Cómo contratar y pagar a autónomos en Canadá
Puntos clave:
- Canadá determina la clasificación de los trabajadores evaluando las condiciones laborales en su conjunto, y no solo el contrato.
- Para contratar a un trabajador autónomo en Canadá es necesario disponer de un contrato por escrito, unas condiciones de pago claras y la documentación adecuada.
- Los trabajadores contratados como autónomos son responsables de sus propios impuestos, mientras que las empresas suelen pagar las facturas en su totalidad y cumplir con los requisitos de declaración de la CRA.
Contratar a un profesional independiente en Canadá puede ser una forma sencilla de cubrir una carencia de competencias, dar apoyo a un proyecto a corto plazo o acceder a conocimientos especializados sin el compromiso a largo plazo que supone contratar a un empleado a tiempo completo.
Sin embargo, el mero hecho de calificar a alguien como trabajador autónomo no significa necesariamente que lo sea según las autoridades canadienses, y una clasificación errónea puede exponer a los empleadores al pago de impuestos atrasados, sanciones y la obligación de cumplir con los derechos laborales.
Comprender cómo distingue Canadá a los contratistas de los empleados es el primer paso para evitar una clasificación errónea.
Cómo determina Canadá si una persona es un trabajador autónomo
No existe un criterio jurídico único para determinar si un trabajador es un empleado o un trabajador autónomo. En su lugar, la Agencia Tributaria de Canadá (CRA) y los tribunales evalúan el acuerdo en su conjunto. En primer lugar, analizan si ambas partes tenían la intención de establecer una relación de trabajo autónomo y, a continuación, valoran si los hechos respaldan dicha intención.
Quebec sigue un enfoque ligeramente diferente. Dado que la provincia se rige por el Código Civil y no por el derecho consuetudinario, el análisis también tiene en cuenta si existe una relación de subordinación entre las partes.
Factores que se tienen en cuenta para determinar la condición de trabajador autónomo
El factor más importante es el control sobre la forma en que se realiza el trabajo. Se trata de si la empresa tiene derecho a determinar cómo y cuándo se lleva a cabo el trabajo, en lugar de limitarse a especificar el resultado deseado.
Los autónomos suelen establecer sus propios horarios, pueden rechazar trabajos adicionales y, a menudo, prestan servicios a varios clientes. Si un autónomo trabaja en exclusiva para una empresa, siguiendo un horario fijado por ese cliente, esa relación podría empezar a asemejarse a una relación laboral a ojos de la ley.
La CRA también tiene en cuenta otros factores:
- Herramientas y equipamiento: Los trabajadores que operan como autónomos suelen aportar su propio equipamiento.
- Subcontratación: La posibilidad de contratar a otra persona para que realice el trabajo o colabore en él es un indicio de que se trata de una empresa independiente.
- Riesgo financiero: Las empresas independientes asumen sus propios gastos y son responsables de prestar los servicios acordados.
- Inversión y gestión: La gestión de una empresa ya consolidada, la comercialización de servicios y la gestión de las operaciones diarias son factores que influyen en la clasificación laboral.
- Oportunidad de obtener beneficios: La capacidad de aumentar los ingresos mediante la gestión de los gastos, la negociación de tarifas o la realización del trabajo de forma más eficiente apunta hacia la creación de un negocio independiente.
No hay un único factor que determine si una persona es un trabajador autónomo. La CRA y los tribunales tienen en cuenta todos los hechos en su conjunto a la hora de decidir si un trabajador lleva a cabo una actividad empresarial independiente o si trabaja como empleado.
El hecho de trabajar exclusivamente para una empresa no convierte automáticamente a una persona en empleado. Sin embargo, un contratista que depende de una empresa para la mayor parte de sus ingresos y que trabaja bajo las directrices de dicha empresa corre un mayor riesgo de ser considerado empleado.
Por qué es importante la clasificación errónea
Clasificar erróneamente a un empleado como trabajador autónomo puede salir muy caro. Si la CRA determina que un trabajador debería haber sido clasificado como empleado, los empresarios pueden verse obligados a abonar retroactivamente las cotizaciones al Plan de Pensiones de Canadá (CPP), las primas del Seguro de Desempleo (EI), los impuestos no pagados, los intereses y las sanciones. También pueden estar obligados a abonar a los empleados las prestaciones a las que tienen derecho, como la paga de vacaciones, las horas extras, la paga de días festivos y la indemnización por despido.
Los contratistas también pueden verse afectados negativamente. Si posteriormente se determina que deberían haber sido clasificados como empleados, podrían enfrentarse a una liquidación tributaria complementaria y a otras consecuencias económicas.
La legislación laboral aplicable depende de la jurisdicción. El Código Laboral de Canadá se aplica a los sectores regulados a nivel federal, como la banca, las telecomunicaciones y el transporte. La mayoría del resto de los trabajadores están sujetos a la legislación provincial o territorial en materia de normas laborales, y dichos requisitos varían en todo Canadá.
Pasos para contratar a un trabajador autónomo en Canadá
Una vez que se ha determinado que un trabajador ha sido clasificado correctamente como autónomo, el proceso de contratación es relativamente sencillo.
Definir el alcance del trabajo y las condiciones de pago
Antes de empezar, poneros de acuerdo sobre el alcance del proyecto, los resultados esperados, el calendario, la estructura de facturación y las condiciones de pago. Decidid si el proyecto se facturará por horas, a un precio fijo o por hitos, y documentad esos detalles antes de comenzar el trabajo.
Dedicar tiempo a definir estos elementos del proyecto desde el principio ayuda a evitar malentendidos más adelante.
Redactar un contrato de colaborador autónomo
En Canadá no es obligatorio por ley formalizar contratos por escrito, pero se recomienda encarecidamente hacerlo. Un contrato bien redactado establece las expectativas, define las condiciones del encargo y sirve de referencia en caso de que surja un conflicto.
Un contrato de colaborador autónomo suele incluir:
- Alcance de los servicios, entregables y plazos
- Condiciones de pago, moneda y proceso de facturación
- Confidencialidad y titularidad de la propiedad intelectual
- Disposiciones sobre la rescisión y resolución de controversias
El contrato debe indicar claramente que el trabajador presta sus servicios como contratista independiente. No obstante, también debe reflejar con precisión cómo se llevará a cabo el trabajo en la práctica, ya que las autoridades canadienses tienen en cuenta tanto el contrato escrito como la realidad cotidiana a la hora de determinar la situación laboral.
Recopilar información sobre pagos e impuestos
Recopila la información necesaria para verificar la identidad del contratista y pagarle correctamente. Por lo general, esto incluye la razón social, los datos de contacto, los datos bancarios y cualquier información fiscal pertinente.
Los autónomos suelen facilitar un número de la Seguridad Social (SIN), mientras que las empresas constituidas como sociedades facilitan un número de identificación fiscal (BN). Si están registradas a efectos del GST/HST, el número de registro también debe figurar en las facturas.
Cómo pagar a los trabajadores autónomos en Canadá
Pagar a un contratista independiente suele ser más sencillo que pagar a un empleado. Por lo general, los empresarios abonan las facturas en su totalidad sin retener el impuesto sobre la renta, las cotizaciones al Plan de Pensiones de Canadá (CPP) ni las primas del Seguro de Empleo (EI). En su lugar, los contratistas presentan las facturas de acuerdo con las condiciones del contrato.
Formas de pago habituales
La mayoría de las empresas pagan a los autónomos en Canadá mediante transferencias bancarias, transferencias electrónicas de fondos (EFT), transferencias telegráficas o proveedores de pagos internacionales. Las plataformas de gestión de autónomos pueden simplificar los pagos, la facturación y el mantenimiento de registros para las empresas que trabajan con varios autónomos.
La mejor forma de pago suele depender de los costes de transacción, la rapidez del pago y la ubicación del contratista.
Establecer las condiciones de pago
El contrato debe establecer cómo y cuándo se pagará al contratista, y cada factura debe ajustarse a dichas condiciones.
El contrato debería incluir:
- Estructura de facturación: por horas, por días, tarifa fija por proyecto o honorarios mensuales
- Condiciones de pago: al recibir la factura, a 15 días netos, a 30 días netos o al completar cada hito
- Requisitos de facturación: información que debe figurar en cada factura, como los datos relativos al GST/HST
- Gastos reembolsables: ¿Qué gastos de la empresa, si los hay, se reembolsarán?
Unas condiciones de pago claras ayudan a reducir las disputas y garantizan que ambas partes tengan las mismas expectativas desde el principio.
Pagos a contratistas fuera de Canadá
Las empresas canadienses suelen contratar a trabajadores autónomos que residen en otros países. En esos casos, los tipos de cambio, las comisiones por transferencia y la normativa fiscal del país de residencia del trabajador pueden influir en el proceso de pago.
Los pagos transfronterizos también pueden implicar diferentes requisitos de facturación, métodos de pago y obligaciones fiscales locales. Canadá tiene convenios fiscales con muchos países para evitar que los mismos ingresos se graven dos veces, aunque las normas varían según la jurisdicción.
Antes de realizar pagos internacionales, las empresas deben conocer los requisitos de ambos países para garantizar que los pagos se tramiten correctamente y que se cumplan todas las obligaciones de información aplicables.
Impuestos para los trabajadores autónomos en Canadá
A diferencia de los empleados, los trabajadores autónomos son responsables de sus propias obligaciones fiscales. Por lo general, las empresas pagan sus facturas en su totalidad sin retener el impuesto sobre la renta, las cotizaciones al Plan de Pensiones de Canadá (CPP) ni las primas del Seguro de Empleo (EI).
Los autónomos declaran sus ingresos empresariales, pagan el impuesto sobre la renta directamente al Estado y son responsables tanto de la parte que corresponde al empleado como de la que corresponde al empleador en las cotizaciones al CPP. En función de la cantidad que deban, también pueden estar obligados a realizar pagos trimestrales a cuenta del impuesto.
GST/HST y declaración de fin de año
Los contratistas deben darse de alta a efectos del GST/HST cuando sus ingresos sujetos a impuestos superen los 30 000 CAD. Antes de alcanzar ese umbral, se les considera, por lo general, pequeños proveedores y no están obligados a aplicar el GST/HST, aunque pueden darse de alta de forma voluntaria.
Una vez registrados, los contratistas deben incluir el GST/HST en sus facturas según el tipo impositivo federal o provincial aplicable. Las empresas deben comprobar si se aplica el GST/HST antes de pagar las facturas y llevar un registro preciso de cualquier impuesto pagado.
Las empresas que contratan a trabajadores autónomos también pueden tener obligaciones de declaración a final de año. En general, se emite un formulario T4A para cualquier persona que cumpla los requisitos de declaración de la CRA, normalmente cuando los pagos ascienden a 500 CAD o más durante el año. Los registros de pagos deben distinguir el GST/HST del importe sujeto a declaración para garantizar la exactitud de la misma.
Buenas prácticas para la gestión de los trabajadores autónomos
Un contrato de colaboración firmado es solo una parte del proceso. Las prácticas cotidianas deben seguir reflejando una relación de independencia.
Centrarse en los resultados más que en el proceso
Define qué hay que entregar, cuándo debe entregarse y cuáles son los hitos del proyecto; a continuación, deja que el contratista decida cómo llevar a cabo el trabajo.
Revisa los resultados, responde a las preguntas y ofrece comentarios cuando sea necesario, pero evita intervenir en el día a día del proceso. La atención debe centrarse en el resultado final, no en cómo se lleva a cabo.
Lleva un registro minucioso
Una buena documentación puede facilitar la demostración de que un trabajador ha sido clasificado correctamente en caso de que surjan dudas más adelante.
Lleva un registro de todo el proyecto, incluyendo:
- Acuerdos y pliegos de condiciones firmados
- Facturas, incluido el GST/HST aplicable
- Confirmaciones de pago y registros de transferencias
- Datos fiscales, como el número de la Seguridad Social (SIN) o el número de identificación fiscal (BN)
- Formularios T4A y confirmaciones de presentación
- Modificaciones del alcance del proyecto o del contrato
También es recomendable conservar la correspondencia relativa a los resultados esperados y los hitos, sobre todo cuando de ella se desprenda que el trabajador siguió siendo el responsable de decidir cómo llevar a cabo el trabajo.
Revisar los acuerdos a largo plazo
Una persona contratada para un proyecto a corto plazo puede ir asumiendo poco a poco responsabilidades fijas, asistir a reuniones internas periódicas o integrarse cada vez más en la empresa.
Revisa periódicamente los acuerdos de trabajo a largo plazo para confirmar que el trabajador sigue cumpliendo los criterios necesarios para ser considerado un colaborador autónomo. Ten en cuenta el grado de control que ejerce la empresa, el nivel de integración que ha alcanzado el trabajador y si sigue trabajando con otros clientes.
Si esos factores han cambiado, quizá sea el momento de revisar la clasificación del trabajador.
Alternativas a la contratación de trabajadores autónomos en Canadá
Los contratistas son una opción estupenda para muchas situaciones, pero no para todas.
Si un puesto es a largo plazo, implica la gestión de personal o pasa a formar parte de las operaciones diarias de la empresa, suele ser más adecuado para un empleado. Lo mismo se aplica si las responsabilidades de un trabajador autónomo se amplían gradualmente con el tiempo.
Hay dos formas principales de contratar a empleados en Canadá.
Contrata a través de tu propia entidad canadiense
Contratar a empleados a través de tu propia entidad canadiense implica darla de alta a efectos de nóminas y gestionar las retenciones fiscales, las prestaciones legales y el cumplimiento normativo en materia laboral.
Por supuesto, las empresas que aún no cuenten con una entidad deben constituirla primero, lo que puede resultar largo y costoso. Para las empresas que solo contratan a uno o dos empleados, la carga administrativa que ello conlleva puede superar las ventajas.
Contrata a empleados canadienses a través de una empresa gestora de nóminas
Un «empleador oficial» (EOR) permite a las empresas contratar a empleados en Canadá sin necesidad de constituir una entidad local. El EOR actúa como empleador legal y se encarga de gestionar los contratos de trabajo, la nómina, las retenciones fiscales, las prestaciones legales y el cumplimiento continuo de la legislación laboral canadiense, mientras que la empresa sigue dirigiendo el trabajo diario del empleado.
RemoFirst ayuda a las empresas a contratar empleados en Canadá y en más de 185 países a través de su plataforma «Employer of Record». Las empresas también pueden gestionar a los colaboradores en más de 150 países sin coste alguno, lo que incluye la incorporación y la elaboración de contratos que cumplan con la normativa. A la hora de pagar a los colaboradores, las tarifas comienzan en 25 USD al mes por colaborador activo.
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Preguntas frecuentes
¿Puede una empresa extranjera contratar a un trabajador autónomo en Canadá?
Sí. Una empresa extranjera puede contratar a un trabajador autónomo en Canadá sin necesidad de constituir una entidad jurídica local. No obstante, sigue siendo importante clasificar correctamente al trabajador, formalizar un contrato por escrito y cumplir con todos los requisitos fiscales canadienses aplicables.
¿Puede un trabajador autónomo trabajar exclusivamente para una sola empresa en Canadá?
Sí. El hecho de trabajar exclusivamente para una empresa no convierte automáticamente a una persona en empleado. La CRA y los tribunales evalúan el acuerdo laboral en su conjunto —incluido el nivel de control, el riesgo financiero, la capacidad de trabajar para otros clientes y otros factores— a la hora de determinar la clasificación del trabajador.
¿Las empresas retienen impuestos a los trabajadores autónomos en Canadá?
No. Por lo general, las empresas pagan íntegramente las facturas de los contratistas sin retener el impuesto sobre la renta, las cotizaciones al Plan de Pensiones de Canadá (CPP) ni las primas del Seguro de Empleo (EI). Los contratistas independientes son responsables de declarar sus propios ingresos y de pagar sus propios impuestos.
¿Cuándo deben cobrar el GST/HST los autónomos?
Depende. Por lo general, los contratistas deben darse de alta a efectos del GST/HST cuando sus ingresos sujetos a impuestos superen los 30 000 CAD. Antes de alcanzar ese umbral, se les considera pequeños proveedores y no están obligados a aplicar el GST/HST, aunque pueden optar por darse de alta de forma voluntaria.
¿Tienen las empresas canadienses la obligación de expedir un formulario T4A a los trabajadores autónomos?
En muchos casos, sí. Es posible que las empresas tengan que emitir un formulario T4A para los contratistas que cumplan los requisitos de declaración de la CRA, por lo general cuando el importe total de los pagos alcance los 500 CAD o más a lo largo del año. Llevar un registro preciso de los pagos facilita la presentación de la declaración de fin de año.
¿Y si un trabajador autónomo fuera en realidad un empleado?
Si las autoridades canadienses determinan que un trabajador ha sido clasificado erróneamente, la empresa podría tener que hacer frente al pago de impuestos atrasados, cotizaciones al CPP, primas del Seguro de Empleo, intereses, sanciones y prestaciones a las que tiene derecho el empleado, como la paga de vacaciones, las horas extras, la paga por días festivos y la indemnización por despido. Revisar periódicamente los acuerdos laborales a largo plazo puede ayudar a identificar situaciones en las que un trabajador debería reclasificarse como empleado.
