La iniciativa de Ontario en favor de la transparencia en la contratación tenía como objetivo subsanar las deficiencias de las que se habían quejado durante años las personas en busca de empleo en Canadá: rangos salariales imprecisos, falta de respuesta tras las entrevistas y un papel cada vez más importante, aunque no revelado, de las herramientas de selección automatizadas a la hora de decidir a quién se vuelve a contactar.
Ocho meses después de la entrada en vigor de la normativa, los empresarios encargados de cumplirla describen una situación más parecida a un punto muerto que al cumplimiento de la misma.
Estos requisitos se establecieron mediante dos leyes: la Ley «Working for Workers Four» y la Ley «Working for Workers Five», que, en conjunto, incorporaron una serie de nuevos requisitos a la Ley de Normas Laborales para los empresarios con 25 o más empleados.
A partir del 1 de enero de 2026, todas las ofertas de empleo publicadas deberán indicar la remuneración prevista, revelar si se utiliza inteligencia artificial en la preselección o selección de candidatos y confirmar que la vacante es real.
Las empresas ya no pueden exigir experiencia laboral en Canadá. Deben comunicar el resultado a todos los candidatos entrevistados en un plazo de 45 días a partir de la entrevista. Asimismo, deben conservar los registros de selección de personal —ofertas de empleo, solicitudes y datos relacionados— durante al menos tres años.
Ninguna de estas medidas parece especialmente gravosa por sí sola. Sin embargo, según los departamentos de RR. HH., cuando se combinan y se aplican a gran escala, la cosa cambia.
Un reloj que no deja de marcar las horas y que nadie puede ver… hasta que suena la alarma
El requisito de notificación con 45 días de antelación se ha convertido en uno de los aspectos de la ley que, sin hacer mucho ruido, ha tenido mayores repercusiones. Para una empresa que contrata para unos pocos puestos, llevar un control de las fechas de las entrevistas y los plazos correspondientes es muy sencillo. Pero si multiplicamos eso por docenas de ofertas de empleo, responsables de contratación y sedes, de repente hay muchas más posibilidades de que un plazo se pase por alto accidentalmente.
Muchos sistemas de gestión de candidatos no se diseñaron para señalar la proximidad de un plazo relacionado con la fecha de entrevista de un candidato concreto. Como consecuencia, el seguimiento suele recaer en hojas de cálculo, recordatorios de calendario o la memoria del responsable de selección. Si se deja pasar el plazo incluso de un solo candidato, la empresa incumple la normativa, ya que la ley no prevé ningún período de gracia.
El requisito de conservar los expedientes durante tres años agrava el problema. Las empresas, acostumbradas a cerrar un proceso de selección y a archivar o eliminar los archivos relacionados, se han visto obligadas a crear una infraestructura de conservación totalmente nueva, a menudo sin que la provincia haya aclarado con precisión qué se entiende exactamente por «expediente de selección» que debe conservarse.
La norma de divulgación que los empresarios no saben que están incumpliendo
La disposición que más preocupa a los abogados especializados en derecho laboral es la obligación de informar sobre el uso de la inteligencia artificial. Según la ley, cualquier empresa que utilice inteligencia artificial para filtrar, evaluar o seleccionar a los candidatos debe indicarlo en todas las ofertas de empleo. La ley no define qué se considera inteligencia artificial, y el Ministerio de Trabajo no ha publicado ninguna guía que aclare este término.
Esa brecha es importante porque la IA ya está integrada en las herramientas que utilizan muchos empleadores, y es posible que ni siquiera sean conscientes de ello. Plataformas como Workday, BambooHR y Greenhouse incluyen de serie funciones de coincidencia de palabras clave, clasificación de currículos o selección automatizada. Una empresa que nunca se haya propuesto adoptar «tecnología de contratación basada en IA» puede, aun así, estar incumpliendo la obligación de información debido a funciones integradas en el software que lleva años utilizando.
Las encuestas realizadas a empresas de Ontario ponen de manifiesto una gran diferencia entre el número de empresas que afirman utilizar la inteligencia artificial en el proceso de selección y el número de las que lo indican en sus ofertas de empleo: la gran mayoría de las primeras no se refleja en las segundas.
Es precisamente en ese vacío donde se agudiza el riesgo financiero. La sanción máxima por infringir la Ley de Normas Laborales se ha duplicado este año, pasando de 50 000 CAD a 100 000 CAD por infracción, y los directivos o el personal de RR. HH. pueden ser considerados responsables a título personal. Un empresario que no revele el uso de la IA porque no haya reconocido una función de filtrado integrada como «inteligencia artificial» se enfrenta a la misma sanción que aquel que haya ignorado la norma de forma deliberada.
Por qué las normas chocan con la realidad
Según los abogados especializados en derecho laboral que siguen de cerca las repercusiones, hay tres factores que se están combinando al mismo tiempo.
La primera es la escala: las empresas que publican un gran volumen de ofertas de empleo en múltiples unidades de negocio no suelen disponer de un método centralizado para verificar que cada oferta cumpla todos los requisitos antes de su publicación, ni para llevar un seguimiento del plazo de 45 días una vez que se ha entrevistado a los candidatos; y las comprobaciones manuales son lo primero que se descuida cuando el proceso de selección se acelera.
La segunda es de carácter definitorio: sin orientaciones normativas sobre qué se considera IA en el contexto de la contratación, los equipos jurídicos y de recursos humanos se ven obligados a interpretar un lenguaje legislativo amplio en un panorama cambiante de funciones de software, muchas de las cuales nunca se comercializaron como «IA» en absoluto.
La tercera es de carácter temporal: dado que las empresas deben conservar los registros durante tres años, las lagunas en la documentación actual siguen estando expuestas a una auditoría mucho tiempo después de que se haya cubierto el puesto en cuestión.
Los abogados especializados en derecho laboral afirman que las soluciones no son complicadas, sino que simplemente se han retrasado demasiado. Varios recomiendan auditar todas las herramientas de selección de personal que se utilizan actualmente para identificar las funciones basadas en la inteligencia artificial, independientemente de cómo las denominen los proveedores. Otros señalan que el plazo de 45 días es la medida más urgente y abogan por un sistema de seguimiento centralizado, en lugar de dejarlo en manos de cada reclutador. Y otros han sugerido abordar la conservación de registros como un proyecto en sí mismo: elaborar una política formal que cumpla con el requisito de tres años, en lugar de dar por sentado que ya existe una en su software de recursos humanos.
Nada de eso resuelve la incongruencia más profunda que existe en la propia ley. Un texto redactado con la suficiente amplitud como para adaptarse a los cambios tecnológicos choca con unos requisitos operativos que no son en absoluto amplios: plazos que se miden en días y registros que se miden en años.
Hasta que la provincia ofrezca unas directrices más claras, sobre todo en cuanto a los factores que activan la norma de divulgación de la IA, los empresarios de Ontario se están dando cuenta de que el cumplimiento normativo no era algo que se hubiera completado en enero, sino que es una tarea que, en realidad, nunca termina.
Cómo ayuda RemoFirst a las empresas a cumplir con la normativa
Cumplir con la normativa de transparencia en la contratación de Ontario —el plazo de notificación de 45 días, el requisito de conservación de datos durante tres años y el umbral de divulgación de la IA— es precisamente esa carga de cumplimiento en constante evolución que supone un obstáculo incluso para los empresarios mejorintencionados. Colaborar con RemoFirst es una forma de liberarte de esa carga.
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Este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Los empleadores deben consultar a un abogado especializado en derecho laboral sobre sus obligaciones específicas en materia de cumplimiento de la Ley de Normas Laborales de Ontario.
