Cuando inviertes en talento internacional, tienes dos opciones para contratar realmente a los empleados: constituir una entidad jurídica o asociarte con un «Employer of Record» (EOR). Un EOR ofrece una vía rápida para cumplir con la normativa y puede ahorrarte innumerables horas de trabajo administrativo, pero ¿cuáles son las implicaciones financieras de trabajar con uno? ¿Y el valor financiero justifica el coste?
Una empresa de externalización de recursos humanos (EOR) cobra una cuota mensual (normalmente por empleado) para gestionar los requisitos laborales locales, mientras que la constitución de una entidad conlleva costes iniciales y gastos recurrentes en concepto de nóminas, contabilidad, asistencia jurídica y administración.
La cuestión no es simplemente cuánto cuesta una EOR, sino cómo se compara ese coste con el de constituir y gestionar una entidad, tanto en este momento como a largo plazo.
En esta guía, analizaremos cómo comparar los costes, calcular cuándo una opción puede resultar más económica que la otra y tener en cuenta factores que no encajan perfectamente en una hoja de cálculo.
¿Qué significa realmente el ROI de la EOR?
A la hora de evaluar la rentabilidad de la inversión (ROI) en EOR, resulta tentador centrarse únicamente en la cuota mensual del servicio. Al fin y al cabo, se trata de un gasto claramente definido que puede multiplicarse por el número de empleados que una empresa tiene previsto contratar.
Sin embargo, una EOR no es una inversión que genere ingresos directamente. Su valor financiero proviene, en gran medida, de los costes y recursos que una empresa puede ahorrarse al no tener que constituir y gestionar su propia entidad.
Esto hace que la comparación sea más complicada que limitarse a fijarse en el precio de un EOR.
La decisión de no recurrir a una empresa de gestión de personal en el extranjero (EOR) no elimina el coste que supone contratar personal a nivel internacional. Implica asumir gastos y responsabilidades que pueden repartirse entre varios departamentos, desde Recursos Humanos y Nóminas hasta Finanzas y Asuntos Jurídicos.
La comparación más útil es la que se realiza entre el coste total de cada enfoque durante el mismo periodo.
Y no hay una solución que sirva para todos los casos. Una EOR podría resultar considerablemente más económica para una empresa que contrate a tres empleados en un nuevo país. Sin embargo, una entidad podría resultar más rentable para otra empresa que tenga previsto contratar a 100 personas en la misma ubicación durante la próxima década.
La respuesta depende de los planes de contratación de la empresa, del país en cuestión y de los recursos con los que ya cuenta.
¿Qué elementos deben incluirse en una comparación de costes entre EOR y entidad?
No es fácil comparar los gastos partida por partida a la hora de evaluar los proveedores de servicios de empleo (EOR) frente a las entidades. Tanto las tarifas de los EOR como los costes de constitución y mantenimiento de una entidad pueden variar considerablemente de un país a otro. Para realizar una comparación significativa, empieza por identificar los gastos concretos asociados a cada modelo de contratación.
El objetivo es centrarse en los costes que no son comunes a ambos enfoques, en lugar de en los gastos en los que incurriría la empresa con cualquiera de las dos opciones, como los sueldos de los empleados.
Cálculo de los costes de la recuperación mejorada de petróleo (EOR)
La mayoría de las empresas de EOR cobran una cuota mensual por cada empleado que trabaja en su plataforma. Esto hace que el cálculo inicial sea relativamente sencillo:
Cuota mensual de EOR × Número de empleados × Número de meses
Por ejemplo, si una empresa de externalización de recursos (EOR) cobra 200 dólares al mes por empleado, contratar a cinco personas durante dos años costaría:
200 USD × 5 × 24 = 24 000 USD
Ese es el coste del servicio de EOR, no el coste total de contratar a esas cinco personas.
La empresa también debe tener en cuenta cualquier tarifa adicional del proveedor, como las correspondientes a la incorporación, la baja u otros servicios no incluidos en el precio base. El precio del servicio EOR también puede depender del país, por lo que el coste total podría variar en función de la ubicación de esos cinco empleados.
Cálculo de los costes de las entidades
La constitución de una sociedad conlleva varios tipos de gastos, por lo que calcular el coste total requiere un poco más de trabajo.
Los costes iniciales pueden incluir la constitución de la sociedad, el registro mercantil, la asistencia jurídica y el asesoramiento fiscal. Una vez que la entidad esté en funcionamiento, la empresa también deberá presupuestar gastos recurrentes como:
- Gestión de nóminas y servicios relacionados
- Contabilidad, preparación de declaraciones fiscales y presentación de informes financieros
- Inscripciones anuales y mantenimiento de sociedades
- Asistencia jurídica y laboral a nivel local
- Se necesitan recursos administrativos adicionales para gestionar la entidad
Algunos gastos se mantienen relativamente estables, independientemente del número de empleados. Otros aumentan a medida que crece la plantilla.
Por ejemplo, una empresa puede pagar una cuota anual fija por el mantenimiento de la sociedad, pero incurrir en costes adicionales de gestión de nóminas por cada empleado que contrate.
Constituir una entidad en un mercado puede resultar relativamente económico, mientras que en otro puede requerir una inversión inicial mayor y un mayor apoyo continuo.
Para conocer con más detalle en qué consiste, consulta nuestras guías sobre cómo constituir una entidad jurídica en Alemania, la India y Brasil.
No te olvides del coste de los recursos internos
Una entidad no se gestiona sola.
Incluso cuando una empresa externaliza la gestión de nóminas, la contabilidad y los servicios jurídicos, sigue siendo necesario que alguien de la propia empresa coordine a esos proveedores, supervise el trabajo y se asegure de que se cumplan los requisitos locales.
Esa responsabilidad suele recaer en los departamentos de Finanzas, Recursos Humanos, Asuntos Jurídicos y otros.
Para una empresa que ya cuenta con un equipo de operaciones internacionales consolidado, incorporar otra entidad quizá no suponga mucho trabajo adicional. Sin embargo, una empresa más pequeña que se adentre por primera vez en un mercado internacional podría encontrarse con una situación muy diferente.
La cuestión importante es si los empleados actuales disponen del tiempo y los conocimientos necesarios para asumir estas responsabilidades.
Si la empresa necesita contratar personal adicional o pagar a especialistas externos, esos gastos adicionales deben incluirse en la comparación de costes.
No es necesario asignar el salario completo de un empleado del departamento de Finanzas a una nueva entidad simplemente porque esa persona dedique unas pocas horas al mes a supervisarla. El objetivo es calcular los recursos adicionales que la empresa necesitará realmente.
Cómo la plantilla y el tiempo influyen en el retorno de la inversión (ROI) de los servicios de EOR
La comparación financiera entre una EOR y una entidad puede variar considerablemente a medida que una empresa contrata a más empleados o amplía sus planes en un país concreto.
Con un EOR, el cálculo es sencillo: a medida que aumenta la plantilla, también lo hacen las cuotas mensuales por el servicio.
Una sociedad tiene una estructura de costes diferente. Los gastos de constitución suelen pagarse por adelantado, mientras que muchos de los costes corrientes se mantienen fijos o aumentan más lentamente que la plantilla.
Esto significa que el coste de mantener una entidad puede repartirse entre una plantilla más amplia.
Pensemos en dos empresas. Una tiene previsto contratar a cinco empleados en un nuevo país durante un año. La otra espera formar allí un equipo de 50 personas a lo largo de los próximos cinco años.
Aunque ambas empresas contraten personal en el mismo país, sus cálculos financieros podrían llevarles a conclusiones muy diferentes.
Para comparar ambos enfoques, el departamento de Finanzas debería elaborar varios escenarios realistas utilizando los siguientes datos:
- Número previsto de empleados
- Cuota mensual de EOR por empleado
- Costes iniciales de constitución de la entidad
- Gastos fijos anuales de explotación de la entidad
- Costes adicionales de la entidad por empleado, en su caso
- Número previsto de años que permanecerá en el país
Empieza por los planes de contratación actuales de la empresa y, a continuación, plantéate qué pasaría si aumentara la plantilla, se ralentizara la contratación o el negocio permaneciera en el mercado más tiempo del previsto.
Esto cobra especial importancia cuando los planes de crecimiento son inciertos. Una entidad que parece rentable con 40 empleados podría resultar considerablemente menos atractiva si, al final, la empresa solo contrata a 10.
Cómo calcular la tasa de recuperación de petróleo (EOR) frente al umbral de rentabilidad de la entidad
El umbral de rentabilidad es el punto en el que el coste acumulado de utilizar una EOR es igual al coste acumulado de constituir y gestionar una entidad.
Antes de ese momento, una de las opciones puede resultar más económica. A partir de ahí, la otra puede ofrecer una mejor relación calidad-precio.
Veamos un ejemplo hipotético.
Imaginemos una empresa que tiene previsto contratar a empleados en el país ficticio de Genovia. Tras analizar las distintas opciones, el departamento de Finanzas elabora las siguientes estimaciones:
Los costes adicionales por empleado corresponden a gastos como la gestión de nóminas, la administración de recursos humanos y el mantenimiento de los expedientes de los empleados, que pueden aumentar a medida que crece la plantilla.
Estas cifras son orientativas y no constituyen estimaciones para ningún país en concreto. Además, no incluyen los salarios, las prestaciones y otros gastos laborales, que se considera que son los mismos en ambos enfoques.
En primer lugar, calculemos la cuota anual de EOR para cada empleado:
200 USD × 12 = 2.400 USD
Por su parte, la entidad tiene unos gastos fijos anuales de 12 000 dólares estadounidenses, más 300 dólares por cada empleado.
Ahora comparemos los costes a lo largo de cinco años, suponiendo que la plantilla se mantenga estable durante todo ese tiempo.
Con cinco empleados, la EOR resulta más económica a lo largo de cinco años. A partir de 10 empleados, la entidad se convierte en la opción más económica según estas hipótesis.
Pero el número de empleados no es la única variable. El tiempo también es importante.
Supongamos que la empresa tiene previsto contratar a 10 empleados. Sus comisiones por el servicio de EOR ascenderían a un total de 24 000 USD al año, mientras que el funcionamiento de la entidad supondría un coste de 15 000 USD al año, más los 15 000 USD de gastos iniciales de puesta en marcha.
Así es como se acumulan esos costes:
En este escenario, el EOR resulta más económico durante el primer año. La entidad resulta más económica durante el segundo año.
Suponiendo que la plantilla y los costes anuales se mantengan constantes, divide el coste inicial de constitución de la entidad entre el ahorro anual que supone gestionarla directamente en lugar de recurrir a un EOR para calcular el umbral de rentabilidad.
Coste de constitución de la entidad ÷ (Cuotas anuales de EOR − Gastos operativos anuales de la entidad)
En este ejemplo:
15 000 USD ÷ (24 000 USD − 15 000 USD) = 1,67 años
Eso son unos 20 meses.
A partir de ese momento, la entidad se convierte en la opción más económica, siempre que las hipótesis no cambien.
Por supuesto, los planes de contratación reales no siempre son tan predecibles. El número de empleados puede variar, los precios de los proveedores pueden cambiar y los gastos de la entidad pueden aumentar a medida que crece el negocio.
El objetivo del cálculo no es predecir con total precisión todos los gastos futuros, sino ayudar al departamento de Finanzas a comprender qué variables son las más importantes y cómo los cambios en el plan de contratación podrían afectar a la decisión.
Si el coste operativo anual de la entidad es igual o superior al coste anual del EOR, es posible que no exista un punto de equilibrio según los supuestos del modelo. Esa es también una conclusión útil.
¿Qué es lo que no encaja perfectamente en el cálculo del ROI?
Una comparación de costes es un punto de partida importante, pero no tiene en cuenta todos los aspectos financieros.
Dos enfoques pueden tener unos costes previstos similares, aunque ofrezcan distintos niveles de flexibilidad, carga administrativa y rapidez en la contratación.
Estos factores pueden influir en la decisión, aunque resulte difícil asignarles un valor exacto en dólares.
Tiempo de contratación
La constitución de una entidad jurídica puede llevar semanas o meses, dependiendo del país. Antes de poder empezar a contratar personal, es posible que la empresa tenga que darse de alta ante las autoridades fiscales y de la Seguridad Social locales, poner en marcha la gestión de nóminas y realizar otros trámites de registro como empresa.
Una EOR permite contratar personal mucho antes, ya que la infraestructura laboral local ya está establecida.
Esa diferencia de plazos podría ser importante cuando una empresa necesita cubrir un puesto clave o iniciar un proyecto en una fecha concreta.
Para el departamento de Finanzas, la cuestión es si un retraso en la contratación supondría un coste significativo para la empresa. Si la empresa dispone de datos fiables para estimar ese impacto, puede incluir dicha cantidad en su modelo financiero.
De lo contrario, aunque una contratación más rápida pueda seguir siendo beneficiosa, cualquier posible aumento de los ingresos debe considerarse una estimación y no una rentabilidad garantizada.
Acceso al talento
No siempre resulta práctico abrir una filial en cada uno de los países en los que una empresa desea contratar personal.
Un EOR permite a las empresas contratar personal en países en los que no cuentan con entidades jurídicas propias, lo que les da acceso a candidatos de más lugares.
Esto puede resultar especialmente útil a la hora de contratar personal para puestos especializados o de formar un equipo distribuido.
Sin embargo, el acceso a un mayor número de candidatos no se traduce automáticamente en beneficios económicos. Es mejor considerarlo como una ventaja estratégica, a menos que la empresa pueda demostrar un ahorro cuantificable u otras ventajas económicas.
Flexibilidad
Los planes de contratación no siempre salen como se esperaba.
Una empresa puede entrar en un nuevo mercado con la esperanza de crecer rápidamente, solo para descubrir que la demanda es menor de lo previsto. O puede que tenga que trasladar recursos a otro país.
Un EOR permite a la empresa contratar personal sin tener que realizar la misma inversión inicial en infraestructuras locales.
Esa flexibilidad puede resultar muy útil cuando las previsiones de plantilla son inciertas o cuando la empresa está explorando un nuevo mercado.
Costes de salida
La constitución de una entidad supone un compromiso a largo plazo, y su disolución puede acarrear gastos adicionales.
Dependiendo del país, el cierre de las operaciones puede implicar asistencia jurídica, la presentación de las declaraciones fiscales finales, el cumplimiento de los requisitos de información pendientes y otras gestiones administrativas.
Por lo general, una EOR evita que sea necesario cerrar una entidad local cuando una empresa deja de contratar personal en un país concreto.
No obstante, la rescisión de un acuerdo de EOR puede seguir implicando plazos de preaviso contractuales, requisitos de despido de los empleados y los costes asociados.
El departamento financiero debería tener en cuenta estos posibles gastos a la hora de evaluar ambos enfoques, sobre todo si la empresa no tiene claro cuánto tiempo permanecerá en el mercado.
Recursos sobre cumplimiento normativo y riesgos
La contratación de personal a nivel internacional conlleva una serie de requisitos locales en materia de salarios, cotizaciones sociales, jornada laboral, prestaciones, rescisión del contrato y otras cuestiones laborales.
Cuando una empresa gestiona su propia entidad, necesita contar con los procesos y los conocimientos necesarios para gestionar estos requisitos.
Y los errores pueden salir caros.
Por ejemplo, la Agencia Tributaria y Aduanera del Reino Unido (HM Revenue & Customs) establece sanciones mensuales por la presentación tardía de las nóminas, que oscilan entre 100 y 400 libras esterlinas, dependiendo del tamaño de la empresa. En determinadas circunstancias, pueden aplicarse sanciones adicionales.
En Estados Unidos, el Departamento de Trabajo recuperó más de 594 000 dólares estadounidenses en concepto de salarios atrasados e indemnizaciones en un caso de 2025 relacionado con horas extras no pagadas a 419 trabajadores.
En lugar de tener que conocer los detalles de la legislación laboral de cada país en el que contrata personal, una empresa puede confiar en el EOR para que se encargue de gestionar aspectos como los contratos de trabajo conformes a la normativa, la declaración de nóminas y los impuestos, las prestaciones legales y los procedimientos de rescisión. El EOR también puede ofrecer asesoramiento sobre los horarios de trabajo y los requisitos en materia de horas extras.
Esa experiencia puede ayudar a evitar errores costosos, al tiempo que reduce la necesidad de contratar a especialistas locales o de desarrollar internamente capacidades adicionales en materia de cumplimiento normativo.
Sin embargo, trabajar con una empresa de gestión de personal (EOR) no elimina todos los riesgos legales o financieros. La empresa cliente sigue teniendo responsabilidades, y la EOR no puede garantizar que nunca surjan problemas de cumplimiento normativo.
El valor económico radica en contar con un apoyo local contrastado y con procesos de contratación ya establecidos, en lugar de tener que desarrollar y mantener esa experiencia por cuenta propia.
¿En qué casos resulta rentable una EOR o una entidad?
Tras comparar los costes y tener en cuenta los factores menos cuantificables, el departamento de Finanzas debería tener una idea más clara de qué modelo de contratación se ajusta mejor a los planes de la empresa.
Una técnica de recuperación mejorada de petróleo (EOR) puede ser la opción más económica cuando una empresa:
- Planes para contratar a un número relativamente reducido de personas en un país
- Necesita empleados repartidos por varios países, en lugar de un único equipo local numeroso
- Quiere contratar personal antes de que sea realista crear una entidad
- ¿Está probando un nuevo mercado o tiene dudas sobre sus planes de contratación a largo plazo?
- Prevé contratar a personas en un país durante un período limitado
La constitución de una entidad puede resultar más económica cuando una empresa:
- Prevé mantener una plantilla considerable en un país durante varios años
- Cuenta con planes de contratación estables que facilitan justificar la inversión inicial
- Permite repartir los costes fijos de explotación entre un mayor número de empleados
- Ya cuenta con los recursos financieros, de recursos humanos y jurídicos necesarios para dar apoyo a otra entidad sin que ello suponga un gasto adicional significativo.
Ninguno de los dos enfoques es automáticamente la mejor inversión, y no existe una cifra mágica de plantilla ni un plazo concreto que determine cuándo una empresa debería pasar de un EOR a una entidad propia.
La decisión debe basarse en las propias estimaciones de costes de la empresa, en previsiones realistas de contratación y en planes a largo plazo.
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