales cuando emplean a trabajadores a distancia en el país.
¿Qué se considera trabajo a distancia en Portugal?
La legislación portuguesa adopta una postura clara a la hora de definir el teletrabajo. Según la legislación vigente, el teletrabajo se define como trabajo:
- Trabaja por cuenta ajena
- Realizado en un lugar no determinado por el empresario
- Uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC)
Los cambios recientes han ampliado considerablemente esta definición para proteger a más trabajadores, tanto si trabajan totalmente a distancia como si lo hacen desde casa unos días a la semana. El requisito anterior de trabajo "habitual" fuera de los locales de la empresa ya no se aplica. Esto significa que los empleados que dividen su tiempo entre casa y la oficina en acuerdos híbridos están ahora cubiertos por el régimen de teletrabajo de Portugal.
La distinción entre teletrabajo ocasional y habitual sigue siendo importante para disposiciones específicas. El teletrabajo ocasional suele consistir en acuerdos temporales en circunstancias inusuales, mientras que el teletrabajo habitual sigue un patrón regular y predecible.
Sin embargo, ambos tipos de acuerdos conllevan obligaciones específicas en virtud de la legislación laboral portuguesa que las empresas deben cumplir.
Legislación clave sobre trabajo a distancia en Portugal
La andadura del teletrabajo en Portugal comenzó en 2009 con la promulgación del Código Laboral(Ley nº 7/2009). Esta legislación reconocía oficialmente el teletrabajo como un acuerdo laboral legítimo y otorgaba a los empleados el derecho legal a solicitar acuerdos de trabajo a distancia.
La ley también establece que los teletrabajadores deben disfrutar de los mismos derechos que sus homólogos en la oficina, incluida la igualdad salarial, de trato y de oportunidades.
Pero seamos sinceros: la ley de 2009 era muy básica. Proporcionaba un marco, pero dejaba innumerables detalles a la negociación individual entre empresarios y trabajadores. Muchas empresas se encontraron navegando por aguas turbias, inseguras sobre sus obligaciones específicas.
Entonces llegó la pandemia del COVID-19, y Portugal respondió con la Ley nº 83/2021, que entró en vigor en enero de 2022. Esta ley laboral no fue solo una actualización menor; fue una revisión completa que posicionó a Portugal como uno de los países de la UE más favorables a los trabajadores a distancia.
La ley de 2022 amplió drásticamente las protecciones.
- Los padres y cuidadores que teletrabajan reciben consideraciones especiales.
- Los empresarios se enfrentan a nuevas restricciones en la comunicación fuera del horario laboral.
- Los reembolsos de equipos y gastos pasaron a ser obligatorios, no opcionales.
Con esta legislación, Portugal dijo: "Si el trabajo a distancia es el futuro, asegurémonos de hacerlo bien".
Riesgos de cumplimiento al contratar trabajadores a distancia en Portugal
Aquí es donde las cosas se ponen complicadas, y caras si se hace mal. Ahora bien, todas las protecciones progresivas del teletrabajo comentadas hasta ahora se aplican exclusivamente a los trabajadores por cuenta ajena; los contratistas independientes que trabajan por cuenta propia se rigen por normas totalmente distintas. Sin embargo, si alguien trabaja únicamente para su empresa, sigue su horario, utiliza sus herramientas y funciona como un empleado, es probable que la legislación portuguesa lo considere un empleado, independientemente de las condiciones de su contrato.
La distinción entre empleados y contratistas en Portugal no es sólo papeleo; es un campo minado de cumplimiento. Si clasificas erróneamente a un empleado como contratista, te enfrentarás a pagos atrasados de la seguridad social, impuestos, prestaciones y posibles multas cuantiosas.
La residencia fiscal añade otra capa de complejidad. Los empleados a distancia no residentes que viven en Portugal pueden dar lugar a obligaciones fiscales locales y a cotizaciones obligatorias a la Seguridad Social para su empresa. ¿Cuál es el tipo actual de la Seguridad Social? Un 34,75% combinado (23,75% el empleador, 11% el empleado). No es calderilla.
Sin una entidad jurídica en Portugal, también corre el riesgo de crear accidentalmente un establecimiento permanente. Si las autoridades portuguesas determinan que sus trabajadores a distancia constituyen un establecimiento permanente, podría tener que pagar el impuesto de sociedades sobre los ingresos de origen portugués.
En Portugal, los empresarios noveles a menudo se ven abrumados por estos requisitos de cumplimiento interconectados; por eso muchas empresas recurren a expertos jurídicos locales o se asocian con un Employer of Record para navegar con seguridad por estas aguas.
Trabajo a distancia Acuerdos entre empleador y empleado
Olvídese de los acuerdos verbales o de los intercambios casuales de correos electrónicos, la legislación portuguesa exige acuerdos de teletrabajo por escrito y punto. Y no se trata de simples documentos que puedan redactarse y enviarse en cinco minutos; exigen sustancia y especificidad.
Su acuerdo de teletrabajo debe especificar:
- El lugar exacto de trabajo: "Trabajar desde casa" no es suficiente. Necesita la dirección concreta donde se realizará el teletrabajo.
- Horario y jornada laboral: Especifique el horario de trabajo estándar, los parámetros de flexibilidad y las horas centrales en las que el empleado debe estar disponible.
- Duración y plazos de renovación: ¿Se trata de un acuerdo permanente o temporal? ¿Cuál es el proceso de revisión?
- Datos profesionales: Incluya el cargo, la remuneración, la categoría profesional y cualquier prestación complementaria específica del trabajo a distancia.
- Provisiones para equipos y gastos: ¿Quién proporciona qué? ¿Quién paga qué? ¿Cómo se gestionan los reembolsos?
- Requisitos presenciales: Detalle las reuniones presenciales obligatorias, incluida su frecuencia y ubicación.
- Tipo de acuerdo: ¿Totalmente a distancia? ¿Híbrido? Si es híbrido, ¿qué días son a distancia y cuáles en la oficina?
Si le falta alguno de estos elementos, es posible que su acuerdo no sea aplicable en virtud de la legislación laboral portuguesa. También podría enfrentarse a sanciones por incumplimiento de la normativa sobre teletrabajo.
Derechos de los empleados en virtud de la legislación sobre trabajo a distancia
Los trabajadores a distancia portugueses gozan de una sólida protección que va mucho más allá de la de muchos otros países de la UE. Por ejemplo, los empleados pueden solicitar formalmente acuerdos de trabajo a distancia y, aunque los empresarios pueden negarse, deben justificarlos por escrito basándose en necesidades empresariales legítimas. No basta con preferir empleados en la oficina.
Dale la vuelta al guión: Los empresarios pueden pedir que los empleados trabajen a distancia, pero los trabajadores pueden negarse sin dar ninguna razón. No se necesita justificación ni se permiten represalias. ¿Despedir a alguien por negarse a trabajar a distancia? Eso es despido ilegal.
Igualdad de derechos y protecciones
Los empleados a distancia mantienen idénticos derechos que los trabajadores de oficina en lo que respecta a:
- Estructuras salariales y de compensación
- Condiciones de trabajo y horarios
- Protección de la salud y la seguridad
- Protección de datos y privacidad
- Protección contra los riesgos profesionales
- Oportunidades de promoción profesional
Pero va más allá: los empresarios deben garantizar activamente que los trabajadores a distancia no se vean perjudicados en ningún aspecto de su empleo.
Obligaciones de equipamiento y formación
Los empresarios deben proporcionar o mantener:
- Todo el hardware necesario (ordenadores, monitores, teclados)
- Programas y licencias necesarios
- Herramientas y plataformas de comunicación
- Equipamiento ergonómico, cuando sea necesario
- Reparaciones y sustituciones en caso de avería
- Formación completa sobre cualquier herramienta o programa informático nuevo
Cuando se estropea un ordenador, es responsabilidad del empresario arreglarlo o sustituirlo. Cuando se lanza un nuevo programa informático, la formación es obligatoria y corre a cargo del empresario.
Reembolso obligatorio de gastos
El reembolso de gastos no es opcional. Los empresarios deben compensarlos:
- Gastos de Internet y teléfono
- Aumento de la factura eléctrica
- Gastos de calefacción y refrigeración
- Parte del alquiler si se necesita un despacho en casa
- Material de oficina
- Cualquier otro gasto relacionado con el teletrabajo
Las cantidades exactas varían, pero la obligación no es negociable.
Responsabilidades de los empleados
Los empleados también tienen su papel. Deben hacerlo:
- Siga las instrucciones del empresario en materia de salud y seguridad en el trabajo
- Respetar las horas y los horarios de trabajo acordados
- Utilizar el equipo de trabajo exclusivamente con fines profesionales (salvo autorización en contrario).
- Mantener la confidencialidad y las normas de seguridad de los datos
- Participar en las sesiones de formación requeridas
- Informar rápidamente de cualquier problema con el equipo
Protección de la salud y el bienestar
Los empresarios deben proporcionar protecciones sanitarias que incluyan:
- Evaluaciones sanitarias iniciales para todos los trabajadores a distancia
- Evaluaciones periódicas del impacto del teletrabajo en la salud física.
- Controles y apoyo para el bienestar mental
- Costes de las revisiones oculares de los trabajadores con pantalla
- Equipamiento correctivo o soluciones ergonómicas en caso necesario
- Ajustes de las condiciones de trabajo basados en evaluaciones de la salud
Sí, la salud mental está explícitamente incluida. Además, la ley portuguesa rechaza el planteamiento de "ojos que no ven, corazón que no siente". Los empleados a distancia deben tener el mismo acceso a los recursos sanitarios y a las oportunidades de desarrollo profesional que los que trabajan in situ.
Derecho a la desconexión
Portugal no sólo sugiere la conciliación, sino que la legisla. El derecho a desconectar no es una ventaja de la empresa, sino una obligación legal. Los empresarios tienen prohibido contactar con los empleados fuera de las horas de trabajo o durante los periodos de descanso. No hay correos electrónicos, ni llamadas, ni "preguntas rápidas" en Slack.
Las únicas excepciones son las auténticas urgencias o situaciones de fuerza mayor. Y no, ese proyecto urgente pero no realmente urgente no puede considerarse una emergencia.
Las infracciones no sólo están mal vistas, sino que se multan. Las empresas pueden enfrentarse a multas sustanciales por infracciones, con sanciones que varían según el tamaño de la empresa y la gravedad de la infracción. Los infractores reincidentes se enfrentan a multas cada vez mayores y a posibles acciones legales por parte de los empleados.
Sin embargo, no se trata sólo de cumplir las normas, sino de reconocer que la conectividad constante conduce al agotamiento, la disminución de la productividad y el aumento de la rotación de personal. Portugal ha descubierto lo que muchos países siguen debatiendo: proteger el tiempo personal de los empleados es bueno para el negocio.
Disposiciones especiales para padres y cuidadores
Portugal da un paso más para los padres que trabajan. Los empleados con hijos de hasta tres años tienen un derecho casi automático al teletrabajo, siempre que su trabajo pueda realizarse a distancia. ¿Su empleado tiene un hijo menor de ocho años? Sigue teniendo derechos preferentes en determinadas condiciones, como ser padre soltero o si su pareja no cumple los requisitos para teletrabajar.
Los hogares monoparentales reciben consideraciones adicionales. La ley reconoce sus dificultades específicas y ofrece mayor flexibilidad en la organización del teletrabajo. En los hogares en los que sólo el trabajo de uno de los progenitores permite el teletrabajo, ese progenitor recibe consideración prioritaria para la aprobación del trabajo a distancia.
No se trata de sugerencias ni de buenas prácticas, sino de requisitos legales. Denegar el teletrabajo a un progenitor que reúna los requisitos necesarios requiere una justificación empresarial sustancial, e incluso en ese caso, las autoridades pueden invalidar las decisiones del empresario si las consideran poco razonables.
Consejos prácticos para contratar empleados a distancia en Portugal
El éxito con los trabajadores portugueses a distancia empieza con contratos estandarizados y conformes. Evite adaptar contratos de trabajo de otros países. Los requisitos portugueses son específicos y no negociables. Elabore plantillas que incluyan todas las disposiciones obligatorias sobre teletrabajo desde el primer día.
Las políticas de reembolso de gastos necesitan una estructura clara. Defina los métodos de cálculo, los procesos de presentación y los plazos de pago. Los empleados portugueses no deberían tener que perseguir reembolsos o discutir sobre gastos legítimos. Hágalo de forma sistemática y transparente.
El derecho a desconectar requiere algo más que buenas intenciones: exige cambios operativos. Forme a los directivos en el respeto de los límites, aplique protocolos de comunicación que respeten las horas de desconexión y estudie soluciones técnicas, como el envío programado de correos electrónicos, para evitar interrupciones fuera del horario laboral.
La conciencia cultural también importa. La cultura laboral portuguesa valora la conciliación de la vida laboral y familiar, el tiempo en familia y la salud mental. Los directivos acostumbrados a la disponibilidad permanente pueden tener que adaptarse. Las revisiones periódicas sobre el bienestar de los empleados no solo son agradables, sino que forman parte de sus obligaciones en materia de salud y seguridad.
Esta es la realidad: gestionar la legislación laboral portuguesa, las obligaciones fiscales, las cotizaciones a la Seguridad Social y el cumplimiento de la normativa sobre teletrabajo al tiempo que se gestiona la actividad principal de la empresa es abrumador. Precisamente por eso muchas empresas se asocian con un Employer of Record. Un EOR se ocupa del complejo panorama del cumplimiento de la normativa mientras usted se centra en formar su equipo y hacer crecer su negocio.
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