Hoy en día, el trabajo a distancia y la globalización facilitan más que nunca la contratación de cualquier persona en cualquier lugar. Se puede crear un equipo internacional en un abrir y cerrar de ojos, pero no siempre es fácil.
Entre tener que lidiar con diferentes legislaciones laborales y gestionar un equipo repartido por múltiples zonas horarias, los RRHH internacionales requieren una estrategia cohesionada e integradora y un poco de saber hacer.
Principales conclusiones:
- Cada país tiene sus propias leyes y normativas, que abarcan desde las nóminas hasta la seguridad de los datos.
- Los equipos internacionales de RR.HH. deben hacer frente al cumplimiento de la legislación, los retos de los husos horarios, las diferencias culturales, etc.
- Asociarse con un empleador de registro puede ayudar a su empresa a abordar estos complejos retos de RRHH.
1. Cumplimiento de la legislación laboral internacional
La legislación laboral -desde las nóminas y los impuestos hasta el despido y los plazos de preaviso- varía considerablemente de un país a otro, e incluso dentro de un mismo país, la normativa puede diferir según la región, el estado o el municipio.
Por ejemplo, las leyes laborales de Estados Unidos y la India varían de un estado a otro, con distintas normativas sobre salario mínimo, horas extraordinarias y prestaciones a los empleados. Estas discrepancias regionales hacen que sea fundamental que las empresas estén informadas de los requisitos locales de cada jurisdicción en la que operan.
La legislación laboral también evoluciona continuamente, especialmente en lo que respecta a la fiscalidad, las prestaciones y los procedimientos de despido. El seguimiento de estos cambios continuos requiere un esfuerzo diligente por parte de su equipo de RRHH para garantizar que las políticas se actualizan con prontitud y precisión.
El incumplimiento de la legislación laboral internacional puede dar lugar a costosos litigios, sanciones y multas, y dañar la marca de empleador de su organización, lo que dificulta la atracción y contratación de futuros talentos.
Para garantizar el cumplimiento, es esencial que las empresas trabajen con expertos jurídicos locales o consultores de RRHH que puedan ayudar a navegar por los matices de la normativa local, garantizando que la empresa siga cumpliendo todas las leyes aplicables.
Además, implantar un sistema de cumplimiento centralizado que pueda realizar un seguimiento de los cambios legales en tiempo real y estandarizar los procedimientos de nóminas, impuestos y despidos en todas las regiones es fundamental para minimizar el riesgo legal y garantizar el cumplimiento independientemente de dónde se encuentren los empleados.
2. Gestión de nóminas y fiscalidad multidivisa
Cada país tiene una normativa específica en materia de nóminas que debes cumplir cuando contratas en el extranjero. Por ejemplo, Noruega tiene leyes estrictas sobre nóminas que lo regulan todo, desde cómo se paga a los empleados hasta qué detalles deben incluir las nóminas. Muchos países también dictan la frecuencia de pago. Por ejemplo, en Zambia, los trabajadores deben ser remunerados semanalmente, mientras que en varios países asiáticos, como Hong Kong, los pagos mensuales son la norma.
Los empleados internacionales suelen esperar que se les pague en su moneda local, lo que puede suponer un reto debido a la fluctuación de los tipos de cambio. Para gestionar el cumplimiento de las nóminas y mitigar los riesgos del tipo de cambio, las empresas deben invertir en un software de nóminas global que garantice el cumplimiento de las leyes locales y automatice los pagos en la divisa correcta.
Cumplir la legislación fiscal internacional es otro de los grandes retos de la gestión de nóminas internacionales. Cada país tiene normas diferentes en materia de retenciones de impuestos sobre la renta, impuestos sobre nóminas e informes, y algunos exigen a los empleadores que se encarguen de la remesa de impuestos, mientras que otros atribuyen la responsabilidad a los empleados.
Para cumplir la normativa, las empresas deben trabajar con profesionales fiscales locales o proveedores globales de nóminas y utilizar sistemas automatizados de nóminas para agilizar los cálculos fiscales y la presentación de informes. Supervisar periódicamente los cambios en la legislación fiscal garantiza la exactitud de las declaraciones y ayuda a evitar costosos problemas legales.
3. Contratación, incorporación y retención del talento global
Adquirir, formar y retener a los mejores talentos es un reto importante y complejo de la gestión internacional de recursos humanos y requiere un profundo conocimiento de las estrategias globales de contratación.
Para empezar, sus equipos de contratación y adquisición de talento deben navegar por diversos mercados de trabajo para atraer a los candidatos adecuados. También deben identificar las mejores plataformas para anunciar los puestos y familiarizarse con las expectativas salariales específicas de cada país.
Además, tendrán que garantizar el cumplimiento de las normativas de verificación de credenciales y comprobación de antecedentes de cada país. De lo contrario, las empresas corren el riesgo de perder a los mejores talentos o de sufrir retrasos por problemas de cumplimiento.
Una vez contratados los empleados internacionales, la incorporación es fundamental para su éxito. Las empresas que invierten en un proceso de incorporación estructurado tienen más probabilidades de aumentar el compromiso y la productividad de sus empleados.
Además de presentar los valores, las políticas y los objetivos de la empresa, la incorporación debe incluir las mejores prácticas para abordar los estilos de comunicación y los retos que plantean los husos horarios.
Ofrecer programas de tutoría y apoyo lingüístico puede ayudar a los empleados internacionales a integrarse mejor en la organización. Un programa de formación completo prepara a los recién contratados para el éxito, y la formación y el apoyo continuos pueden ser esenciales para retener a los empleados.
4. Crear una cultura de empresa transfronteriza
Crear una sólida cultura de empresa en un equipo internacional a distancia plantea varios retos que van más allá de la mera distancia física. Los empleados de distintas culturas pueden tener expectativas diferentes sobre la comunicación y la colaboración en el lugar de trabajo, lo que a veces da lugar a malentendidos.
Las barreras lingüísticas y las diferencias horarias pueden complicar aún más las conversaciones en tiempo real y dificultar el establecimiento de relaciones laborales sólidas. Además, los empleados remotos pueden tener dificultades para sentirse parte de la misión de la empresa sin un entorno de oficina compartido, lo que puede afectar al compromiso y la retención.
Los equipos internacionales de gestión de recursos humanos pueden ayudar a crear una empresa cohesionada con normas y valores compartidos, fomentar un entorno más integrador y fomentar el compromiso de los empleados:
- Formación en sensibilización cultural
- Enseñanza de técnicas de comunicación intercultural
- Organizar actividades virtuales de creación de equipos
- Compartir actualizaciones de toda la empresa para mantener a los empleados informados y comprometidos.
Eche un vistazo a estos otros consejos para crear una cultura empresarial cohesionada más allá de las fronteras.
5. Prestaciones competitivas y conformes a la normativa
Diseñar una estrategia global de retribución justa y competitiva es todo un reto porque el coste de la vida y las prestaciones obligatorias varían considerablemente de un país a otro.
Por ejemplo, aunque ninguna ley federal exige la baja por maternidad retribuida en Estados Unidos, ésta no es la norma en la mayor parte del planeta. Y algunas naciones, como México y Filipinas, tienen leyes locales que obligan a las empresas a ofrecer la paga extraordinaria, una bonificación de fin de año que se da a los empleados en diciembre.
Además, las fluctuaciones monetarias y la inflación pueden influir en el valor real de la retribución, por lo que es esencial que las empresas revisen y ajusten periódicamente las estructuras salariales. Las empresas también deben tener en cuenta la equidad: garantizar que los empleados se sientan retribuidos de forma justa en relación con sus colegas, incluso cuando las escalas salariales difieran según la región.
Sin una planificación cuidadosa, las empresas corren el riesgo de pagar de más en algunas regiones o de ofrecer paquetes inadecuados que no consigan atraer a los mejores talentos.
No existe una estrategia de retribución única que funcione cuando se contrata en todo el mundo. Las empresas deben investigar y ofrecer paquetes competitivos que sean justos y equitativos en cada país y encontrar el equilibrio adecuado entre el cumplimiento de la legislación, la remuneración competitiva y la equidad interna.
Su equipo de RRHH también debe estar al día de los requisitos legales, ya que éstos pueden cambiar con frecuencia con la introducción de nueva legislación laboral.
6. Mantener la seguridad y el cumplimiento de los datos
Cumplir las leyes de privacidad de datos es crucial a la hora de contratar a nivel internacional, ya que el incumplimiento en la protección de los datos de los empleados puede acarrear importantes sanciones económicas, daños a la reputación y disputas legales.
Muchos países tienen normativas estrictas para proteger los datos, con normas que regulan cómo se recopilan, almacenan y comparten. De hecho, se calcula que la normativa sobre privacidad de datos personales se aplica a aproximadamente dos tercios de la población mundial.
En la Unión Europea (UE), el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece un alto nivel de protección de datos, y las empresas que procesan los datos de los ciudadanos de la UE deben garantizar su pleno cumplimiento, lo que incluye ofrecer transparencia sobre el uso de los datos y proporcionar a las personas el derecho a acceder a sus datos o borrarlos.
Otros países, como Corea del Sur, Japón, Brasil y Sudáfrica, han seguido su ejemplo creando sus propias leyes de protección de datos, muchas de ellas inspiradas en el GDPR.
Las empresas deben aplicar prácticas integrales de privacidad de datos para navegar por las normativas internacionales de datos, incluido el establecimiento de políticas claras sobre cómo se recopilan, procesan y comparten los datos de los empleados.
Utilizar herramientas de cifrado de datos, limitar el acceso a la información sensible sólo a quienes la necesiten y ofrecer formación periódica a los equipos de RR.HH. sobre la legislación local en materia de privacidad de datos puede ayudar a garantizar el cumplimiento de la normativa.
Además, la adopción de plataformas de software de recursos humanos basadas en la nube que ofrezcan funciones de protección de datos integradas y cumplan las normas internacionales puede agilizar la gestión de los datos y minimizar el riesgo de infracciones.
7. Diferencias horarias y de ubicación
La contratación de personal internacional en distintas zonas horarias puede resultar especialmente difícil para los departamentos internacionales de RRHH, que deben organizar la incorporación, la formación y las evaluaciones del rendimiento en todo el mundo.
Además de los problemas de programación de RR.HH., la coordinación entre zonas horarias puede dificultar el mantenimiento de la cohesión del equipo y garantizar que todos tengan el mismo acceso a las oportunidades.
Por ejemplo, los empleados que se encuentran en zonas horarias diferentes pueden perderse debates en tiempo real o sentirse excluidos de los procesos de toma de decisiones si las reuniones se celebran mientras duermen.
Para hacer frente a esta situación, los departamentos de RR.HH. deben establecer directrices claras sobre las expectativas de reunión y dar prioridad a la flexibilidad, permitiendo a los empleados participar en los debates a través de sesiones grabadas o resúmenes escritos. Este enfoque integrador permitirá que los empleados sientan que pueden seguir haciendo contribuciones significativas aunque no puedan asistir a las reuniones en directo.
Dado que no todos los empleados estarán conectados simultáneamente, su empresa debe contar con un proceso establecido y herramientas para la comunicación asíncrona. Utilizar calendarios compartidos, convertidores de zonas horarias y otras soluciones de software puede ser enormemente beneficioso.
Para más información, lea nuestra guía sobre cómo trabajar eficazmente en distintos husos horarios.
8. Gestión de personas en todo el mundo
La gestión de empleados remotos a escala mundial plantea numerosos retos. Más allá de la cuestión obvia de las diferencias horarias, las empresas se enfrentan a menudo a fallos de comunicación, malentendidos sobre las expectativas y dificultades para hacer un seguimiento eficaz de la productividad de los empleados.
Los empleados remotos internacionales pueden tener dificultades para mantenerse alineados en proyectos y objetivos, sobre todo si no tienen puntos de contacto constantes para conectarse. Esto puede provocar una sensación de desconexión con el resto del equipo, un menor compromiso y una falta de cohesión en la cultura general de la empresa.
Los profesionales de RR.HH. que gestionan una plantilla global deben crear una estructura coherente que aborde estos retos. Debe definir claramente las funciones y responsabilidades, asegurándose de que todos los empleados entienden las expectativas.
Además, proporcionar a los empleados canales para compartir conocimientos, como plataformas de colaboración en la nube o herramientas de gestión de proyectos, les ayudará a mantenerse informados y a mejorar la colaboración.
Algunas de las herramientas que debe considerar para su equipo disperso por todo el mundo son:
- Herramientas de comunicación asíncrona, como Slack, Zoom o Microsoft teams
- Soluciones globales para la gestión de nóminas en varios países
- Una plataforma de RRHH como HiBob y BambooHR
- Herramientas de compromiso de los empleados, como Workvivo
- Una plataforma de gestión de proyectos como Jira o Monday.com para realizar el seguimiento de los proyectos
Estos consejos adicionales pueden ayudarle a gestionar equipos remotos como un profesional.
9. Gestión de visados de trabajo y movilidad global
Si contrata a trabajadores internacionales a distancia que son residentes en el país donde residen, es poco probable que tenga que hacer papeleo adicional. Sin embargo, la situación se complica mucho más cuando un empleado necesita trasladarse a otro país. Esto suele implicar la solicitud de un visado o permiso de trabajo, un proceso que puede llevar mucho tiempo y ser complicado.
Cada país tiene sus propias normas y requisitos de inmigración. Navegar por este proceso sin los conocimientos o recursos adecuados puede provocar retrasos, errores costosos o incluso el rechazo de una solicitud de visado. Los empleadores suelen ser responsables de cubrir las tasas de visado y patrocinio, que pueden ser considerables dependiendo del país y del tipo de permiso de trabajo.
Además, las empresas deben tener en cuenta el coste del traslado del empleado. Esto puede incluir gastos como vuelos, alojamiento temporal y asistencia en la búsqueda de vivienda. Dependiendo del nivel de apoyo prestado, el coste total de la reubicación puede aumentar rápidamente, por lo que es esencial que los equipos de RRHH planifiquen y asignen los fondos necesarios.
Para gestionar estos retos con eficacia, las empresas deben trabajar con especialistas en inmigración o proveedores de servicios de reubicación que puedan guiarles en el proceso de solicitud de visados y garantizar que se cumplen todos los requisitos.
Desarrollar una política de reubicación clara que describa qué costes cubrirá la empresa, cómo se desarrollará el proceso y qué recursos se proporcionarán al empleado puede ayudar a agilizar el proceso y evitar confusiones.
10. Gestión y evaluación del rendimiento
La gestión y evaluación del rendimiento en equipos internacionales es un reto debido a la diversidad de normas culturales, requisitos legales y expectativas en cuanto a la retroalimentación. En algunas culturas, el feedback directo es bien recibido; en otras, puede percibirse como duro.
Además, la normativa legal en materia de evaluación del rendimiento, como los requisitos de documentación o promoción, difiere considerablemente de un país a otro, lo que complica la implantación de un sistema coherente a escala transfronteriza.
Para hacer frente a estos retos, los equipos de RR.HH. deben crear un marco de rendimiento estandarizado con criterios universales, como la consecución de objetivos y la colaboración, al tiempo que permiten flexibilidad para adaptarse a las variaciones culturales y legales locales.
Formar a los directivos para que conozcan estos matices y adapten su estilo de feedback puede mejorar la comunicación y garantizar evaluaciones justas.
El software de gestión del rendimiento puede ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de los objetivos y proporcionar feedback de forma asíncrona, lo que facilita la gestión de los empleados en distintas zonas horarias.
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