Ha encontrado al desarrollador perfecto en Berlín, a un vendedor brillante en Ciudad de México y a una superestrella del éxito del cliente en Manila. Pero aquí está el problema: no tienes un equipo de RRHH para gestionar las complejidades de la contratación internacional.
Para las nuevas empresas y las pequeñas empresas sin infraestructura de RRHH, el proceso de contratación global puede resultar abrumador. Los contratos de trabajo, los sistemas de nóminas, los requisitos de conformidad y la administración de las prestaciones para empleados varían según el país, y los errores pueden salir caros.
Entonces, ¿cómo acceder al talento global sin tener que crear primero todo un departamento de RRHH?
La respuesta: asociaciones estratégicas de RRHH y un proceso bien diseñado.
Principales conclusiones:
- Evaluar sus necesidades actuales y futuras puede ayudarle a elegir entre consultores de RR.HH., proveedores de RR.HH. subcontratados y servicios de registro de empleadores en función de su huella de contratación, plazos y tolerancia a posibles riesgos de cumplimiento.
- Todas las empresas que contratan a escala internacional necesitan una base de cumplimiento desde el primer día que cubra los contratos de trabajo, el registro de nóminas, la verificación del derecho al trabajo, las prestaciones legales y la protección de datos, independientemente del modelo de socio elegido.
- Las empresas no tienen por qué comprometerse con un único método para contratar empleados internacionales; en muchos casos, lo más eficaz es un enfoque híbrido para gestionar las necesidades de RRHH.
Comprender los principales retos de la contratación global
La legislación laboral difiere drásticamente de un país a otro, lo que crea un laberinto de cumplimiento que puede suponer un reto para las empresas, sobre todo para las que no cuentan con equipos especializados en RRHH. Lo que es obligatorio en un país puede ser opcional, o incluso estar prohibido, en otro.
Considere el tiempo libre retribuido: en Estados Unidos no existe ningún requisito federal de días de vacaciones retribuidos, mientras que los trabajadores del Reino Unido tienen derecho legalmente a un mínimo de 5,6 semanas de vacaciones retribuidas al año.
Los elementos obligatorios de compensación añaden otra capa de complejidad. Por ejemplo, los Países Bajos exigen que los empresarios paguen una paga de vacaciones de al menos el 8% del salario bruto anual, mientras que Filipinas impone la paga extraordinaria a los empleados a tiempo completo.
Además, las reformas legislativas pueden provocar cambios en las leyes vigentes a los que las empresas deben adaptarse. Por ejemplo, la reforma laboral de México de 2022 aumentó el mínimo anual de días de vacaciones de seis a doce. Las empresas que no actualizaron sus políticas se encontraron rápidamente fuera de cumplimiento.
Las normas sobre horas extraordinarias también varían mucho. En Ontario ( Canadá), los empleados cobran 1,5 veces su salario habitual por las horas trabajadas más allá de las 44 semanales. Otras jurisdicciones pueden utilizar umbrales diarios, topes semanales o normas sectoriales específicas para regular el pago de las horas extraordinarias. Equivocarse significa pagar de menos a los empleados y enfrentarse a posibles sanciones de las autoridades laborales.
Incluso algo tan sencillo como un periodo de prueba puede tener normas específicas para cada país. Según el Código Civil alemán, empresarios y trabajadores pueden rescindir el contrato con un preaviso de dos semanas durante un periodo de prueba de hasta seis meses. En otros países, el periodo de prueba puede estar prohibido o requerir un lenguaje contractual específico para que sea aplicable, dependiendo de las leyes locales.
Más allá de los requisitos legales, el empleo a escala mundial exige que las empresas naveguen por los matices de:
- Impuestos sobre la nómina y cotizaciones sociales que pueden oscilar entre el 15% y más del 30% del salario bruto, según el país.
- Pruebas de clasificación de contratista independiente frente a empleado que determinan la condición de trabajador (y la clasificación errónea puede dar lugar a importantes impuestos atrasados y sanciones).
- Requisitos de visado y autorización de trabajo para empleados extranjeros que no sean ciudadanos o residentes permanentes en el país en el que viven.
- Experiencia en la administración de beneficios para seguros de salud, planes de jubilación y programas específicos para cada ubicación.
- Cumplimiento en materia de protección de datos de normativas como el GDPR que regulan la recopilación y el almacenamiento de la información de los empleados
La carga administrativa por sí sola puede abrumar a los equipos pequeños. Sin el apoyo de RRHH, los fundadores y directivos se encuentran a menudo navegando por páginas web gubernamentales en idiomas extranjeros, descifrando complejos códigos fiscales y luchando por cumplir plazos de presentación que desconocían.
Sin embargo, algunas soluciones no requieren la contratación de todo un departamento de RRHH.
Opción 1: Contratar a un consultor de RRHH
Los consultores de RR.HH. independientes aportan su experiencia específica en cada país. Estos profesionales pueden guiarle en la redacción de contratos de trabajo conformes, el establecimiento de relaciones con proveedores de nóminas y el diseño de políticas que cumplan los requisitos normativos locales. Para las nuevas empresas o los equipos más pequeños que se expanden a uno o dos mercados, este enfoque ofrece flexibilidad sin el coste de la contratación a tiempo completo.
Los consultores son especialmente útiles cuando se necesita a alguien que entienda la legislación laboral local y pueda convertir normativas complejas en políticas claras y aplicables. También pueden guiarle a través de las diferencias culturales en prestaciones, estructuras salariales y estilos de comunicación entre mercados. Muchos de ellos colaborarán estrechamente con otros socios, como proveedores de nóminas, agentes de prestaciones y equipos jurídicos, para que todo el mundo esté en sintonía.
Sin embargo, la responsabilidad del cumplimiento de la normativa sigue recayendo en su empresa. También es probable que tenga que gestionar proveedores distintos para las nóminas y las prestaciones. Trabajar con un consultor de RRHH es más eficaz cuando se contrata a un ritmo constante en unos pocos mercados, en lugar de hacerlo rápidamente en varios países.
Opción 2: Trabajar con un proveedor global de servicios de RR.HH.
Las empresas de externalización global de RR.HH. ofrecen soluciones integrales que abarcan desde la contratación y la incorporación hasta la nómina global, la administración de beneficios y las relaciones continuas con los empleados. En esencia, estos proveedores se convierten en su departamento de RRHH externalizado, que opera en varios países con procesos y plataformas tecnológicas coherentes.
Este enfoque tiene sentido cuando se desea una solución sin intervención y no se tiene previsto crear capacidades internas de RR.HH. a corto plazo. Un único socio gestionará todas las funciones de RRHH, lo que reduce la complejidad de coordinar a varios proveedores en diferentes zonas horarias e idiomas.
La mayoría de los proveedores incluyen plataformas tecnológicas que proporcionan visibilidad de la nómina, las prestaciones, la gestión del rendimiento y el cumplimiento en todo su equipo global, lo que facilita la identificación de patrones y la toma de decisiones estratégicas informadas.
La inversión suele ser mayor que si se trabaja con consultores o con soluciones de un solo punto, y es posible que se disponga de menos flexibilidad si se desea mantener internamente determinados procesos de RRHH. Los proveedores varían significativamente en sus niveles de servicio, modelos de precios y experiencia regional, por lo que es esencial llevar a cabo una investigación exhaustiva.
También querrá saber cómo se integran sus plataformas con sus herramientas existentes, como el software de contabilidad, los sistemas de información de recursos humanos y las plataformas de seguimiento de candidatos. Algunas integraciones son perfectas; otras requieren un desarrollo personalizado o soluciones manuales que pueden ralentizar el proceso.
Opción 3: Asociarse con un empleador registrado (EOR)
Un Employer of Record (EOR ) se convierte en el empleador legal de los empleados que trabajan en países en los que usted no tiene entidad jurídica (lo que a menudo lleva meses y cuesta decenas de miles de euros). El EOR se encarga de los contratos de trabajo, la gestión de nóminas, la declaración de impuestos, las prestaciones legales y los despidos, mientras tú gestionas el trabajo y el rendimiento diario de los miembros de tu equipo.
Los servicios de EOR son especialmente eficaces cuando se contrata en varios países, se necesita actuar con rapidez o se desea probar un nuevo mercado antes de comprometerse con una presencia permanente. El proceso de incorporación puede ser tan breve como unos pocos días en comparación con los meses necesarios para establecer una entidad jurídica.
Estará protegido de los riesgos relacionados con el cumplimiento de la legislación y la clasificación errónea, ya que las autoridades locales reconocen al EOR como empleador legal. Se encargan de todo, desde redactar contratos conformes hasta pagar los impuestos y cotizaciones sociales correctos. El EOR también se asegura de que los empleados estén afiliados a las prestaciones obligatorias y de que cualquier despido cumpla la legislación laboral local.
Dirigirá el trabajo del empleado, fijará objetivos y gestionará su rendimiento como haría con cualquier miembro de su equipo. El EOR se encarga del papeleo laboral y de la carga administrativa. Esta flexibilidad le permite ampliar o reducir su plantilla sin los costes fijos y las complicaciones de salida asociadas a la propiedad de entidades locales.
Cómo pueden colaborar estas soluciones
Muchas empresas de éxito combinan estos enfoques para lograr un equilibrio entre costes, control y cumplimiento. He aquí los modelos híbridos más habituales:
- Consultor de RR.HH. + EOR: El consultor se encarga de la estrategia de personal, el diseño de políticas y los procesos de contratación, mientras que el EOR gestiona las responsabilidades legales del empleador, como las nóminas, las prestaciones y el cumplimiento normativo. Esto le proporciona un apoyo estratégico en RRHH sin la carga de gestionar múltiples proveedores específicos de cada país.
- EOR + Proveedores de servicios especializados: Utilice un EOR como su columna vertebral de cumplimiento y nómina en los países en los que carece de entidades y, a continuación, añada proveedores especializados para contratación (RPO), optimización de beneficios o asesoría jurídica local para asuntos complejos.
- Enfoque por fases (EOR → Entidad): Empiece con una EOR para probar un nuevo mercado y contratar a los primeros miembros de su equipo. Una vez alcanzado un determinado umbral de plantilla (a menudo, entre 10 y 20 empleados en un país extranjero), evalúe si la creación de su propia entidad jurídica tiene sentido desde el punto de vista financiero. La EOR puede ayudarle en la transición cuando llegue el momento.
Y lo que es más importante, todas estas opciones son flexibles. No es necesario que elija un único camino para que su empresa se quede para siempre. Su enfoque puede evolucionar a medida que su equipo crece y su conocimiento de cada mercado se profundiza.
Herramientas y consejos para gestionar la contratación global sin RRHH
Incluso con sólidos socios de RR.HH., la gestión de una plantilla global requiere los sistemas y procesos internos adecuados para que todo funcione sin problemas. Los siguientes pasos pueden ayudarle a organizarse y cumplir las normas a medida que crece:
- Manténgase al día de los cambios legales: Suscríbase a las actualizaciones de los ministerios de trabajo, los boletines de las autoridades fiscales y las alertas sobre política de inmigración de cada país en el que emplee personal. Los cambios en el salario mínimo, los permisos legales o las cotizaciones sociales pueden afectar significativamente a tus costes y obligaciones con poca antelación.
- Automatice la documentación de incorporación: Utilice herramientas digitales para recopilar la identificación de los empleados, la verificación del derecho al trabajo, los datos bancarios, los formularios fiscales y los acuses de recibo de las nuevas contrataciones. Cree listas de comprobación específicas por país para asegurarse de que recoge todo lo necesario en cada jurisdicción.
- Centralice su calendario de nóminas: Controle las fechas de pago, los plazos de declaración de impuestos y los periodos de inscripción a prestaciones de todos los países en los que opera. Las diferencias horarias y los días festivos locales pueden alterar el momento en que el dinero llega a los empleados. Prevea reservas para evitar retrasos en los pagos.
- Documente los requisitos específicos de cada país: Lleve un registro de los elementos obligatorios en los países en los que contrata, como la paga de vacaciones en los Países Bajos, el plazo para la paga extraordinaria en Filipinas y los umbrales de las horas extraordinarias en Ontario, para crear una guía de referencia rápida.
- Cree circuitos de retroalimentación: Consulte periódicamente a su equipo internacional sobre lo que funciona y lo que no en los procesos de incorporación, nóminas y prestaciones. Pueden sacar a la luz lagunas o matices culturales que quizá pases por alto desde la sede central.
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