Puntos clave
- La contratación a nivel internacional permite a las organizaciones sin ánimo de lucro y a las ONG acceder a talento global con valiosos conocimientos y contactos locales, lo que aumenta el impacto de la organización.
- La contratación internacional conlleva una serie de complejidades legales, fiscales, administrativas y relacionadas con la nómina que muchas organizaciones sin ánimo de lucro pueden tener dificultades para gestionar internamente.
- La contratación a nivel mundial exige el cumplimiento de la legislación laboral local, las obligaciones fiscales y la normativa específica de cada país en materia de trabajo.
Las organizaciones ya no se ven limitadas por la geografía a la hora de formar sus equipos. El auge del trabajo a distancia y asíncrono ha facilitado más que nunca la contratación fuera de las fronteras nacionales. Para las organizaciones sin ánimo de lucro, la contratación a nivel mundial supone un mayor acceso a talento diverso y alineado con su misión.
Las organizaciones sin ánimo de lucro y las ONG pueden elegir entre tres métodos principales para contratar legalmente a empleados en todo el mundo:
- Constitución de una sociedad local
- Trabajar con autónomos
- Contratación a través de un empleador oficial (EOR)
El enfoque adecuado depende de factores como el presupuesto, los plazos de contratación, los planes de expansión a largo plazo, los recursos internos de RR. HH. y el nivel de apoyo en materia de cumplimiento normativo que necesite su organización.
¿En qué consiste la contratación internacional para organizaciones sin ánimo de lucro y ONG?
La contratación internacional es el proceso de contratar a trabajadores en países en los que tu organización no opera actualmente ni tiene una entidad jurídica.
Para las organizaciones sin ánimo de lucro y las ONG, esto suele implicar la contratación de empleados, contratistas, consultores o especialistas regionales que puedan prestar apoyo a los programas, la recaudación de fondos, las operaciones, la defensa de causas o el trabajo de campo en diferentes partes del mundo.
Las organizaciones suelen contratar personal a nivel internacional para acceder a conocimientos especializados locales, ampliar el alcance de sus programas, respaldar iniciativas globales o formar equipos en las regiones donde desarrollan su labor.
Sin embargo, la contratación en otro país también conlleva responsabilidades legales y administrativas adicionales que varían según el país, entre las que se incluyen:
- Normativa laboral
- Requisitos fiscales en materia de nóminas
- Prestaciones sociales obligatorias
- Normas relativas a los contratos de trabajo
- Normativa sobre protección de datos
- Legislación sobre protección de los trabajadores
Tres ventajas de la contratación internacional para organizaciones sin ánimo de lucro y ONG
La contratación transfronteriza ofrece varias ventajas importantes para las organizaciones sin ánimo de lucro y las ONG.
1. Acceso a talento en todo el mundo que comparta los valores de la misión
La mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro, especialmente las ONG, necesitan empleados cuya experiencia esté vinculada a una región o causa concreta.
La contratación a nivel mundial permite a las organizaciones acceder a expertos locales con experiencia de primera mano en los problemas que se proponen abordar, así como a un conocimiento más profundo de las realidades culturales, políticas y económicas de la región.
La contratación de personal local también puede ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro a establecer vínculos más sólidos con las comunidades a las que prestan apoyo.
Los empleados que conocen bien el contexto local pueden tener ya contactos con líderes comunitarios, autoridades públicas, organizaciones sin ánimo de lucro o donantes, lo que contribuye a que los programas funcionen con mayor eficacia y a generar una mayor confianza entre las partes interesadas.
2. Rentabilidad y optimización presupuestaria
Para la mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro, trabajar con presupuestos ajustados es la norma. La contratación internacional puede ayudar a las organizaciones a hacer un uso más estratégico de su presupuesto, al ampliar la búsqueda de talento más allá de un único mercado local.
En algunos países, las expectativas salariales pueden ser inferiores a las del mercado nacional de su organización. En otros, los costes laborales totales pueden ser más elevados una vez que se tienen en cuenta los impuestos sobre las nóminas, las prestaciones obligatorias, las cotizaciones del empleador y los requisitos locales.
La verdadera ventaja es disponer de más opciones y poder valorar conjuntamente el coste, las competencias, la ubicación y las necesidades del programa.
Para las organizaciones sin ánimo de lucro y las ONG, esta flexibilidad puede resultar especialmente valiosa a la hora de contratar personal para programas financiados con subvenciones, iniciativas regionales o puestos que requieran conocimientos locales.
Una búsqueda de talento más amplia puede ayudar a las organizaciones a encontrar los perfiles adecuados dentro del presupuesto disponible, sin dar por sentado que todos los países serán automáticamente más económicos.
3. Ampliar el alcance y el impacto del programa
Para las organizaciones cuya misión o ámbito de actuación traspasa las fronteras, tiene sentido contratar a empleados locales. Se necesita contar con personas sobre el terreno que estén inmersas en el trabajo y comprendan la realidad de las comunidades a las que presta servicio la organización.
Estos empleados no solo tomarán decisiones más rápidas y fundamentadas, sino que también contribuirán a que los programas funcionen con mayor eficacia, mejorando la comunicación, detectando antes los retos locales y forjando vínculos más sólidos con las administraciones, los socios y los líderes comunitarios.
Por ello, las organizaciones sin ánimo de lucro suelen estar en mejores condiciones para ampliar su alcance y lograr un mayor impacto a nivel local.
3 retos de la contratación internacional para organizaciones sin ánimo de lucro y ONG
Por supuesto, ampliar la búsqueda a nuevas regiones no es una solución infalible para las organizaciones sin ánimo de lucro y las ONG. Contratar personal en otros países conlleva complicaciones inevitables, entre las que se incluyen:
1. Cómo orientarse en la legislación y la normativa laboral local
Cuando contratas personal en un nuevo país, tienes la responsabilidad de cumplir con toda la legislación laboral local, incluidas las normas relativas a:
- Salario mínimo
- Horario de trabajo
- Límites y remuneración de las horas extras
- Protecciones contra el despido
- Prestaciones obligatorias
- Categorías de trabajadores
Orientarse en la legislación laboral de otro país puede resultar complejo y llevar mucho tiempo, sobre todo porque los gobiernos suelen modificar y ampliar las leyes. Si su organización incumple la normativa laboral local, se expone a recibir multas o a ser objeto de una demanda judicial.
2. Gestión de nóminas y prestaciones a nivel mundial
Aunque con una contratación internacional puedas ahorrar algo de dinero en costes laborales, tu proceso de gestión de nóminas podría verse seriamente afectado.
La gestión de nóminas a nivel mundial implica convertir las monedas locales, tener en cuenta las retenciones fiscales locales y gestionar las prestaciones legales, que pueden diferir de las que su organización suele ofrecer en su país de origen.
Si su organización no cuenta con la infraestructura necesaria para gestionar la nómina a nivel internacional en varios países —incluidas las normas fiscales locales, las cotizaciones obligatorias y los pagos en varias divisas—, la carga administrativa puede llegar a ser abrumadora en poco tiempo. Los errores en la nómina o las retenciones fiscales incorrectas también pueden generar costosos riesgos legales y operativos.
3. Recursos internos limitados
La mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro cuentan con equipos reducidos. Sin un especialista en recursos humanos dedicado o un equipo jurídico con experiencia en la legislación laboral internacional, la expansión a nuevas regiones puede resultar rápidamente abrumadora y potencialmente arriesgada.
La contratación internacional también genera una carga administrativa continua que muchas organizaciones sin ánimo de lucro no están preparadas para gestionar internamente.
La gestión de empleados en varios países puede requerir una mayor comunicación, coordinación y supervisión debido a las diferencias horarias, las barreras lingüísticas y los sistemas locales.
Aspectos fundamentales del cumplimiento normativo que las organizaciones sin ánimo de lucro y las ONG no pueden pasar por alto
Contratar a empleados internacionales implica mucho más que simplemente encontrar a la persona adecuada para el puesto. Las organizaciones sin ánimo de lucro también necesitan contar con sistemas y procesos que les permitan gestionar de forma responsable los contratos de trabajo, las obligaciones salariales, los requisitos fiscales y los datos de los empleados en varios países.
Contratos de trabajo
En el caso de las contrataciones internacionales, es importante redactar contratos de trabajo que se ajusten a la legislación local y en los que se especifiquen claramente la remuneración, las prestaciones, las condiciones de pago, las modalidades de trabajo y las condiciones de rescisión.
En algunos países, es posible que los empleadores también tengan que incluir en el propio contrato formulaciones legales específicas o cláusulas de protección.
Impuestos, cotizaciones sociales y obligaciones de información
Las organizaciones que contratan personal a nivel internacional suelen encargarse de gestionar las retenciones fiscales locales, las cotizaciones patronales, la presentación de informes sobre nóminas y los requisitos de presentación de documentos específicos de cada país.
Estas obligaciones pueden variar considerablemente de un país a otro y pueden incluir contribuciones a los sistemas de salud, planes de jubilación, el seguro de desempleo u otros programas sociales obligatorios.
Protección de datos y privacidad de los trabajadores
Cuando se contrata personal a nivel internacional, su organización puede quedar sujeta a la legislación internacional en materia de protección de datos y de los trabajadores, como por ejemplo:
- El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE
- La Ley General de Protección de Datos (LGPD) de Brasil
- Ley de Protección de Datos de 1988 de Australia
- La Ley de Protección de Datos Personales y Documentos Electrónicos de Canadá (PIPEDA)
Las organizaciones que gestionan expedientes de empleados a nivel transfronterizo deben contar con procesos claros para almacenar, gestionar y proteger de forma segura la información de los trabajadores, con el fin de evitar riesgos legales y operativos.
¿Qué opción de contratación internacional es la más adecuada?
Una vez que domines los aspectos fundamentales del cumplimiento normativo, el siguiente paso es determinar cuál es el enfoque de contratación internacional más adecuado para tu organización, lo cual depende de los objetivos de esta, el volumen de contratación, los plazos y los recursos internos.
Algunas organizaciones sin ánimo de lucro necesitan una infraestructura operativa a largo plazo en un solo país, mientras que otras simplemente necesitan una forma rápida y conforme a la normativa de contratar personal en varias regiones.
En general:
- La constitución de una entidad jurídica local es la opción más adecuada para las organizaciones sin ánimo de lucro que planean desarrollar actividades a largo plazo en un país con un equipo local más amplio.
- La contratación de autónomos suele ser la mejor opción para proyectos a corto plazo, trabajos de consultoría especializados o apoyo temporal.
- Recurrir a una EOR suele ser la opción más rápida para las organizaciones sin ánimo de lucro que desean contratar legalmente a empleados sin necesidad de constituir entidades ni crear estructuras internas de recursos humanos a nivel global.
Muchas organizaciones sin ánimo de lucro y ONG también necesitan flexibilidad. Por ejemplo, una organización puede recurrir a contratistas para proyectos de investigación a corto plazo, mientras que recurre a un proveedor de servicios de gestión de personal (EOR) para contratar a empleados regionales a tiempo completo en países en los que establecer una entidad permanente resultaría demasiado costoso o llevaría demasiado tiempo.
Elegir la estructura (o estructuras) adecuada desde el principio ayuda a reducir los riesgos legales y administrativos, agilizar el proceso de contratación y evitar gastos administrativos innecesarios a medida que crece tu equipo internacional.
Lista de verificación para la contratación internacional en organizaciones sin ánimo de lucro
Antes de contratar a empleados o colaboradores en otro país, las organizaciones sin ánimo de lucro y las ONG deben asegurarse de que conocen los requisitos legales, administrativos y operativos.
Aquí tienes una sencilla lista de verificación para ayudar a tu organización a prepararse para la contratación internacional:
- Determina si el trabajador debe clasificarse como empleado o como autónomo en función de la legislación local y la naturaleza del puesto.
- Decida qué modelo de contratación es el más adecuado para su organización: constituir una entidad local, contratar a autónomos o recurrir a un «Employer of Record».
- Infórmate sobre la legislación laboral local, incluidas las normas relativas al salario mínimo, la jornada laboral, las vacaciones pagadas, las garantías en caso de despido y las prestaciones obligatorias.
- Redactar contratos de trabajo o acuerdos con autónomos que cumplan con la legislación vigente y se ajusten a los requisitos locales.
- Verifique los procesos de nómina, las obligaciones de retención de impuestos y cualquier contribución patronal o programa social que sea obligatorio.
- Revise la normativa local en materia de protección de datos y de información de los empleados para garantizar que los expedientes de los trabajadores se gestionen de forma segura.
- Establecer procesos claros de incorporación para los empleados internacionales, incluyendo las expectativas en materia de comunicación, la configuración de la nómina y la recopilación de documentación.
- Piensa en cómo gestionará tu organización la administración de nóminas, los requisitos de presentación de informes y las actualizaciones laborales a medida que crezca tu equipo internacional.
Dedicar tiempo a establecer desde el principio un proceso de contratación claro puede ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro a reducir los riesgos legales, evitar problemas administrativos y ofrecer una mejor experiencia tanto a los empleados como a los colaboradores de todo el mundo.
Tus opciones para contratar personal a nivel internacional
Una vez que su organización haya identificado sus necesidades de contratación y sus requisitos operativos, el siguiente paso es elegir el modelo de contratación adecuado.
Algunas organizaciones necesitan establecer operaciones permanentes en una región concreta, mientras que otras simplemente necesitan una forma más rápida y que requiera menos gestión para contratar a uno o dos empleados en el extranjero.
En algunos casos, las organizaciones sin ánimo de lucro pueden necesitar únicamente apoyo temporal para un proyecto o conocimientos especializados para una iniciativa financiada mediante subvenciones.
La mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro y las ONG recurren a uno de estos tres enfoques a la hora de ampliar su contratación a nuevas regiones:
- Constitución de una sociedad local
- Contratación de autónomos
- Recurrir a un empleador oficial (EOR)
Cada opción conlleva diferentes costes, niveles de flexibilidad y responsabilidades administrativas.
1. Constituir una entidad jurídica local
Para contratar directamente a empleados de forma legal, las organizaciones sin ánimo de lucro suelen tener que constituir una entidad jurídica y registrarse para operar en el país en el que tienen previsto contratar personal.
Para las organizaciones sin ánimo de lucro que planean desarrollar actividades a largo plazo en un país concreto, la creación de una entidad local suele ser la opción más práctica. Este enfoque ofrece a las organizaciones un control total sobre la contratación, la nómina, las operaciones y la administración local, pero también supone la mayor carga administrativa y jurídica.
La constitución de una entidad local suele implicar:
- Creación de una filial, una sucursal o una entidad local sin ánimo de lucro
- Inscripción en la administración local y en las autoridades fiscales
- Configuración de cuentas de nóminas, impuestos y de la empresa
- Cumplir con los requisitos laborales específicos de cada país
- Gestión de las obligaciones legales, de nóminas y de presentación de informes
Si su organización tiene su sede actualmente en Estados Unidos, por ejemplo, es posible que también tenga que presentar documentación adicional para informar sobre sus actividades internacionales, como el Anexo F del Formulario 990.
Ventajas de constituir una persona jurídica:
- Control operativo total
- Una opción sólida para la expansión a largo plazo
- Capacidad para establecer una presencia local permanente
Desventajas de constituir una persona jurídica:
- Su puesta en marcha resulta costosa y lleva mucho tiempo
- Requiere una gestión continua de los aspectos legales, de nóminas y de recursos humanos
- A menudo resulta poco práctico cuando solo se contrata a un número reducido de empleados
Mejor caso de uso: organizaciones sin ánimo de lucro que desarrollan programas a largo plazo o crean equipos locales de gran tamaño en un país concreto.
2. Contratación de trabajadores autónomos
Contratar a autónomos suele ser la opción más rápida y flexible para las organizaciones sin ánimo de lucro que necesitan apoyo temporal, conocimientos especializados o asistencia para proyectos concretos.
Por lo general, los contratistas se encargan de gestionar sus propios calendarios, impuestos y procesos de trabajo, lo que reduce la carga administrativa para la organización contratante. Esto puede resultar especialmente útil para las organizaciones sin ánimo de lucro que llevan a cabo iniciativas a corto plazo, proyectos de investigación, campañas creativas o programas financiados con subvenciones.
Sin embargo, las relaciones con los contratistas también conllevan riesgos. Muchos países cuentan con leyes estrictas sobre la clasificación de los trabajadores que determinan si un trabajador se considera legalmente un contratista independiente o un empleado.
Si un contratista desempeña sus funciones como si fuera un empleado a tiempo completo, su organización podría enfrentarse a sanciones, impuestos atrasados, obligaciones por prestaciones no abonadas o litigios relacionados con la clasificación errónea de los trabajadores.
Ventajas de contratar a autónomos:
- Rápida incorporación
- Menores gastos administrativos
- Acuerdos flexibles a corto plazo
Inconvenientes de contratar a autónomos:
- Riesgos de clasificación errónea de los trabajadores
- Menor control sobre la organización del trabajo
- No es la opción ideal para puestos operativos a largo plazo o fundamentales
Mejor aplicación: proyectos a corto plazo, trabajos de consultoría especializados o apoyo operativo temporal.
3. Recurrir a una empresa de gestión de personal
Un «empleador oficial» (EOR) suele ser la mejor opción para las organizaciones sin ánimo de lucro y las ONG que desean contratar rápidamente a empleados internacionales sin tener que dedicar el tiempo y el esfuerzo que supone constituir entidades locales.
La EOR se encarga de la contratación legal de los empleados, gestionando las nóminas, las retenciones fiscales, la administración de prestaciones, los contratos de trabajo y los requisitos laborales locales. Por su parte, la organización sin ánimo de lucro se encarga de la gestión diaria de su trabajo,
El uso de una EOR permite a las organizaciones sin ánimo de lucro contratar a empleados en varios países y, al mismo tiempo, reducir la carga administrativa.
Este enfoque puede resultar especialmente útil para organizaciones con equipos de RR. HH. reducidos, programas en rápida expansión o necesidades de contratación repartidas por varias regiones.
Ventajas de recurrir a un EOR:
- No es necesario constituir entidades locales
- Plazos de contratación más cortos
- Asistencia con los requisitos laborales locales
- Gestión simplificada de nóminas y prestaciones a nivel mundial
Desventajas de recurrir a un EOR:
- Cuotas de mantenimiento
- Menor control directo sobre la infraestructura del empleo legal
Mejor caso de uso: organizaciones sin ánimo de lucro que desean contratar legalmente a empleados en varios países sin tener que crear su propia infraestructura laboral internacional.
Consejo de experto: Aquí tienes una lista de puntos innegociables y señales de alerta que debes tener en cuenta en un contrato de EOR.
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Preguntas frecuentes sobre la contratación internacional para organizaciones sin ánimo de lucro y ONG
¿Puede una organización sin ánimo de lucro contratar a empleados en otro país?
Sí. Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden contratar personal en el extranjero a través de una entidad local, mediante la contratación de trabajadores autónomos o a través de un «Employer of Record» (EOR), dependiendo del país y de la estructura laboral.
¿Cuál es la forma más sencilla de contratar personal en el extranjero para una organización sin ánimo de lucro?
Recurrir a un proveedor de servicios de empleo (EOR) suele ser la opción más rápida y sencilla, ya que este se encarga de la normativa laboral local, la gestión de nóminas, las retenciones fiscales y la administración de prestaciones.
¿Pueden las organizaciones sin ánimo de lucro contratar a trabajadores extranjeros?
Sí, pero las organizaciones deben asegurarse de que los trabajadores estén correctamente clasificados de acuerdo con la legislación laboral local para evitar sanciones por clasificación errónea.
¿Las organizaciones sin ánimo de lucro necesitan una entidad local para contratar personal en el extranjero?
No siempre. Una EOR permite a las organizaciones sin ánimo de lucro contratar legalmente a empleados en muchos países sin necesidad de constituir una entidad local.
¿Qué riesgos legales conlleva la contratación internacional?
Entre los riesgos más comunes se encuentran la clasificación errónea de los trabajadores, los errores en los impuestos sobre las nóminas, las infracciones de la legislación laboral, los contratos de trabajo inadecuados y el incumplimiento de los requisitos locales en materia de prestaciones.
