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Según una encuesta reciente, un asombroso 97% de los empleados afirmaron que les gustaría seguir trabajando a distancia al menos una parte de su tiempo. A pesar de su popularidad y de sus evidentes ventajas, trabajar desde casa no siempre es tan sencillo como hacerlo en una oficina local. Por ejemplo, agilizar la gestión de nóminas en un entorno remoto puede plantear varias complicaciones. Sin embargo, es posible implantar un sistema eficaz de gestión remota de nóminas para pequeñas y medianas empresas. Aquí tienes 6 consejos para gestionar las nóminas de los empleados remotos.
El primer paso para gestionar eficazmente las nóminas de su personal remoto es desarrollar las políticas y procedimientos que guiarán toda la operación. El procesamiento de las nóminas puede ser difícil, especialmente cuando los equipos están distribuidos por todo el mundo. Es posible que su empresa utilice sistemas distintos para cuestiones como la nómina global, el tiempo y la asistencia, todo lo cual está sujeto a cambios a medida que crece.
Puede establecer políticas de trabajo a distancia implantando un software de seguimiento del tiempo, incluir políticas de trabajo fuera de la empresa en su manual de empresa y exigir a los empleados que firmen un contrato de trabajo. También puede intentar aumentar la productividad proporcionando a su personal objetivos y plazos claramente definidos para completar su trabajo.
Cree un manual que guíe el proceso de cálculo de nóminas para evitar estas situaciones. Formule normas para los trabajadores a distancia que cubran cuestiones como la forma en que registran e informan de sus horas de trabajo, cómo utilizan el software de control horario, cómo se gestionan las horas extraordinarias y otras cuestiones relacionadas.
La comunicación cara a cara puede no ser factible en un entorno de trabajo remoto. Así que una gran alternativa es utilizar la tecnología para permitir una colaboración eficaz entre los miembros del personal de nóminas, RRHH y finanzas, estén donde estén.
Lo mejor que puede hacer es crear un canal de comunicación de grupo para que los departamentos participantes consoliden la comunicación. Así podrán resolver rápidamente cualquier problema o complicación, ya que todos estarán de acuerdo.
Dependiendo de si paga a su personal por horas, semanalmente o mensualmente, puede tener múltiples calendarios de pago. Tener sucursales internacionales que utilicen cada una sus propios sistemas locales puede acarrear dificultades adicionales. Tener varios intervalos de pago puede ser importante para la empresa, pero gestionar más de un calendario de nóminas le llevará más tiempo y trabajo.
Busque formas de acortar los ciclos de pago para ayudar a reducir la probabilidad de errores y la duplicación de procesos. Intente mantener una fecha de pago uniforme para todos los empleados de la empresa. Cuando los pagos en línea se retrasan en la ubicación de un trabajador remoto, es una buena idea hacerles saber exactamente cuándo esperar sus pagos retrasados. Independientemente del departamento o la ubicación, pagar a sus empleados el mismo día puede maximizar la eficacia de su sistema de administración de nóminas.
Cuando decida empezar a contratar trabajadores globales y remotos, probablemente necesite cambiar o actualizar su software de gestión de nóminas. Querrás asegurarte de que los equipos implicados puedan acceder a los datos desde cualquier lugar, realizar modificaciones y trabajar juntos en tiempo real.
La automatización es una de las principales ventajas de utilizar un software de nóminas. La distribución de las nóminas, la distribución de las hojas de cálculo de impuestos y la generación de informes son tareas repetitivas que pueden automatizarse. Un sistema global de gestión de nóminas puede mejorar significativamente sus procesos habituales de nómina, agilizar la comunicación entre departamentos, ahorrar tiempo y reducir la posibilidad de errores. Y lo que es más importante, debe implantar un sistema de gestión de nóminas que pueda ajustarse fácilmente a la legislación laboral y fiscal en constante cambio.
Existe una gran variedad de aplicaciones y software de nóminas que pueden ayudar a las pequeñas y medianas empresas a gestionar sus nóminas de forma eficiente. Además de otras funciones, estas aplicaciones pueden ayudar con el cumplimiento de las obligaciones fiscales, el cálculo de nóminas y bonificaciones, la compensación de vacaciones y otros gastos.
Dependiendo del tamaño de su empresa, de las políticas laborales extranjeras y de la experiencia de su equipo de RR.HH., puede que necesite delegar algunas tareas de gestión de nóminas en contratistas externos para liberarse de algunas molestias. Al externalizar sus nóminas globales a una empresa externa de gestión de nóminas, su empresa puede ahorrar mucho tiempo y dinero.
Otra ventaja de la externalización es que evitará las dificultades de una legislación sobre nóminas en constante cambio: su socio se encargará de ello. Además, le ofrece más tiempo para concentrarse en los aspectos principales de su negocio y encontrar estrategias de crecimiento.
Existen algunas soluciones de autoservicio disponibles con sistemas de nóminas basados en la nube, que liberan tiempo de RRHH al recopilar datos que ya son digitales. Para ser verificados por el departamento de RRHH, los empleados pueden presentar justificantes y solicitudes de reembolso en línea desde cualquier lugar para facilitar el reembolso de gastos.
Además, las tareas posteriores a la nómina, como la distribución de nóminas y la contabilidad de nóminas, pueden automatizarse mediante tecnologías digitales. Esto puede acelerar el proceso de pago de nóminas, reducir las solicitudes al departamento de RRHH y permitir a los responsables de RRHH centrarse en otras tareas importantes.
Realizar las nóminas a tiempo es esencial a medida que su empresa experimenta una expansión global. Con Remofirst, puede implantar con éxito un sistema eficaz de gestión remota de nóminas para sus empleados internacionales. Somos una empresa "remote-first" con un profundo conocimiento de los retos a los que se enfrentan los empresarios, y nos comprometemos a ayudarle a resolver estos problemas al precio más asequible.
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