Acabas de contratar a un desarrollador brillante en Berlín, a un genio del marketing en São Paulo y a una estrella del éxito del cliente en Singapur. Emocionante, ¿verdad?
Pero entonces llega la realidad: ¿Cómo se les paga exactamente?
El procesamiento internacional de nóminas no es tan sencillo como añadir nuevos nombres a su sistema actual. Cada país tiene sus propias leyes laborales, normativas fiscales y requisitos de pago. Si se equivoca, puede enfrentarse a cuantiosas multas, empleados descontentos o ambas cosas.
La buena noticia es que, con el enfoque adecuado, puede crear un sistema global de nóminas que cumpla la normativa y mantenga a su equipo contento y a su empresa protegida.
Principales conclusiones:
- El establecimiento de nóminas internacionales requiere una presencia legal en cada país, ya sea a través de su propia entidad local o asociándose con un empleador registrado.
- Conocer los impuestos locales sobre las nóminas, que pueden oscilar entre el 21% en Alemania y más del 30% en España, es esencial para elaborar presupuestos precisos y cumplir con las autoridades fiscales locales.
- La frecuencia de los pagos, los requisitos monetarios y las normas de documentación varían considerablemente de un país a otro.
Paso 1: Establecer una presencia local legal
En primer lugar, tiene que poder contratar legalmente a empleados en cualquier país en el que se expanda y contrate.
Una forma es abrir una entidad jurídica. Este proceso incluye el registro de su empresa ante las autoridades locales y la obtención de identificaciones fiscales y registros de la Seguridad Social. Todo el proceso puede ser largo y costoso, desde unos pocos días y 250 NZD en Nueva Zelanda hasta más de un mes y miles de euros en muchos países de Europa Occidental.
Por ejemplo, cuando calculamos el coste de crear una entidad jurídica en Portugal, el total ascendía a unos 22.000 euros. Y eso solo por los costes iniciales de constitución, sin incluir posibles tasas legales y contables, seguros, gastos de oficina, IVA, etc.
Si todo esto le parece más de lo que quiere asumir, hay otras opciones. Una es contratar a contratistas en lugar de empleados, aunque esto conlleva riesgos de clasificación errónea.
Otra es asociarse con un Employer of Record (EOR ) para que actúe como empleador legal de sus empleados internacionales. Un EOR se encarga de todas las responsabilidades de RRHH en tu nombre, mientras tú mantienes la gestión diaria de tu equipo.
Paso 2: Conozca la legislación laboral y los requisitos fiscales locales
Tendrá que conocer los tipos impositivos y las cotizaciones sociales de las que es responsable su empresa y cuándo pagar a las autoridades fiscales pertinentes de cada país en el que contrate.
Los impuestos sobre las nóminas de los empresarios varían mucho de un país a otro. Por ejemplo:
- Los empresarios de Macedonia del Norte no pagan impuestos
- En Tailandia el tipo impositivo es del 5-6%.
- Los empresarios españoles pagan aproximadamente el 32% de los salarios brutos a la Seguridad Social
Comprender estas obligaciones es crucial: si calcula los costes basándose en los impuestos sobre nóminas en Estados Unidos (en torno al 12%, dependiendo de los impuestos estatales), puede ser una dura dosis de realidad descubrir que sus costes reales en España son casi tres veces superiores.
Además, hay que conocer las prestaciones obligatorias locales (por ejemplo, vacaciones, baja por enfermedad, asistencia sanitaria), que difieren en cada país, y cómo afectarán a la gestión de las nóminas. Por ejemplo, la legislación de la UE exige un mínimo de 20 días de vacaciones pagadas, mientras que Estados Unidos no tiene ningún requisito federal.
Su equipo de RR.HH. tendrá que aprender y respetar los ciclos locales de pago de nóminas de cada país. En algunos países, es habitual pagar semanal o quincenalmente, en otros, mensualmente. Por ejemplo, la legislación laboral de Austria exige que los salarios se paguen mensualmente, mientras que en Filipinas los empresarios deben pagar a los empleados dos veces al mes.
Si prefiere saltarse la necesidad de aprender múltiples leyes fiscales y calendarios de pago, puede trabajar con un EOR, que garantizará el cumplimiento de las leyes locales, los impuestos y los ciclos de nómina.
Paso 3: Determinar la clasificación adecuada de los trabajadores
Los empresarios deben prestar especial atención a la correcta clasificación de los trabajadores. ¿Son empleados -con derecho a prestaciones y protecciones legales- o contratistas independientes, responsables de gestionar sus propios impuestos y prestaciones?
Muchas jurisdicciones utilizan pruebas multifactoriales para determinar la condición de un trabajador. En Estados Unidos, la prueba ABC de California exige que los contratistas sean:
- Libre del control de la empresa
- Realizar trabajos ajenos a la actividad principal de la empresa
- Ejercer un oficio independiente
Si falla alguno de los criterios, el trabajador se considera legalmente un empleado.
Equivocarse puede salir caro. Por ejemplo, California puede imponer sanciones civiles de entre 5.000 y 25.000 dólares por trabajador mal clasificado, además de salarios, prestaciones e impuestos atrasados.
Hay medidas que puedes tomar para estructurar las funciones de los contratistas y asegurarte de que no se les trata como empleados, pero a veces puede ser una zona gris, ya que las leyes difieren según el país.
Una forma de evitar la clasificación errónea accidental es asociarse con un EOR, que se asegurará de que todos los trabajadores estén correctamente clasificados como contratistas o empleados.
Paso 4: Abrir cuentas bancarias locales
También es posible que tenga que abrir nuevas cuentas bancarias para pagar a los empleados en su moneda local. En algunos países es ilegal pagar a los empleados con una cuenta bancaria en el extranjero.
Por ejemplo, los empresarios croatas deben pagar a su personal con cargo a cuentas bancarias nacionales, y la legislación brasileña prohíbe pagar a los empleados en moneda extranjera: los salarios deben abonarse en reales brasileños.
Esto significa que probablemente necesitará una cuenta bancaria comercial en cada país en el que trabajen sus empleados para procesar las nóminas con eficacia y cumplir los requisitos legales.
Abrir una cuenta bancaria local suele requerir constituir una entidad jurídica en ese país, junto con documentación como el número de registro fiscal, un justificante de domicilio y los trámites de constitución de la empresa.
Si prefiere ahorrarse las molestias, puede trabajar con un EOR, que gestionará todos los pagos a empleados y contratistas.
Paso 5: Elegir un modelo de configuración de nómina global
A continuación, debe averiguar cómo piensa gestionar la logística de las nóminas de sus trabajadores.
- ¿Va a gestionar las nóminas internamente con su propio equipo de RRHH? Esto le da un control total, pero requiere experiencia en las normativas de cada país, una inversión de tiempo significativa y un seguimiento continuo de los cambios legales.
- ¿Asociarse con un proveedor local de nóminas? Esto reduce el riesgo de incumplimiento, pero implica gestionar varios proveedores en distintos países, lo que puede resultar complejo y costoso a medida que se amplía la empresa.
- ¿Utilizar software de nóminas? Las plataformas globales de nóminas pueden agilizar los procesos, pero siguen exigiéndole tener entidades jurídicas y mantener conocimientos sobre el cumplimiento de la normativa en cada jurisdicción.
También puede asociarse con un EOR para gestionar sus operaciones internacionales de nómina. Un EOR gestionará todo este trabajo de backend por usted, asegurándose de que los empleados cobran con exactitud, a tiempo y en su propia moneda. El EOR también gestionará todas las retenciones fiscales necesarias para las cotizaciones a los programas sociales.
Paso 6: Establecer procesos de nómina continuos
Hay muchos pequeños detalles que tendrá que gestionar cuando se trate de gestionar las nóminas. Además de elegir la frecuencia correcta de las nóminas, también tendrás que tener en cuenta el momento en que los empleados reciben los pagos, ya que las zonas horarias, los distintos días festivos y los retrasos en los procesos internacionales pueden afectar al momento en que el dinero llega a los empleados.
Ahora es el momento de elegir un método de pago (¿cheque? ¿ingreso directo? ¿transferencia bancaria? ¿monedero digital?) y en qué moneda pagarás a los empleados.
También tendrá que averiguar cómo gestionar las conversiones de divisas y las fluctuaciones de los tipos de cambio para pagar a los empleados con exactitud, así como determinar el proceso de emisión de nóminas y la documentación fiscal.
Buenas noticias: si trabaja con un EOR, ellos se ocuparán de todos esos detalles para su empresa.
Paso 7: Controlar el cumplimiento y mantenerse al día
Después de todo eso, también tendrá que mantenerse al día de cualquier cambio en la legislación y las políticas locales.
Los tipos impositivos, las cotizaciones sociales y la legislación laboral cambian con frecuencia. Por ejemplo, Alemania suele actualizar anualmente los tipos de cotización a la seguridad social, mientras que la India empezó a revisar todo su sistema de código laboral en 2025. Saltarse estas actualizaciones puede acarrear sanciones y el posible descontento de los empleados.
Ah, y tienes que garantizar la seguridad de los datos de los empleados, que está estrictamente regulada en determinados países, incluidos los cubiertos por el GDPR. Las infracciones de las políticas del GDPR pueden acarrear multas de hasta 20 millones de euros.
O puede asociarse con un EOR, ya que éste asume todo el riesgo y mantiene el cumplimiento de toda la normativa local sobre nóminas, incluidas las actualizaciones. El EOR también garantizará el cumplimiento de las leyes pertinentes sobre privacidad de datos.
No se olvide de la paga extraordinaria
Muchos países, sobre todo de la región LATAM, exigen un pago anual adicional conocido como aguinaldo, que debe abonarse antes de Navidad. Algunos van incluso más allá. Por ejemplo, Guatemala y Honduras obligan a pagar el aguinaldo y el decimocuarto mes, con lo que los costes laborales anuales aumentan aproximadamente un 16,7%.
En Europa, varios países, entre ellos Portugal, Grecia e Italia, exigen la paga extraordinaria o las pagas extraordinarias , que suelen abonarse en junio y noviembre. Aunque la ley no lo exija, muchos empleadores europeos ofrecen estas primas como práctica habitual.
Estos pagos deben presupuestarse y abonarse en fechas concretas. México exige que el Aguinaldo se pague antes del 20 de diciembre, mientras que Panamá fracciona su paga extraordinaria en tres plazos a lo largo del año. Incumplir estos plazos puede acarrear sanciones y reclamaciones de los empleados.
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