Gracias a sus tarifas competitivas y a una plantilla altamente cualificada de ingenieros de software, diseñadores y especialistas digitales, Polonia se ha convertido en uno de los principales mercados europeos para las empresas que crean equipos tecnológicos a distancia.
Aunque contratar a autónomos es una forma rápida y flexible de acceder a personal especializado, también puede suponer un riesgo legal y financiero si las autoridades polacas determinan que el trabajo diario del autónomo se asemeja más a una relación laboral.
En Polonia no existe un punto concreto a partir del cual un contratista pase automáticamente a ser un empleado. No hay un único factor que determine la condición laboral. En su lugar, las autoridades polacas analizan la relación laboral en su conjunto, evaluando cómo funciona en la práctica, en lugar de basarse en la duración o la redacción del contrato.
Si un contratista trabaja bajo la dirección de la empresa, sigue horarios similares a los de los empleados o realiza tareas operativas de forma continuada, puede ser reclasificado como empleado, independientemente de lo que establezca el contrato. La clasificación errónea de un empleado puede dar lugar al pago de impuestos atrasados, cotizaciones a la Seguridad Social, sanciones y reclamaciones relacionadas con la protección de los trabajadores, por lo que es fundamental hacerlo correctamente.
La redacción del contrato no prevalecerá sobre la realidad de la relación laboral. En cambio, las autoridades polacas evalúan si la empresa dirige el trabajo diario en lugar de tratar al contratista como un prestador de servicios independiente.
¿Cuáles son las estructuras más habituales de las empresas constructoras en Polonia?
Las empresas que contratan personal en Polonia suelen recurrir a contratos de colaboración entre empresas (B2B) o a contratos de derecho civil.
Acuerdos con contratistas en el ámbito B2B
Muchos profesionales polacos, especialmente en los sectores de la tecnología, la consultoría y los servicios digitales, ejercen su actividad como autónomos en el marco de contratos B2B.
El contratista da de alta su propia empresa, emite facturas y se encarga de sus propios impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social.
Las empresas internacionales suelen decantarse por este modelo porque es flexible, se pone en marcha rápidamente y requiere menos trámites administrativos que el empleo a tiempo completo.
Contratos de Derecho Civil
Además, las empresas suelen operar en virtud de contratos de derecho civil regulados por el Código Civil polaco, en lugar del Código Laboral polaco. Los dos más habituales son:
- Contrato de encargo o de prestación de servicios («umowa zlecenie»): Se suele utilizar cuando se contrata a un prestador de servicios para que realice tareas concretas, en lugar de para que obtenga un resultado o entregue un producto específico. Algunos contratos de encargo o de prestación de servicios están sujetos a la normativa polaca sobre la tarifa mínima por hora.
- Contrato por obra («umowa o dzieło»): Es la opción más habitual cuando se contrata a un contratista para que entregue un resultado o producto concreto, como un informe, un diseño o un programa informático. Por lo general, resulta menos adecuado para trabajos operativos recurrentes y de duración indefinida.
Este tipo de acuerdos ofrecen a ambas partes una mayor flexibilidad que un contrato de trabajo estándar.
Por lo general, la empresa no está obligada a proporcionar al contratista las protecciones legales, las vacaciones retribuidas, los derechos por horas extras ni los plazos de preaviso habituales para los empleados, a menos que así se especifique en el contrato.
Por eso las autoridades polacas examinan minuciosamente estos acuerdos: para evitar que las empresas traten a los trabajadores como empleados a tiempo completo sin ofrecerles las protecciones exigidas por la legislación laboral polaca.
¿Cómo determina Polonia si un contratista es, en realidad, un empleado?
Según el Código Laboral, cuanto mayor sea el control que ejerza tu empresa sobre el horario, el lugar de trabajo, las herramientas, las responsabilidades y el proceso de trabajo de una persona, más probable será que la relación se asemeje a una relación laboral.
Control y supervisión por parte del empleador
El control es uno de los indicadores más claros de la condición de un trabajador. Un contratista independiente en Polonia debería poder decidir cómo presta los servicios acordados.
La empresa puede definir el alcance, los objetivos empresariales, los plazos y las expectativas de calidad, pero no debe dirigir el trabajo diario del contratista de la misma forma que lo hace al gestionar a sus empleados.
Evita dar al contratista instrucciones detalladas sobre cómo realizar el trabajo, exigir la aprobación de un responsable para las decisiones rutinarias, supervisar la actividad diaria o asignar tareas mediante el mismo proceso interno que se utiliza para los empleados.
Dicho esto, es normal que haya cierta coordinación. Es posible que los contratistas tengan que participar en reuniones sobre el proyecto, cumplir las normas de seguridad, colaborar con las partes interesadas o utilizar determinados sistemas para realizar el trabajo. No obstante, el contratista debe decidir por sí mismo cómo llevar a cabo el trabajo (siempre que cumpla los plazos y las expectativas de entrega).
Horarios fijos y relaciones laborales continuadas
Las horas de trabajo obligatorias, los contratos de duración indefinida y las responsabilidades operativas continuadas son indicios de una relación laboral. Contratar a un colaborador externo para un proyecto concreto con un resultado claro es muy diferente a recurrir a él de forma indefinida para que realice el mismo trabajo diario que tus empleados.
Por ejemplo, un contratista que deba trabajar de lunes a viernes de 9:00 a 17:00, asistir a las reuniones diarias del equipo, solicitar días libres y permanecer de guardia tiene más probabilidades de ser considerado un empleado según la legislación laboral polaca.
Hay que tener en cuenta que la contratación a largo plazo no está prohibida de forma automática. Una empresa puede trabajar con el mismo colaborador externo a lo largo del tiempo. Sin embargo, los contratos a largo plazo deben revisarse con detenimiento, sobre todo cuando el colaborador externo trabaja casi a tiempo completo o asume responsabilidades en operaciones fundamentales.
Por motivos de seguridad, el uso de acuerdos basados en proyectos, pagos por hitos y resultados claros suele crear una estructura de contratación más sólida que la ampliación de plantilla de duración indefinida.
Integración en la empresa
Los contratistas también pueden considerarse empleados si están directamente integrados en la estructura interna de tu empresa.
Entre los indicios que pueden indicar que un contratista está desempeñando sus funciones más bien como un empleado se incluyen:
- Utilizar una dirección de correo electrónico de la empresa
- Aparece en el organigrama
- Participar en las reuniones periódicas del equipo
- Depender de un responsable interno
- Trabajar con el equipo y los sistemas internos de la empresa
Es posible que sea necesario conceder cierto acceso por motivos prácticos o de seguridad. No obstante, las empresas deben tener cuidado de tratar a los contratistas como proveedores de servicios externos, y no como miembros permanentes del equipo.
Dependencia económica y exclusividad
Los contratistas deben conservar la flexibilidad necesaria para operar como una empresa: prestar servicio a varios clientes, establecer condiciones comerciales, utilizar sus propias herramientas y equipos, contratar personal de apoyo o decidir cómo realizar el trabajo.
Un autónomo que trabaja principalmente o en su totalidad para una sola empresa puede parecer económicamente dependiente de dicha empresa, al igual que un empleado que depende del sueldo de un único empleador.
Las cláusulas de exclusividad deben utilizarse con moderación y con mucho cuidado. Si una empresa exige exclusividad, disponibilidad fija, supervisión directa y un trabajo continuado que se asemeje a un puesto interno, la relación podría parecerse menos a una contratación independiente y más a una relación laboral.
¿Cuáles son las consecuencias de clasificar erróneamente a los contratistas en Polonia?
La clasificación errónea de los trabajadores en Polonia conlleva riesgos financieros, fiscales, jurídicos y operativos muy reales. El resultado suele depender de la gravedad de la situación, de las condiciones del contrato y de si la cuestión la plantea el propio trabajador, un tribunal o una autoridad.
Impuestos, cotizaciones sociales y sanciones
Si se determina que un contratista es en realidad un empleado, la empresa podría incurrir en responsabilidad por el impago de impuestos relacionados con el empleo , cotizaciones al ZUS (la institución de la Seguridad Social de Polonia), intereses y sanciones.
Algunos contratos de derecho civil también tienen requisitos específicos en materia de pagos y cotizaciones sociales. Por ejemplo, el salario mínimo por hora de Polonia se aplica a muchos contratos de encargo (umowa zlecenia) y de prestación de servicios.
Reclamaciones de los empleados y conflictos laborales
Si posteriormente se reclasifica a un contratista como empleado, este podrá alegar que tenía derecho a los derechos de los empleados durante toda la relación laboral.
Estas prestaciones pendientes de pago pueden incluir:
- Vacaciones anuales remuneradas
- Permiso de maternidad y paternidad
- Pago de horas extraordinarias
- Plazos de preaviso
- Protección frente al despido
- Indemnización por despido, cuando proceda
- Cobertura de la Seguridad Social
- Otras protecciones laborales previstas por la ley
Cuanto más dure la relación, más documentación puede necesitar la empresa para explicar por qué el acuerdo era verdaderamente independiente.
La Inspección Estatal de Trabajo de Polonia puede realizar inspecciones sin previo aviso, y los tribunales laborales pueden determinar oficialmente la existencia de una relación laboral, incluso cuando el contrato indique lo contrario.
Riesgo operativo y de reputación
Los problemas derivados de una clasificación errónea también pueden ralentizar la contratación y la expansión. Es posible que las empresas tengan que revisar contratos, responder a inspecciones, colaborar con asesores jurídicos locales, reestructurar puestos de trabajo o convertir rápidamente a los contratistas en empleados.
El riesgo reputacional es otra gran preocupación. Los trabajadores, los inversores y los clientes esperan que las empresas internacionales cumplan con la legislación laboral local. Incluso cuando la clasificación errónea es accidental, la empresa puede enfrentarse a una reacción negativa por parte de la opinión pública.
¿Cuáles son las mejores prácticas para contratar a contratistas en Polonia?
Una amplia variedad de empresas colaboran con contratistas polacos sin ningún problema, garantizándoles una verdadera independencia y revisando los acuerdos periódicamente a medida que evolucionan las responsabilidades.
Estructurar las relaciones en función de la independencia de los contratistas
Las empresas deberían centrarse en los resultados y dejar que el contratista decida cómo prestar los servicios o entregar los productos.
Siempre que sea posible, los contratistas deberían poder:
- Elige cómo se realiza el trabajo
- Gestionar su propio horario
- Utilizar su propio equipo y herramientas
- Trabajar con otros clientes
- Factura por servicios o prestaciones
- Asume la responsabilidad de corregir el trabajo que presente deficiencias
- Delega o subcontrata cuando sea adecuado y esté permitido
Las empresas deben limitar la supervisión propia de los empleados, evitar la gestión rutinaria del rendimiento y no exigir a los contratistas que cumplan las políticas internas, salvo que estas sean relevantes para la seguridad, la confidencialidad, la protección de datos o el trabajo objeto del contrato.
Utiliza contratos de obra claros
Un contrato bien redactado ayuda a definir la relación comercial y a establecer las expectativas. Debe describir qué servicios presta el contratista, cómo se realiza el pago y, en su caso, cuándo y cómo finaliza la relación.
Por lo general, un contrato de subcontratación debe incluir:
- Alcance de los servicios, resultados esperados o responsabilidades del proyecto
- Condiciones de pago y procesos de facturación
- Condición de trabajador autónomo y capacidad para prestar servicios a otros clientes
- Control de los métodos de trabajo por parte del contratista
- Confidencialidad, propiedad intelectual, protección de datos y seguridad
- Condiciones de rescisión y responsabilidad por defectos en la obra
- Recurso a subcontratistas o sustitutos
El acuerdo también debe ajustarse a la realidad del día a día del trabajador.
Reevaluar las relaciones a largo plazo con los contratistas
Las condiciones de los contratistas pueden ir cambiando con el tiempo. Un contratista puede empezar con un proyecto de alcance limitado y, posteriormente, ampliar gradualmente su ámbito de actuación a trabajos continuos, integrarse en los sistemas internos, gestionar tareas recurrentes o llegar a ser imprescindible para las operaciones diarias.
Revisa periódicamente tus relaciones con los contratistas y sé sincero a la hora de determinar cuándo un contratista está desempeñando, en la práctica, las funciones de un empleado. Si ese es el caso, plantéate convertir al contratista en empleado o reestructurar la relación para que refleje más claramente una relación con un contratista independiente.
¿Qué alternativas hay a la contratación de contratistas en Polonia?
A veces, la relación con un contratista no es la opción más adecuada, ya que se necesita a alguien que forme parte del equipo principal o porque el riesgo de clasificación errónea es, sencillamente, demasiado elevado. Si decides contratar a empleados polacos, tienes dos opciones principales.
Constitución de una entidad local
La constitución de una entidad jurídica en Polonia puede resultar conveniente para aquellas empresas que tengan previsto crear un equipo numeroso o permanente en la región.
Una entidad polaca te permite contratar legalmente a trabajadores polacos, pero también conlleva una responsabilidad administrativa. Tendrás que gestionar el registro, los contratos de trabajo, la nómina, las retenciones fiscales, las cotizaciones al ZUS, las prestaciones, las bajas, la jornada laboral, las rescisiones de contrato, la contabilidad y el cumplimiento normativo local de forma continua.
Es posible que tengas que contratar personal de apoyo adicional para gestionar las obligaciones en materia de recursos humanos, asuntos jurídicos, fiscales y de cumplimiento normativo de los contratistas polacos. Para las empresas que solo contratan a unas pocas personas o que están tanteando el mercado, la constitución de una entidad puede resultar más laboriosa y costosa de lo necesario.
Contratación de empleados en Polonia a través de una empresa de gestión de personal
Un «empleador oficial» (EOR) permite a las empresas contratar rápidamente a empleados en Polonia sin necesidad de constituir una entidad local. El EOR se convierte en el empleador legal, mientras que la empresa contratante se encarga de la gestión del trabajo diario del empleado.
Un ingeniero de recuperación mejorada de petróleo (EOR) suele encargarse de:
- Contratos de trabajo locales
- Nóminas y cumplimiento de las obligaciones fiscales
- Gestión de las cotizaciones y prestaciones sociales
- Cumplimiento de la legislación laboral polaca
- Apoyo en materia de recursos humanos, incorporación y salida de empleados
A menudo, esta es una vía más rápida y menos estresante, ya que cuentas con un socio experto en el que apoyarte y que se encarga de los aspectos administrativos y de cumplimiento normativo fundamentales relacionados con la contratación internacional.
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