Según la Society for Human Resource Management, contratar a un empleado medio cuesta a una empresa más de 4.600 dólares y contratar a un ejecutivo más de 28.000 dólares. Sin embargo, los costes de la contratación transfronteriza pueden ser más difíciles de calcular para las empresas.
De hecho, muchas empresas que se aventuran por primera vez en la contratación internacional se ven sorprendidas por los gastos inesperados que van mucho más allá de los salarios.
En este artículo, desglosaremos los principales factores de coste de la contratación internacional -desde los salarios y los impuestos sobre el empleo hasta las prestaciones y el cumplimiento de la normativa- para que entienda lo que supone contratar personal en todo el mundo.
Principales conclusiones:
- Contratar a un empleado conlleva gastos adicionales significativos más allá del salario, incluidas las prestaciones legales y las cotizaciones sociales, así como el cumplimiento y los marcos legales que varían según el país y también pueden repercutir en el coste total.
- Las empresas tienen que elegir cuidadosamente su proceso de contratación -ya sea trabajando con contratistas, creando una entidad local o asociándose con un Empleador de Registro (EOR)-, ya que cada opción conlleva su propia combinación de ventajas y riesgos.
- Para presupuestar con precisión la contratación internacional hay que tener en cuenta tanto los gastos fijos, como los salarios y las cotizaciones, como los variables, incluidas las primas y las fluctuaciones monetarias.
Los principales factores de coste del empleo mundial
Cuando las empresas empiezan a contratar en el extranjero, el salario no es el único factor a tener en cuenta: también hay complejidades jurídicas, financieras y culturales que pueden repercutir en el balance final. Comprender de antemano estos factores de coste es esencial para elaborar un presupuesto preciso.
Salarios
Cuando la mayoría de las empresas se plantean los costes de contratación, lo primero que les viene a la mente suele ser el salario. Los salarios varían mucho de un país a otro. Al fin y al cabo, un puesto que justifica un salario de seis cifras en Suiza puede pagarse mucho menos en Senegal.
Múltiples factores, como el coste de la vida, la demanda del mercado y la inflación, determinan estas diferencias. Los países con un coste de la vida más elevado exigen, naturalmente, salarios más altos. Al mismo tiempo, en las regiones con escasez de personal cualificado, los salarios aumentan porque las empresas compiten por los mejores talentos. La inflación también influye, sobre todo en los mercados emergentes, donde son necesarios ajustes frecuentes para mantener la competitividad de las retribuciones.
Además, los empresarios deben cumplir las leyes salariales locales, que pueden establecer el salario mínimo, las horas extraordinarias y la compensación por días festivos, todo lo cual repercute en el coste real de la mano de obra.
Impuestos y cotizaciones sociales
Todos los países obligan a los empresarios a realizar determinadas cotizaciones salariales que financian programas como el sistema de seguridad social, la asistencia sanitaria, las pensiones y el seguro de desempleo.
Estos costes adicionales pueden aumentar significativamente los costes más allá del salario base de un empleado. En muchos países europeos, por ejemplo, las cotizaciones empresariales pueden llegar al 40% del salario bruto una vez incluidos todos los impuestos y prestaciones.
Aunque los impuestos sobre las nóminas pueden ser más bajos en regiones como América Latina o Asia-Pacífico, siguen siendo una parte clave de los costes de las empresas.
En Brasil, por ejemplo, los empresarios son responsables de contribuir a programas sociales como el FGTS (fondo de indemnización por despido) y el INSS (seguridad social). En países como Japón y Corea del Sur, los pagos por asistencia sanitaria y pensiones también pueden ser sustanciales.
Incluso en lugares con impuestos sobre la renta más bajos, estas contribuciones obligatorias pueden tener un impacto mayor de lo esperado en su presupuesto.
Beneficios y ventajas
Los empresarios internacionales también deben tener en cuenta las prestaciones, tanto obligatorias como voluntarias.
Las prestaciones obligatorias varían de un país a otro, pero suelen cubrir aspectos esenciales como el seguro de enfermedad, las cotizaciones a la pensión, el permiso parental retribuido y las vacaciones mínimas. En la Unión Europea, por ejemplo, la ley exige amplias prestaciones parentales.
Además, muchos empleadores también ofrecen ventajas competitivas para atraer talento global en mercados laborales competitivos. Entre las prestaciones complementarias más comunes se encuentran el seguro médico privado, las opciones sobre acciones o participaciones, las becas de bienestar o los días adicionales de permiso parental o vacaciones.
Aunque no son obligatorias por ley, estas prestaciones complementarias suelen esperarse en algunos países, sobre todo en sectores competitivos, y pueden aumentar significativamente el coste del empleo.
Además, ventajas como un coche de empresa o una asignación para vivienda pueden tributar como prestaciones, lo que aumenta la carga de cumplimiento para los empresarios.
Cumplimiento y estructuras jurídicas
Contratar a un empleado en otro país no es tan sencillo como enviar una oferta de trabajo: los empresarios también tienen que asegurarse de que contratan cumpliendo la legislación laboral local.
Incumplir las normas locales de empleo, clasificar erróneamente a un contratista como empleado o desatender los requisitos locales de información puede acarrear multas sustanciales, litigios legales y daños a la reputación que dificulten futuras contrataciones en el país.
Las empresas suelen tener tres opciones principales para contratar legalmente en el extranjero: contratar a contratistas, establecer una entidad local en el país en el que desean contratar empleados o asociarse con un Employer of Record (EOR ). Cada enfoque tiene sus pros y sus contras, que analizaremos con más detalle más adelante en este artículo.
Visados y permisos de trabajo
Tenga en cuenta que algunas personas contratadas internacionalmente pueden necesitar visados o permisos de trabajo para trabajar legalmente en su país de empleo. Estos requisitos varían según el país y suelen conllevar gastos tales como tasas gubernamentales, recargos sanitarios, costes de patrocinio, asistencia jurídica y plazos de tramitación potencialmente largos.
Por ejemplo, en el Reino Unido, los visados de trabajo suelen tardar tres semanas en tramitarse. Sin embargo, en Estados Unidos, el tiempo de espera para obtener un permiso de trabajo puede oscilar entre tres y siete meses, aunque debido a los cambios introducidos en 20025, el tiempo de espera puede ser incluso mayor.
Los retrasos en la obtención de la documentación necesaria también pueden añadir costes indirectos, como la pérdida de productividad o la necesidad de hacer arreglos temporales mientras se espera la aprobación del visado.
Costes operativos y ocultos
Algunos costes de la contratación internacional son conocidos, como los anuncios de empleo, la comprobación de antecedentes y el suministro de equipos, como ordenadores portátiles, a los nuevos contratados.
Sin embargo, a menudo las empresas se ven sorprendidas por los numerosos costes operativos y ocultos asociados a la contratación global. La legislación laboral local puede añadir rápidamente gastos inesperados, desde indemnizaciones por despido y periodos de preaviso obligatorios hasta prestaciones específicas de la región, como la paga extraordinaria o los requisitos de permisos retribuidos.
El empleo global también conlleva riesgos normativos. Las leyes de privacidad de datos, como el GDPR de la Unión Europea, imponen requisitos estrictos para el manejo de la información de los empleados. El cumplimiento puede requerir nuevos sistemas de datos, contratos actualizados y formación continua, todo lo cual aumenta la sobrecarga operativa. El incumplimiento puede acarrear multas considerables.
Además, la gestión de un equipo disperso geográficamente puede plantear problemas de comunicación, colaboración y alineación cultural. Las diferencias horarias, las barreras lingüísticas y las distintas normas del lugar de trabajo pueden afectar significativamente a la productividad y la satisfacción de los empleados, lo que a menudo requiere inversiones adicionales en herramientas, formación y procesos.
Contratación conforme: Contratista vs. Entidad vs. EOR
Como ya se ha mencionado, existen tres modelos principales para contratar a escala mundial: trabajar con contratistas, crear una entidad local o asociarse con una EOR. Cada modelo presenta ventajas, riesgos y costes distintos.
Contratista
Contratar a contratistas suele costar menos por adelantado, porque no hay que crear una entidad jurídica, establecer nóminas ni proporcionar prestaciones legales. También es fácil aumentar o reducir el número de empleados según cambien las necesidades de la empresa. Sin embargo, uno de los principales inconvenientes de trabajar con contratistas es el riesgo de clasificación errónea.
Si las autoridades locales determinan que sus contratistas son en realidad empleados, su empresa puede ser responsable del pago de impuestos atrasados y prestaciones no abonadas, así como de las costas judiciales. La clasificación errónea también puede dañar la reputación de la empresa, dificultar las relaciones con los trabajadores y restringir futuras contrataciones en ese país.
Más allá de los riesgos de cumplimiento, la gestión de una gran plantilla de contratistas puede plantear retos operativos, dificultando el mantenimiento de la coherencia, el compromiso y la calidad en todos los equipos. Para las empresas que desarrollan operaciones internacionales a largo plazo, estos problemas pueden compensar el ahorro de costes inicial.
Entidad
Establecer una entidad local en el país donde va a contratar tiene claras ventajas. Proporciona a su empresa el máximo nivel de control sobre los empleados, las operaciones y la marca, permitiéndole construir una presencia directa y a largo plazo en ese mercado.
Sin embargo, este enfoque conlleva importantes cargas financieras y administrativas, como requisitos de licencia, necesidades de infraestructura y honorarios de servicios profesionales, que pueden acumularse rápidamente.
Una vez establecida, el mantenimiento de una entidad conlleva gastos continuos como auditorías anuales, administración de nóminas, prestaciones estatutarias, declaraciones fiscales y cumplimiento de la cambiante legislación laboral local.
También necesitará asesores jurídicos, contables y de recursos humanos para hacer frente a las complejas obligaciones de información. Los costes globales de las nóminas pueden aumentar rápidamente, ya que la mayoría de las empresas necesitan software especializado para gestionar el cumplimiento multinacional, las normas fiscales locales y los pagos en varias divisas.
Para las empresas que prueban un nuevo mercado o contratan sólo a unos pocos empleados, el rendimiento de esta inversión puede ser limitado, por lo que la creación de entidades es más adecuada para empresas con planes de crecimiento a largo plazo en un país concreto.
Employer of Record (EOR)
Cuando usted se asocia con un Employer of Record, el EOR se convierte en el empleador legal en los países donde usted contrata.
El EOR se encarga de las nóminas, las retenciones fiscales, las prestaciones legales, los contratos de trabajo, el cumplimiento de la legislación laboral y otros requisitos locales de RRHH, mientras que su empresa mantiene el control absoluto sobre el trabajo y el rendimiento diarios del empleado.
Para muchas empresas, recurrir a una EOR es mucho más rentable que crear una entidad local, ya que elimina los posibles riesgos legales y de cumplimiento asociados a la contratación de contratistas.
Sin embargo, las estructuras de precios de los EOR pueden variar mucho. Aunque la mayoría anuncian una cuota mensual fija por empleado, algunas añaden costes ocultos o variables que pueden acumularse rápidamente.
Los gastos adicionales habituales pueden incluir:
- Gastos de cambio de divisas y transferencias internacionales
- Costes de incorporación y baja
- Gastos de redacción o modificación de contratos
- Auditorías de conformidad y verificación de antecedentes
- Tasas de declaración de impuestos o de administración de prestaciones a final de año
Antes de elegir un proveedor de EOR, es esencial solicitar un desglose detallado de los costes para saber exactamente qué incluye y qué no.
Cómo planificar y prever los presupuestos globales de empleo
Empiece con referencias salariales para cada uno de los mercados en los que vaya a contratar, de modo que conozca las bandas salariales básicas, las estructuras de bonificaciones y lo que ofrecen realmente los competidores locales.
Una vez que tenga el salario base, añada las cotizaciones obligatorias de la empresa (seguridad social, cotizaciones al plan de pensiones, impuestos sobre la nómina, etc.), así como las cotizaciones obligatorias y otros costes, como los permisos retribuidos y las primas obligatorias. Así tendrá una idea más clara del "coste real" de la contratación.
Asegúrate de tener en cuenta tanto los costes fijos como los variables. Los costes fijos incluyen el salario base, las cotizaciones sociales de la empresa y las prestaciones periódicas predecibles, que son costes que pagarás regularmente. Los costes variables incluyen las fluctuaciones del tipo de cambio, las primas, las comisiones y los gastos asociados a la contratación y el despido.
Existen muchas fórmulas, herramientas y servicios que le ayudarán a planificar y prever los costes de los empleados. Por ejemplo, algunos expertos aconsejan multiplicar el salario base de un empleado por 1,25 o 1,4 para determinar sus costes mínimos y máximos.
Para realizar previsiones más precisas, las empresas pueden utilizar suscripciones a encuestas salariales y herramientas de evaluación comparativa que ofrecen datos actualizados sobre retribución en distintos puestos, sectores y países.
Simplifique los costes de contratación global con RemoFirst
El coste del empleo global no se refiere sólo al salario: se trata de comprender el coste total del empleo, desde las cotizaciones y prestaciones obligatorias hasta el cumplimiento de la legislación laboral local y los impuestos sobre nóminas. Y para muchas empresas, los retos de la contratación internacional no solo tienen que ver con las finanzas, sino también con la complejidad operativa.
Por eso, muchas empresas se asocian con un EOR como RemoFirst para eliminar las conjeturas de la contratación internacional y ayudarles a escalar globalmente sin costes inesperados.
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