Puntos clave:
- El traslado de un empleado a otro país puede dar lugar a nuevos requisitos fiscales, de nóminas y laborales, incluso si su puesto de trabajo sigue siendo exactamente el mismo.
- El hecho de que un empleado pueda residir legalmente en el extranjero no significa que pueda trabajar allí legalmente.
- Antes de aceptar un traslado, las empresas deben comprender los riesgos y determinar si pueden respaldar legalmente dicho traslado.
Trabajar a distancia desde otro país puede parecer un sueño para los empleados. Para sus jefes, sin embargo, no siempre es tan sencillo.
El teletrabajo ha proporcionado a muchos empleados una mayor libertad a la hora de elegir dónde vivir y, para algunos, esa libertad traspasa ahora las fronteras. El Talent Tracker de Boston Consulting Group estima que, aproximadamente, 2,6 millones de profesionales altamente cualificados se trasladaron a otro país en 2024.
Tarde o temprano, es posible que uno de tus valiosos empleados te pregunte si puede mudarse al extranjero y seguir conservando su puesto de trabajo. A primera vista, parece una petición sencilla. El empleado ya trabaja desde casa y sus tareas diarias no cambiarán. Ya dispones de las herramientas necesarias para la colaboración a distancia. No hay ningún problema, ¿verdad?
No tan rápido. Cruzar una frontera puede modificar los requisitos legales, fiscales y laborales que debe cumplir una empresa.
Antes de aprobar la solicitud de un empleado para trasladarse al extranjero, es importante comprender todo lo que ello implica.
¿Puede un empleado trasladarse al extranjero y conservar su puesto de trabajo?
Depende. La respuesta depende de la legislación del país al que se vayan a trasladar y de si su empresa puede respaldar legalmente ese acuerdo.
Aunque una empresa cumpla todos los requisitos laborales y fiscales de su país de origen, eso no significa necesariamente que cumpla los del país en el que el empleado desea trabajar.
Para empezar, es posible que el empleado necesite un visado o un permiso de trabajo para trabajar legalmente allí. Además, es posible que sus ingresos estén sujetos a impuestos en el nuevo país, lo que podría implicar que la empresa tenga que darse de alta y gestionar la nómina local.
También hay otras cuestiones que hay que tener en cuenta. El empleado podría pasar a tener derecho a protecciones adicionales en virtud de la legislación laboral local, como más días de baja remunerada o plazos de preaviso más largos. Es posible que sus prestaciones o seguros actuales ya no le cubran y, dependiendo del trabajo que realice, su traslado podría generar obligaciones fiscales para la empresa.
Dado que la normativa varía según el país, las empresas deben conocer los posibles riesgos antes de aprobar un traslado.
¿Necesita un empleado un permiso de trabajo para trasladarse al extranjero?
No siempre, pero un empleado debe tener el derecho legal a trabajar en el país al que se traslada. El permiso para entrar o residir en un país no implica necesariamente el permiso para trabajar allí.
A menos que el empleado sea ciudadano o ya tenga permiso de residencia con derecho a trabajar, es probable que necesite un visado o un permiso de trabajo. En muchos países, el empleador debe avalar o respaldar la solicitud, y en algunos se exige que la empresa esté registrada a nivel local.
¿Y qué hay de los visados para nómadas digitales?
Un visado para nómadas digitales (DNV) puede parecer una forma sencilla de que un empleado se traslade y conserve su trabajo actual. Estos visados permiten a las personas vivir en un país concreto mientras trabajan a distancia para una empresa con sede en otro lugar.
Sin embargo, un visado para nómadas digitales solo regula la situación migratoria del empleado. No exime automáticamente a su empresa de las obligaciones fiscales, de nóminas o de la Seguridad Social locales.
Esto significa que un empleado podría cumplir los requisitos para obtener un visado de nómada digital, pero aun así no podría trasladarse sin que ello supusiera complicaciones legales o económicas para su empresa. En algunos casos, esas complicaciones pueden hacer que esta opción resulte inviable para la empresa.
¿Cuáles son las implicaciones legales y financieras cuando un empleado se traslada al extranjero?
Aunque un empleado tenga permiso para trabajar en otro país, su traslado puede suponer nuevos requisitos legales y financieros para la empresa.
Esto es lo que deben tener en cuenta las empresas antes de aprobar el traslado.
Impuestos, nóminas y cotizaciones sociales
El lugar en el que un empleado trabaja físicamente puede influir en el país en el que debe pagar el impuesto sobre la renta. Si se traslada a otro país para vivir y trabajar, puede pasar a ser residente fiscal en ese país. En consecuencia, es posible que la empresa tenga que darse de alta en el sistema local de nóminas y retener el impuesto sobre la renta en ese país, a menudo con la ayuda de un proveedor de servicios de nóminas internacionales.
Algunos países cuentan con acuerdos que permiten a los trabajadores seguir afiliados al sistema de la Seguridad Social de su país de origen mientras trabajan temporalmente en el extranjero. Por ejemplo, dentro de la UE, los trabajadores que realicen desplazamientos temporales que cumplan los requisitos pueden permanecer afiliados al sistema de su país de origen durante un máximo de 24 meses con un certificado A1. De lo contrario, es posible que deban abonar las cotizaciones a la Seguridad Social en el país donde trabajan.
A menudo se cita la «regla de los 183 días» como el momento a partir del cual un empleado empieza a estar sujeto al pago de impuestos en otro país. Pero no es tan sencillo. Según el modelo de convenio fiscal de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), este umbral es uno de los varios factores que se tienen en cuenta para determinar dónde pueden gravarse los ingresos por trabajo. Además, los días pueden contabilizarse a lo largo de un periodo móvil de 12 meses, en lugar de un año natural.
Cada país tiene sus propias normas de residencia fiscal, que también pueden tener en cuenta factores como el domicilio permanente o los vínculos familiares. Por ello, un empleado podría pasar a ser residente fiscal mucho antes de alcanzar ese umbral.
Cómo se aplican las leyes laborales locales
Un trabajador que se traslade al extranjero puede quedar sujeto a la legislación laboral del país al que se traslade, aunque su empresa tenga su sede en otro lugar. Es posible que algunos derechos laborales sean de aplicación desde el primer día de trabajo del trabajador, independientemente de lo que establezca su contrato actual. En la UE, por ejemplo, el hecho de optar por la legislación de otro país para regular un contrato no permite a la empresa eludir las protecciones laborales locales obligatorias.
La legislación local puede establecer requisitos en materia de jornada laboral máxima, salario mínimo y permisos remunerados. También puede garantizar prestaciones como el permiso parental remunerado, incluso cuando dichas prestaciones no sean obligatorias en el país de origen del empleador. Por ello, es posible que la empresa tenga que actualizar el contrato del empleado y ajustar su salario, sus prestaciones o su jornada laboral.
Los requisitos para el despido también varían según el país. En algunos países, los empresarios solo pueden despedir a los empleados en circunstancias específicas, mientras que los plazos de preaviso y las indemnizaciones por despido pueden depender de la antigüedad en la empresa. Si no se conocen estos requisitos desde el principio, una empresa podría tener que hacer frente a gastos inesperados en caso de que, más adelante, tenga que despedir al empleado.
Impuesto de sociedades y riesgo de establecimiento permanente
El traslado al extranjero de un empleado no solo tiene posibles implicaciones fiscales para él mismo. Dependiendo del lugar al que se traslade y del trabajo que realice, también podría afectar a las obligaciones fiscales de la empresa.
Esto se debe a que un empleado que trabaje desde otro país puede dar lugar a la creación de un establecimiento permanente (EP) para la empresa. Un EP es una presencia empresarial sujeta a impuestos que puede hacer que la empresa esté obligada a pagar el impuesto de sociedades en ese país.
Que esto ocurra depende de varios factores, entre ellos el tipo de trabajo que realiza el empleado y sus condiciones laborales. Por ejemplo, un empleado que negocia o firma contratos de forma habitual en nombre de la empresa puede generar un riesgo de establecimiento permanente (PE). Trabajar desde una oficina en el extranjero también puede plantear dudas sobre si la empresa tiene presencia fiscal en ese lugar.
En noviembre de 2025, la OCDE actualizó sus directrices sobre el Modelo de Convenio Fiscal para aclarar en qué casos el hecho de trabajar desde una oficina en casa en el extranjero podría dar lugar a un establecimiento permanente. Según estas directrices, una oficina en casa no se considera, por lo general, un establecimiento permanente si el empleado trabaja en ella menos del 50 % del tiempo durante un periodo de 12 meses.
Si el empleado pasa más de la mitad de su jornada laboral allí, la OCDE tiene en cuenta otros factores, entre ellos si existe una razón empresarial para trabajar desde ese lugar, como reunirse con clientes o proveedores locales. El mero hecho de permitir que un empleado se traslade para retenerlo no suele considerarse una razón empresarial.
Sin embargo, estas directrices no se aplican automáticamente en todos los países, por lo que las empresas deben consultar la normativa local antes de autorizar un traslado.
¿Qué otros aspectos deben tener en cuenta los empresarios antes de aprobar un traslado?
Más allá de los requisitos laborales y fiscales, un traslado internacional puede acarrear otras complicaciones que las empresas deben tener en cuenta. Entre ellas se incluyen las interrupciones en las prestaciones de los empleados y las restricciones sobre el lugar en el que se puede realizar determinado trabajo.
Prestaciones para empleados y cobertura de seguros
Es posible que los planes de seguro médico no cubran a los empleados una vez que se trasladen al extranjero, y que sus planes de jubilación actuales no estén disponibles en el nuevo país. Algunas pólizas de indemnización por accidentes laborales también limitan la cobertura fuera del país de origen. Es posible que una empresa no se dé cuenta de que existe esta laguna hasta que un empleado necesite presentar una reclamación. Y si el contrato de trabajo garantiza prestaciones que ya no están cubiertas, la empresa podría seguir siendo responsable de proporcionarlas.
Protección de datos y restricciones para trabajar en el extranjero
Los contratos de una empresa con sus clientes también pueden restringir los lugares en los que pueden trabajar los empleados, sobre todo cuando manejan información confidencial. Algunos sectores cuentan con normativas adicionales que limitan los lugares en los que se pueden realizar determinadas actividades o en los que se puede acceder a los datos.
Las leyes de protección de datos y de propiedad intelectual pueden generar complicaciones adicionales. Dependiendo de las circunstancias, un empleado que trabaje en el extranjero puede estar sujeto a requisitos adicionales en materia de protección de datos, incluidos los establecidos en el RGPD. Las normas de control de exportaciones pueden restringir el acceso a determinada información técnica desde otro país, mientras que la propiedad intelectual creada en el extranjero puede estar sujeta a leyes de propiedad diferentes.
¿Qué opciones tiene el empresario?
La mejor forma de gestionar la solicitud de un empleado para trabajar en el extranjero depende de varios factores, entre ellos el país de destino, la duración prevista de su estancia, su situación migratoria y el tipo de trabajo que realiza.
En el caso de una estancia breve, podría ser posible mantener al empleado con su contrato y nómina actuales, siempre que la legislación local lo permita. Sin embargo, es posible que esta solución no sea viable en caso de traslado permanente. Si la empresa ya cuenta con una entidad local en el nuevo país, puede contratar al trabajador a través de dicha entidad con un contrato local.
Algunos países también permiten a las empresas registrarse como empleadores no residentes. Esto permite que una empresa siga siendo el empleador legal y gestione la nómina local sin necesidad de constituir una entidad local, aunque no elimina el riesgo de establecimiento permanente. Constituir una entidad local es otra opción, pero el tiempo y los gastos que conlleva pueden resultar difíciles de justificar en el caso de un solo empleado.
Un empleado podría sugerir pasar a la condición de trabajador autónomo para simplificar el traslado. Sin embargo, una empresa no puede simplemente reclasificar a un empleado como trabajador autónomo para eludir los requisitos laborales locales. La clasificación de los trabajadores depende de la legislación local y de la relación laboral real. Si el empleado sigue realizando el mismo trabajo bajo la supervisión del mismo responsable, cambiar su condición podría suponer un riesgo de clasificación errónea del empleado.
Otra opción es asociarse con un «empleador oficial» (EOR). Un EOR puede contratar legalmente al trabajador en el nuevo país y encargarse de la nómina local, las prestaciones y el cumplimiento de la normativa laboral, mientras que la empresa sigue gestionando su trabajo diario. Esto permite a los empleadores facilitar los traslados sin necesidad de constituir su propia entidad local.
Si ninguna de estas opciones resulta viable, es posible que la empresa tenga que denegar la solicitud de traslado. Explicar los obstáculos concretos, como la autorización de trabajo o los riesgos fiscales, puede ayudar al empleado a comprender la decisión y a decidir si prefiere quedarse en su lugar de trabajo actual o seguir adelante con el traslado.
Qué hay que comprobar antes de aprobar el traslado de un empleado
Antes de aprobar una solicitud de traslado de un empleado, las empresas deben conocer los requisitos que conlleva. A continuación se indican los aspectos que hay que tener en cuenta.
- ¿A qué país se va a trasladar el empleado y cuánto tiempo va a permanecer allí?
- ¿Pueden vivir y trabajar allí legalmente?
- ¿Qué requisitos en materia de nóminas, impuestos y Seguridad Social se aplicarán?
- ¿Qué legislación laboral local se aplicará a este puesto?
- ¿Podría el trabajo del empleado suponer un riesgo de PE para la empresa?
- ¿Seguirán teniendo cobertura con sus prestaciones y seguros actuales?
- ¿Dispone la empresa de una forma que cumpla con la normativa para contratarlos en ese país?
Las empresas deben resolver cualquier cuestión pendiente antes de aprobar el traslado. Una vez que hayan confirmado que el traslado es viable, deben plasmar por escrito las condiciones acordadas, incluyendo el lugar en el que trabajará el empleado y cualquier cambio en su contrato de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Puede un empleado trabajar a distancia desde otro país sin comunicárselo a su empresa?
Los empleados deben obtener la autorización de su empresa antes de trabajar desde otro país, incluso si se trata de un periodo breve. Un traslado internacional puede acarrear obligaciones en materia fiscal, de inmigración, de nóminas y de legislación laboral que la empresa quizá no esté preparada para gestionar. Trabajar en el extranjero sin autorización también podría suponer una infracción de las políticas de la empresa o del contrato de trabajo del empleado.
¿Durante cuánto tiempo puede trabajar un empleado en el extranjero antes de que su empresa tenga que pagar impuestos allí?
No existe un periodo de gracia universal. Aunque a menudo se menciona la regla de los 183 días, las obligaciones fiscales pueden surgir mucho antes. Dependiendo del país, es posible que el empresario tenga que dar de alta al empleado en la nómina, retener el impuesto sobre la renta o abonar las cotizaciones a la Seguridad Social desde su primer día de trabajo. Las actividades del empleado también podrían generar obligaciones fiscales en materia de impuesto de sociedades para la empresa.
¿Puede una empresa de gestión de personal ayudar a un empleado actual a trasladarse al extranjero?
Sí. Un «empleador oficial» (EOR) puede ayudar a una empresa a retener a un empleado actual que desee trasladarse a otro país. El EOR se convierte en el empleador legal en la nueva ubicación y se encarga de los contratos de trabajo locales, la nómina, las prestaciones y el cumplimiento normativo, mientras que la empresa sigue gestionando el trabajo diario del empleado. Sin embargo, un EOR no elimina automáticamente el riesgo de establecimiento permanente, y el empleado debe seguir contando con la autorización de trabajo adecuada.
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